Procesarea tranzacțiilor contabile

Centrul de contabilitate vă permite să verificați, să clasificați și să clarificați tranzacțiile clienților fără a fi nevoie să comutați între diferite instrumente. Folosiți-l pentru a procesa tranzacțiile sincronizate din QuickBooks — clasificând ceea ce este clar, solicitând clarificări clienților cu privire la ceea ce nu este clar și urmărind răspunsurile pe măsură ce acestea sosesc.

Majoritatea operațiunilor se efectuează din secțiunea „Tranzacții” a contului clientului.

Sincronizează datele

Pentru a menține tranzacțiile la zi, în fiecare noapte se declanșează automat o sincronizare regulată; data ultimei sincronizări apare în colțul din dreapta sus al paginii Tranzacții.

Dacă ai nevoie QuickBooks date recente din QuickBooks , poți iniția și o sincronizare manuală. Pentru a actualiza manual datele, dă clic pe butonul „Sincronizează cu QBO ”.

Clasificați tranzacțiile

Puteți modifica categoria din coloana „Split” pentru orice tranzacție care nu include sub-tranzacții sau elemente de linie secundare. Această modificare se va actualiza automat în QuickBooks.

Pentru a modifica categoria unei tranzacții, în coloana „Împărțire” faceți clic pe meniul derulant și selectați categoria corespunzătoare. Meniul derulant afișează toate opțiunile active din Planul de conturi al clientului.

Rețineți următoarele:

• Toate modificările de categorie sunt validate de QuickBooks în conformitate cu regulile sale interne de afaceri.
• Dacă tranzacția Depozit este legată de o altă tranzacție, schimbarea categoriei nu este posibilă. În schimb, este afișat butonul Deschide în QBO.
• Pentru tranzacțiile de cumpărare care includ articole secundare, categoria nu poate fi modificată direct în TaxDome, dar o puteți face în QuickBooks .
• Pentru a vizualiza sau a edita detaliile unei tranzacții, faceți clic pe data din coloana „Data” de lângă tranzacție — astfel, tranzacția se va deschide direct în QuickBooks .

Puneți întrebări despre tranzacții

Din lista tranzacțiilor , puteți solicita clienților detalii suplimentare cu privire la tranzacțiile neclare — fie pentru o singură tranzacție , fie pentru mai multe simultan .

Întrebați despre o tranzacție

Pentru a pune o întrebare despre tranzacție:

1. În coloana Comunicare cu clientul, faceți clic pe Întrebați clientul.

2. Selectați unul dintre șabloanele de întrebări sau scrieți o întrebare nouă.

3. Faceți clic pe Trimitere.

După ce trimiteți întrebarea:

• Dacă există o întrebare fără răspuns referitoare la o tranzacție, aceasta va fi rezolvată, iar noua dvs. întrebare va da naștere unei noi comunicări.
• Dacă o tranzacție este marcată ca „Revizuită”, aceasta va reveni la „Necesită revizuire”, iar comunicarea va fi redeschisă.

Întrebați în bloc

Dacă trebuie să puneți aceeași întrebare despre mai multe tranzacții, puteți face acest lucru dintr-o singură dată:

1. Selectați tranzacțiile despre care doriți să întrebați din listă.

2. Faceți clic pe Întrebați clientul.

   

3. Selectați unul dintre șabloanele de întrebări sau scrieți o întrebare nouă.

4. Faceți clic pe Trimiteți întrebarea și confirmați acțiunea.

   

Creați șabloane de întrebări

Pentru a evita reintroducerea întrebărilor frecvente, creați șabloane de întrebări reutilizabile. Introduceți întrebarea în câmpul de mesaj și faceți clic pe Adăugați la favorite. Șablonul este salvat imediat și disponibil în toate conturile clienților.

Pentru a șterge un șablon de întrebare, faceți clic pe pictograma coș de gunoi de lângă întrebare.

Gestionarea unei conversații

Toate acțiunile legate de conversație sunt disponibile din meniul cu trei puncte situat lângă mesaj.

Pentru a edita întrebarea înainte ca clientul să răspundă, selectează „Editează întrebarea”.

Pentru a încheia conversația fără a aștepta un răspuns, selectați „Încheiați conversația”.

Pentru a pune o altă întrebare după ce ați terminat, selectați „Puneți o altă întrebare”.

Identificați clienții cu răspunsuri în așteptare

În secțiunea Conturi, puteți identifica rapid clienții care au tranzacții care necesită atenția dvs. Pentru a afla care tranzacții sunt încă fără răspuns și care sunt gata de clasificare, utilizați filtrul Întrebări privind tranzacțiile și urmăriți contoarele din coloanele Tranzacții: în așteptare răspuns și Tranzacții: răspuns.

Pentru a vedea tranzacțiile care necesită atenție:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara laterală a meniului.

2. Faceți clic pe Filtru și alegeți filtrul Întrebări privind tranzacțiile.

3. Alegeți tipul de comunicări pe care doriți să le vizualizați: răspuns sau în așteptare, și aplicați operatorul. Aflați mai multe despre lucrul cu filtrele .

4. Căutați contorul în coloanele Tranzacții: În așteptare răspuns și Tranzacții: Răspuns.

5. Faceți clic pe un contor pentru a accesa direct pagina de tranzacții a clientului respectiv, cu filtrul corespunzător deja aplicat.

Veți vedea apoi o listă filtrată a tranzacțiilor în funcție de starea comunicării, ceea ce vă va facilita urmărirea întrebărilor restante sau verificarea răspunsurilor clienților.

Reamintiți clienților despre întrebările în așteptare

În mod implicit, clientul primește o notificare cu privire la întrebările fără răspuns legate de tranzacțiile sale o dată pe săptămână, în fiecare luni la ora 9:00, în fusul orar al clientului.

De asemenea, puteți trimite clientului un e-mail de reamintire manual, în orice moment. Pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe butonul Notificați clientul din partea de sus a listei Tranzacții.

2. Se va deschide o fereastră cu un mesaj de e-mail precompletat. Puteți edita textul, dacă este necesar.

3. Faceți clic pe Trimitere.

Primește notificări cu privire la răspunsurile clienților

Pentru a fi la curent cu noile răspunsuri la tranzacții, puteți activa notificările. Veți primi notificări numai despre clienții la care aveți acces.

Pentru a activa notificările privind tranzacțiile:

1. Accesați Setările contului .

2. În secțiunea „Preferințe de notificare ”, activați opțiunea „Tranzacții”.

Veți primi apoi un e-mail zilnic sau Inbox+ la ora 9:00. Acesta va conține:

• numărul de răspunsuri primite de la clienți în ultimele 24 de ore
• numărul total de răspunsuri care așteaptă să fie verificate
• cinci răspunsuri recente cu linkuri directe către tabelul de tranzacții, filtrate pentru a afișa tranzacțiile care au primit răspunsuri

Marcați tranzacțiile ca fiind verificate

Puteți marca o tranzacție ca fiind verificată după ce ați primit un răspuns. Acest lucru vă ajută să vă concentrați doar asupra tranzacțiilor care necesită încă acțiuni și să țineți evidența celor care au fost deja verificate.

Pentru a marca o tranzacție ca fiind verificată în tabelul tranzacțiilor, faceți clic pe Marcați ca verificată lângă tranzacție în coloana Acțiuni. Tranzacția se va muta apoi din fila Necesită verificare în fila Verificată.

Pentru a accelera procesul, puteți marca tranzacțiile ca fiind verificate în bloc. Pentru a face acest lucru, selectați tranzacțiile, faceți clic pe Marcați ca verificat și confirmați acțiunea.

Redeschide tranzacția

Dacă sunt necesare comunicări sau verificări suplimentare, puteți redeschide tranzacția în orice moment. Pentru a face acest lucru, accesați fila Revizuit și faceți clic pe Redeschideți lângă tranzacție. De asemenea, puteți pune o întrebare despre o tranzacție, iar aceasta va fi mutată automat înapoi în fila Necesită revizuire.

Pentru a redeschide tranzacțiile în bloc, selectați tranzacțiile, faceți clic pe Redeschidere și confirmați acțiunea.