Procesarea tranzacțiilor contabile

Tranzacții (Centrul de contabilitate) este o nouă TaxDome care simplifică comunicarea între contabili și clienți. Centrul de contabilitate se integrează cu QuickBooks și permite contabililor să găsească tranzacții cu informații lipsă sau incorecte, să comunice cu clienții și să rezolve problemele, totul direct în TaxDome.

Tranzacții, explicații

Pentru a putea revizui și clasifica tranzacțiile contabile direct din TaxDome, proprietarul firmei sau administratorii trebuie să se conecteze la QuickBooks al clientului dvs QuickBooks Odată făcut acest lucru, TaxDome lista tranzacțiilor în secțiunea Tranzacții din contul clientului.

Tranzacțiile sunt afișate într-un format clar, bazat pe tabele , care facilitează identificarea celor care necesită atenție. Toate actualizările efectuate în TaxDome sincronizate automat cu QuickBooks , reducând munca manuală și menținând acuratețea înregistrărilor.

Pentru clienți, această funcționalitate oferă o experiență fără întreruperi: după ce conectați contul lor QuickBooks la TaxDome, toate comunicările și acțiunile se desfășoară direct în portalul clientului. Nu este nevoie să comutați între platforme — totul se desfășoară într-o singură interfață securizată.

Puneți întrebări despre tranzacții

Puteți solicita clienților să clarifice detaliile tranzacției direct din secțiunea Tranzacții — fie pentru o singură tranzacție , fie pentru mai multe simultan .

Întrebați despre o tranzacție

Pentru a pune o întrebare despre tranzacție:

1. Accesați secțiunea Tranzacții din contul clientului.

2. În coloana Comunicare cu clientul, faceți clic pe Întrebați clientul.

3. Selectați unul dintre șabloanele de întrebări sau scrieți o întrebare nouă.

4. Faceți clic pe Trimitere.

Întrebați în bloc

Dacă trebuie să puneți aceeași întrebare despre mai multe tranzacții, puteți face acest lucru dintr-o singură dată:

1. Accesați secțiunea Tranzacții din contul clientului.

2. Selectați tranzacțiile despre care doriți să întrebați din listă.

3. Faceți clic pe Întrebați clientul.

   

4. Selectați unul dintre șabloanele de întrebări sau scrieți o întrebare nouă.

5. Faceți clic pe Trimiteți întrebarea și confirmați acțiunea.

   

După ce trimiteți întrebarea:

• Dacă există o întrebare fără răspuns referitoare la o tranzacție, aceasta va fi rezolvată, iar noua dvs. întrebare va da naștere unei noi comunicări.
• Dacă o tranzacție este marcată ca „Revizuită”, aceasta va reveni la „Necesită revizuire”, iar comunicarea va fi redeschisă.

Veți primi o notificare după ce clientul răspunde. Dacă nu mai este necesar să continuați conversația, faceți clic pe cele trei puncte și selectați Finalizați comunicarea.

Puteți pune întrebări suplimentare oricând, chiar și după finalizarea comunicării anterioare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe cele trei puncte de lângă comunicarea finalizată și selectați Puneți o altă întrebare.

Creați șabloane de întrebări

Pentru a evita reintroducerea întrebărilor frecvente, creați șabloane de întrebări reutilizabile. Introduceți întrebarea în câmpul de mesaj și faceți clic pe Adăugați la favorite. Șablonul este salvat imediat și disponibil în toate conturile clienților.

Pentru a șterge un șablon de întrebare, faceți clic pe pictograma coș de gunoi de lângă întrebare.

Cum știu că am răspunsuri noi de la client?

Pentru a fi la curent cu noile răspunsuri la tranzacții, puteți activa notificările. Veți primi notificări numai despre clienții la care aveți acces.

Pentru a activa notificările privind tranzacțiile:

1. Accesați Setările contului .

2. În secțiunea Preferințe de notificare, activați Tranzacții.

Veți primi apoi o Inbox+ zilnică prin e-mail sau Inbox+ la ora 9:00. Aceasta va conține:

• Numărul de răspunsuri primite de la clienți în ultimele 24 de ore
• Numărul total de răspunsuri în așteptare pentru revizuire
• Cinci răspunsuri recente cu linkul. Prin intermediul linkului, puteți accesa direct tabelul tranzacțiilor filtrat pentru a afișa tranzacțiile cu răspunsuri.

Clasificați tranzacțiile

Puteți modifica categoria din coloana Split pentru orice tranzacție care nu include subtranzacții sau elemente secundare. Aceasta se va actualiza automat în QuickBooks.

Pentru a modifica categoria unei tranzacții:

1. Accesați secțiunea Tranzacții din contul clientului.

2. În coloana Split (Împărțire), faceți clic pe meniul derulant și selectați categoria corespunzătoare. Meniul derulant afișează toate opțiunile active din Planul de conturi al clientului.

Marcați tranzacțiile ca fiind verificate

Puteți marca o tranzacție ca fiind verificată după ce ați primit un răspuns. Acest lucru vă ajută să vă concentrați doar asupra tranzacțiilor care necesită încă acțiuni și să țineți evidența celor care au fost deja verificate.

Pentru a marca o tranzacție ca fiind verificată în tabelul tranzacțiilor, faceți clic pe Marcați ca verificată lângă tranzacție în coloana Acțiuni. Tranzacția se va muta apoi din fila Necesită verificare în fila Verificată.

Pentru a accelera procesul, puteți marca tranzacțiile ca fiind verificate în bloc. Pentru a face acest lucru, selectați tranzacțiile, faceți clic pe Marcați ca verificat și confirmați acțiunea.

Redeschide tranzacția

Dacă sunt necesare comunicări sau verificări suplimentare, puteți redeschide tranzacția în orice moment. Pentru a face acest lucru, accesați fila Revizuit și faceți clic pe Redeschideți lângă tranzacție. De asemenea, puteți pune o întrebare despre o tranzacție, iar aceasta va fi mutată automat înapoi în fila Necesită revizuire.

Pentru a redeschide tranzacțiile în bloc, selectați tranzacțiile, faceți clic pe Redeschidere și confirmați acțiunea.

Lucrați cu tranzacții din fluxurile bancare

Pentru a lucra cu tranzacțiile Bank Feed în TaxDome, mai întâi atribuiți-le oricărui cont din QuickBooks (inclusiv unui cont neclasificat). Odată atribuite, tranzacțiile se vor sincroniza automat cu TaxDome următoarei sincronizări manuale sau automate , iar dvs. le puteți utiliza ca de obicei: puneți întrebări și clasificați .

Lucrați cu documentele încărcate

Împreună cu răspunsurile, clienții pot încărca mai multe fișiere și le pot plasa în dosare cu nivel de permisiune de vizualizare și editare pentru client. Veți vedea aceste fișiere în tabelul Tranzacții, în coloana Atașamente. Eticheta verde indică numărul de fișiere atașate.

Puteți deschide aceste fișiere și lucra cu ele în același mod în care lucrați cu orice alte documente din TaxDome.

Reamintiți clienților despre întrebările în așteptare

În mod implicit, clientul primește o notificare cu privire la întrebările fără răspuns legate de tranzacțiile sale o dată pe săptămână, în fiecare luni la ora 9:00, în fusul orar al clientului.

De asemenea, puteți trimite clientului un e-mail de reamintire manual, în orice moment. Pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe butonul Notificați clientul din partea de sus a listei Tranzacții.

2. Se va deschide o fereastră cu un mesaj de e-mail precompletat. Puteți edita textul, dacă este necesar.

3. Faceți clic pe Trimitere.

Reîmprospătarea regulată și manuală a datelor

Pentru a menține tranzacțiile la zi, în fiecare noapte se declanșează automat o sincronizare regulată; data ultimei sincronizări apare în colțul din dreapta sus al paginii Tranzacții.

Dacă aveți nevoie QuickBooks de date recente din QuickBooks , puteți iniția și o sincronizare manuală. Pentru a reîmprospăta manual datele:

1. Accesați secțiunea Tranzacții din contul clientului.

2. Faceți clic pe butonul Sincronizare cu QBO.

   

Filtrează clienții după starea tranzacției

În secțiunea Conturi, puteți identifica rapid clienții care au tranzacții care necesită atenția dvs. Pentru a afla care tranzacții sunt încă fără răspuns și care sunt gata de clasificare, utilizați filtrul Întrebări privind tranzacțiile și urmăriți contoarele din coloanele Tranzacții: în așteptare răspuns și Tranzacții: răspuns.

Pentru a vedea tranzacțiile care necesită atenție:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara laterală a meniului.

2. Faceți clic pe Filtru și alegeți filtrul Întrebări privind tranzacțiile.

3. Alegeți tipul de comunicări pe care doriți să le vizualizați: răspuns sau în așteptare, și aplicați operatorul. Aflați mai multe despre lucrul cu filtrele .

4. Căutați contorul în coloanele Tranzacții: În așteptare răspuns și Tranzacții: Răspuns.

5. Faceți clic pe un contor pentru a accesa direct pagina de tranzacții a clientului respectiv, cu filtrul corespunzător deja aplicat.

Veți vedea apoi o listă filtrată a tranzacțiilor în funcție de starea comunicării, ceea ce vă va facilita urmărirea întrebărilor restante sau verificarea răspunsurilor clienților.

Vedere client

Funcția de înregistrare a tranzacțiilor oferă clienților un mini-chat clar și organizat pentru fiecare tranzacție, cu un istoric transparent al comunicării. Clienții pot găsi întrebări despre tranzacții în TaxDome , în lista de sarcini și în secțiunea Tranzacții.

Fiecare tranzacție nerezolvată cu întrebări din partea firmei apare ca o carte separată, afișând firul de mesaje dintre firmă și client. Clienții pot:

• răspunde la întrebări.
• editați răspunsul până când acesta este marcat ca Răspuns.
• vizualizați până la 5 dintre cele mai recente mesaje din firul de discuție.

Pentru a se asigura că întrebările fără răspuns nu se pierd, clienții primesc un e-mail săptămânal cu toate tranzacțiile care așteaptă răspunsul lor.