Actions with invoices

Learn everything you need to know about managing your invoices: how to download, print and edit them. Plus, learn how to quickly check whether your clients have paid—and more!

Să știți când o factură a fost plătită sau achitată anticipat

If you enabled prepayment for clients , they can either prepay in any amount or pay when an invoice is due. In the client’s account, prepayments show up as credits to use for future invoices.

You’ll always receive an email when a client makes a prepayment, pays an invoice in full or partially or has an invoice that has become overdue. This email will also include the invoice as an attachment. You’ll also get a notification in your Inbox+ . Click Go to… to get to the client’s Invoices page.

Notă

Puteți change your notification preferences în orice moment.

View an invoice from the client’s perspective

You can view how an invoice displays to your client before sending it or at any time after creation. This lets you check the layout, amounts, and formatting exactly as your client will see it.

To preview an invoice:

1. Go to Billing > Invoices.

2. Click the three dots to the right of the invoice and select Preview.

   

The invoice opens in a sidebar, displaying the PDF version that your client receives when viewing or downloading the invoice.

Vizualizați istoricul plății unei facturi

Pentru a vizualiza istoricul plăților unei facturi, faceți clic pe numărul acesteia din lista Facturi . Istoricul va fi afișat în bara laterală.

Sfat

Data ultimei plăți este reflectată în lista Facturi (coloana Ultima plată), dar dacă clientul plătește în tranșe, puteți deschide factura și puteți vedea toate plățile efectuate.

Istoricul plăților arată sursa, data, suma și rambursarea, dacă există. Faceți clic pe tipul de plată din coloana Sursă pentru a accesa informațiile de plată. Dacă s-au aplicat credite pentru plata facturilor, istoricul plăților va include aceste informații.

Vizualizați istoricul facturii

You’ll always be able to see what took place with any invoice. TaxDome’s Activity feed is sorted chronologically by the most recent event and allows you to find out when…

• ...o factură a fost trimisă manual sau prin automatizare
• ...a fost creată o factură programată
• ...o factură a fost modificată
• ...starea unei facturi a fost modificată
• ...au fost aplicate credite pentru a plăti o factură ...o factură a fost ștearsă
• ...o factură a fost retrimisă prin e-mail sau printr-o reamintire automată
• ...o factură a fost descărcată
• ...a fost tipărită o factură
• ...o factură a fost exportată.

Pentru a vizualiza istoricul unei facturi:

1. Go to Billing > Invoices, click on the three-dots icon to the far right of the invoice’s name or inside the invoice itself, then click Activity. 

2. Aceasta va afișa evenimentele legate de această factură. Filtrați fluxul Activitate după Tip = Facturi pentru a vedea toate evenimentele legate de facturi.

View invoice source

You can always find out what triggered the creation of an invoice by checking its Invoice source. This lets you quickly identify the origin of an invoice without having to check pipelines, proposals, jobs, or recurring invoices one by one.

The Invoice source information is available in Billing > Invoices and in Account > Invoices, and is also visible when editing an invoice.

It shows where the invoice was created from:

• Proposal — the proposal that generated the invoice
• Recurring invoice — the parent recurring invoice
• Job — the job that generated the invoice

The field will be blank if the invoice was created manually or if the original proposal, job, or recurring invoice has been deleted.

Imprimați sau descărcați facturile PDF

To print invoices, go to Invoices, click the three dots to the far right of the invoice, and select Print from the drop-down menu. Alternatively, open the invoice, click the three dots in the top right corner, and select Print.

You can also print invoices directly from the job card by clicking the three dots next to the linked invoice and selecting Print.

Sau, dacă doriți să salvați o factură pentru evidențele dvs., descărcați un PDF pe desktop selectând Descărcare din meniul derulant.

The visual appearance of the invoice depends on how you customize its look in the settings . You can completely white-label your invoices and ensure your clients see only what you want. 

Unpaid invoices contains a Pay now link to make a payment. 

Paid invoices—a View invoice link to view the details and red Paid stamp.

Editarea facturilor

Atât facturile unice, cât și cele recurente pot fi editate. 

• Editarea facturilor unice

• Editarea facturilor recurente

Editarea facturilor unice

Pentru a edita factura, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a facturii și apoi pe Editare . 

• Pentru facturile neplătite , puteți modifica toate detaliile facturii, inclusiv detaliile financiare ale acesteia. 

• For invoices in other statuses (Paid, Partially paid and In progress), you can change all the details apart from the financial details. If the invoice is Paid or Partially paid, you can only edit its financial details if you issue a refund and issue a new invoice or delete an offline payment and edit the invoice after it becomes Unpaid.

  

Notă

Când modificați numărul unei facturi, acesta este actualizat automat în QuickBooks .

Facturi duplicate

Pentru a crea o copie a unei facturi existente, accesați Facturi sau fila Facturi a unui cont de client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii și selectați Duplicat din meniul derulant.

Veți vedea bara laterală Creare factură cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe butonul Creare sau editați-o așa cum considerați de cuviință.

Ștergeți facturile

Notă

Nu puteți șterge facturile plătite și parțial plătite, deoarece acestea sunt înregistrări.

Puteți șterge facturile una câte una sau în bloc:

• Pentru a șterge o singură factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă, apoi selectați Șterge și confirmați acțiunea în fereastra pop-up.

  

• To delete multiple invoices, select checkboxes next to them, click Delete at the top of the page and confirm the action. 

  

Share

Link copiat