Acțiuni cu facturi

Aflați tot ce trebuie să știți despre gestionarea facturilor: cum să le descărcați, să le imprimați și să le editați. În plus, aflați cum să verificați rapid dacă clienții dvs. au plătit și multe altele!

Să știți când o factură a fost plătită sau achitată anticipat

Dacă ați activat plata în avans pentru clienți , aceștia pot plăti în avans orice sumă sau pot plăti la scadența facturii. În contul clientului, plățile în avans apar ca credit care poate fi utilizat pentru facturile viitoare.

Veți primi întotdeauna un e-mail când un client efectuează o plată în avans, achită integral sau parțial o factură sau are o factură scadentă. Acest e-mail va include și factura ca atașament. Veți primi, de asemenea, o notificare în Inbox+ . Faceți clic pe Mergi la... pentru a accesa pagina Facturi a clientului.

Notă

Puteți modificați preferințele de notificare în orice moment.

Vizualizați o factură din perspectiva clientului

Puteți vizualiza modul în care factura va fi afișată clientului înainte de a o trimite sau în orice moment după crearea acesteia. Astfel, puteți verifica aspectul, sumele și formatarea exact așa cum le va vedea clientul.

Pentru a previzualiza o factură:

1. Accesați Facturare > Facturi.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii și selectați Previzualizare.

   

Factura se deschide într-o bară laterală, afișând PDF pe care clientul dvs. o primește atunci când vizualizează sau descarcă factura.

Vizualizați istoricul plății unei facturi

Pentru a vizualiza istoricul plăților unei facturi, faceți clic pe numărul acesteia din lista Facturi . Istoricul va fi afișat în bara laterală.

Sfat

Data ultimei plăți este reflectată în lista Facturi (coloana Ultima plată), dar dacă clientul plătește în tranșe, puteți deschide factura și puteți vedea toate plățile efectuate.

Istoricul plăților afișează metoda de plată, data, suma și rambursarea, dacă este cazul. Faceți clic pe numărul din coloanaNumăr de plată pentru a accesa informațiile de plată. 

Dacă s-a aplicat un credit pentru plata facturii, istoricul plăților va include această informație.

Vizualizați istoricul facturii

Veți putea vedea întotdeauna ce s-a întâmplat cu orice factură. Fluxul de activitate TaxDomeTaxDome este sortat cronologic după cel mai recent eveniment și vă permite să aflați când...

• ...o factură a fost trimisă manual sau prin automatizare
• ...a fost creată o factură programată
• ...o factură a fost modificată
• ...starea unei facturi a fost modificată
• ... creditul a fost utilizat pentru plata unei facturi
• …o factură a fost ștersă
• ...o factură a fost retrimisă prin e-mail sau printr-o reamintire automată
• ...o factură a fost descărcată
• ...a fost tipărită o factură
• ...o factură a fost exportată.

Pentru a vizualiza istoricul unei facturi:

1. AccesațiFacturare > Facturi, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii sau din interiorul facturii, apoi faceți clic pe Activitate. 

2. Aceasta va afișa evenimentele legate de această factură. Filtrați fluxul Activitate după Tip = Facturi pentru a vedea toate evenimentele legate de facturi.

Vizualizați sursa facturii

Puteți afla întotdeauna ce a declanșat crearea unei facturi verificând sursa facturii. Acest lucru vă permite să identificați rapid originea unei facturi fără a fi nevoie să verificați unul câte unul canalele, propunerile, lucrările sau facturile recurente.

Informațiile privind sursa facturii sunt disponibile în Facturare > Facturi și în Cont > Facturi și sunt vizibile și atunci când editați o factură.

Afișează locul în care a fost creată factura:

• Propunere — propunerea care a generat factura
• Factură recurentă — factura recurentă principală
• Job — jobul care a generat factura

Câmpul va fi gol dacă factura a fost creată manual sau dacă propunerea inițială, comanda sau factura recurentă a fost ștersă.

Imprimați sau descărcați facturile PDF

Pentru a imprima facturile, accesați Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a facturii și selectați Imprimare din meniul derulant. Alternativ, deschideți factura, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Imprimare.

De asemenea, puteți imprima facturile direct din fișa de lucru, făcând clic pe cele trei puncte de lângă factura asociată și selectând Imprimare.

Sau, dacă doriți să salvați o factură pentru evidențele dvs., descărcați un PDF pe desktop selectând Descărcare din meniul derulant.

Aspectul vizual al facturii depinde de modul în care personalizați aspectul acesteia în setări . Puteți personaliza complet facturile și vă puteți asigura că clienții dvs. văd doar ceea ce doriți. 

Facturile neplătite conțin un link„Plătește acum ” pentru efectuarea plății. 

Facturi plătite — un link Vizualizare factură pentru a vizualiza detaliile și ștampila roșie Plătit.

Când creditele sunt aplicate unei facturi, suma aplicată este afișată atât în portalul clientului, cât și în PDF , împreună cu o defalcare a creditelor utilizate.

Editarea facturilor

Atât facturile unice, cât și cele recurente pot fi editate. 

• Editarea facturilor unice

• Editarea facturilor recurente

Editarea facturilor unice

Pentru a edita factura, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a facturii și apoi pe Editare . 

• Pentru facturile neplătite , puteți modifica toate detaliile facturii, inclusiv detaliile financiare ale acesteia. 

• Pentru facturile cu alte stări ( Plătită, Parțial plătită și În curs), puteți modifica toate detaliile, cu excepția celor financiare. Dacă factura este Plătită sau Parțial plătită, puteți edita detaliile financiare numai dacă emiteți o rambursare și emiteți o nouă factură sau ștergeți o plată offline și editați factura după ce aceasta devine Neplătită.

Notă

Când modificați numărul unei facturi, acesta este actualizat automat în QuickBooks .

Facturi duplicate

Pentru a crea o copie a unei facturi existente, accesați Facturi sau fila Facturi a unui cont de client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui facturii și selectați Duplicat din meniul derulant.

Veți vedea bara laterală Creare factură cu toate detaliile facturii originale deja completate. Faceți clic pe butonul Creare sau editați-o așa cum considerați de cuviință.

Ștergeți facturile

Notă

Nu puteți șterge facturile plătite și parțial plătite, deoarece acestea sunt înregistrări.

Puteți șterge facturile una câte una sau în bloc:

• Pentru a șterge o singură factură, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă, apoi selectați Șterge și confirmați acțiunea în fereastra pop-up.

• Pentru a șterge mai multe facturi, bifați casetele de selectare de lângă acestea, faceți clic pe Ștergere în partea de sus a paginii și confirmați acțiunea. 

Share

Link copiat