Creați și trimiteți declarația fiscală

Avertisment

Acest articol se aplică firmelor din SUA.

Livrarea declarației fiscale este o modalitate convenabilă de a prezenta declarația fiscală a clientului dvs. într-un format clar și structurat, de a solicita plata, dacă este necesar, și de a obține o semnătură. Vă permite să răspundeți imediat la întrebările cheie, astfel încât clientul dvs. să nu aibă nevoie de explicații sau clarificări suplimentare. Accelerează procesul și reduce șansele de eroare, facilitând parcurgerea pașilor necesari.

Creați livrarea declarației fiscale

Livrarea declarației fiscale este un instrument care vă permite să creați o notă explicativă pentru o declarație fiscală și să o trimiteți clientului împreună cu documentul. Face parte din flux de lucru de preluare și livrare a declarațiilor fiscale TaxDome flux de lucru care vă ajută să colectați documente, să pregătiți și să livrați clienților declarațiile fiscale completate.

Pentru a crea o declarație fiscală, completați următoarele secțiuni:

a) Pagini de grup pentru livrarea către client: O secțiune în care puteți evidenția cele mai importante pagini din declarația fiscală pentru clientul dvs.

b) Introducere: un context introductiv și explicații orientate către client, care ajută la revizuirea documentului și reduc necesitatea unor întrebări suplimentare de urmărire.

c) Aspecte importante: secțiunea care conține paginile pe care le-ați specificat în secțiunea Pagini de grup pentru livrarea către clienți cu detalii importante pentru clienții dvs.: formulare 1040, instrucțiuni speciale sau orice altceva. Aici puteți adăuga rezumate ale declarațiilor fiscale .

d) Solicitări de semnătură: O secțiune în care puteți plasa semnătura dvs. și insera spații rezervate pentru semnătura clientului.

e) Factură: O factură atașată care blochează livrarea declarației fiscale până la achitarea acesteia.

f) Bonuri de plată: secțiunea care conține pagini cu bonuri de plată oficiale IRS de stat, pe care le-ați specificat în secțiunea Pagini de grup pentru livrarea către client . Aici puteți adăuga rezumate ale declarațiilor fiscale .

g) Document complet: Documentul complet al declarației fiscale.

Notă

Toate secțiunile sunt opționale — puteți sări peste oricare dintre ele dacă nu aveți nimic de inclus.

Pasul 1. Alegeți documentele

Informații

Numai proprietarul firmei, administratorul și membrii echipei care au permisiunea de a gestiona documente pot crea și edita o declarație fiscală.

Mai întâi, trebuie să încărcați documentele declarației fiscale sau să le selectați pe cele existente. Puteți crea livrarea declarației fiscale dintr-un singur document sau combina mai multe documente .

De asemenea, puteți crea o declarație fiscală direct din Fișa de lucru . În acest fel, ea va fi automat asociată cu lucrarea.

Notă

Încărcați documentele declarației fiscale într-un folder cu permisiunea Client poate vizualiza . În caz contrar, nu veți putea să le partajați cu clientul.

Începeți cu un singur document

Pentru a crea o declarație fiscală cu un singur document:

• Accesați Documentele clientului sau Documente > Documente clienți: Faceți clic pe cele trei puncte din apropierea documentului dorit și selectați Pregătiți livrarea declarației fiscale din meniu.

• Deschideți documentul declarației fiscale, faceți clic pe cele trei puncte și selectați Pregătiți livrarea declarației fiscale.

Începeți cu mai multe documente

Notă

Același document poate fi adăugat la mai multe pachete de livrare, după cum este necesar. Facturile atașate și solicitările de semnătură nu vor fi transferate — doar documentul în sine va fi inclus.

Puteți crea o livrare a declarației fiscale pentru mai multe documente simultan —TaxDome leTaxDome combina automat într-un singur fișier. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Documentele clientului sau Documente > Documente clienți.

2. Alegeți toate documentele de care aveți nevoie; sunt acceptate numai PDF .

3. Faceți clic pe Pregătiți livrarea declarației fiscale.

4. Verificați selecția dvs. Puteți adăuga mai multe documente dacă ați omis ceva.

5. Activați opțiunea Ștergeți fișierele originale după crearea declarației fiscale dacă declarația fiscală conține fișiere duplicate din documentele încărcate anterior.

6. Faceți clic pe Continuare.

7. Denumiți documentul combinat și alegeți un folder în care să îl salvați.

8. Faceți clic pe Salvare și continuați. Documentele vor fi combinate într-un singur PDF .

Începeți fără selectarea documentului

Puteți deschide mai întâi editorul, apoi alege documentele pentru declarația fiscală. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți editorul într-unul din următoarele moduri:

   • Faceți clic pe Nou > Depunerea declarației fiscale

   • Accesați secțiunea „Depunerea declarației fiscale ” din documentele clientului și faceți clic pe „Depunere nouă declarație fiscală”.

   • Deschideți fișa de lucru din secțiunea Pipeline sau flux de lucru Lucrări, faceți clic pe Nou și selectați Livrarea declarației fiscale din listă.

2. Adăugați toate documentele necesare din TaxDome de pe computerul dvs.; sunt acceptate numai PDF .

3. Faceți clic pe Continuare.

4. Dacă ați încărcat fișiere de pe computer, alegeți un folder în care să salvați fișierele și faceți clic pe Salvare și continuare.

Pasul 2. Pagini de grup

Pentru a ajuta clienții să se concentreze pe ceea ce contează cel mai mult, puteți specifica:

a) Aspecte importante. Cele mai importante pagini pentru clientul dvs.: termene de plată, instrucțiuni speciale sau orice alt aspect la care ar trebui să acorde atenție înainte de depunere.

b) Solicitări de semnătură. Pagini care necesită semnătura clientului.

c) Bonuri de plată. Pagini care conțin bonuri de plată oficiale emise de IRS de stat, pe care clienții le pot descărca și imprima pentru a efectua o plată offline.

Puteți introduce numerele paginilor una câte una (de exemplu, 1, 2) sau ca interval (de exemplu, 3–5). Clienții dvs. vor primi paginile selectate împreună cu rezumatele declarațiilor fiscale. Documentul complet al declarației fiscale va fi, de asemenea, disponibil.

Pasul 3. Adăugați introducerea

Adăugați câteva informații introductive și explicații destinate clientului în secțiunea Introducere, pentru a-l ajuta să înțeleagă mai bine declarația fiscală. Puteți scrie introducerea de la zero sau puteți utiliza un șablon.

Pentru a îmbunătăți experiența clientului:

• Utilizați formatarea: fonturi diferite, dimensiuni diferite ale fonturilor, liste și linkuri.

• Încărcați imagini de pe computerul dvs.

• Încorporați videoclipuri prin intermediul unui link Loom sau YouTube (alte platforme nu sunt acceptate)

Pasul 4. Completați rezumatul declarației fiscale

Rezumatul declarației fiscale oferă clienților o imagine de ansamblu rapidă asupra impozitelor, penalităților și rambursărilor, fără a fi necesară consultarea declarației complete. Acesta evidențiază sumele cheie, astfel încât clienții să poată vedea rapid ce datorează, ce vor primi înapoi, cum și când trebuie să plătească. Pentru a adăuga un rezumat al declarației fiscale:

1. Accesați secțiunea „Repere ” sau „Bonuri de plată ”.

2. Faceți clic pe + lângă tipul de rezumat pe care doriți să îl adăugați:

   • Impozite datorate
   • Plăți estimate
   • Rambursări

Puteți adăuga mai multe intrări de același tip, chiar și pentru impozitele federale, statale și municipale.

3. Completați detaliile necesare.

Pentru plățile estimate și impozitele datorate:

• Autoritate: federală, statală sau municipală
• Mod de plată
• Suma datorată sau valoarea voucherului
• Penalități și dobânzi (numai pentru plățile scadente)
• Credit din anul anterior (numai pentru plățile scadente)
• Data scadenței

Pentru rambursări:

• Autoritate: federală, statală sau municipală
• Plată în exces
• Penalități și dobânzi
• Aplicat la impozitul pentru anul viitor

Notă

Suma de plată și rambursările care urmează să fie primite vor fi calculate automat.

4. Adăugați un comentariu cu instrucțiuni de plată pentru fiecare tip de rezumat, dacă este necesar.

5. Faceți clic pe Save (Salvare).

6. Adăugați alt tip de rezumat, dacă este necesar.

Veți putea în continuare să revizuiți secțiunea și să faceți modificări . Pentru a șterge rezumatul, faceți clic pe Eliminare secțiune sau Eliminare totală.

Metode de plată disponibile

Metoda de plată indică clienților modul în care trebuie să efectueze fiecare plată. Există cinci metode de plată dintre care puteți alege:

1. Portalul autorității. Plata se efectuează direct pe site-ul web al autorității fiscale. Când selectați o autoritate (cum ar fi un stat), TaxDome furnizează TaxDome clienților un link către portalul de plăți al respectivei autorități .

Notă

Includem linkuri către portalurile de plată ale autorităților fiscale federale și ale majorității autorităților fiscale statale. Linkurile către autoritățile locale nu sunt încă disponibile.

2. Retragere automată programată. Plata va fi retrasă automat din contul clientului la data programată. Nu este necesară nicio plată manuală din partea clientului.

3. Firma se va ocupa de asta. Vei procesa plata în numele clientului.

4. Numai plăți online. Clientul trebuie să plătească prin intermediul unui sistem online, dar nu neapărat prin intermediul site-ului web al autorității fiscale.

5. Numai EFTPS. Plata trebuie efectuată prin sistemul oficial IRSpentru plăți electronice de impozite (EFTPS).

Pasul 5. Configurați mementouri de plată

Dacă doriți ca clientul dvs. să primească o notificare despre plățile în așteptare, activați comutatorul Trimiteți mementouri automate de plată după crearea unui rezumat fiscal .

Clientul dvs. va primi o notificare cu 14 zile înainte de termenul limită de plată. Dacă termenul de plată este mai mic de două săptămâni, notificarea va fi trimisă imediat după ce trimiteți declarația fiscală.

Puteți verifica starea mementoului pe pagina Livrare declarație fiscală din documentul trimis.

Pasul 6. Solicitați semnătura

Pentru a oferi clienților dvs. o experiență completă și fără probleme, includeți semnătura dvs. și adăugați spații rezervate pentru semnătură direct în declarația fiscală. Pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe Solicitări de semnătură. Pentru comoditate, această secțiune va afișa numai paginile pe care le-ați specificat în secțiunea Pagini de grup pentru livrare către client .

2. Alegeți semnatarii. Puteți selecta contactele asociate contului care au acces la portal.

3. Trageți și plasați câmpul pentru semnătură. Dacă este necesar, treceți cu mouse-ul peste unul dintre colțurile câmpului și redimensionați câmpul. De asemenea, puteți solicita KBA.

Notă

Dacă decideți să utilizați KBA, veți fi taxat pentru fiecare încercare a semnatarului de a completa un câmp de semnătură cu KBA. Aflați mai multe despre KBA .

Notă

Livrarea declarațiilor fiscale nu trimite automat mementouri privind semnătura. Pentru a notifica clienții cu privire la acțiunile în așteptare, configurați memento-uri pentru întregul pachet de livrare atunci când îl expediați.

Pasul 7. Conectați declarația fiscală la factură

Puteți atașa facturile direct la declarația fiscală pentru a vă asigura că clienții plătesc înainte de a accesa documentul. Acest lucru creează o experiență fluidă, în care clienții plătesc, verifică și semnează într-un singur flux, ajutându-vă să primiți plățile mai repede.

Notă

Dacă ați asociat o declarație fiscală unei facturi, clientul nu o poate vizualiza sau descărca până când nu efectuează plata. Aflați mai multe despre blocarea documentelor în facturi .

Pentru a adăuga o factură la declarația fiscală:

1. Accesați secțiunea Factură.

2. Faceți clic pe Link factură.

3. Alegeți o factură dintre cele pe care le-ați trimis deja clientului sau creați una nouă .

4. Faceți clic pe Save (Salvare).

Verificați pachetul de livrare și trimiteți-l clientului

După ce ați creat o declarație fiscală , documentul este vizibil în fila Documente din secțiunea Declarații fiscale. Veți putea să o revizuiți și să faceți modificări. Cu toate acestea, declarația fiscală nu va fi vizibilă pentru client până când nu o trimiteți. Iată cum:

1. Faceți clic pe Trimiteți clientului pe orice pagină a procesului de creare a declarației fiscale.

2. Revizuiți secțiunile incluse.

3. Configurați e-mailuri automate de reamintire pentru întregul pachet de livrare, pentru a încuraja clienții să evalueze pachetul: selectați numărul de reamintiri și intervalul dintre ele. Puteți revizui și edita reamintirile în orice moment.

4. Adăugați un mesaj, dacă doriți. Clientul îl va primi sub formă de e-mail.

5. Faceți clic din nou pe Trimiteți clientului pentru a confirma.

Vedere client

Odată ce trimiteți declarația fiscală, clienții pot verifica pachetul livrat și pot găsi toate plățile fiscale în secțiunea „Rezumat fiscal ”.

Pachetul de livrare a declarației fiscale

Clientul va vedea livrarea declarației fiscale în lista de sarcini de pe pagina de start. Dacă ați legat documentul de o factură , acesta va vedea un card „În așteptare de plată ”.

După efectuarea plății (dacă este necesar), clienții pot verifica declarația fiscală pas cu pas:

1. Citiți introducerea (dacă este disponibilă).

2. Verificați rezumatul declarației fiscale împreună cu paginile specifice pe care le-ați selectat în secțiunea Pagini de grup pentru livrarea către client.

3. Semnați documentul.

Rezumatul impozitelor

Clienții pot vedea toate declarațiile depuse în secțiunea „Rezumat fiscal” a portalului lor. În fiecare declarație, vor găsi sumele de plată cu detalii importante, linkuri către portalurile autorităților pentru plata online și paginile specifice ale bonurilor pe care le-ați selectat pentru plățile offline sau bancare. Clienții pot marca plățile ca fiind efectuate și rambursările ca fiind primite și pot descărca declarațiile fiscale semnate, atunci când sunt disponibile.

Share

Link copiat