Descrierea sarcinilor

O sarcină este o acțiune specifică care revine unui membru al echipei: verificarea declarației fiscale, solicitarea formularului K-1 lipsă, întocmirea formularului 1040. Sarcinile transformă activitatea dintr-un proiect într-o listă clară de pași următori, astfel încât echipa să știe întotdeauna cine ce face și ce împiedică avansarea proiectului.

Prezentare generală a sarcinilor

O sarcină reprezintă cea mai mică unitate de lucru din flux de lucru TaxDome. Aceasta se situează sub nivelul unui proiect — un proiect poate cuprinde mai multe sarcini, fiecare fiind delegată unui membru diferit al echipei și realizată în paralel — iar o singură sarcină poate fi asociată cu un singur proiect la un moment dat. Sarcinile pot exista și independent, în afara oricărui flux de lucru, atunci când activitatea respectivă nu este legată de un serviciu specific.

Iată ce poți face cu sarcinile:

• Alocați sarcini unor persoane sau roluri — alegeți membri specifici ai echipei sau alocați în funcție de rolul contului, astfel încât persoana potrivită pentru fiecare cont de client să fie selectată automat.
• Urmărește progresul cu ajutorul stărilor — mută o sarcină între stările Planificat, În curs, Finalizat sau Anulat.
• Împărțiți activitatea în sarcini secundare — transformați o sarcină într-o listă de verificare cu elemente mai mici; sarcinile secundare nu împiedică finalizarea sarcinii principale, ci fac ca progresul să fie vizibil dintr-o privire.
• Asociază sarcini cu comenzi — atașează o sarcină la o comandă, astfel încât aceasta să apară pe fișa comenzii.
• Repetați sarcinile conform unui program — configurați sarcini recurente pentru activitățile care se repetă zilnic, săptămânal, lunar sau anual.
• Urmărește timpul petrecut — pornește un cronometru în cadrul unei sarcini și conectează automat înregistrarea timpului.

Cum funcționează sarcinile

Din perspectiva celui căruia i se atribuie sarcina, aceasta reprezintă o singură activitate de care ești responsabil de la început până la sfârșit. Ciclul de viață în practică:

1. O sarcină apare acolo unde o vei găsi. Sarcinile noi ajung în Inbox+ alături de alte notificări. Le poți vedea, de asemenea, în flux de lucru Lista de sarcini și pe fișa de lucru asociată.

2. Deschizi sarcina pentru a vedea ce trebuie făcut. Sarcina conține descrierea, data de finalizare, prioritatea, eventualele subsarcini în care a fost împărțită, elementele atașate și proiectul din care face parte.

3. Ocupă-te de asta. Schimbă starea sarcinii din „Planificată” în „În curs” când începi, bifează sub-sarcinile pe măsură ce le finalizezi și pornește un cronometru dacă vrei ca timpul petrecut să se înregistreze automat. Reatribuie sarcina sau adaugă un comentariu dacă ai nevoie să implici și pe altcineva.

4. Închideți sarcina. Marcați sarcina ca „Finalizată” atunci când lucrarea este terminată sau ca „Anulată” dacă nu mai este necesară. Dacă sarcina este asociată unui proiect, finalizarea acesteia se ia în calcul la activitățile din etapa respectivă — odată ce toate activitățile din etapă sunt finalizate, proiectul trece la etapa următoare, fie manual, fie prin deplasare automată.

Sarcini vs. posturi

Sarcinile și activitățile sunt uneori confundate, deoarece ambele pot fi atribuite, programate și monitorizate, dar se situează la niveluri diferite ale procesului de lucru.

• Proiect — lucrarea completă pentru care clientul plătește, cum ar fi declarația fiscală 1040 sau statul de plată din ianuarie. Un proiect se află într-un flux de lucru, trece prin diferite etape și include toate elementele conexe până la livrarea finală a lucrării.
• Sarcină — o singură activitate din cadrul unui proiect, de care se ocupă un membru al echipei. Un proiect poate cuprinde mai multe sarcini la care se lucrează în paralel; o sarcină poate fi asociată cu un singur proiect la un moment dat sau poate fi independentă, fără a face parte dintr-un flux de lucru.

Pentru o imagine de ansamblu asupra modului în care se articulează între ele fluxurile de lucru, etapele, sarcinile și activitățile, consultați secțiunea flux de lucru ”.

Acces și permisiuni

Proprietarul firmei, administratorii și membrii echipei care dețin dreptul de acces „Vizualizare toate conturile” pot vedea și gestiona toate sarcinile din cadrul firmei.

Ceilalți membri ai echipei pot crea, vizualiza, edita, atribui și finaliza sarcini numai pentru conturile la care au acces.

Automatizați procesele cu ajutorul sarcinilor

Sarcinile reprezintă partea din flux de lucru pe care echipa flux de lucru o realizează efectiv manual, așa că cea mai mare parte a automatizării legate de sarcini se referă la alocarea sarcinii potrivite persoanei potrivite, la momentul potrivit.

Funcția „Creare automatizare sarcină” se asociază unei etape a fluxului de lucru sau unei stări personalizate a sarcinii și se activează în momentul în care sarcina intră în acea etapă sau stare; odată ce persoana desemnată marchează sarcina ca fiind finalizată, automatizarea trece sarcina la etapa următoare.

Vedere client

Sarcinile sunt interne firmei — clienții nu pot vedea lista de sarcini a echipei tale sau starea acestora. Ceea ce pot vedea este rezultatul unei sarcini: un document încărcat după revizuire, un mesaj trimis după finalizarea lucrării sau o factură emisă la încheierea unui proiect. Activitatea propriu-zisă — cine ce face, când este termenul de finalizare, cum evoluează lucrurile — rămâne în cadrul firmei.

Share

Link copiat