Exemple de automatizare (de bază): Actualizarea persoanelor alocate unui loc de muncă

Atunci când firma dumneavoastră are mulți angajați, diferitele persoane își mențin activitatea în diferite stadii. Este foarte ușor să faceți o greșeală atunci când realocați manual posturile. În schimb, puteți face ca persoanele cărora li se atribuie locuri de muncă să fie adăugate și eliminate automat în anumite etape ale fluxului de lucru.

Acoperit aici:

• Pasul 1. Definiți persoanele cărora li se atribuie sarcini pentru anumite etape ale pipeline-ului
• Pasul 2. Configurați automatizarea "Update job assignee" (Actualizarea atribuitului postului)
• Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor
• Schimbarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini atunci când se mută sau se adaugă sarcini

Pasul 1. Definiți persoanele cărora li se atribuie posturi

Faptul de a avea persoane desemnate vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru o anumită sarcină și vă permite, de asemenea, să filtrați în funcție de fiecare persoană desemnată. Puteți configura oricât de multe persoane desemnate doriți pentru fiecare lucrare și le puteți afișa pe toate în fișele de lucrări, atâta timp cât aveți această opțiune activată în setările conductei dvs.

Înainte de a adăuga automatizarea, trebuie să decideți ce membru al echipei trebuie să fie desemnat pentru o sarcină și când are nevoie de ea. Acest lucru depinde de rolul sau de responsabilitățile membrilor echipei dumneavoastră, deoarece managerul de vânzări/pregătitorul de taxe/revizorul/etc. ar putea fi responsabil de o sarcină doar în timpul unei anumite etape a fluxului de lucru. De exemplu, puteți avea o sarcină atribuită unui manager de client în prima etapă, apoi preparatorului în următoarea, apoi revizorului și așa mai departe.

Pasul 2. Configurați automatizarea "Update job assignee" (Actualizarea atribuitului postului)

Pentru a vă asigura că toți membrii personalului dvs. sunt repartizați la locul de muncă în timp ce își îndeplinesc rolul în cadrul acestuia, urmați acești pași:

1. Mergeți la setările pipeline-ului, alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe link-ul Add automations (Adăugare automatizări ), apoi alegeți Update job assignees (Actualizare atribuții de locuri de muncă ) din meniul derulant. 2. Alegeți membrul (membrii) echipei din lista de conturi.

2. În timpul creării automatizării, selectați angajații pe care doriți să îi adăugați sau să îi eliminați automat ca persoane cărora li se atribuie sarcini.

Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

• Ștergeți atribuțiile existente pe + Adăugați atribuții gol:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații repartizați devin neatribuiți, iar postul devine neatribuit.
• Ștergeți persoanele desemnate existente pe + Adăugați persoane desemnate completate:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații repartizați devin neatribuiți, iar cei listați în câmpul Adăugați repartizați sunt repartizați în locul lor.
• Ștergeți persoanele desemnate existente + Adăugați persoane desemnate completate:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații repartizați rămân repartizați postului, iar cei listați în câmpul Adaugă repartizați sunt și ei repartizați.
• Ștergeți repartitoarele existente + Remove assignees filled:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații care figurează în câmpul Remove assignees devin neatribuiți.
• Adăugare de repartitoare completate + Eliminare de repartitoare completate:
  Atunci când un post intră în această etapă, angajații care figurează în câmpul Adaugă persoane alocate sunt atribuiți postului, iar cei care figurează în câmpul Elimină persoane alocate sunt neatribuiți.

De îndată ce o lucrare intră în scenă, destinatarul lucrării este actualizat automat.

Notă! În cazul automatizării actualizării atribuirii de sarcini,nu contează dacă comutatorul de comutare automată a sarcinilor pentru scenă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de lucrare atunci când este declanșată automatizarea.

Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor

Atunci când construiți conducte complexe utilizând automatizarea Update job assignees (Actualizare atribuții de sarcini ) și etape și automatizări condiționate, trebuie să fiți atenți la ordinea automatizărilor. Luați în considerare faptul că automatizările sunt declanșate una câte una, de la prima la ultima. 

Comparați cele două imagini de mai jos pentru o mai bună înțelegere. 

• În exemplul din stânga, o sarcină va fi creată pentru un membru al echipei care a fost atribuit unei sarcini într-o etapă anterioară, iar apoi, sarcina va fi atribuită unui alt membru al echipei.
• În exemplul din dreapta, sarcina va fi mai întâi atribuită unui nou membru al echipei, iar apoi va fi creată sarcina pentru acest membru al echipei.

Pentru a schimba ordinea automatizărilor, faceți clic pe orice automatizare din cadrul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Move (Mutare ), apoi trageți-o și fixați-o. 

Sfat! Dacă, în timpul creării șablonului de sarcini, nu sunteți sigur cu privire la destinatarul specific al sarcinii, îl puteți lăsa gol și apoi activați opțiunea Assign task to job assignee în Crearea automatizării sarcinii , împreună cu opțiunea Update job assignees (Actualizarea persoanelor desemnate pentru sarcini) automatizare. În acest fel, sarcina va fi atribuită unui membru al echipei care a fost atribuit unui loc de muncă după declanșarea automatizării. Citiți mai multe informații despre potrivirea dintre task assignee (persoană căreia i se atribuie o sarcină) și job assignee (persoană căreia i se atribuie un loc de muncă).

Schimbarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini atunci când se mută sau se adaugă sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând ce membri ai echipei vor fi atribuiți sau eliminați atunci când vă mutați lucrările manual sau când le adăugați la pipeline.

În cazul în care există o automatizare de actualizare a atribuirii postului de lucru creată în cadrul unei etape selectate în care mutați posturile de lucru, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

• Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată cu setările implicite, lăsați-o așa cum este
• Dacă nu doriți ca automatizarea să fie declanșată, debifați caseta de selectare.
• Dacă doriți să modificați setările pentru persoanele alocate, adăugați sau eliminați cele de care aveți nevoie
• Dacă doriți săștergeți toate persoanele desemnate existente pentru lucrare, activați Ștergeți persoanele desemnate existente.

De asemenea, puteți să vedeți membrii echipei repartizați din vizualizarea Kanban, precum și să adăugați sau să eliminați persoane repartizate prin editarea pe loc a unei fișe de post.