Actualizați persoanele desemnate pentru job

Când firma dvs. are mulți angajați, diferite persoane se ocupă de sarcini în diferite etape ale procesului. Este foarte ușor să faceți o greșeală când reatribuiți manual sarcinile. În schimb, puteți adăuga și elimina automat persoanele responsabile de sarcini în anumite etape ale flux de lucru.

În acest articol, veți afla cum să configurați această automatizare în etapele procesului, dar această abordare se aplică și configurării acestei automatizări în stările personalizate ale sarcinilor .

Pasul 1. Definiți persoanele cărora li se atribuie posturi

Atribuirea sarcinilor vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru o anumită sarcină și vă permite, de asemenea, să filtrați după fiecare persoană căreia i-a fost atribuită sarcina. Puteți configura câte persoane doriți pentru fiecare sarcină și le puteți afișa pe toate în fișele de sarcini , atâta timp cât aveți această opțiune activată în setările pipeline-ului.

Înainte de a adăuga automatizarea , trebuie să decideți care membru al echipei trebuie să fie repartizat unei sarcini și când este nevoie de acesta. Acest lucru depinde de rolul sau responsabilitățile membrului echipei, deoarece managerul de vânzări/contabilul/revizorul/etc. ar putea fi responsabil pentru o sarcină numai într-o anumită flux de lucru . De exemplu, puteți avea o sarcină atribuită unui manager de clienți în prima etapă, apoi preparatorului în următoarea, apoi revizorului și așa mai departe.

Pasul 2. Configurați automatizarea „Actualizare persoană care a atribuit sarcina”

Pentru a vă asigura că toți membrii personalului dvs. sunt repartizați la locul de muncă în timp ce își îndeplinesc rolul în cadrul acestuia, urmați acești pași:

1. Accesați setările pipeline-ului , alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe linkul Adăugați automatizări, apoi alegeți Actualizați persoanele responsabile de sarcini din meniul derulant. Alegeți membrul (membrii) echipei din lista de conturi.

2. În timp ce creați automatizarea, selectați angajații pe care doriți să îi adăugați sau să îi eliminați automat ca persoane desemnate pentru sarcini.

   

   Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

• Ștergeți persoanele atribuite existente pe + Adăugați persoane atribuite gol: Când un job intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar jobul devine neatribuit.

• Ștergeți persoanele desemnate existente la + Adăugați persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații desemnați devin desemnați fără atribuire, iar cei listați în câmpul Adăugați persoane desemnate sunt atribuiți jobului.

• Ștergeți persoanele desemnate existente + Adăugați persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații desemnați rămân desemnați jobului, iar cei listați în câmpul Adăugați persoane desemnate sunt, de asemenea, desemnați.

• Ștergeți persoanele desemnate existente + Eliminați persoanele desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații enumerați în câmpul Eliminați persoanele desemnate devin desemnați fără atribuire.

• Adăugare persoane desemnate ocupate + Eliminare persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații listați în câmpul Adăugare persoane desemnate sunt atribuiți jobului, iar cei listați în câmpul Eliminare persoane desemnate nu sunt atribuiți.

De îndată ce o lucrare intră în scenă, destinatarul lucrării este actualizat automat.

Notă

Pentru Actualizarea atribuitului postului automatizare, nu contează dacă locuri de muncă în mutarea auto Comutatorul pentru etapă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni nici din partea clientului, nici din partea firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor

Atunci când construiți conducte complexe folosind automatizarea persoanelor care au atribuit joburi de actualizare și etapele și automatizările condiționate, fiți conștienți de ordinea automatizărilor. Luați în considerare faptul că automatizările sunt declanșate una câte una, de la prima la ultima. 

Comparați cele două imagini de mai jos pentru o mai bună înțelegere. 

• În exemplul din stânga, o sarcină va fi creată pentru un membru al echipei care a fost atribuit unei sarcini într-o etapă anterioară, iar apoi, sarcina va fi atribuită unui alt membru al echipei.
• În exemplul din dreapta, sarcina va fi mai întâi atribuită unui nou membru al echipei, iar apoi va fi creată sarcina pentru acest membru al echipei.

Pentru a schimba ordinea automatizărilor, faceți clic pe orice automatizare din cadrul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Mutare , apoi trageți-o și plasați-o. 

Sfat

Dacă, în timpul creării șablonului de sarcină, nu sunteți sigur de persoana care a atribuit sarcina, puteți lăsa câmpul necompletat și apoi activa Atribuiți o sarcină atribuitului postului activare Creați o sarcină automatizare în conjuncție cu Actualizați persoanele desemnate pentru job automatizare. În acest fel, sarcina va fi atribuită unui membru al echipei căruia i-a fost atribuit un job după declanșarea automatizării. Citiți mai multe despre potrivirea persoanei însărcinate cu sarcina cesionată .

Schimbarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini atunci când se mută sau se adaugă sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând ce membri ai echipei vor fi atribuiți sau eliminați atunci când vă mutați lucrările manual sau când le adăugați la pipeline.

Dacă există o automatizare de actualizare a persoanei desemnate pentru joburi creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Aveți următoarele opțiuni:

• Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată cu setările implicite, lăsați-o așa cum este
• Dacă nu doriți ca automatizarea să fie declanșată, debifați caseta de selectare
• Dacă doriți să modificați setările pentru persoanele alocate, adăugați sau eliminați cele de care aveți nevoie
• Dacă doriți să ștergeți toate persoanele desemnate existente pentru job, activați opțiunea Ștergeți persoanele desemnate existente

De asemenea, puteți vedea membrii echipei alocați din vizualizarea kanban, precum și adăuga sau elimina persoane alocate prin editarea unei fișe de lucru pe loc.

Utilizați persoanele desemnate pentru sarcini ca expeditori în comunicări

Odată ce persoanele responsabile de sarcini sunt configurate și automatizate, le puteți utiliza ca expeditori în automatizările de e-mail și mesaje. Când selectați Persoana responsabilă de sarcină ca expeditor în secțiunea Setări șablon din automatizările Trimitere e-mail sau Trimitere mesaj, comunicarea va fi trimisă automat de către membrul echipei desemnat pentru sarcină.

Acest lucru este deosebit de util atunci când persoanele responsabile de sarcini se schimbă în diferite etape ale procesului (de exemplu, de la managerul de client la persoana care pregătește documentele și la persoana care le verifică). Mesajele și e-mailurile vor proveni întotdeauna de la membrul echipei desemnat în acel moment, creând o experiență perfectă pentru client.

Aflați mai multe despre utilizarea persoanelor desemnate pentru sarcini ca expeditori:

• Automatizarea trimiterii mesajelor
• Trimiteți automat e-mailuri

Share

Link copiat