Actualizarea automată a atribuirilor posturilor

Atunci când firma dumneavoastră are mulți angajați, diferite persoane se ocupă de sarcini în diferite etape ale fluxului de lucru. Reatribuirea manuală a sarcinilor este predispusă la erori. În schimb, puteți seta ca persoanele responsabile de sarcini să fie adăugate și eliminate automat în anumite etape ale flux de lucru.

Pasul 1. Definiți persoanele cărora li se atribuie posturi

Atribuirea sarcinilor vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru o anumită sarcină și vă permite, de asemenea, să filtrați după fiecare persoană căreia i-a fost atribuită sarcina. Puteți configura câte persoane doriți pentru fiecare sarcină și le puteți afișa pe toate în fișele de sarcini , atâta timp cât aveți această opțiune activată în setările pipeline-ului.

Înainte de a adăuga automatizarea , trebuie să decideți care membru al echipei trebuie să fie repartizat unei sarcini și când este nevoie de acesta. Acest lucru depinde de rolul sau responsabilitățile membrului echipei, deoarece managerul de vânzări/contabilul/revizorul/etc. ar putea fi responsabil pentru o sarcină numai într-o anumită flux de lucru . De exemplu, puteți avea o sarcină atribuită unui manager de clienți în prima etapă, apoi preparatorului în următoarea, apoi revizorului și așa mai departe.

Pasul 2. Configurați automatizarea „Actualizare persoană care a atribuit sarcina”

Pentru a vă asigura că toți membrii personalului dvs. sunt repartizați la locul de muncă în timp ce își îndeplinesc rolul în cadrul acestuia, urmați acești pași:

1. Accesați setările pipeline-ului, alegeți etapa la care doriți să adăugați automatizarea, faceți clic pe linkul „Adăugați automatizări”, apoi selectați „Actualizați persoanele desemnate pentru sarcină ” din meniul derulant.

2. Alegeți modul de actualizare a persoanelor desemnate folosind comutatorul „Actualizare după ”: Membru al echipei sau Rol (disponibil pentru utilizatorii versiunii Beta).

   

   Notă

   The Actualizare de către butonul de comutare apare doar dacă firma dumneavoastră are cel puțin un rolul contului configurare. În absența rolurilor de cont, Rol apare ca fiind dezactivat lângă Membru al echipei, cu o descriere care explică faptul că rolurile atribuie sarcini în funcție de responsabilități. Adăugare roluri de cont pentru a activa această opțiune.

   

Notă

The Automove locuri de muncă Comutatorul nu are niciun efect asupra acestei automatizări. Actualizați persoanele desemnate pentru job se execută întotdeauna imediat ce sarcina intră în această etapă — nu așteaptă ca clientul sau echipa ta să finalizeze vreo acțiune.

Actualizare realizată de un membru al echipei

Selectați angajații pe care doriți să îi adăugați sau să îi eliminați ca persoane desemnate pentru o sarcină. Opțiunile „Ștergeți persoanele desemnate existente”, „Adăugați persoane desemnate” și „Eliminați persoanele desemnate” se combină după cum urmează:

Actualizare în funcție de rol (Beta)

Lucrări în curs

Funcționalitatea este în curs de dezvoltare și este disponibilă în prezent pentru utilizatorii Beta. Documentația privind utilizarea acestei funcții este în curs de pregătire.

În loc să desemnați un membru anume al echipei, atribuiți sarcina persoanei care deține în prezent un rol specific pentru contul respectiv al clientului. Astfel, automatizarea va continua să funcționeze corect chiar și după ce membrii echipei își schimbă rolurile.

• Atribuire către rol: Alegeți unul sau mai multe roluri din cont. Când se execută automatizarea, TaxDome toate persoanele care dețin în prezent acele roluri pentru client și le atribuie sarcina. Dacă o persoană deține mai multe roluri selectate, aceasta este adăugată o singură dată.
• Ștergerea beneficiarilor existenți: același buton ca în modul „Membru al echipei”, dezactivat în mod implicit.

Notă

• Modul „Rol” permite doar adăugarea de persoane — eliminarea ulterioară a „persoanei care deține acest rol” ar putea afecta o persoană nevinovată, în cazul în care rolul a fost preluat de altcineva între timp. Pentru a elimina persoanele desemnate, folosește modul „Membru al echipei ” sau activează opțiunea „Șterge persoanele desemnate existente”.

• Trecerea de la „Membru al echipei ” la „Rol” șterge setările celuilalt mod.

• Dacă în prezent nimeni nu deține rolul selectat, nu se adaugă nimeni. Dacă opțiunea „Șterge persoanele desemnate existente” este activată, persoanele desemnate existente sunt totuși eliminate — sarcina rămâne fără persoane desemnate.

Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor

Atunci când construiți conducte complexe folosind automatizarea persoanelor care au atribuit joburi de actualizare și etapele și automatizările condiționate, fiți conștienți de ordinea automatizărilor. Luați în considerare faptul că automatizările sunt declanșate una câte una, de la prima la ultima. 

Comparați cele două imagini de mai jos pentru o mai bună înțelegere. 

• În exemplul din stânga, o sarcină va fi creată pentru un membru al echipei care a fost atribuit unei sarcini într-o etapă anterioară, iar apoi, sarcina va fi atribuită unui alt membru al echipei.
• În exemplul din dreapta, sarcina va fi mai întâi atribuită unui nou membru al echipei, iar apoi va fi creată sarcina pentru acest membru al echipei.

Pentru a schimba ordinea automatizărilor, faceți clic pe orice automatizare din cadrul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Mutare , apoi trageți-o și plasați-o. 

Sfat

Dacă, în timpul creării șablonului de sarcină, nu sunteți sigur cine este persoana desemnată pentru acea sarcină, puteți lăsa câmpul necompletat și apoi să activați opțiunea Atribuiți o sarcină atribuitului postului în Creați o sarcină automatizare în conjuncție cu Actualizați persoanele desemnate pentru job automatizare. În acest fel, sarcina va fi atribuită unui membru al echipei căruia i-a fost atribuit un job după declanșarea automatizării. Citiți mai multe despre potrivirea persoanei însărcinate cu sarcina cesionată .

Schimbarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini atunci când se mută sau se adaugă sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând ce membri ai echipei vor fi atribuiți sau eliminați atunci când vă mutați lucrările manual sau când le adăugați la pipeline.

Dacă există o automatizare de actualizare a persoanei desemnate pentru joburi creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Aveți următoarele opțiuni:

• Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată cu setările implicite, lăsați-o așa cum este
• Dacă nu doriți ca automatizarea să fie declanșată, debifați caseta de selectare
• Dacă doriți să modificați setările pentru persoanele alocate, adăugați sau eliminați cele de care aveți nevoie
• Dacă doriți să ștergeți toate persoanele desemnate existente pentru job, activați opțiunea Ștergeți persoanele desemnate existente

Notă

Dacă automatizarea este setată la Actualizare în funcție de rol , fereastra pop-up afișează denumirile rolurilor în locul persoanelor desemnate. Odată confirmate, aceste roluri sunt atribuite, iar persoanele desemnate sunt actualizate.

De asemenea, puteți vedea membrii echipei alocați din vizualizarea kanban, precum și adăuga sau elimina persoane alocate prin editarea unei fișe de lucru pe loc.

Utilizați persoanele desemnate pentru sarcini ca expeditori în comunicări

Odată ce persoanele responsabile de sarcini sunt configurate și automatizate, le puteți utiliza ca expeditori în automatizările de e-mail și mesaje. Când selectați Persoana responsabilă de sarcină ca expeditor în secțiunea Setări șablon din automatizările Trimitere e-mail sau Trimitere mesaj, comunicarea va fi trimisă automat de către membrul echipei desemnat pentru sarcină.

Acest lucru este deosebit de util atunci când persoanele responsabile de sarcini se schimbă în diferite etape ale procesului (de exemplu, de la managerul de client la persoana care pregătește documentele și la persoana care le verifică). Mesajele și e-mailurile vor proveni întotdeauna de la membrul echipei desemnat în acel moment, creând o experiență perfectă pentru client.

Află mai multe despre utilizarea persoanelor desemnate pentru sarcini ca expeditori .

Share

Link copiat