Actualizați persoanele desemnate pentru job

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Pasul 1. Definiți persoanele cărora li se atribuie posturi

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation , you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member’s role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Pasul 2. Configurați automatizarea „Actualizare persoană care a atribuit sarcina”

Pentru a vă asigura că toți membrii personalului dvs. sunt repartizați la locul de muncă în timp ce își îndeplinesc rolul în cadrul acestuia, urmați acești pași:

1. Go to the pipeline settings , choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. În timp ce creați automatizarea, selectați angajații pe care doriți să îi adăugați sau să îi eliminați automat ca persoane desemnate pentru sarcini.

   

   Automatizarea poate fi configurată în diferite moduri:

• Ștergeți persoanele atribuite existente pe + Adăugați persoane atribuite gol: Când un job intră în această etapă, angajații atribuiți devin neatribuiți, iar jobul devine neatribuit.

• Ștergeți persoanele desemnate existente la + Adăugați persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații desemnați devin desemnați fără atribuire, iar cei listați în câmpul Adăugați persoane desemnate sunt atribuiți jobului.

• Ștergeți persoanele desemnate existente + Adăugați persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații desemnați rămân desemnați jobului, iar cei listați în câmpul Adăugați persoane desemnate sunt, de asemenea, desemnați.

• Ștergeți persoanele desemnate existente + Eliminați persoanele desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații enumerați în câmpul Eliminați persoanele desemnate devin desemnați fără atribuire.

• Adăugare persoane desemnate ocupate + Eliminare persoane desemnate ocupate: Când un job intră în această etapă, angajații listați în câmpul Adăugare persoane desemnate sunt atribuiți jobului, iar cei listați în câmpul Eliminare persoane desemnate nu sunt atribuiți.

De îndată ce o lucrare intră în scenă, destinatarul lucrării este actualizat automat.

Notă

Pentru Actualizarea atribuitului postului automatizare, nu contează dacă locuri de muncă în mutarea auto Comutatorul pentru etapă este activat. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni nici din partea clientului, nici din partea firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Pasul 3. Rețineți ordinea automatizărilor

Atunci când construiți conducte complexe folosind automatizarea persoanelor care au atribuit joburi de actualizare și etapele și automatizările condiționate, fiți conștienți de ordinea automatizărilor. Luați în considerare faptul că automatizările sunt declanșate una câte una, de la prima la ultima. 

Comparați cele două imagini de mai jos pentru o mai bună înțelegere. 

• În exemplul din stânga, o sarcină va fi creată pentru un membru al echipei care a fost atribuit unei sarcini într-o etapă anterioară, iar apoi, sarcina va fi atribuită unui alt membru al echipei.
• În exemplul din dreapta, sarcina va fi mai întâi atribuită unui nou membru al echipei, iar apoi va fi creată sarcina pentru acest membru al echipei.

Pentru a schimba ordinea automatizărilor, faceți clic pe orice automatizare din cadrul scenei, treceți cu mouse-ul peste pictograma Mutare , apoi trageți-o și plasați-o. 

Sfat

Dacă, în timpul creării șablonului de sarcină, nu sunteți sigur de persoana care a atribuit sarcina, puteți lăsa câmpul necompletat și apoi activa Atribuiți o sarcină atribuitului postului activare Creați o sarcină automatizare în conjuncție cu Actualizați persoanele desemnate pentru job automatizare. În acest fel, sarcina va fi atribuită unui membru al echipei căruia i-a fost atribuit un job după declanșarea automatizării. Citiți mai multe despre potrivirea persoanei însărcinate cu sarcina cesionată .

Schimbarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini atunci când se mută sau se adaugă sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând ce membri ai echipei vor fi atribuiți sau eliminați atunci când vă mutați lucrările manual sau când le adăugați la pipeline.

Dacă există o automatizare de actualizare a persoanei desemnate pentru joburi creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Aveți următoarele opțiuni:

• Dacă doriți ca automatizarea să fie declanșată cu setările implicite, lăsați-o așa cum este
• Dacă nu doriți ca automatizarea să fie declanșată, debifați caseta de selectare
• Dacă doriți să modificați setările pentru persoanele alocate, adăugați sau eliminați cele de care aveți nevoie
• Dacă doriți să ștergeți toate persoanele desemnate existente pentru job, activați opțiunea Ștergeți persoanele desemnate existente

Also, you can see assigned team members from the kanban view, as well as add or remove assignees by editing a job card on the spot.

Share

Link copiat