Onboarding: Pregătiți-vă portalul pentru invitarea clienților

Bine ați venit la TaxDome! Acest ghid vă va ajuta să vă configurați eficient portalul pentru gestionarea clienților. Veți învăța cum să structurați informațiile despre clienți, să importați datele existente, să organizați documentele și să personalizați comunicarea cu clienții pentru a crea un flux de lucru eficient.

Înțelegerea conturilor și a contactelor

Înainte de a adăuga clienți în portalul dvs., este important să înțelegeți modul în care TaxDome organizează informațiile despre clienți prin conturi și contacte.

Contacte și conturi: Aflați cum să organizați cuplurile căsătorite, entitățile comerciale sau grupurile familiale într-un singur cont, menținând în același timp profiluri de contact separate. Această structură este utilă atunci când lucrați cu familii care au nevoie de documente fiscale comune, dar de comunicații separate.
Toggle de contact: Configurați ce contacte primesc acces la portal, notificări și e-mailuri. Utilizați aceste setări pentru a controla cine primește memento-uri privind termenele limită sau solicitări de documente în cadrul aceluiași cont.
Testarea conturilor clienților: Creați conturi de probă pentru a vedea exact experiența clientului înainte de a invita clienți reali. Acest lucru vă ajută să identificați orice probleme de configurare a portalului dvs.

Notă! Conturile și contactele configurate corespunzător previn probleme precum permiterea semnării propunerilor de către contacte neautorizate sau crearea de conturi duplicate pentru persoane afiliate.

Mutați datele CRM la TaxDome

Importul bazei de date existente a clienților dvs. în TaxDome necesită planificare pentru a vă asigura că toate informațiile sunt transferate corect:

Exportați o listă de clienți din programul dvs. curent: Instrucțiuni pas cu pas pentru exportul datelor clienților din programele obișnuite de contabilitate și impozitare, inclusiv considerații privind cartografierea câmpurilor.
Pregătiți fișierul CSV pentru import: Formatați datele clientului pentru a corespunde cerințelor de import ale TaxDome. Aceasta include maparea unor câmpuri precum nume, informații de contact și identificatori fiscali. De asemenea, trebuie să vă asigurați că relațiile dintre soț/aparținător sunt structurate corespunzător.
Importați datele CRM în TaxDome: Executați procesul de import, care include etape de validare, gestionarea erorilor și verificarea post-import, pentru a asigura integritatea datelor.
Importați un fișier CSV cu contribuabilul și soțul/soția pe un rând: Instrucțiuni speciale pentru importul de date privind gospodăria în cazul în care informațiile privind contribuabilul și soțul/soția sunt conținute într-o singură înregistrare în sistemul sursă.

Sfat! Înainte de a importa întreaga bază de clienți, efectuați un import test cu un mic eșantion de clienți care include diverse tipuri de relații pentru a verifica dacă structura de date funcționează corect.

Explorați lista de conturi

Lista Conturi servește drept interfață principală pentru gestionarea clienților. Învățarea utilizării eficiente a funcțiilor sale vă va îmbunătăți fluxul de lucru:

Învățați acțiunile în vrac: Efectuați operațiuni pe mai multe conturi simultan, cum ar fi trimiterea de cereri tuturor clienților cărora le lipsesc anumite formulare, aplicarea de etichete pentru a clasifica clienții sau atribuirea de conturi membrilor echipei.
Descoperiți puterea filtrelor: Creați și salvați filtre pentru a identifica rapid segmentele de clienți pe baza unor criterii specifice. De exemplu, filtrați în funcție de statutul de depunere, preparatorul desemnat, tipul de serviciu sau statutul de organizator pentru a vă concentra asupra grupurilor relevante de clienți în timpul diferitelor faze ale fluxului de lucru.

Mutați-vă documentele la TaxDome

Gestionarea eficientă a documentelor este esențială pentru colaborarea cu clienții. Iată cum să vă configurați sistemul de documente:

Înțelegerea documentelor: prezentare generală: Aflați structura de organizare a documentelor TaxDome, inclusiv folderele private și partajate, statusurile documentelor și controlul versiunilor. Acest sistem ajută la separarea fișierelor interne de lucru de documentele destinate clienților.
Instalați aplicația desktop cu TD Drive - TaxDome Drive funcționează la fel ca Dropbox sau Google Drive, permițându-vă să copiați rapid fișiere în TaxDome fără a fi nevoie să deschideți portalul web. De asemenea, puteți deschide și edita cu ușurință fișierele deja stocate la TaxDome.
Strategii de migrare a documentelor: Diferite metode de transfer al documentelor existente în funcție de sistemul actual de stocare. Include proceduri de încărcare masivă, maparea dosarelor și conservarea metadatelor la importul din alte sisteme de gestionare a documentelor.

Notă! Implementarea șabloanelor de dosare standardizate înainte de migrare asigură organizarea consecventă a documentelor în toate conturile clienților și simplifică accesul membrilor echipei la fișierele esențiale.

Configurați notificări/personalizări pentru clienții dvs.

Configurați modul în care clienții dvs. interacționează cu firma dvs. prin intermediul portalului:

Explorați memento-uri manuale și automate: Configurați regulile de notificare pentru termenele limită ale documentelor, cererile de informații restante și memento-urile de plată. Definiți ce evenimente declanșează notificările clientului și personalizați frecvența memento-urilor.
E-mailuri de la firme către clienți: Configurați modele de e-mail pentru comunicările obișnuite.
Personalizați portalul pentru clienți: Reglați setările portalului pentru a se potrivi cu fluxul de lucru al firmei dvs., inclusiv activarea/dezactivarea unor caracteristici specifice, adăugarea de elemente de branding ale firmei și configurarea statusurilor de lucru pentru clienți.