Pregătiți-vă portalul pentru invitarea clienților

Bine ați venit la TaxDome! Acest ghid vă va ajuta să configurați portalul în mod eficient pentru gestionarea clienților. Veți învăța cum să structurați informațiile despre clienți, să importați datele existente, să organizați documentele și să personalizați comunicările cu clienții pentru a crea un flux de lucru eficient.

Înțelegerea conturilor și a contactelor

Înainte de a adăuga clienți la portalul dvs., este important să înțelegeți cum TaxDome organizează informațiile despre clienți prin conturi și contacte.

• Contacte și conturi : Aflați cum să organizați cuplurile căsătorite, entitățile comerciale sau grupurile familiale într-un singur cont, păstrând în același timp profiluri de contact separate. Această structură este utilă atunci când lucrați cu gospodării care au nevoie de documente fiscale comune, dar de comunicări separate.

• Comutatoare de contact : Configurați contactele care primesc acces la portal, notificări și e-mailuri. Utilizați aceste setări pentru a controla cine primește mementouri privind termenele limită sau solicitări de documente în cadrul aceluiași cont.

• Conturi client de test : Creați conturi de probă pentru a vedea exact experiența clientului înainte de a invita clienții reali. Acest lucru vă ajută să identificați eventualele probleme de configurare ale portalului dvs.

Notă

Conturile și contactele configurate corect previn probleme precum permiterea contactelor neautorizate să semneze propuneri sau crearea de conturi duplicate pentru persoane înrudite.

Mutați datele CRM la TaxDome

Importul bazei de date existente a clienților dvs. în TaxDome necesită planificare pentru a vă asigura că toate informațiile sunt transferate corect:

• Exportați lista clienților din software-ul actual : Instrucțiuni pas cu pas pentru exportarea datelor clienților din software-ul fiscal și contabil obișnuit, inclusiv considerații privind maparea câmpurilor.

• Pregătiți fișierul CSV pentru import : Formatați datele clienților dvs. pentru a corespunde cerințelor de import TaxDome. Aceasta include maparea câmpurilor precum nume, informații de contact și identificatori fiscali. De asemenea, trebuie să vă asigurați că relațiile dintre soți/persoane aflate în întreținere sunt structurate corespunzător.

• Importați CRM în TaxDome : Executați procesul de import, care include pași de validare, gestionarea erorilor și verificarea post-import, pentru a asigura integritatea datelor.

• Importați un fișier CSV cu contribuabilul și soțul/soția pe un singur rând : Instrucțiuni speciale pentru importarea datelor privind gospodăria în cazul în care informațiile privind contribuabilul și soțul/soția sunt conținute într-un singur înregistrare în sistemul sursă.

Sfat

Efectuați un import de test cu un eșantion mic de clienți care include diverse tipuri de relații pentru a verifica dacă structura datelor funcționează corect înainte de a importa întreaga bază de clienți.

Explorați lista de conturi

Lista Conturi servește ca interfață principală pentru gestionarea clienților. Învățarea utilizării eficiente a funcțiilor sale vă va îmbunătăți flux de lucru:

• Aflați mai multe despre acțiunile în bloc : Efectuați operațiuni simultan pe mai multe conturi, cum ar fi trimiterea de solicitări către toți clienții cărora le lipsesc anumite formulare, aplicarea de etichete pentru a clasifica clienții sau atribuirea de conturi membrilor echipei.

• Descoperiți puterea filtrelor : Creați și salvați filtre pentru a identifica rapid segmentele de clienți pe baza unor criterii specifice. De exemplu, filtrați după statutul de depunere, persoana desemnată pentru pregătire, tipul de serviciu sau statutul organizatorului pentru a vă concentra asupra grupurilor de clienți relevante în diferite flux de lucru .

  

Mutați-vă documentele la TaxDome

Gestionarea eficientă a documentelor este esențială pentru colaborarea cu clienții. Iată cum să vă configurați sistemul de documente:

• Înțelegerea documentelor: prezentare generală : Aflați mai multe despre structura de organizare a documentelor TaxDome, inclusiv folderele private și partajate, starea documentelor și controlul versiunilor. Acest sistem ajută la separarea fișierelor de lucru interne de documentele destinate clienților.

• Instalați aplicația desktop cu TD Drive -TaxDome funcționează la fel ca Dropbox sau Google Drive, permițându-vă să copiați rapid fișiere în TaxDome nevoie să deschideți portalul web. De asemenea, puteți deschide și edita cu ușurință fișierele deja stocate în TaxDome.

• Strategii de migrare a documentelor : Diferite metode de transfer al documentelor existente în funcție de sistemul dvs. actual de stocare. Include proceduri de încărcare în bloc, maparea folderelor și păstrarea metadatelor la importul din alte sisteme de gestionare a documentelor.

Notă

Implementarea șabloanelor standardizate de foldere înainte de migrare asigură o organizare consistentă a documentelor în toate conturile clienților și simplifică accesul membrilor echipei la fișierele critice.

Configurați notificări/personalizări pentru clienții dvs.

Configurați modul în care clienții dvs. interacționează cu firma dvs. prin intermediul portalului:

• Explorați mementourile manuale și automate : Configurați reguli de notificare pentru termenele limită ale documentelor, solicitările de informații restante și mementourile de plată. Definiți evenimentele care declanșează notificările către clienți și personalizați frecvența mementourilor.

• E-mailuri de la firme către clienți : Configurați șabloane de e-mail pentru comunicările obișnuite.

• Personalizați portalul pentru clienți : Ajustați setările portalului pentru a se potrivi flux de lucru al firmei dvs., inclusiv activarea/dezactivarea anumitor funcții, adăugarea elementelor de branding ale firmei și configurarea stărilor sarcinilor vizibile pentru clienți.

Share

Link copiat