Documente: Prezentare generală

Once you upload a document to an account, you’ll find it by going to Documents from the left sidebar menu or by opening the account’s Docs tab. A document’s access level depends on the specific folders you place it in. Read on to find out how it all works. 

Înainte de a începe

Working with documents is crucial for accountants as they form the basis for accurate financial records and compliance. Proper document management ensures transparency, reduces errors, and helps meet regulatory requirements. In an increasingly digital world, efficient document handling enables accountants to quickly process and analyze data, supporting financial stability and client trust. The Documents feature in TaxDome is designed to store and manage documents securely, potentially reducing the need to save documents on your computer. 

Documents allow you to: 

• Eliberați spațiu pe computer, asigurându-vă că aveți mai multă capacitate pentru alte sarcini și fișiere importante.
• Use documents in conjunction with other TaxDome features, e.g., add them to job cards so you can immediately have on hand those documents related to a specific process, such as filing a tax return for a particular client in 2023).

Pagina Documente

Pentru a vizualiza sau descărca documente pentru toate conturile dvs., accesați pagina Documente din meniul din bara laterală stângă. 

Veți vedea aici trei file: 

• Recent: These are the documents you’ve worked with in the last 30 days. It’s a convenient place to quickly find all of your most recent work. For more details, go here .

• Docs: These are documents arranged by client account. Select an account, then navigate to its folders to access documents. You’ll find both recent and old documents here. To access the documents for a specific client, you can also go to Clients from the left sidebar menu, select the account, then open the Docs tab. 

• Trash: These are documents that you deleted from various accounts in the last 120 days. For more details, go here .

Lista Docs

Lista Documente afișează toate documentele pentru contul selectat. 

Veți găsi aceste informații aici:

• Nume: Tipul de fișier al documentului apare în stânga numelui său.

• Conține: Aceasta arată câte documente și subfoldere există în folderul curent. Dacă subfolderele conțin documente sau alte subfoldere, acestea sunt incluse în total. De exemplu, dacă folderul conține 3 subfoldere, fiecare dintre acestea conținând 3 subfoldere cu 3 documente, veți vedea: „27 documente, 9 foldere”.

• Încărcat: Aceasta este data la care a fost încărcat documentul.

• Utilizator: Vedeți cine a încărcat documente în folderele de nivel superior cu Clientul poate vizualiza și Privat niveluri de acces. Pentru mai multe detalii despre nivelurile de acces, accesați aici .

• Status: The status tags help you manage and organize your documents. For more details, go here .

• Tag: Shows tags applied to the document (if any).

• Individual permissions: Shows individual access level set for team members and client contacts.

• Default permissions: Shows the default access level set for the folder.

Folderele și documentele sunt etichetate NOI atunci când conțin fișiere încărcate de client care nu au fost încă vizualizate. Odată ce sunt vizualizate sau descărcate de oricare dintre membrii firmei, eticheta dispare.

Notă

Documentele încărcate de un membru al firmei nu sunt niciodată etichetate ca Noi pentru ceilalți angajați.

Pe pagina Documente a unui cont, cele cinci file ajută la organizarea documentelor pentru contul respectiv:

• Documents: All client documents are stored here (more details below ).

• Aprobări : Aceste documente pregătite de firmă au fost plătite și aprobate de client sau sunt încă în așteptarea aprobării. Etichetele vă informează despre starea lor. 

• Semnături : Aceste documente pregătite de firmă trebuie totuși semnate de clienți.

• Cereri de fișiere: Acestea sunt linkuri către foldere unde clienții pot încărca documente atunci când nu se pot conecta la TaxDome portal. 

• Gunoaie: Acestea sunt documente care au fost șterse; după 120 de zile, acestea dispar definitiv. 

Vedere client

As a firm, you can upload documents to the client accounts folders. If you enable the “Notify client” toggle , the client receives a notification about it and may review documents. If the toggle is disabled, the documents will be added to the client accounts with the “New” label.

Aflați când clienții încarcă documente

When a client uploads a document, you receive an email notification. Plus, you get a notification in your Inbox+ . Click on the highlighted document name or the Go to… link to get to the document.

You also receive a notification when a client uploads documents to an organizer. For more details about this, go here .

On the Documents page, documents that have been uploaded by the client and haven’t been viewed or downloaded by any of the firm members yet—and folders containing such files—are labeled New. Once any member of your team opens the file, the New label disappears for all firm members. 

Lângă Documente , puteți vedea numărul general de documente nedeschise încărcate de client.

Notă

Schimbă-ți preferințele de notificare oricând ai nevoie.

Cine poate gestiona documentele

Proprietarul firmei și administratorii pot încărca, edita și șterge documente pentru toate conturile; toți ceilalți membri ai echipei trebuie să primească drepturi de acces adecvate:

1. Accesați Setări , selectați Echipă și planuri în bara de meniu, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui membrului echipei, apoi selectați Editare .

2. Activează Gestionare documente .

3. Faceți clic pe Salvați.

   

Sfat

Firm owner and admins can also set up individual permissions for team members and clients.

Share

Link copiat