Documente: Prezentare generală

Odată ce ați încărcat un document într-un cont, îl veți găsi accesând Documente din meniul din bara laterală din stânga sau deschizând filaDocumente a contului. Nivelul de acces al unui document depinde de folderele specifice în care îl plasați. Citiți mai departe pentru a afla cum funcționează totul. 

Înainte de a începe

Lucrul cu documente este esențial pentru contabili, deoarece acestea constituie baza pentru înregistrări financiare exacte și conformitate. Gestionarea corespunzătoare a documentelor asigură transparența, reduce erorile și ajută la îndeplinirea cerințelor de reglementare. Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, gestionarea eficientă a documentelor permite contabililor să proceseze și să analizeze rapid datele, sprijinind stabilitatea financiară și încrederea clienților. Funcția Documente din TaxDome concepută pentru a stoca și gestiona documente în siguranță, reducând potențial necesitatea de a salva documente pe computer. 

Documentele vă permit să: 

• Eliberați spațiu pe computer, asigurându-vă că aveți mai multă capacitate pentru alte sarcini și fișiere importante.
• Colectați documentele necesare de la clienți folosind liste de verificare a documentelor — liste personalizate de documente fiscale (cum ar fi W-2, 1099 sau extrase bancare) care pot fi atașate la organizatori.
• Utilizați documentele împreună cu alte TaxDome , de exemplu, adăugați-le la fișele de lucru, astfel încât să aveți imediat la îndemână documentele legate de un proces specific, cum ar fi depunerea unei declarații fiscale pentru un anumit client în 2023).

Pagina Documente

Pentru a vizualiza sau descărca documente pentru toate conturile dvs., accesați pagina Documente din meniul din bara laterală stângă. 

Veți vedea aici trei file: 

• Recente:Acestea sunt documentele cu care ați lucrat în ultimele 30 de zile. Este un loc convenabil pentru a găsi rapid toate lucrările dvs. cele mai recente. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

• Documente:Acestea sunt documente organizate pe conturi de clienți. Selectați un cont, apoi navigați la folderele acestuia pentru a accesa documentele. Aici veți găsi atât documente recente, cât și vechi. Pentru a accesa documentele unui anumit client, puteți accesa șisecțiunea Clienți din meniul din bara laterală stângă, selectați contul, apoi deschideți filaDocumente. 

• Coș de gunoi:Acestea sunt documente pe care le-ați șters din diverse conturi în ultimele 120 de zile. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

Lista Docs

Lista Documente afișează toate documentele pentru contul selectat. 

Veți găsi aceste informații aici:

• Nume: Tipul de fișier al documentului apare în stânga numelui său.

• Conține: Aceasta arată câte documente și subfoldere există în folderul curent. Dacă subfolderele conțin documente sau alte subfoldere, acestea sunt incluse în total. De exemplu, dacă folderul conține 3 subfoldere, fiecare dintre acestea conținând 3 subfoldere cu 3 documente, veți vedea: „27 documente, 9 foldere”.

• Stare:Etichetele de stare vă ajută să gestionați și să organizați documentele. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

• Juno: Afișează dacă documentul a fost trimis către Juno și starea actuală de sincronizare a acestuia.

• Etichetă: Afișează etichetele aplicate documentului (dacă există).

• Încărcat: Aceasta este data la care a fost încărcat documentul.

• Utilizator: Vedeți cine a încărcat documente în folderele de nivel superior cu Clientul poate vizualiza și Privat niveluri de acces. Pentru mai multe detalii despre nivelurile de acces, accesați aici .

• Permisiuni individuale: Afișează nivelul de acces individual setat pentru membrii echipei și contactele clienților.

• Permisiuni implicite: Afișează nivelul de acces implicit setat pentru folder.

Notă

Dosarele și documentele sunt etichetate Nou atunci când conțin fișiere încărcate de clienți care nu au fost încă vizualizate. Odată ce acestea sunt vizualizate sau descărcate de către oricare dintre membrii firmei, eticheta dispare. Documentele încărcate de un membru al firmei nu sunt niciodată etichetate ca Nou pentru alți angajați.

Pe pagina Documente a unui cont, cele cinci file ajută la organizarea documentelor pentru contul respectiv:

• Documente: Toate documentele clienților sunt stocate aici (mai multe detalii mai jos ) . Aceasta include documentele încărcate de clienți prin intermediul listelor de verificare a documentelor.

• Aprobări : Aceste documente pregătite de firmă au fost plătite și aprobate de client sau sunt încă în așteptarea aprobării. Etichetele vă informează despre starea lor. 

• Semnături : Aceste documente pregătite de firmă trebuie totuși semnate de clienți.

• Livrarea declarațiilor fiscale: Acestea sunt pachetele de livrare a declarațiilor fiscale pe care le-ați creat pentru client.

• Cereri de fișiere: Acestea sunt linkuri către foldere unde clienții pot încărca documente atunci când nu se pot conecta la TaxDome portal. 

• Gunoaie: Acestea sunt documente care au fost șterse; după 120 de zile, acestea dispar definitiv. 

Vedere client

În calitate de firmă, puteți încărca documente în folderele conturilor clienților. Dacă activați comutatorul Notificați clientul, clientul primește o notificare în acest sens și poate examina documentele. Dacă comutatorul este dezactivat, documentele vor fi adăugate la conturile clienților cu eticheta Nou.

Aflați când clienții încarcă documente

Când un client încarcă un document, primiți o notificare prin e-mail. În plus, primiți o notificare în Inbox+ . Faceți clic pe numele documentului evidențiat sau pe linkul Mergeți la... pentru a accesa documentul.

De asemenea, primiți o notificare atunci când un client încarcă documente într-un organizator. Pentru mai multe detalii despre acest lucru, consultați acest articol .

Pe pagina Documente, documentele care au fost încărcate de client și care nu au fost încă vizualizate sau descărcate de niciun membru al firmei, precum și folderele care conțin astfel de fișiere, sunt etichetate ca Noi. Odată ce un membru al echipei dvs. deschide fișierul, eticheta Nou dispare pentru toți membrii firmei. 

Lângă Documente , puteți vedea numărul general de documente nedeschise încărcate de client.

Notă

Schimbați-vă preferințe de notificare ori de câte ori ai nevoie.

Cine poate gestiona documentele

Proprietarul firmei și administratorii pot încărca, edita și șterge documente pentru toate conturile; toți ceilalți membri ai echipei trebuie să primească drepturi de acces adecvate:

1. Accesați Setări , selectați Echipă și planuri în bara de meniu, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui membrului echipei, apoi selectați Editare .

2. Activează Gestionare documente .

3. Faceți clic pe Salvați.

   

Sfat

Proprietarul firmei și administratorii pot, de asemenea, să configureze permisiuni individuale pentru membrii echipei și clienți.

Share

Link copiat