Explicații privind documentele

TaxDome toate documentele clienților într-o secțiune centrală numită „Documente”, organizate în dosare cu niveluri de acces configurabile. Acest articol explică modul în care sunt structurate documentele, unde pot fi găsite și cum funcționează controlul accesului.

Prezentare generală a documentelor

Secțiunea „Documente” reprezintă arhiva centrală pentru toate documentele clienților din TaxDome. Firmele o utilizează pentru a primi fișiere de la clienți, a le organiza în dosare cu acces controlat și a efectua operațiuni asupra acestora — solicitând semnături, aprobări sau asociind documentele la facturi. De asemenea, documentele pot fi asociate cu proiecte și conectate la procesele de automatizare din fluxul de lucru.

Cum funcționează documentele

În general, flux de lucru pentru documente flux de lucru :

1. Configurați structura de foldere pentru fiecare cont de client: creați foldere de nivel superior cu nivelul de acces corespunzător fiecărui scop.

2. Încărcați documente în TaxDome: firma poate încărca documente prin portalul web, aplicația pentru desktop sau aplicația mobilă, sau le poate colecta de la clienți prin intermediul organizatorilor, listelor de verificare a documentelor, solicitărilor clienților, solicitărilor de fișiere, chat-urilor sau e-mailurilor.

3. Organizați și etichetați documentele: aplicați etichete , verificați starea documentului , acordați permisiuni individuale pentru fiecare document sau folder sau blocați accesul la un folder pentru a menține fișierele la locul lor.

4. Acțiuni asupra documentelor: solicitați o semnătură electronică, solicitați aprobarea clientului, blocați un document asociat unei facturi neachitate sau asociați un document unei comenzi, astfel încât acesta să apară în fișa comenzii.

Automatizați procesele cu Documents

Documentele sunt integrate în fluxurile de automatizare, astfel încât fișierele pot fi transmise către conturile clienților, iar sarcinile pot avansa prin flux fără intervenții manuale.

Scenarii obișnuite de automatizare:

• Încărcarea automată a documentelor în folderele clienților — adăugați automatizarea „Aplicare șablon de folder ” la o etapă a fluxului de lucru, iar șablonul de folder, împreună cu toate documentele plasate în interiorul acestuia, este aplicat contului imediat ce sarcina intră în acea etapă.
• Mutarea unei sarcini după finalizarea semnării electronice — asociați un document în așteptare de semnare la o sarcină și activați opțiunea „Mutare automată” în etapa respectivă; sarcina avansează automat odată ce toate părțile au semnat.
• Mutarea unei comenzi la aprobarea unui document — asociați un document în așteptare de aprobare cu o sarcină și activați opțiunea „Mutare automată”; sarcina avansează imediat ce clientul o aprobă.
• Mută o comandă atunci când un document blocat este achitat — asociați un document blocat la o factură neplătită cu o comandă și activați opțiunea „Mutare automată”; comanda avansează odată ce clientul plătește și documentul se deblochează.
• Trimiteți mementouri automate — atunci când un document așteaptă aprobarea sau semnarea, mementourile programate îi solicită clientului să ia măsuri fără ca dvs. să fie nevoie să-l contactați.

Notificări privind încărcarea documentelor

Când un client încarcă un document, primești o notificare prin e-mail. În plus, primești o notificare în Inbox+ . Faceți clic pe numele documentului evidențiat sau pe linkul „Accesați…” pentru a accesa documentul.

De asemenea, primești o notificare atunci când un client încarcă documente într-un organizator.

În pagina „Documente”, documentele încărcate de client și care nu au fost încă vizualizate sau descărcate de niciun membru al firmei — precum și folderele care conțin astfel de fișiere — sunt marcate cu eticheta „Nou”. Odată ce un membru al echipei dvs. deschide fișierul, eticheta „Nou” dispare pentru toți membrii firmei.

Lângă secțiunea „Documente”, puteți vedea numărul total de documente nedeschise încărcate de client.

Notă

Schimbați-vă preferințe de notificare ori de câte ori ai nevoie.

Acces și permisiuni

Proprietarii și administratorii firmei pot încărca, edita și șterge documente pentru toate conturile. Ceilalți membri ai echipei au nevoie de dreptul de acces „Gestionare documente” pentru a lucra cu documentele. Proprietarii și administratorii firmei pot, de asemenea, configura permisiuni individuale pentru fiecare folder sau document, atât pentru membrii echipei, cât și pentru clienți.

Vedere client

Clienții pot vizualiza documentele cu nivelul de acces „Clientul poate vizualiza și edita” sau „Clientul poate vizualiza” în secțiunea „Documente” a portalului lor pentru clienți. Aceștia pot încărca documente în TaxDome, le pot gestiona și descărca, precum și semna și aproba documentele întocmite de firmă.

În calitate de firmă, puteți încărca documente în folderele conturilor clienților. Dacă activați comutatorul „Notificați clientul”, acesta va primi o notificare în acest sens și va putea consulta documentele. Dacă comutatorul este dezactivat, documentele vor fi adăugate în conturile clienților cu eticheta „Nou ”.

Share

Link copiat