Documente (de bază): Prezentare generală

Odată ce ați încărcat un document într-un cont, îl veți găsi accesând Documente din meniul din stânga sau deschizând filaDocumente a contului. Nivelul de acces al unui document depinde de dosarele specifice în care îl plasați. Citiți mai departe pentru a afla cum funcționează totul.

Webinar: Aflați cum să centralizați fișierele, să eliminați birocrația și să eficientizați fluxurile de lucru cu gestionarea documentelor Master

Înainte de a începe

Lucrul cu documentele este esențial pentru contabili, deoarece acestea stau la baza înregistrărilor financiare exacte și a conformității. Gestionarea adecvată a documentelor asigură transparența, reduce erorile și contribuie la îndeplinirea cerințelor de reglementare. Într-o lume din ce în ce mai digitală, gestionarea eficientă a documentelor permite contabililor să proceseze și să analizeze rapid datele, susținând stabilitatea financiară și încrederea clienților.

Funcția Documente din TaxDome este concepută pentru a stoca și a gestiona documente în siguranță, reducând potențial nevoia de a salva documente pe computer.

Documentele vă permit:

Eliberați spațiu pe computer, asigurându-vă că aveți mai multă capacitate pentru alte sarcini și fișiere importante.
Utilizați documentele împreună cu alte funcții TaxDome .De exemplu, adăugați-le la fișele de lucru pentru a avea imediat la îndemână documentele legate de un anumit proces, cum ar fi depunerea unei declarații fiscale pentru un anumit client în 2023)

Pagina Documente

Pentru a vizualiza sau descărca documente pentru toate conturile dvs., accesați pagina Documente din meniul din stânga.

Veți vedea aici trei file:

Recent: Acestea sunt documentele cu care ați lucrat în ultimele 30 de zile. Este un loc convenabil pentru a găsi rapid toate lucrările dvs. cele mai recente. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
Documente: Acestea sunt documente aranjate în funcție de contul clientului. Selectați un cont, apoi navigați în dosarele acestuia pentru a accesa documentele. Aici veți găsi atât documente recente, cât și documente vechi. Pentru a accesa documentele pentru un anumit client, puteți, de asemenea, să accesați Clienți din meniul din bara laterală din stânga, să selectați contul, apoi să deschideți fila Docs .
Gunoaie: Acestea sunt documente pe care le-ați șters din diverse conturi în ultimele 120 de zile. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Lista Docs

Lista Docs (Documente ) afișează toate documentele pentru contul selectat.

Veți găsi aceste informații aici:

Numele: Tipul de fișier al documentului apare în stânga numelui său.
Conține: Aceasta arată câte documente și subfoldere se află în dosarul curent. În cazul în care subfolderele conțin documente sau alte subfoldere, acestea sunt incluse în total. De exemplu, dacă dosarul dvs. conține 3 subdosare, fiecare dintre acestea conținând 3 subdosare cu 3 documente, veți vedea: "27 documente, 9 dosare".
Încărcat: Aceasta este data la care a fost încărcat documentul.
Utilizator: Vezi cine documentele încărcate în dosarele de nivel superior cu Clientul poate vizualiza și Privat niveluri de acces. Pentru mai multe detalii despre nivelurile de acces, accesați aici.
Descriere: Dacă a fost adăugată o descriere în timp ce documentul a fost încărcat, o veți vedea aici.
Stare: Etichetele de stare vă ajută să vă gestionați și să vă organizați documentele. Pentru mai multe detalii, accesați aici.
Dosarele și documentele sunt etichetate ca NOU atunci când conțin fișiere încărcate de client care nu au fost încă vizualizate. Odată ce acestea sunt vizualizate sau descărcate de oricare dintre membrii firmei, eticheta dispare.

Notă! Documentele încărcate de un membru al firmei nu sunt niciodată etichetate ca fiind Noi pentru ceilalți membri ai personalului.

Pe paginaDocumente a unui cont, cele cinci file ajută la organizarea documentelor pentru contul respectiv:

Documente: Toate documentele clienților sunt stocate aici (mai multe detalii mai jos).
Omologări: Aceste documente pregătite de firmă au fost plătite și aprobate de către client sau sunt încă în așteptarea aprobării. Etichetele vă informează cu privire la statutul acestora.
Semnături: Aceste documente pregătite de firmă trebuie să fie semnate de clienți.
Solicitări de dosare: Acestea sunt linkuri către dosare în care clienții pot încărca documente atunci când nu se pot conecta la portalul TaxDome .
Gunoaie: Acestea sunt documente care au fost șterse; după 120 de zile, acestea dispar definitiv.

Aflați când clienții încarcă documente

Când un client încarcă un document, primiți o notificare prin e-mail. În plus, primiți o notificare în pagina dvs. Inbox+. Faceți clic pe numele documentului evidențiat sau pe link-ul Go to... pentru a ajunge la document.

De asemenea, primiți o notificare atunci când un client încarcă documente într-un organizator. Pentru mai multe detalii despre acest lucru, accesați aici.

Pe pagina Documente, documentele care au fost încărcate de client și care nu au fost încă vizualizate sau descărcate de niciun membru al firmei - și dosarele care conțin astfel de fișiere - sunt etichetate cu Nou. Odată ce un membru al echipei dvs. deschide fișierul, eticheta Nou dispare pentru toți membrii firmei.

Lângă Documente, puteți vedea numărul general de documente nedeschise încărcate de client.

Sfat: Modificați-vă preferințele de notificare ori de câte ori aveți nevoie.

Cine poate gestiona documentele

Proprietarul firmei și administratorii pot încărca, edita și șterge documente pentru toate conturile; toți ceilalți membri ai echipei trebuie să primească drepturi de acces adecvate:

1. Mergeți laSettings (Setări), selectați Team & Plans (Echipă și planuri ) în bara de meniu, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta îndepărtată a numelui membrului echipei, apoi selectați Edit (Editare).

2. Comutați pe Manage documents( Gestionare documente).

3. Faceți clic pe Salvați.