Inbox+ notificări

Inbox+ nu este doar pentru navigarea prin e-mail. Este locul în care vă începeți și vă finalizați proiectele, primiți notificări importante, creați sarcini, vizualizați documente și mesaje, salvați atașamente, descărcați și multe altele, totul pe o singură pagină ușor de navigat.

Inbox+ notificări, explicate

Veți primi o notificare în Inbox+ de fiecare dată când se întâmplă ceva pe TaxDome. De asemenea, puteți fi notificat în timp real prin intermediul aplicației TaxDome .

Există o mulțime de tipuri de notificări, dar, în general, Inbox+ este locul în care puteți:

• Urmăriți evenimentele realizate de clienți (de exemplu, încărcarea documentelor, trimiterea organizatorului)
• Comunicați cu echipa la nivel intern prin primirea sarcinilor și utilizarea mențiunilor în cadrul sistemului
• Urmăriți rezultatele acțiunilor în masă și ale automatizării sarcinilor, apoi remediați eventualele probleme (de exemplu, trimiterea de organizatori în masă) etc.

În meniul din bara laterală, cercul verde de lângă Inbox+ indică numărul de notificări noi (nearhivate) pe care le aveți. Cercul dispare când toate notificările au fost marcate ca Arhivate .

Regulile generale de notificare sunt:

• Membrii echipei primesc o notificare atunci când un client al cărui cont îl urmăresc efectuează o acțiune.

• Proprietarii firmei sunt notificați cu privire la acțiunile membrilor echipei, în timp ce membrii echipei nu sunt notificați cu privire la acțiunile membrilor echipei și ale proprietarului firmei decât dacă le menționează direct.

• Nu uitați: Puteți modifica oricând preferințele dvs. de notificare .  

Aveți grijă de notificări

Toate entitățile menționate în notificări pot fi accesate prin clic, astfel încât să puteți naviga către:

• Conturi ale clienților
• Facturi și plăți
• Organizatori și propuneri
• Conducte, lucrări și sarcini
• Documente
• Email-uri, chat-uri, solicitări ale clienților și SMS-uri
• Chat de echipă

În mod implicit, notificările sunt afișate în ordine cronologică. De asemenea, puteți alege să le sortați după dată (cele mai recente mai întâi/cele mai vechi mai întâi) sau după numele contului (de la A la Z/de la Z la A) pentru a vedea rapid toate notificările legate de un anumit cont de client și a le gestiona împreună. Sortarea funcționează cu toate filtrele pe care le aplicați ( cont, interval de timp, tip) și rămâne aceeași când comutați între filele De făcut și Arhivate.

Notificări de arhivă

Dacă ați citit o notificare, aceasta nu va dispărea automat din lista To-do list în mod automat, deoarece este posibil să aveți nevoie de o notificare ca memento pentru a lua măsuri mai târziu. Astfel, până când o arhivați, aceasta va fi afișată în fila To-do, iar contorul din bara laterală o va include în numărul de notificări care necesită atenția dumneavoastră.

Când nu mai aveți nevoie de o notificare, o puteți arhiva. Acest lucru se poate face numai pentru contul dvs. sau pentru toți membrii echipei care au primit-o. Notificările arhivate sunt păstrate timp de șase luni înainte de a fi șterse definitiv.

Notificările arhivate afișează și cine le-a arhivat și când, astfel încât să puteți vedea cine a întreprins acțiunea.

Pentru a arhiva notificările în bloc, bifați casetele de selectare de lângă notificări, apoi faceți clicpe Arhivează pentru mine sauArhivează pentru toată lumea. 

Vă rugăm să rețineți:

• Orice membru al echipei care a primit o notificare în Inbox+ o Inbox+ arhiva pentru sine.

• Pentru a arhiva notificările pentru toți membrii echipei, un membru al echipei trebuie să aibă dreptul Inbox+ Arhivare pentru toți în Inbox+

• Nu puteți arhiva notificările de tranzacție pentru toată lumea, deoarece acestea conțin informații unice pentru fiecare membru al echipei. Chiar dacă faceți clic pe Arhivare pentru toată lumea, notificarea va fi arhivată numai pentru dvs.

• Dacă sunteți membru al unei echipe solo, opțiunea Arhivă pentru toată lumea nu va fi afișată.

  

  Pentru a arhiva o singură notificare, faceți clic pe o bifă verde lângă aceasta sau extindeți-o, apoi selectați una dintre opțiunile de arhivare.

  

  Dacă ați arhivat o notificare din greșeală, o puteți restaura oricând din filaArhivate. Aici aveți aceleași opțiuni ca și pentru arhivare: Restore for me (Restorează pentru mine ) și Restore for everyone (Restorează pentru toată lumea). Puteți face acest lucru fie individual, fie în bloc. Notificarea va reveni apoi în fila To-do (De făcut).

  

Filtrați notificările

Filtrele vă ajută să restrângeți lista de notificări. De exemplu, găsiți toate notificările referitoare la facturile plătite de toți clienții.

Pentru a filtra o listă de notificări:

1. Faceți clic pe Filtru.

2. Utilizați filtrarea după numele contului, intervalul de timp și/sau tipul de notificare: facturi, documente, e-mailuri, sarcini, organizatori, chat-uri, semnături, propuneri, conturi noi, locuri de muncă, mențiuni, solicitări ale clienților, SMS-uri, setări de cont (notificări despre acțiuni în masă cu autentificare, notificare și sincronizare e-mail pentru conturi) și notificări de sistem. Selectați unul sau mai multe filtre. 

3. Faceți clic pe Aplicați. Filtrele selectate rămân aceleași atunci când părăsiți și redeschideți Inbox+.

Puteți reseta setările filtrului sau, dimpotrivă, le puteți salva ca șablon. 

Notificări privind comunicarea cu clienții

Notificări prin e-mail

Membrii echipei care au acces la contul unui client primesc o notificare în Inbox+ când un client trimite un e-mail nou către firma dvs. sau răspunde la un thread existent. Rețineți că e-mailul trebuie sincronizat , altfel notificările prin e-mail nu vor fi disponibile. 

Notificarea include:

• Link cont client
• Membru al echipei și e-mailuri de contact
• Text e-mail
• Anexe, dacă este cazul

De asemenea, puteți:

• Creați sarcini din e-mail: Aflați mai multe aici .

• Salvați un atașament în documentele clientului: plasați cursorul mouse-ului peste miniatura fișierului, faceți clic pe pictograma de salvare, apoi încărcați. De asemenea, puteți salva automat atașamentele pe care clienții vi le trimit prin e-mail.

• Atribuie membru echipei: Fă clic pe câmpul destinatarului și selectează un membru al echipei din listă. Aflați mai multe aici .

Notificări chat client

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ pentru răspunsurile la discuții legate de conturile la care au acces sau pentru sarcinile finalizate ale clienților. O notificare include:

• Tipul evenimentului (cineva a răspuns într-o discuție sau a completat lista de sarcini)
• Numele chat-ului și link-ul către subiect.
• Numele persoanei care a actualizat subiectul.

Extindeți caseta de notificare pentru a vedea ultimul mesaj din firul de discuție și autorul acestuia. De asemenea, puteți atribui un membru al echipei firului de discuție: faceți clic pe câmpul „Persoană desemnată” și selectați un membru al echipei din listă. Aflați mai multe aici .

Se afișează o singură notificare pentru fiecare fir de discuție. Când apare un mesaj nou într-un fir de discuție, notificarea este actualizată și se mută în partea de sus. Pentru a vizualiza cel mai recent mesaj și a răspunde la acesta, faceți clic pe numele firului de discuție sau pe linkul Mergi la...

Notificări prin SMS

Membrii echipei primesc notificări:

• Atunci când un client trimite firmei dvs. un SMS nou.
• Ori de câte ori un membru al echipei trimite un SMS nou către un cont de client pe care îl puteți accesa.
• Când trimiterea masivă de SMS-uri este finalizată. Veți vedea câte SMS-uri au fost trimise și câte au eșuat. De asemenea, puteți descărca fișierul CSV cu pista de audit completă pentru această trimitere masivă.
• De fiecare dată când un contact necunoscut trimite un SMS nou către firma dvs., acesta conține textul SMS-ului și numărul de telefon al expeditorului, iar dvs. veți fi invitat să creați un contact nou.
• Dacă trimiterea unui SMS eșuează.

Dacă urmăriți un cont și contactul asociat este conectat la un alt cont pe care nu îl urmăriți, veți primi notificări SMS pentru ambele conturi.

O notificare include:

• Tipul evenimentului (cineva a trimis un SMS nou sau a răspuns la SMS-ul dvs.)
• Numele contului, numele persoanei de contact și linkul către firul SMS
• Numărul de telefon al expeditorului (pentru non-contacte).

Extindeți caseta de notificări pentru a vedea ultimul SMS din firul de discuție și expeditorul acestuia. De aici, puteți accesa firul de discuție SMS pentru a trimite un răspuns. De asemenea, puteți atribui un membru al echipei firului de discuție: faceți clic pe câmpul destinatarului și selectați un membru al echipei din listă. Aflați mai multe aici .

Un fir SMS are întotdeauna o notificare corespunzătoare (se actualizează pe măsură ce apar evenimente noi). Când cineva răspunde la un fir SMS, notificarea corespunzătoare este actualizată și mutată în partea de sus.

Notificări privind atribuirea firului

Când un membru al echipei îți atribuie un fir de discuție , primești o Inbox+ în acest sens. De aici, poți accesa firul de discuție pentru a vizualiza detaliile.

Notificări chat de echipă

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ când sunt @menționați în canalele de chat ale echipei. O notificare include:

• Numele membrului echipei care te-a menționat
• Numele canalului

Puteți accesa canalul pentru a trimite un răspuns direct din notificare.

De asemenea, puteți configura notificări sonore și în browser pentru activitatea de chat a echipei, pentru a vă asigura că nu ratați actualizări importante chiar și atunci când nu sunteți activ în TaxDome.

Notificări privind cererile clienților

Membrii echipei primesc notificări despre cererile clienților finalizate de clienții pe care îi urmăresc. 

Notificarea include:

• Contul către care a fost trimisă solicitarea.
• Tipul evenimentului (transmis).
• Linkul de solicitare.

De aici, puteți merge direct la contul clientului sau la pagina de cerere.

Notificări privind facturile

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ când:

• Factura este scadentă
• Factura este plătită integral sau parțial
• Clientul a efectuat o plată în avans

Ei o primesc pentru toate conturile la care au acces. Notificarea include tipul evenimentului și numele clientului. Amplasați caseta de notificare pentru a vedea numărul și starea facturii. De aici, puteți merge la factură și la cont. Facturile sunt grupate în funcție de cont, dată și stare generală (plătite sau neplătite). Astfel, dacă două facturi pentru un client sunt scadente în aceeași zi, acestea sunt afișate într-o singură casetă de notificare.

Notificări privind documentele

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ despre toate evenimentele care au loc cu documentele conturilor la care au acces. Notificarea include descrierea evenimentului, documentul în sine și numele clientului.

Sunteți notificat când:

• Un client deschide un document pentru prima dată
• Un client încarcă documente
• Un client semnează documentele sau optează să nu le semneze
• Un client aprobă/dezaprobă documentele
• Un client face clic pe „Încărcare finalizată” în portalul pentru clienți.
• IRS transcrierile sunt descărcate

Amplasați caseta de notificare pentru a accesa atașamentul (atașamentele). De aici, puteți merge direct la cont și la documente.

Notificări privind sarcinile

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ despre:

• Sarcini noi atribuite acestora
• Sarcini scadente în 3 zile
• Actualizări făcute de alți membri ai echipei - doar persoanele cărora li se atribuie sarcini primesc aceste notificări

Amplasați caseta de notificare pentru a vedea mai multe detalii. De aici, puteți merge direct la sarcină și la cont. Notificarea include:

• Descrierea evenimentului

• Legătura dintre sarcini

• Zilele de începere și de scadență, dacă acestea sunt stabilite

• Contul pentru care este atribuită sarcina

• Toți cesionarii

• Starea sarcinii

  

Notificări organizator

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ despre organizatorii creați de clienții dvs. și de alți membri ai echipei și despre organizatorii completați de clienții dvs. Dacă sunteți proprietarul unei firme, veți primi, de asemenea, notificări cu privire la organizatoarele trimise de membrii echipei dvs. Notificările includ:

• Tipul de eveniment
• Actorul evenimentului (un anumit client sau membru al echipei)
• Linkul organizatorului

De aici, puteți merge direct la contul clientului sau la organizator.

Notificări semnate

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ cu privire la toate evenimentele legate de semnătură care au loc cu conturile la care au acces. Notificările includ:

• Tipul de eveniment
• Documentul aferent
• Lista de verificare a semnatarilor - de exemplu, atunci când unul dintre cei trei semnatari semnează documentul, numele său este tăiat

Sunteți notificat când:

• Clientul semnează documentele sau optează să nu le semneze
• Proprietarul firmei sau un membru al echipei anulează o semnătură pentru un cont pe care îl urmăriți.

Amplasați caseta de notificare pentru a vedea cine a semnat deja. Din notificare, puteți merge direct la cont, contact și document.

Notificări privind propunerile

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ cu privire la propunerile semnate pentru conturile la care au acces. De asemenea, ei sunt notificați atunci când toate contactele nesemnate sunt eliminate, iar propunerea este semnată automat. Notificarea include:

• Propunerea
• Lista de verificare a semnatarilor - de exemplu, atunci când unul dintre cei trei semnatari semnează documentul, numele său este tăiat

Amplasați caseta de notificare pentru a vedea cine a semnat deja și propunerea atașată. Din notificare, puteți merge direct la cont, contact și propunere.

Notificări privind livrarea declarațiilor fiscale

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ un client vizualizează declarația fiscală pentru conturile la care au acces. Extindeți caseta de notificare pentru a vedea detaliile documentului. Din notificare, puteți accesa direct documentul și contul.

Când o declarație fiscală include o cerere de semnătură sau o factură asociată, veți primi și:

• Notificare semnătură — atunci când clientul semnează documentele declarației fiscale sau renunță la semnătură.
• Notificare factură — atunci când clientul plătește o factură legată de pachetul de livrare a declarației fiscale.

Notificări privind conturile noi

Proprietarii firmelor primesc notificări în Inbox+ cu privire la toate conturile nou înregistrate și la răspunsurile lor la formular, dacă acestea răspund la formular. Notificarea include numele și link-ul contului și răspunsul la formular. De aici, puteți merge la cont. Amplasați caseta de notificare pentru a vedea răspunsul la formular. 

Notificări privind locurile de muncă

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ atunci când sarcinile programate sunt adăugate la un pipeline sau când adăugarea unei sarcini la un pipeline eșuează din orice motiv. Notificarea include:

• Tipul de eveniment
• Conducta 
• Contul
• Motivul eșecului

Extindeți caseta de notificări pentru a vedea lista de sarcini și conturi. De aici, puteți accesa pipeline-ul, sarcina și contul. Dacă adăugarea unei sarcini eșuează, extindeți caseta de notificări, faceți clic pe Editați pipeline-ul și încercați să rezolvați problema .

Notificări menționate

Membrii echipei primesc notificări în Inbox+ alți membri ai echipei îi etichetează. Această funcție este utilă atunci când doriți să colaborați sau să discutați ceva cu ei, dar nu doriți să le atribuiți sarcini. Extindeți caseta de notificări pentru a vedea mesajul cu mențiunea și expeditorul acestuia. De aici, puteți accesa mesajul în care ați fost menționat și puteți obține mai multe detalii. Aflați mai multe despre cum funcționează mențiunile .

Notificări privind contabilitatea

Pentru a lucra cu tranzacțiile contabile ale clientului, trebuie să sincronizați contul clientului cu QuickBooks . Veți primi o Inbox+ odată ce contul a fost conectat cu succes.

În timp ce lucrați la tranzacțiile contabile ale clienților, puteți primi notificări despre răspunsurile la tranzacțiile noi . Aceste notificări sosesc zilnic prin e-mail sau Inbox+ 9:00 și includ:

• Numărul de răspunsuri primite de la clienți în ultimele 24 de ore
• Numărul total de răspunsuri în așteptare pentru revizuire
• Cinci răspunsuri recente cu linkuri care vă duc direct la tabelul tranzacțiilor, filtrate pentru a afișa tranzacțiile cu răspunsuri

Deoarece fiecare notificare este personalizată în funcție de permisiunile de acces ale clientului, aceasta nu poate fi arhivată pentru toți membrii echipei .

Marketplace notificări

Proprietarii firmelor primesc notificări în Inbox+ atunci când orice membru al echipei descarcă un șablon din Marketplace.

De aici, puteți merge la biblioteca de șabloane a firmei.

Notificări de sistem

Notificările de sistem apar atunci când apare o eroare, inclusiv eșecul unei sarcini, eșecul trimiterii unui e-mail/mesaj de chat, eșecul creării/alocării unei entități și eșecul notificărilor de plată. În plus față de erori, angajații care au permisiunea de a aloca colegi de echipă primesc notificări de sistem atunci când un membru al echipei solicită acces la un cont . De asemenea, notificările de sistem includ notificări privind setările contului .  

Pentru a vizualiza toate notificările de sistem din Inbox+, aplicați filtrul Sistem (pentru instrucțiuni detaliate, consultați filtrarea notificărilor ) . Aflați cum să depanați notificările de sistem aici . Pentru depanarea eșecurilor de lucru, consultați articolul corespunzător .

Uneori, notificarea în sine oferă modalități de rezolvare a problemei. De exemplu, o notificare de e-mail eșuată poate sugera accesarea setărilor de sincronizare a e-mailurilor sau retrimiterea e-mailului.

Notificări privind setările contului

Notificările privind configurarea contului includ rapoarte succinte privind operațiunile în bloc cu opțiunile de conectare, notificare și sincronizare e-mail . Odată ce o operațiune este finalizată, veți primi o notificare care conține următoarele informații:

• Lista operațiunilor finalizate (de exemplu, Notificare: Activare pentru toate contactele)

• Informații sumare:

  • numărul total de conturi
  • numărul de operațiuni reușite
  • numărul de operațiuni eșuate

Pictograma din bara de operații din stânga va varia în funcție de succesul (tastă albastră) sau eșecul (semn de exclamare roșu) operației.

Dacă operațiunile au fost executate cu erori, puteți descărca un fișier CSV care enumeră conturile pentru care operațiunea nu a fost executată, împreună cu motivele.