Permisiuni pentru documente și foldere

Sistemul sofisticat de permisiuni TaxDomeoferă flexibilitate și securitate fără egal flux de lucru dvs. flux de lucru documente. Puteți gestiona accesul la documente fie la nivel de folder, fie la nivel de document, acordând permisiuni implicite sau individuale.

Niveluri de permisiuni

Diferitele niveluri de permisiuni permit firmelor să mențină controlul asupra persoanelor care pot vizualiza, edita sau gestiona anumite documente. Acest lucru este esențial pentru protejarea informațiilor sensibile și eficientizarea colaborării atât în cadrul echipei, cât și cu clienții.

Există trei niveluri de permisiuni:

• Nimeni nu ascunde elementul de membrul echipei sau de client.
• Vizualizarea permite membrilor echipei sau clienților să vadă elementul, dar nu și să îl editeze, să îl șteargă sau să încarce elemente în foldere.
• Funcția Editare permite membrilor echipei sau clienților să editeze, să șteargă și să încarce elemente în foldere.

Moștenirea permisiunilor

Accesul la un folder de nivel superior este moștenit automat de toate subfolderele și documentele sale. Dacă un document este mutat într-un alt folder, acesta preia permisiunile noului folder.

Permisiunile individuale au prioritate față de setările implicite și vă permit să personalizați accesul pentru fiecare document sau folder în parte pentru membrii echipei și clienți. Setările de permisiuni individuale aplicate unui document specific nu afectează setările de acces ale altor documente din același folder.

Unde găsiți informații despre permisiuni

Puteți vizualiza permisiunile documentelor în următoarele secțiuni:

• Documente > Documente client > Documente
• Clienți > Conturi > Documente

În tabel, veți vedea coloana Permisiuni individuale, iar coloana din dreapta acesteia afișează nivelul de acces implicit.

Semnificația pictogramelor

Permisiuni individuale Icoana apare dacă permisiunile implicite au fost modificate pentru membrii echipei sau clienți. Dacă nu există excepții, Permisiuni individuale coloana va fi goală.

Clientul poate vizualiza și edita. Documentele din aceste foldere sunt partajate cu clienții: clienții le pot vizualiza, edita și șterge sau le pot muta în alte foldere.

Clientul poate vizualiza. Documentele din aceste foldere sunt partajate cu clienții: aceștia le pot vizualiza, dar nu le pot șterge, edita sau gestiona.

Privat. Documentele din aceste foldere nu sunt vizibile pentru clienți. Un folder privat este un loc sigur pentru stocarea materialelor legate de clienți pe care aceștia nu trebuie neapărat să le vadă.

Permisiuni implicite

Permisiunea este determinată în principal de structura folderelor și de atribuirea conturilor. Iată cum funcționează accesul implicit:

Permisiunile implicite ale clienților

Accesul implicit la documente pentru un client este întotdeauna determinat de tipul folderului de nivel superior în care este plasat documentul. Fiecare folder de nivel superior pe care îl creați are permisiuni implicite de acces la documente, care sunt moștenite de toate subfolderele și documentele plasate în interiorul acestuia.

Proprietarul firmei, administratorul și membrii echipei cărora li s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea documentelorpot crea foldere de nivel superior, pot aplica șabloane de foldere și pot muta documente între foldere pentru a acorda acces implicit unui client.

Notă

Fiecare cont de client trebuie să aibă cel puțin un folder cu Clientul poate vizualiza și edita nivel de acces. Acest folder se numește Documente încărcate de client în mod implicit și este codificat cu acest nume și nivel de acces exact. Îl puteți redenumi, dar nu îl puteți șterge. Dacă acest folder este redenumit — fie într-un șablon, fie într-un cont de client — nu va fi recunoscut ca fiind același folder la aplicarea șabloanelor. Pentru ca folderele să se poată îmbina, atât numele, cât și nivelul de acces trebuie să corespundă exact.

Permisiunile implicite ale membrilor echipei

Proprietarii și administratorii firmei au, în mod implicit, acces complet la toate folderele și documentele din portal. De asemenea, aceștia pot gestiona drepturile de acces la documente pentru toți clienții și membrii echipei.

Accesul membrilor echipei la documente și foldere este controlat prin setările de acces furnizate de proprietarul firmei sau de administrator.

• Membrii echipei care nu au permisiuni speciale pot vizualiza documentele numai pentru clienții care le-au fost alocați , dar nu pot crea sau gestiona foldere sau fișiere.
• Membrii echipei care au permisiunea Gestionare documente pot crea foldere și încărca documente pentru clienții care le-au fost alocați, precum și aplica șabloane de foldere .
• Membrii echipei care au permisiunea Vizualizare toate conturile pot vizualiza și gestiona documentele și folderele tuturor clienților, nu doar ale celor care le-au fost alocați.
• Membrul echipei cu permisiunea de a atribui membri echipei poate atribui clienți membrilor echipei și astfel le poate acorda acces la vizualizarea documentelor acestora.

Permisiuni individuale

Permisiunile individuale vă permit să lucrați cu documente într-un mod și mai flexibil și eficient:

• Acordați sau restricționați accesul anumitor utilizatori, indiferent de structura folderelor.
• Gestionați cazuri unice fără a modifica organizarea generală a folderelor.

Acordând permisiunea individuală, puteți:

• Acordați unui membru al echipei sau unui client acces la un singur document, chiar dacă aceștia nu au acces la întregul folder.
• Ascundeți un document specific de un client, chiar dacă acesta se află într-un folder vizibil.
• Partajați un document din folderul dvs. privat cu un client fără a-l muta.

Cum să acordați permisiuni individuale clienților și membrilor echipei

Notă

Numai proprietarii și administratorii firmei pot acorda sau revoca permisiuni individuale.

1. Accesați secțiunea Documente, fie din paginaClienți > Conturi, fie din Documente > Documente clienți.

2. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă document sau folder și selectați Gestionați permisiunile.

3. Alegeți dacă doriți să modificați permisiunile pentru membrii echipei dvs. sau pentru client, trecând la fila corespunzătoare.

4. Selectați persoana ale cărei permisiuni doriți să le editați. Puteți actualiza permisiunile pentru o singură persoană sau puteți aplica modificările în bloc.

5. Alegeți nivelul de acces dorit: Vizualizare, Editare sau Niciunul.

6. Faceți clic pe Save (Salvare).

Cum să revocați permisiunile individuale

1. Accesați secțiunea Documente, fie din paginaClienți > Conturi, fie din Documente > Documente clienți.

2. Faceți clic pe cele trei puncte de lângă document sau folder și selectați Gestionați permisiunile.

3. Alegeți dacă doriți să modificați permisiunile pentru membrii echipei dvs. sau pentru client, trecând la fila corespunzătoare.

4. Selectați persoana ale cărei permisiuni doriți să le revocați. Puteți actualiza permisiunile pentru o singură persoană sau puteți aplica modificările în bloc.

5. Alegeți Resetare la valorile implicite.

6. Faceți clic pe Save (Salvare).

Share

Link copiat