Actualizarea automată a statutului față de client

Lasă-ți canalizările să facă treaba în locul tău: automatizează actualizarea statutului postului de lucru pentru clienți în orice etapă a canalizării. 

De exemplu, dacă primiți documente de la clientul dvs. și începeți să lucrați cu acestea, starea lucrării orientate către client se va schimba automat în „În curs” . Apoi, când terminați schița și trimiteți documentele clientului pentru revizuire, starea se va schimba în „În revizuire” . În acest fel, clienții dvs. vor ști imediat ce se conectează la portalul clientului.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Pasul 1. Creați statusuri pentru clienți

Before adding the automation , you must decide which client-facing job statuses you want to assign automatically. You may not want your clients to see updates corresponding to all stages. So, first, review the pipeline you will work with and define the statuses you want to display to clients. These could be different from the stages you have in your pipelines. For example, you can include steps like: Waiting for docs, Preparing and In review.

To edit the list of statuses, go to Templates > Firm templates from the left menu bar and select Client-facing job statuses. Review the statuses there and decide whether to edit them and their descriptions or create new statuses .

Pasul 2. Adăugați automatizările de actualizare a stării față de client la pipeline

It’s time to decide how the statuses will change by adding the Update client-facing status automation to pipeline stages. For each of them:

1. Decideți dacă statutul față de client trebuie să fie vizibil sau ascuns
2. Dacă este vizibil, selectați statutul față de client pe care doriți să îl afișați în această etapă sau creați un nou statut.
3. Modificați descrierea dacă doriți să o adaptați la această conductă specială. 

Repetați pentru automatizările din fiecare etapă, apoi salvați conducta.

Dacă există etape pentru care nu este adăugată automatizarea actualizării stării orientate către client , setările stării orientate către client rămân aceleași ca în etapa anterioară. Prin urmare, se recomandă adăugarea automatizării pentru fiecare etapă pentru a evita greșelile. 

Notă

Pentru Actualizarea statutului față de client automatizare, nu contează dacă locuri de muncă în mutarea auto este activat pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Pasul 3. Afișați starea față de client pe fișele de lucru

Pentru a înțelege în mod clar când se schimbă starea afișată a unui client, adăugați-o la fișa de lucru. 

To do so, access the pipeline settings , then toggle on the Client-facing status in the Job card fields section.

Notă

Acest câmp nu va apărea pe fișa de job dacă este ascunsă funcționalitatea orientată spre client pentru o etapă.

Afișați și ascundeți starea față de client atunci când mutați sau adăugați lucrări

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând:

• Dacă starea față de client trebuie să fie afișată sau ascunsă atunci când vă mutați manual lucrările.
• Care trebuie să fie atribuit clientului la adăugarea manuală a unei lucrări

Dacă există o automatizare de actualizare a stării jobului orientat către client creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Puteți selecta dacă doriți să afișați sau să ascundeți starea orientată către client care a fost setată în automatizare.

Also, you can see the assigned status from the kanban view and show or hide the status by editing a job card on the spot. 

Note that if you automatically assign client-facing status using a job template , the template settings will be applied, and then you will be asked if you want to apply the automation.

Cum arată pentru clienții dumneavoastră

Odată ce proiectul intră în etapele inițiale, statusurile pentru clienți sunt actualizate în mod corespunzător. Clientul dumneavoastră îl va vedea împreună cu descrierea sa în secțiunea Lucrări în curs de desfășurare de pe pagina principală a portalului pentru clienți și în aplicația mobilă.

If you want to see how exactly your client sees it, log into their account in read-only view .

Share

Link copiat