Actualizarea automată a statutului față de client

Lasă-ți canalizările să facă treaba în locul tău: automatizează actualizarea statutului postului de lucru pentru clienți în orice etapă a canalizării. 

De exemplu, dacă primiți documente de la clientul dvs. și începeți să lucrați cu acestea, starea lucrării orientate către client se va schimba automat în „În curs” . Apoi, când terminați schița și trimiteți documentele clientului pentru revizuire, starea se va schimba în „În revizuire” . În acest fel, clienții dvs. vor ști imediat ce se conectează la portalul clientului.

În acest articol, veți afla cum să configurați această automatizare în etapele procesului, dar această abordare se aplică și configurării acestei automatizări în stările personalizate ale sarcinilor .

Pasul 1. Creați statusuri pentru clienți

Înainte de a adăuga automatizarea , trebuie să decideți ce stări ale sarcinilor orientate către clienți doriți să atribuiți automat. Este posibil să nu doriți ca clienții dvs. să vadă actualizări corespunzătoare tuturor etapelor. Așadar, mai întâi, revizuiți fluxul de lucru cu care veți lucra și definiți stările pe care doriți să le afișați clienților. Acestea pot fi diferite de etapele pe care le aveți în fluxurile de lucru. De exemplu, puteți include pași precum: Așteptare documente, Pregătire și În revizuire.

Pentru a edita lista de stări, accesați Șabloane > Șabloane firme din bara de meniu din stânga și selectați Stări de lucru vizibile pentru clienți. Verificați stările de acolo și decideți dacă doriți să le editați și descrierile lor sau să creați stări noi .

Pasul 2. Adăugați automatizările de actualizare a stării față de client la pipeline

Este timpul să decideți cum se vor modifica stările prin adăugarea automatizării actualizării stării orientate către clientla etapele pipeline-ului. Pentru fiecare dintre ele:

1. Decideți dacă statutul față de client trebuie să fie vizibil sau ascuns
2. Dacă este vizibil, selectați statutul față de client pe care doriți să îl afișați în această etapă sau creați un nou statut.
3. Modificați descrierea dacă doriți să o adaptați la această conductă specială. 

Repetați pentru automatizările din fiecare etapă, apoi salvați conducta.

Dacă există etape pentru care nu este adăugată automatizarea actualizării stării orientate către client , setările stării orientate către client rămân aceleași ca în etapa anterioară. Prin urmare, se recomandă adăugarea automatizării pentru fiecare etapă pentru a evita greșelile. 

Notă

Pentru Actualizarea statutului față de client automatizare, nu contează dacă locuri de muncă în mutarea auto este activat pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a fi finalizată. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Pasul 3. Afișați starea față de client pe fișele de lucru

Pentru a înțelege în mod clar când se schimbă starea afișată a unui client, adăugați-o la fișa de lucru. 

Pentru a face acest lucru, accesați setările canalului , apoi activați starea „Client-facing” (Orientat către client) în secțiunea „Job card fields” (Câmpuri card de lucru).

Notă

Acest câmp nu va apărea pe fișa de job dacă este ascunsă funcționalitatea orientată spre client pentru o etapă.

Afișați și ascundeți starea față de client atunci când mutați sau adăugați lucrări

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând:

• Dacă starea față de client trebuie să fie afișată sau ascunsă atunci când vă mutați manual lucrările.
• Care trebuie să fie atribuit clientului la adăugarea manuală a unei lucrări

Dacă există o automatizare de actualizare a stării jobului orientat către client creată în cadrul unei etape selectate în care mutați joburile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Puteți selecta dacă doriți să afișați sau să ascundeți starea orientată către client care a fost setată în automatizare.

De asemenea, puteți vedea starea atribuită din vizualizarea kanban și puteți afișa sau ascunde starea prin editarea unei fișe de lucru pe loc. 

Rețineți că, dacă atribuiți automat statutul de „în relație cu clientul” utilizând un șablon de sarcină , setările șablonului vor fi aplicate, iar apoi vi se va cere dacă doriți să aplicați automatizarea.

Cum arată pentru clienții dumneavoastră

Odată ce proiectul intră în etapele inițiale, statusurile pentru clienți sunt actualizate în mod corespunzător. Clientul dumneavoastră îl va vedea împreună cu descrierea sa în secțiunea Lucrări în curs de desfășurare de pe pagina principală a portalului pentru clienți și în aplicația mobilă.

Dacă doriți să vedeți exact cum îl vede clientul dvs., conectați-vă la contul său în modul de vizualizare numai pentru citire .

Share

Link copiat