Exemple de automatizare (avansat): Actualizarea statutului față de client

Lasă-ți canalizările să facă treaba în locul tău: automatizează actualizarea statutului postului de lucru pentru clienți în orice etapă a canalizării. 

De exemplu, dacă primiți documente de la clientul dumneavoastră și începeți să lucrați cu acestea, statutul lucrării pentru client se va schimba automat în " În curs". Apoi, când terminați proiectul și trimiteți documentele clientului pentru revizuire, statutul se va schimba în În revizuire. În acest fel, clienții dvs. vor ști imediat ce se întâmplă, odată ce se conectează la portalul pentru clienți.

Acoperit aici:

• Pasul 1. Creați statusuri pentru clienți
• Pasul 2. Adăugați automatizările de actualizare a stării față de client la pipeline
• Pasul 3. Afișați starea față de client pe fișele de lucru
• Afișați și ascundeți starea față de client atunci când mutați sau adăugați lucrări
• Cum arată pentru clienții dumneavoastră

Pasul 1. Creați statusuri pentru clienți

Înainte de a adăuga automatizarea, trebuie să decideți ce stări ale posturilor de lucru pentru clienți doriți să atribuiți automat. Este posibil să nu doriți ca clienții dvs. să vadă actualizările corespunzătoare tuturor etapelor. Așadar, mai întâi, analizați pipeline-ul cu care veți lucra și definiți statusurile pe care doriți să le afișați clienților. Acestea ar putea fi diferite de etapele pe care le aveți în pipeline-urile dumneavoastră. De exemplu, puteți include etape de genul: În așteptare pentru documente, În pregătire și În curs de revizuire.

Pentru a edita lista de statusuri, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga și selectați Statusuri de lucru pentru clienți. Examinați statutele de acolo și decideți dacă doriți să le editați și să le modificați, precum și descrierile acestora, sau să creați statute noi.

Pasul 2. Adăugați automatizările de actualizare a stării față de client la pipeline

Este timpul să decideți cum se vor schimba stările prin adăugarea automatizării actualizării stării față de client la etapele pipeline-ului. Pentru fiecare dintre ele:

1. Decideți dacă statutul față de client trebuie să fie vizibil sau ascuns
2. Dacă este vizibil, selectați statutul față de client pe care doriți să îl afișați în această etapă sau creați un nou statut.
3. Modificați descrierea dacă doriți să o adaptați la această conductă specială. 

Repetați pentru automatizările din fiecare etapă, apoi salvați conducta.

În cazul în care există etape pentru care nu se adaugă automatizarea actualizării statutului față în față cu clientul, setările privind statutul față în față cu clientul rămân la fel ca în etapa anterioară. Așadar, se recomandă adăugarea automatizării pentru fiecare etapă pentru a evita greșelile. 

Notă! Pentru actualizarea automatizării stării de actualizare a statutului față de client, nu contează dacă este activată opțiunea de automatizare a lucrărilor pentru etapa respectivă. Automatizarea este declanșată automat și nu are nevoie de acțiuni din partea clientului sau a firmei pentru a se finaliza. De asemenea, niciun element nu este legat de lucrare atunci când este declanșată automatizarea.

Pasul 3. Afișați starea față de client pe fișele de lucru

Pentru a înțelege în mod clar când se schimbă starea afișată a unui client, adăugați-o la fișa de lucru. 

Pentru a face acest lucru, accesați setările pipeline-ului, apoi activați statutul "Client-facing status " în secțiunea Job card fields (Câmpuri pentru fișa de lucru ).

Notă! Acest câmp nu va apărea pe fișa postului dacă este ascunsă orientarea către client pentru o etapă.

Afișați și ascundeți starea față de client atunci când mutați sau adăugați lucrări

Opțiunile pe care le alegeți în setările conductei sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți decide oricând:

• Dacă starea față de client trebuie să fie afișată sau ascunsă atunci când vă mutați manual lucrările.
• Care trebuie să fie atribuit clientului la adăugarea manuală a unei lucrări

Dacă există o automatizare de actualizare a statutului postului orientată către client creată în cadrul unei etape selectate către care mutați posturile, aceasta este afișată într-o fereastră pop-up. Puteți selecta dacă să afișați sau să ascundeți statutul orientat către client care a fost setat în automatizare.

De asemenea, puteți vedea statutul atribuit din vizualizarea Kanban și puteți afișa sau ascunde statutul prin editarea pe loc a unei fișe de lucru. 

Rețineți că, dacă atribuiți automat statutul de client utilizând un șablon de post, se vor aplica setările șablonului, iar apoi veți fi întrebat dacă doriți să aplicați automatizarea.

Cum arată pentru clienții dumneavoastră

Odată ce lucrarea intră în etapele de lucru, statusurile pentru clienți sunt actualizate în consecință. Clientul dvs. îl va vedea și descrierea acestuia în secțiunea Lucrări în curs de desfășurare de pe pagina principală a portalului pentru clienți și în aplicația mobilă.

Dacă doriți să vedeți cum anume vede clientul dumneavoastră, intrați în contul acestuia în vizualizare doar pentru citire.