Urmăriți primirea documentelor și termenele interne pentru sarcini

Păstrați-vă organizarea și respectați termenele limită urmărind momentul sosirii documentelor și stabilind obiective interne de finalizare. Acest articol prezintă noile câmpuri „Data primirii ” și „Termenul limită intern” din fișele de lucru și modul în care le puteți utiliza eficient în flux de lucru dvs. flux de lucru.

Ce sunt datele limită de înscriere și termenele interne?

Noile câmpuri de date vă ajută să urmăriți două etape importante pentru lucrările dvs.:

• Data preluării: Data la care primești efectiv de la client ceea ce ai nevoie și la care proiectul este cu adevărat gata să înceapă. Aceasta este diferită de data la care a fost creat proiectul sau de data la care ai contactat clientul pentru prima dată.
• Termenul limită intern: perioada de rezervă personală pe care o ai înainte de termenul oficial, care îți oferă timp să revizuiești lucrarea și să eviți agitația de ultim moment.

Aceste date funcționează independent de câmpurile „Data de începere ” și „Data de finalizare” din sarcini, oferindu-vă o monitorizare mai detaliată a flux de lucru . Ambele câmpuri sunt opționale și pot fi utilizate separat sau împreună, în funcție de nevoile dumneavoastră. Le puteți actualiza fie manual, fie automat.

De ce sunt importante pentru sezonul fiscal

Sezonul fiscal implică procesarea a sute sau mii de declarații cu complexitate variabilă. Aceste câmpuri vă ajută să urmăriți începutul efectiv al activității productive (când sosesc documentele) în comparație cu configurarea administrativă, oferindu-vă o vizibilitate mai clară asupra fluxului de lucru.

• flux de lucru mai bună flux de lucru : Faptul că știi când au sosit efectiv documentele te ajută să calculezi durata reală de procesare și să estimezi mai bine cât timp vor dura declarațiile similare în viitor. Poți identifica cu ușurință clienții care nu au furnizat încă documentele (câmpul „Data primirii” este gol) și să prioritizezi acțiunile de urmărire în consecință.

• Responsabilitate internă: Stabilirea unor termene interne mai devreme decât termenele clienților creează un interval de timp pentru verificarea calității, întrebările clienților și complicațiile neașteptate care apar frecvent în timpul pregătirii declarațiilor fiscale. Acest lucru reduce riscul apariției unor situații de urgență de ultim moment, care pot duce la erori sau la nerespectarea termenelor.

• Organizare consecventă: Utilizarea acestor date împreună cu automatizările vă ajută să organizați munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară de primire. Această abordare asigură echitatea și procesarea sistematică în cadrul echipei dvs.

În curând!

Aceste date nu sunt doar pentru urmărire — ele constituie baza pentru Prognoza de muncă. Sistemul le va utiliza pentru a arăta care sarcini sunt gata de începere, cât timp se estimează că va dura fiecare etapă și care sarcini sunt în grafic, respectiv care sunt în pericol. Astfel, termenele limită se transformă într-o vizualizare predictivă a volumului de muncă, astfel încât să puteți planifica capacitatea, să evitați blocajele și să respectați termenele limită ale clienților fără surprize.

Adăugați datele de primire și termenele interne la sarcini

Puteți seta aceste date atunci când creați noi locuri de muncă sau le editați pe cele existente:

1. Creați o nouă comandă sau deschideți una existentă.

2. În câmpul „Data primirii ”, selectați data la care ați primit documentele clientului.

3. În câmpul „Data limită internă ”, setați termenul-țintă intern de finalizare.

4. Salvați modificările.

Ambele câmpuri utilizează același format de selectare a datei ca și câmpurile „Data de începere ” și „Data de finalizare ”. Puteți seta date din trecut sau din viitor fără restricții, iar datele nu trebuie să respecte o anumită ordine.

Actualizarea în bloc a datelor de primire și a termenelor interne

Economisiți timp setând date pentru mai multe sarcini simultan folosind editarea în bloc:

1. Accesați flux de lucru Locuri de muncă.

2. Bifați casetele de selectare de lângă sarcinile pe care doriți să le actualizați.

3. Faceți clic pe „Editare” în meniul de acțiuni de deasupra tabelului.

4. În bara laterală de editare în bloc, setați data de primire și/sau data termenului limită intern.

5. Faceți clic Salvați pentru a aplica modificările la toate sarcinile selectate.

Operațiunea în bloc se execută în fundal, astfel încât datele pot apărea cu o întârziere în tabelul de sarcini după salvare.

Vizualizați posturile vacante în funcție de data de deschidere a candidaturilor și de termenele interne

Puteți vedea toate datele de admitere și termenele interne direct pe fișele de lucru din vizualizarea Kanban a canalului dvs. de lucru. Acest lucru este gestionat prin comutatoare în setările canalului de lucru ( acestea sunt activate în mod implicit).

Câmpurile „Data primirii ” și „Termenul limită intern” apar, de asemenea, sub formă de coloane în lista de sarcini, cu opțiuni de sortare și filtrare:

• Utilizați pictograma de setări din antetul tabelului pentru a ascunde/afișa aceste coloane sau pentru a le muta.
• Faceți clic pe orice antet al coloanei de date pentru a sorta joburile după data respectivă. Comutați între ordinea crescătoare (cea mai veche prima) și descrescătoare (cea mai recentă prima). Joburile cu câmpuri de date goale apar întotdeauna la sfârșitul listei sortate.

Filtrează ofertele de muncă după datele de începere și termenele limită interne

Pentru a filtra lista de sarcini după data primirii și/sau data limită internă:

1. Faceți clic Filtru deasupra listei de sarcini.

2. Selectați data de admitere sau data limită internă.

3. Alegeți dintre intervalele de date prestabilite, selectați opțiunea „Dată personalizată ” pentru date specifice sau utilizați opțiunea „Nesetat” pentru a găsi locuri de muncă fără date specificate.

4. Aplicați simultan mai multe filtre de date pentru liste precise de locuri de muncă.

Aflați mai multe despre filtrarea locurilor de muncă .

Utilizați datele de primire a cererilor și termenele interne în șabloanele de sarcini

Puteți seta date implicite în șabloanele de sarcini. Atunci când creați un șablon de sarcină, puteți stabili în prealabil reguli pentru „Data de scadență”, „Termenul limită intern” și celelalte câmpuri. Astfel, de fiecare dată când lansați o sarcină (cum ar fi „Declarația fiscală 2025”), sistemul completează automat intervalele de timp corespunzătoare.

Cum funcționează șabloanele cu aceste câmpuri de date:

• Puteți modifica datele înainte de salvare, dacă este necesar pentru anumite lucrări.
• Setați un șablon ca implicit pentru un pipeline, iar toate sarcinile noi vor include datele prestabilite.
• Utilizați șabloane de date în programele de lucru recurente pentru a asigura setarea consecventă a datelor.
• Vei actualiza totuși data primirii documentelor odată ce clientul le va furniza efectiv

Această abordare asigură coerența — de fiecare dată când creați o comandă, termenele limită corespunzătoare sunt deja stabilite. Apoi adăugați data primirii, atunci când sosesc documentele clientului.

Pentru a adăuga data primirii și data limită internă în șablonul postului:

1. Accesați secțiunea „Șabloane” > „Șabloane ale firmei” > fila „Locuri de muncă ”.

2. Faceți clic pe „Creați un șablon ” sau editați unul existent.

3. Setați valorile implicite pentru data de primire și termenul limită intern.

4. Salvați șablonul.

Automatizarea înregistrării cererilor și a actualizării termenelor interne

Puteți folosi automatizările pentru a actualiza aceste date fără a mai fi nevoie de introducerea manuală a datelor. De exemplu, atunci când un client își finalizează organizatorul, puteți seta automat data de preluare la ziua de azi. De asemenea, puteți lanșa actualizări succesive ale datelor: atunci când data de preluare este setată la ziua de azi, setați automat data termenului limită intern la 14 zile mai târziu. Această consecvență vă ajută să vă organizați munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară a preluării.

Apoi, aflați cum să actualizați automat datele posturilor .

Share

Link copiat