Urmăriți primirea documentelor și termenele interne pentru sarcini

Rămâneți organizat și respectați termenele limită urmărind momentul în care sosesc documentele și stabilind obiective interne de finalizare. Acest articol prezintă noile câmpuri „Data primirii” și „Termen limită intern” din fișele de lucru și modul în care le puteți utiliza în mod eficient în flux de lucru dvs. flux de lucru.

Ce sunt data de admitere și termenul limită intern?

Noile câmpuri de date vă ajută să urmăriți două etape importante pentru lucrările dvs.:

• Data preluării: Data la care primiți efectiv ceea ce aveți nevoie de la client și când proiectul este cu adevărat gata de începere. Aceasta este diferită de data la care a fost creat proiectul sau de data la care ați contactat clientul pentru prima dată.
• Termen intern: tamponul dvs. privat înainte de data oficială de expirare, care vă oferă timp pentru a revizui și a evita agitația de ultim moment.

Aceste date funcționează independent de câmpurile „Data de începere ” și „Data de finalizare” din sarcini, oferindu-vă o urmărire mai detaliată a flux de lucru . Ambele câmpuri sunt opționale și pot fi utilizate separat sau împreună, în funcție de nevoile dvs. Le puteți actualiza manual sau automat.

De ce sunt importante pentru sezonul fiscal

Sezonul fiscal implică procesarea a sute sau mii de declarații cu complexitate variabilă. Aceste câmpuri vă ajută să urmăriți începutul efectiv al activității productive (când sosesc documentele) în comparație cu configurarea administrativă, oferindu-vă o vizibilitate mai clară asupra fluxului de lucru.

• flux de lucru mai bună flux de lucru : știind când au sosit efectiv documentele, puteți calcula durata reală de procesare și estima mai bine cât timp vor dura returnările similare în viitor. Puteți identifica cu ușurință clienții care nu au furnizat încă documentele (data de primire goală) și puteți stabili prioritățile de urmărire în consecință.

• Responsabilitate internă: Stabilirea unor termene interne mai devreme decât termenele clienților creează un interval de timp pentru verificarea calității, întrebările clienților și complicațiile neașteptate care apar frecvent în timpul pregătirii declarațiilor fiscale. Acest lucru reduce riscul apariției unor situații de urgență de ultim moment, care pot duce la erori sau la nerespectarea termenelor.

• Organizare consecventă: Utilizarea acestor date împreună cu automatizările vă ajută să organizați munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară de primire. Această abordare asigură echitatea și procesarea sistematică în cadrul echipei dvs.

În curând!

Aceste date nu sunt doar pentru urmărire — ele constituie baza pentru Prognoza de muncă. Sistemul le va utiliza pentru a arăta care sarcini sunt gata de începere, cât timp se estimează că va dura fiecare etapă și care sarcini sunt în grafic, respectiv care sunt în pericol. Astfel, termenele limită se transformă într-o vizualizare predictivă a volumului de muncă, astfel încât să puteți planifica capacitatea, să evitați blocajele și să respectați termenele limită ale clienților fără surprize.

Adăugați data de primire și termenul limită intern la sarcini

Puteți seta aceste date atunci când creați noi locuri de muncă sau le editați pe cele existente:

1. Creați un nou job sau deschideți unul existent

2. În câmpul „Data primirii ”, selectați data la care ați primit documentele clientului.

3. În câmpul Termen intern, setați obiectivul intern de finalizare.

4. Salvați modificările

Ambele date utilizează același format de selectare a datei ca și câmpurile Data de începere și Data scadentă. Puteți seta date din trecut sau din viitor fără restricții și nu este necesar ca datele să respecte o ordine specifică.

Actualizați data de primire și termenul limită intern în bloc

Economisiți timp setând date pentru mai multe sarcini simultan folosind editarea în bloc:

1. Accesați flux de lucru Locuri de muncă

2. Bifați casetele de selectare de lângă joburile pe care doriți să le actualizați.

3. Faceți clic pe Editare în meniul de acțiuni de deasupra tabelului

4. În bara laterală de editare în bloc, setați data de admitere și/sau termenul limită intern.

5. Faceți clic Salvați pentru a aplica modificările la toate lucrările selectate.

Operațiunea în bloc se execută în fundal, astfel încât datele pot apărea cu o întârziere în tabelul de sarcini după salvare.

Vizualizați posturile disponibile în funcție de data de primire și termenul limită intern

Puteți vedea toate datele de admitere și termenele interne direct pe fișele de lucru din vizualizarea Kanban a canalului dvs. de lucru. Acest lucru este gestionat prin comutatoare în setările canalului de lucru ( acestea sunt activate în mod implicit).

Câmpurile „Data primirii ” și „Termen limită intern” apar, de asemenea, ca coloane în lista dvs. de sarcini, cu funcții de sortare și filtrare:

• Utilizați pictograma de setări din antetul tabelului pentru a ascunde/afișa aceste coloane sau pentru a le muta.
• Faceți clic pe orice antet al coloanei de date pentru a sorta joburile după data respectivă. Comutați între ordinea crescătoare (cea mai veche prima) și descrescătoare (cea mai recentă prima). Joburile cu câmpuri de date goale apar întotdeauna la sfârșitul listei sortate.

Filtrează joburile după data primirii și termenul limită intern

Pentru a filtra lista de sarcini după data de primire și/sau termenul limită intern:

1. Faceți clic pe Filtru deasupra listei de locuri de muncă

2. Selectați data de admitere sau termenul limită intern

3. Alegeți dintre intervalele de date prestabilite, selectați Data personalizată pentru date specifice sau utilizați Ne setat pentru a găsi joburile fără date.

4. Aplicați simultan mai multe filtre de date pentru liste precise de locuri de muncă.

Aflați mai multe despre filtrarea locurilor de muncă .

Utilizați data de primire și termenul limită intern în șabloanele de joburi

Puteți seta date implicite în șabloanele de sarcini . Când creați un șablon de sarcină, puteți preseta reguli pentru Data scadentă, Termenul limită intern și alte câmpuri. Astfel, de fiecare dată când lansați o sarcină (cum ar fi „Declarația fiscală 2025”), sistemul completează automat intervalele de timp corespunzătoare.

Cum funcționează șabloanele cu aceste câmpuri de date:

• Puteți modifica datele înainte de salvare, dacă este necesar pentru anumite lucrări.
• Setați un șablon ca implicit pentru un pipeline, iar toate sarcinile noi vor include datele prestabilite.
• Utilizați șabloane de date în programele de lucru recurente pentru a asigura setarea consecventă a datelor.
• Veți actualiza în continuare data de primire odată ce clientul furnizează efectiv documentele.

Această abordare asigură consecvența: de fiecare dată când creați o sarcină, termenele limită corespunzătoare sunt deja stabilite. Apoi adăugați data de primire atunci când documentele clientului ajung la dvs.

Pentru a adăuga data de primire și termenul limită intern la șablonul dvs. de lucru:

1. Accesați Șabloane > Șabloane firme > fila Locuri de muncă

2. Faceți clic pe Creați șablon sau editați unul existent

3. Setați valorile implicite pentru data de admitere și termenul limită intern.

4. Salvați șablonul

Automatizați actualizările datei de primire și ale termenului limită intern

Puteți utiliza automatizări pentru a actualiza aceste date fără introducerea manuală. De exemplu, când un client își finalizează agenda, puteți seta automat data de preluare la ziua de azi. De asemenea, puteți lega actualizările de date: când data de preluare este setată la ziua de azi, setați automat termenul limită intern la 14 zile mai târziu. Această consecvență vă ajută să organizați munca după principiul FIFO (primul intrat, primul ieșit), deoarece fiecare sarcină are o marcă temporală clară de preluare.

Apoi, aflați cum să actualizați automat datele posturilor .

Share

Link copiat