CRM (Avansat): Îmbinați contactele dublate

Contactele sunt considerate duplicate atunci când aveți mai multe contacte cu aceeași adresă de e-mail, număr de telefon și nume și nu există câmpuri contradictorii între ele. Dacă ajungeți să aveți liste duplicate, unificați-le fie automat, fie manual. Dacă fuzionați două sau mai multe contacte care sunt legate de conturi diferite, contactul rezultat va fi în continuare legat de acele conturi.

Acoperit aici:

• Ce contacte sunt marcate ca fiind duplicate
• Cum să actualizați cel mai bine informațiile de contact cu importuri suplimentare
• Cum să combinați automat contactele duplicate
• Cum să combinați manual contactele duplicate

Ce contacte sunt marcate ca fiind duplicate

Contactele sunt considerate duplicate atunci când toate câmpurile completate conțin aceleași date. Contactele sunt în continuare marcate ca fiind duplicate atunci când unul sau mai multe au mai puține câmpuri completate, atâta timp cât toate datele furnizate corespund.

În exemplul de mai jos, cele două contacte nu ar fi marcate ca fiind duplicate, deoarece datele lor nu corespund în totalitate.

Persoana de contact 1:

Prenume: Bob
Numele de familie: Smith
Nume de contact: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Contact 2:

Prenume: Bob
Numele de familie: Smith
Nume de contact: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444

Prenume: SAME
Numele de familie: SAME
Numele persoanei de contact: SAME
Telefon: DIFERIT

În exemplul de mai jos, cele două contacte vor fi marcate ca fiind duplicate, deoarece toate datele disponibile se potrivesc, chiar dacă prima are mai puține.

Contactul 1:

Prenume: Bob
Nume: Smith
Nume de contact: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Contact 2:

Prenume: Bob
Numele de familie: Smith
Nume de contact: Bob Smith
Telefon: (555) 555-555
Data nașterii: 8/1/1955
Adresă: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Cel mai bun moment pentru a suna: 8 p.m.

Prenume: SAME
Numele de familie: SAME
Nume de contact: SAME
Telefon: SAME
DOB: LIPSĂ PENTRU CONTACT 2
Adresă: LIPSĂ PENTRU CONTACTUL 2
Telefon 2: Lipsesc pentru contactul 2
Cel mai bun moment pentru a suna: LIPSĂ PENTRU CONTACTUL 2

Deși lipsesc unele date pentru contactul 2, toate datele disponibile se potrivesc cu cele ale contactului 1, astfel încât acestea sunt marcate ca fiind duplicate.

Cum să actualizați cel mai bine informațiile de contact cu importuri suplimentare

Dacă doriți să vă actualizați informațiile de contact cu un nou import, urmați aceste instrucțiuni:

1. Exportați contactele existente. Pentru aplicațiile utilizate în mod obișnuit, găsiți detalii aici.
2. Adăugați orice coloană suplimentară la foaia de calcul pentru informațiile pe care doriți să le includeți (de exemplu, DOB, adresa, numărul de telefon 2, sau cel mai bun moment pentru a suna).
3. Nu modificați coloanele existente. Consultați secțiunea Ce contacte sunt marcate ca fiind duplicate de mai sus pentru a vedea ce contacte nu vor fi fuzionate.
4. Importați contactele dvs. așa cum este descris aici. Mapați câmpurile exact cum ați făcut-o înainte, plus adăugați câmpurile noi.
5. Când ajungeți la etapa de legare a conturilor, nu selectați niciun câmp dacă nu doriți să legați contactele de conturi.
6. Odată ce importul este finalizat, veți vedea un raport de duplicate.
7. Faceți clic pe butonul MERGE DUPLICATES (Unificare duplicate ).
8. Dacă noile contacte sunt exact la fel ca vechile contacte - dar cu câmpuri suplimentare adăugate - acestea vor fuziona cu succes.

Cum să combinați automat contactele duplicate

Pentru a le unifica pe toate deodată:

Mergeți la secțiunea Clienți , deschideți fila Contacte, apoi faceți clic pe butonul COMBINARE DUPLICATURI. Butonul MERGE DUPLICATES va fi afișat numai dacă TaxDome a găsit dubluri (contactele dvs. sunt scanate din oră în oră pentru duplicat).

Pentru a le unifica una câte una:

1. Mergeți la Clienți, deschideți fila Contacte, apoi faceți clic pe numele unui contact din listă. Dacă TaxDome găsește o listă duplicată pentru un contact, în partea de jos a ferestrei glisante din dreapta se afișează o secțiune Duplicates (Dubluri ).

2. Faceți clic pe pictograma cu săgeată între paranteze din dreapta numelui duplicatului pentru a-l unifica. Toate câmpurile din lista duplicată sunt copiate în contactul principal, iar cel suplimentar este șters.

Atenție! Când fuzionați în acest mod, duplicatele nu trebuie să aibă câmpuri contradictorii, altfel veți pierde date.

Cum să combinați manual contactele duplicate

Dacă contactele dvs. au câmpuri contradictorii, dar le considerați în continuare duplicate, unificați-le manual.

Notă:

• Dacă unele dintre câmpurile de corespondență ale duplicatelor conțin date, selectați datele pe care doriți să le păstrați pentru contactul rezultat.
• În cazul în care câmpurile de corespondență ale duplicatelor conțin date diferite, selectați datele pe care doriți să le păstrați pentru contactul rezultat.
  
  De exemplu: Există trei contacte pentru aceeași persoană. În câmpul First Name (Prenume ), primul conține "Mike"; al doilea, "Michael"; iar al treilea, "M". Selectați prenumele pe care îl preferați pentru contactul fuzionat rezultat. După ce îl salvați, celelalte sunt șterse.
• În cazul în care oricare dintre contacte este legat de unul sau mai multe conturi de client, contactul rezultat este în continuare legat.
• La fuzionarea contactelor cu valori diferite în câmpurile personalizate multiselect dropdown, veți putea selecta ce date trebuie păstrate: valoarea pentru unul dintre conturi sau o uniune a tuturor valorilor.
• Odată ce contactele au fost fuzionate, ele nu mai pot fi dezmembrate. Cu toate acestea, puteți oricând să creați un nou contact.

Pentru a unifica contactele manual:

1. Mergeți la Clienți, deschideți fila Contacte , apoi selectați casetele de selectare din stânga contactelor pe care doriți să le unificați.

2. Faceți clic pe link-ul Merge selected (Îmbinare selectată ).

3. Veți vedea câmpurile pentru informațiile de contact ale persoanei. Examinați cu atenție fiecare câmp, făcând clic pe el și selectând informațiile pe care doriți să le păstrați.

4. Apoi faceți clic pe SALVARE.