Uniți contactele duplicate

Contactele sunt considerate duplicate atunci când aveți mai multe contacte cu aceeași adresă de e-mail, număr de telefon și nume și nu există câmpuri contradictorii între ele. Dacă ajungeți să aveți liste duplicate, unificați-le fie automat, fie manual. Dacă fuzionați două sau mai multe contacte care sunt legate de conturi diferite, contactul rezultat va fi în continuare legat de acele conturi.

Notă

Fuzionarea conturilor nu este disponibilă — puteți fuziona doar contactele.

Care contacte sunt marcate ca duplicate

Contactele sunt considerate duplicate atunci când toate câmpurile completate conțin aceleași date. Chiar dacă un contact are mai puține câmpuri completate, acesta va fi totuși considerat duplicat atâta timp cât datele existente se potrivesc. În exemplul de mai jos, cele două contacte nu sunt marcate ca duplicate deoarece datele lor nu se potrivesc în totalitate:

În exemplul de mai jos, cele două contacte ar fi marcate ca duplicate deoarece toate datele lor disponibile se potrivesc, chiar dacă prima are mai puține.

Cum să actualizați informațiile de contact utilizând importuri suplimentare

Când importați contacte dintr-un fișier CSV, TaxDome un contact nou pentru fiecare rând din fișier, chiar dacă în portalul dvs. există deja un contact cu aceleași informații. Drept urmare, importarea din nou a acelorași contacte sau importarea datelor care se suprapun cu contactele existente va crea duplicate.

Exemplu: Dacă importați un fișier CSV cu 10 rânduri și 5 dintre aceste contacte există deja în sistemul dvs., veți avea 5 contacte duplicate după finalizarea importului.

Din cauza acestui comportament, importarea unui fișier cu câmpuri noi nu actualizează direct contactele existente. Pentru a actualiza informațiile de contact evitând duplicatele:

1. Exportați contactele existente din secțiunea Contacte. Pentru instrucțiuni detaliate, consultați acest articol .

2. Adăugați coloane suplimentare în foaia de calcul pentru informațiile pe care doriți să le includeți (de exemplu, data nașterii, adresa, numărul de telefon 2 sau ora optimă pentru apel). Nu modificați coloanele existente.

3. Importați contactele conform instrucțiunilor din acest articol. Aliniați câmpurile exact așa cum ați făcut înainte și adăugați cele noi.

4. Când ajungeți la pasul de conectare a conturilor, nu selectați niciun câmp dacă nu doriți să conectați contactele la conturi.

5. Odată ce importul este finalizat, accesați secțiunea Contacte. Faceți clic pe meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Combinare duplicate.

Dacă noile contacte sunt exact la fel ca vechile contacte - dar cu câmpuri suplimentare adăugate - acestea vor fuziona cu succes.

Cum să îmbinați automat contactele duplicate

Pentru a îmbina toate duplicatele simultan, accesați Clienți, deschideți fila Contacte, faceți clic pe meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Îmbinare duplicate. Butonul apare numai când TaxDome duplicate (contactele sunt scanate pentru duplicate la fiecare oră).

Pentru a le unifica una câte una:

1. Accesați Clienți, deschideți fila Contacte, apoi faceți clic pe numele unui contact din listă. Dacă TaxDome o înregistrare duplicată pentru un contact, în partea de jos a ferestrei glisante din dreapta se afișează o secțiune Duplicate.

2. Faceți clic pe Combinare contacte din dreapta numelui duplicatului pentru a-l combina. Toate câmpurile dintr-o listă duplicată sunt copiate în contactul principal, iar cel suplimentar este șters.

   

Avertisment

Fuzionarea automată păstrează toate informațiile din ambele contacte atunci când datele nu sunt în conflict. De exemplu, dacă un contact are o adresă de e-mail, iar celălalt are un număr de telefon, contactul fuzionat va include ambele informații. Cu toate acestea, dacă același câmp conține valori diferite (cum ar fi două numere de telefon diferite), fuzionarea automată poate suprascrie una dintre ele. În aceste cazuri, utilizați fuzionarea manuală pentru a alege informațiile pe care doriți să le păstrați.

Cum să îmbinați manual contactele duplicate

Dacă contactele dvs. au câmpuri conflictuale, dar le considerați în continuare duplicate, îmbinați-le manual. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Clienți , deschideți fila Contacte , apoi bifați casetele de selectare din stânga contactelor pe care doriți să le îmbinați.

2. Faceți clic pe Combinare selectate în meniul de sus.

3. Vei vedea câmpurile pentru informațiile de contact ale persoanei. Examinează cu atenție fiecare câmp făcând clic pe el și selectând informațiile pe care dorești să le păstrezi.

4. Faceți clic pe Save (Salvare).

   Notă:

• Dacă câmpurile corespondente ale duplicatelor conțin date diferite, selectați datele pe care doriți să le păstrați pentru persoana de contact rezultată.

  De exemplu: Există trei contacte pentru aceeași persoană. În câmpul Prenume , primul spune „Mike”; al doilea, „Michael”; iar al treilea, „M”. Selectați prenumele pe care îl preferați pentru contactul îmbinat rezultat. După ce îl salvați, celelalte sunt șterse.

• Dacă oricare dintre contacte este legată de unul sau mai multe conturi de client, contactul rezultat este în continuare legat. Atunci când îmbinați contacte cu valori diferite în câmpuri personalizate din meniul derulant cu selecție multiplă, veți putea selecta ce date ar trebui păstrate: valoarea pentru unul dintre conturi sau o uniune a tuturor valorilor.

• Odată ce contactele au fost combinate, ele nu mai pot fi separate. Cu toate acestea, puteți crea oricând un contact nou.

Share

Link copiat