Lucrați cu solicitările clienților

Pentru a gestiona eficient solicitările clienților în TaxDome , puteți vizualiza, personaliza și urmări toate solicitările dintr-un singur cont. Indiferent dacă monitorizați starea solicitărilor, le conectați la joburi sau partajați răspunsuri cu clienții, TaxDome Procesul simplificat al asigură că solicitările sunt ușor accesibile și gestionabile.

Vizualizați toate cererile pentru un singur cont

Solicitările clienților pot fi create și vizualizate de proprietarul firmei, de un administrator sau de membrii echipei care au dreptul de acces Gestionare solicitări clienți .

1. AccesațiClienți > Conturidin meniul lateral.

2. Faceți clic pe contul clientului.

3. Deschideți fila Solicitări.

Cercul afișat în partea dreaptă a filei Solicităriarată numărul de solicitări cu stareaÎn curs și În așteptare pentru un cont. Dacă nu există intrări în filă, înseamnă că nu ați trimis încă nicio solicitare. Creați și trimiteți o solicitare , apoi reveniți la acest articol.

Dacă a fost trimisă cel puțin o cerere, veți vedea următoarele:

• Nume: Numele pe care l-ați specificat în câmpul Nume cerere. 

• Locuri de muncă: Linkul către locul de muncă, dacă l-ați adăugat deja, sau butonul pentru a conecta cererea la locul de muncă. 

• Ultima actualizare: Data la care cererea a fost creată sau actualizată ultima dată de către client. Toate modificările efectuate de clienți sunt salvate în timp real.

• Conectare: Starea setărilor de securitate (dacă este necesară sau nu conectarea clientului). 

• Progres: Întrebări la care s-a răspuns/Număr total de întrebări.

• Stare: Sunt disponibile patru stări care pot fi modificate de membrii echipei:

• În curs: Dacă un client a început solicitarea, dar nu a finalizat-o. 

• În așteptare: Dacă un client nu a inițiat solicitarea. 

• Completat: Dacă un client și-a trimis răspunsurile. 

• Arhivat: Dacă cineva din echipa dvs. sau dvs. ați setat această stare pentru solicitarea finalizată.

• Copiați linkul solicitării: Puteți obține rapid linkul și îl puteți trimite clientului. Rețineți că, dacă setați setări de securitate stricte, clientul nu va putea vizualiza solicitarea fără a se conecta la portalul clientului. 

Personalizarea listei de cereri

Puteți personaliza lista de solicitări a clienților dvs. în diverse moduri. De exemplu, puteți redimensiona, activa, dezactiva și muta coloanele după bunul plac:

• Сpersonalizați dimensiunea fiecărei coloane: Pentru a face acest lucru, faceți clic și mențineți apăsat separatorul dintre numele coloanelor și redimensionați-l prin deplasarea mouse-ului.

  

• Personalizați coloanele pe care doriți să le afișați: Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma roată dințată din dreapta sus a tabelului. Aici puteți selecta coloanele pe care doriți să le afișați și să le modificați ordinea. Puteți activa, dezactiva sau muta orice coloane doriți, cu excepția coloanei Nume . După ce faceți clic pe Aplicare , tabelul va fi reconstruit cu noile setări. Faceți clic pe Resetare pentru a reveni la vizualizarea implicită a tabelului.

  

Cereri de partajare

Clienții dumneavoastră pot avea asistenți care nu au acces la portalul clientului sau răspunsurile sunt necesare foarte urgent, așa că nu doriți ca clientul să piardă timpul conectându-se. În acest caz, am adăugat opțiunea de a răspunde la o solicitare fără a accesa portalul clientului. 

Dezactivați opțiunea Solicitare autentificare atunci când creați o solicitare sau când editați o solicitare cu stareaÎn așteptare. Astfel, persoana care primește un e-mail poate trimite răspunsurile fără a se autentifica.   

De asemenea, puteți copia un link către o solicitare din listă și îl puteți trimite în orice mod convenabil, de exemplu prin chat . Pentru a face acest lucru, faceți clic peCopiați linkul solicităriidin dreptul liniei dorite.

Vizualizați răspunsurile clienților

Faceți clic pe numele solicitării pentru a vizualiza informațiile furnizate de clientul dvs. Răspunsurile clientului sunt afișate pe pagini separate.

Puteți copia cu ușurință orice răspuns al clientului făcând clic pe pictograma de copiere de lângă acesta.

Puteți vedea numărul de întrebări la care s-a răspuns și numărul total de întrebări din cerere (de exemplu, 1/2) în coloana Progres. 

Editare cereri

Puteți modifica doar cererile la care clientul nu a început să răspundă. Astfel de cereri vor avea starea În așteptare. Dacă clientul a deschis și a vizualizat cererea, dar nu a început să editeze niciun câmp, aceasta este, de asemenea, considerată ca În așteptare .

Pentru a modifica o solicitare, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a solicitării dorite și selectați Editați solicitarea . Efectuați modificările în bara laterală și faceți clic pe Salvare . 

Pentru a actualiza starea cererii, treceți cu mouse-ul peste starea curentă și selectați una nouă.

Cereri de imprimare

Puteți imprima o cerere în orice stare. Dacă cererea este finalizată, răspunsurile la aceasta vor fi incluse și ele. Pentru a imprima o cerere, în lista de cereri, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a cererii dorite și selectați Imprimare sau deschideți cererea dorită, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectați Imprimare .

Browserul dvs. vă va cere să imprimați cererea clientului:

Pentru a salva cererea ca fișier PDF :

• Windows: În lista de imprimante, selectați Microsoft Print to PDF. Apoi, faceți clic pe Imprimare.

• macOS: Selectați Salvare ca PDF destinație. Apoi, faceți clic pe Salvare. Sau, dacă aveți PDF în partea stângă jos, faceți clic pe acesta și selectați folderul de descărcare.

Cereri de arhivă

Odată ce o solicitare este finalizată, este mai bine să o arhivați decât să o ștergeți, deoarece este posibil să fie nevoie să o accesați din nou. Când arhivați o solicitare, aveți în continuare acces la ea. Nu puteți face modificări, dar ea poate fi în continuare asociată cu sarcina.

Notă

Numai cererile din Completat statutul poate fi arhivat. Dacă o solicitare are un statut diferit, modificați-l în Completat mai întâi, apoi urmați pașii de mai jos pentru a-l arhiva.

Pentru a arhiva o solicitare a clientului:

1. Deschideți cererea pe care doriți să o arhivați.

2. Faceți clic pe starea cererii în coloana Stare.

3. Selectați Arhivat.

Solicitarea va fi mutată din fila Activă în fila Arhivată. Puteți reveni la starea anterioară modificând starea solicitării laFinalizată.

Ștergeți cererile

Spre deosebire de solicitările arhivate, cele șterse nu pot fi restaurate. Pentru a elimina o solicitare, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a solicitării dorite, selectați Ștergeți și confirmați acțiunea.

Share

Link copiat