Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

Comunicarea regulată și personalizată vă aduce liniște sufletească atât dumneavoastră, cât și clientului dumneavoastră. Știți că sunt informați; au senzația că îi contactați în mod regulat. Următoarele: TaxDome funcțiile vă vor ajuta să vă eficientizați interacțiunile:

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Programează e-mailurile

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

Pe baza experienței altor firme care utilizează sistemul nostru, vă recomandăm să utilizați această funcție pentru e-mailul de lansare a sezonului fiscal pentru a informa clienții despre:

• Modificări în practica/serviciile dumneavoastră în acest an

• Orele dumneavoastră de lucru

• Cum vă pot contacta clienții dvs.

• Informații privind avansul de care aveți nevoie pentru a începe lucrările

• Cum vă asigurați că documentele lor sunt în siguranță

• Cum își pot accesa clienții portalul de clienți

Permiteți clienților dvs. să rezerve o programare direct din portalul lor de client

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

Colectarea documentelor

Adunarea documentelor este o rutină pe care o repetați cu fiecare client. De asemenea, poate fi o sursă de surprize - cum ar fi descoperirea faptului că lipsesc documente în timpul pregătirii declarației fiscale. Cu TaxDome , puteți configura procesul de colectare a documentelor și vă puteți asigura că clienții dvs. îl respectă. Vedeți sfaturile noastre mai jos:

• Colectarea automată cu ajutorul organizatorilor

• Finalizarea documentelor

Colectarea automată cu ajutorul organizatorilor

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

Utilizarea organizatoarelor vă poate economisi mult timp și efort — explorați următoarele funcții pentru a vedea:

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

Finalizarea documentelor

Respectați întotdeauna această regulă: începeți pregătirea pentru întoarcere numai după ce ați primit toate documentele de la. Ți-am făcut câteva recomandări aici:

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• Dezactivați notificările din organizatori cu privire la încărcările de documente, astfel încât să nu fiți distras prematur.

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• percepeți o taxă pentru organizatorii care nu au primit răspuns sau pentru organizatorii care au fost trimiși după termenul limită.

Utilizarea instrumentelor integrate PDF pentru pregătirea și revizuirea declarațiilor

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked

  

Share

Link copiat