💸 Pregătirea impozitelor: Comunicarea cu clienții

După cum a spus unul dintre clienții noștri: "Gestionarea adecvată a timpului și comunicarea cu clientul permit unui profesionist cu experiență în domeniul fiscal să se ocupe de fiecare declarație de impozit o singură dată." Aici, veți găsi o fișă cu cele mai utile sfaturi despre cum puteți realiza acest lucru.

Acoperit aici:

Trimiteți e-mailuri personalizate

O comunicare regulată și personalizată vă aduce liniște atât dumneavoastră, cât și clientului dumneavoastră. Știți că sunt informați; ei simt că îi contactați în mod regulat.

Următoarele caracteristici TaxDome vă vor ajuta să vă simplificați interacțiunile:

  • Șabloane de e-mail. Pregătiți un șablon de e-mail pentru fiecare dată când trebuie să comunicați cu clienții. Folosiți biblioteca noastră de șabloane pentru un început ușor.
  • Utilizați shortcodes pentru personalizare - nu trebuie să compuneți manual fiecare e-mail.
  • Trimiteți e-mailuri personalizate în masă (de exemplu, atunci când trebuie să informați un grup de clienți despre ceva).
  • Trimiteți e-mailuri automate (de exemplu, notificări atunci când lucrarea dvs. se deplasează în cadrul unui proces).

Programează e-mailurile

Puteți, de asemenea, să planificați trimiterea automată a e-mailurilor dacă știți exact când trebuie trimise. Scrieți e-mailurile în avans și specificați data și ora expedierii. Iată mai multe informații despre programarea în avans.

Pe baza experienței altor firme care utilizează sistemul nostru, vă recomandăm să utilizați această funcție pentru e-mailul de lansare a sezonului fiscal pentru a informa clienții despre:

  • Modificări în practica/serviciile dumneavoastră în acest an
  • Orele dumneavoastră de lucru
  • Cum vă pot contacta clienții dvs.
  • Informații privind avansul de care aveți nevoie pentru a începe lucrările
  • Cum vă asigurați că documentele lor sunt în siguranță
  • Cum își pot accesa clienții portalul de clienți

Permiteți clienților dvs. să rezerve o programare direct din portalul lor de client

Puteți economisi timpul pe care îl pierdeți de obicei pentru programarea unui apel. Accesați pagina Settings (Setări ), selectați fila Integrations (Integrări ), apoi faceți clic pe subfila Scheduler (Programator ). Aici, puteți configura integrarea TaxDome cu Acuity, Calendly, YouCanBook.Me și Schedulista. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Chiar dacă clienții dvs. vor putea să programeze întâlniri folosind butonul din partea dreaptă sus a portalului, vă recomandăm să creați un e-mail separat cu instrucțiuni privind modul de programare a unei întâlniri.

Colectarea documentelor

Obținerea documentelor este o rutină pe care o repetați cu fiecare client. De asemenea, poate fi o sursă de surprize - cum ar fi să vă dați seama că lipsesc documente în mijlocul pregătirii declarației de impozit. Cu TaxDome, puteți stabili procesul de colectare a documentelor și vă puteți asigura că clienții dvs. îl respectă. Consultați sfaturile noastre de mai jos:

Colectarea automată cu ajutorul organizatorilor

Cea mai comună modalitate de a colecta informații și documente de la clienții dvs. este prin intermediul PDF. Cu toate acestea, și această modalitate este învechită și ineficientă. TaxDome vă pune la dispoziție organizatori, care pot fi ușor automatizați și configurați în funcție de nevoile dumneavoastră.

Utilizarea organizatorilor vă poate economisi mult timp și vă poate scuti de multe probleme - explorați următoarele caracteristici pentru a vedea:

  • Logica condiționată: setați condițiile pentru a sări peste întrebările care nu sunt aplicabile.

  • Secțiuni suplimentare: permiteți clienților să copieze secțiunile care se repetă (de exemplu, adresa ambilor soți).

  • Explicații pentru întrebări: adăugați o descriere la întrebările dvs. pentru ca clienții dvs. să știe exact ce li se cere.

  • Blocuri de text: adăugați blocuri de text pentru a descrie în detaliu fiecare secțiune sau pentru a transmite informații importante.

Finalizarea documentelor

Respectați întotdeauna această regulă: începeți pregătirea declarației numai după ce ați primit toate documentele de la.

Am făcut câteva recomandări aici:

  • Cereți-le clienților dvs. să vă trimită un e-mail după ce au terminat de încărcat sau mergeți mai departe, folosind automatizări și sarcini pentru clienți în chat-uri.

  • Creați o etapă separată pentru automatizarea trimiterii mesajului de confirmare în pipeline-ul dumneavoastră.

  • Creați un șablon de chat pentru a le solicita clienților dvs. să confirme că au terminat de încărcat documentele - și adăugați o sarcină pentru client acolo.

  • percepeți o taxă pentru organizatorii care nu au primit răspuns sau pentru organizatorii care au fost trimiși după termenul limită.

Utilizarea instrumentelor integrate PDF pentru pregătirea și revizuirea declarațiilor

TaxDome vă pune la dispoziție PDF Tools încorporate, potrivite pentru vizualizare, editare, marcare, colaborare și multe altele. Pentru a păstra documentele la îndemână, puteți utiliza aceste hack-uri:

  • Utilizați ștampile atunci când revizuiți PDF-uri, astfel încât echipa dvs. să știe ce documente au fost verificate.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe