Pregătirea declarațiilor fiscale: Comunicarea cu clienții

După cum a spus unul dintre clienții noștri: „O gestionare adecvată a timpului și comunicarea cu clienții permit unui profesionist cu experiență în domeniul fiscal să se ocupe de fiecare declarație fiscală o singură dată.” Aici veți găsi un ghid cu cele mai utile sfaturi despre cum puteți realiza acest lucru.

Trimiteți e-mailuri personalizate

Comunicarea regulată și personalizată vă aduce liniște sufletească atât dumneavoastră, cât și clientului dumneavoastră. Știți că sunt informați; au senzația că îi contactați în mod regulat. Următoarele: TaxDome funcțiile vă vor ajuta să vă eficientizați interacțiunile:

• Șabloane de e-mail : Pregătiți un șablon de e-mail pentru fiecare ocazie în care trebuie să comunicați cu clienții. Utilizați Marketplace pentru a începe cu ușurință.

• Utilizați shortcodes personalizare: nu este necesar să compuneți manual fiecare e-mail.

• Trimiteți e-mailuri personalizate în bloc: când trebuie să informați un grup de clienți despre ceva.

• Trimiteți e-mailuri automate : Notificări atunci când jobul dvs. avansează într-un proces.

Programează e-mailurile

De asemenea, puteți programa trimiterea automată a e-mailurilor dacă știți exact când trebuie trimise. Scrieți e-mailurile în avans și specificați data și ora expedierii. Mai multe informații despre programarea în avans .

Pe baza experienței altor firme care utilizează sistemul nostru, vă recomandăm să utilizați această funcție pentru e-mailul de lansare a sezonului fiscal pentru a informa clienții despre:

• Modificări în practica/serviciile dumneavoastră în acest an

• Orele dumneavoastră de lucru

• Cum vă pot contacta clienții dvs.

• Informații privind avansul de care aveți nevoie pentru a începe lucrările

• Cum vă asigurați că documentele lor sunt în siguranță

• Cum își pot accesa clienții portalul de clienți

Permiteți clienților dvs. să rezerve o programare direct din portalul lor de client

Puteți economisi timpul pe care îl petreceți de obicei programând un apel. Accesați pagina Setări, selectați filaIntegrări, apoi faceți clic pe subfilaProgramator. Aici puteți configura TaxDome cu Acuity, Calendly, YouCanBook.Me și Schedulista. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

Chiar dacă clienții dvs. vor putea programa întâlniri folosind butonul din partea dreaptă sus a portalului lor , vă recomandăm să creați un e-mail separat cu instrucțiuni despre cum să programeze o întâlnire.

Colectați documente

Adunarea documentelor este o rutină pe care o repetați cu fiecare client. De asemenea, poate fi o sursă de surprize, cum ar fi descoperirea faptului că lipsesc documente în timpul pregătirii declarației fiscale. Cu TaxDome, puteți configura procesul de colectare a documentelor și vă puteți asigura că clienții dvs. îl respectă. Consultați sfaturile noastre de mai jos:

• Colectarea automată cu ajutorul organizatorilor

• Utilizați liste de verificare a documentelor pentru o înregistrare clară

• Finalizarea documentelor

Colectarea automată cu ajutorul organizatorilor

Cea mai comună metodă de colectare a informațiilor și documentelor de la clienții dvs. este prin intermediul PDF. Cu toate acestea, această metodă este depășită și ineficientă. TaxDome vă TaxDome organizatori , care pot fi ușor automatizați și configurați în funcție de nevoile dvs.

Utilizarea organizatoarelor vă poate economisi mult timp și efort — explorați următoarele funcții pentru a vedea:

• Logică condițională: setați condițiile pentru a omite întrebările care nu sunt aplicabile

• Secțiuni suplimentare: permiteți clienților să copieze secțiunile care se repetă (de exemplu, adresa ambilor soți)

• Explicații pentru întrebări: adăugați o descriere la întrebările dvs., astfel încât clienții dvs. să știe exact ce se așteaptă de la ei.

• Blocuri de text: adăugați blocuri de text pentru a descrie fiecare secțiune în detaliu sau pentru a transmite informații importante.

Trimiteți liste de verificare pentru documente

Listele de verificare a documentelor oferă o listă personalizată de documente fiscale pentru fiecare client, livrată prin intermediul organizatorului. În loc să ghicească ce trebuie să încarce, clienții văd exact ce este necesar și, dacă lipsește ceva, pot indica motivul (nu se aplică, se va încărca mai târziu, deja furnizat sau adăuga un comentariu). Iată câteva sfaturi privind utilizarea listelor de verificare a documentelor:

• Creați liste de verificare în afara sezonului, astfel încât acestea să fie gata când începe sezonul fiscal. Le puteți crea manual selectând din peste 42 de tipuri de documente (W-2, 1099, 1098 și altele) sau puteți utiliza AI pentru a le genera din PDF din anul precedent (disponibile în prezent pentru formularul 1040 cu Drake, Lacerte și ProSeries).

• Atașați liste de verificare la șabloanele dvs. de organizator pentru a fi trimise împreună. Activați opțiunea Atașați liste de verificare atunci când creați sau editați un șablon de organizator.

• Trimiteți liste de verificare în bloc către mai mulți clienți simultan. Filtrează lista conturilor după Listă de verificare > Creată, selectează clienții și trimite organizatorului lista de verificare atașată.

• Automatizați livrarea listei de verificare prin intermediul canalului dvs. de vânzări, adăugând o automatizare „Creați organizator” în etapa corespunzătoare. Activați mutarea automată a sarcinii , iar aceasta va avansa automat odată ce clientul completează toate elementele din lista de verificare și trimite organizatorul.

• Urmăriți progresul în timp real folosind coloana Listă de verificare din secțiunea Organizatori. Filtrați după starea listei de verificare pentru a identifica rapid clienții care necesită urmărire.

Finalizarea documentelor

Respectați întotdeauna această regulă: începeți pregătirea declarației fiscale numai după ce ați primit toate documentele.

Am făcut câteva recomandări aici:

• Deschideți agenda sau documentele clientului numai după ce ați primit o notificare că toate documentele au fost încărcate în TaxDome. Clienții dvs. au caseta de selectare Notificați firma când ați terminat încărcarea pentru acest lucru.

• Dezactivați notificările din organizatori cu privire la încărcările de documente, astfel încât să nu fiți distras prematur.

  

• Rugați-vă clienții să vă trimită un e-mail după ce au terminat încărcarea sau mergeți mai departe utilizând automatizări și sarcini pentru clienți în chat-uri.

• Creați o etapă separată pentru automatizarea trimiterii mesajului de confirmare în fluxul dvs. de lucru.

• Creați un șablon de chat pentru a solicita clienților să confirme că au terminat încărcarea documentelor și adăugați acolo o sarcină pentru client.

• percepeți o taxă pentru organizatorii care nu au primit răspuns sau pentru organizatorii care au fost trimiși după termenul limită.

Utilizarea instrumentelor integrate PDF pentru pregătirea și revizuirea declarațiilor

TaxDome vă TaxDome PDF încorporate potrivite pentru vizualizare, editare , marcare, colaborare și multe altele. Pentru a avea documentele la îndemână, puteți utiliza aceste trucuri:

• Combinați documentele direct în TaxDome clientul dvs. le-a scanat ca fișiere individuale.

• Utilizați ștampile atunci când revizuiți fișiere PDF, astfel încât echipa dvs. să știe care documente au fost verificate.

  

Share

Link copiat