Trimiteți mesaje clienților în mod automat și conectați-le la joburi

TaxDome diverse instrumente pentru automatizarea comunicării cu clienții, astfel încât să nu mai fie necesar să trimiteți manual aceleași mesaje în mod repetat, iar clienții să primească întotdeauna informațiile de care au nevoie. În acest articol, veți afla cum să utilizați mesajele automate în cadrul fluxurilor de lucru, cu sau fără opțiunea de mutare automată.

Automatizarea trimiterii mesajelor, explicată

În cadrul unui pipeline, puteți crea noi thread-uri de chat sau puteți trimite mesaje către cele existente. TaxDome utilizează pe scară largă chat-urile pentru a automatiza comunicarea text:

• Avertizați clienții cu privire la acțiunile necesare (de exemplu, semnarea electronică a formularului 8879 sau a facturii).
• Furnizați instrucțiuni (de exemplu, explicați cum să completați organizatorii).
• Furnizați o listă a documentelor sau a acțiunilor necesare pentru finalizarea serviciului.
• Informați-vă despre starea actuală a lucrării (de exemplu, informați clienții despre revizuirea declarației lor).

Configurați automatizarea pentru trimiterea mesajelor

În ceea ce privește mesajele automate, procesul se desfășoară de obicei după cum urmează:

1. Dacă doriți ca mesajele dvs. să fie trimise automat, aveți nevoie de un șablon pentru fiecare dintre ele. Dacă nu aveți unul, puteți crea unul făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea . Asigurați-vă că utilizați shortcodes șabloane pentru a le personaliza.

2. În general, este posibil să nu doriți să aveți o etapă separată în fluxul dvs. pentru trimiterea mesajelor. În schimb, puteți adăuga automatizarea Trimitere mesaj la diferite etape pentru a ține clienții informați pe tot parcursul procesului.

3. Decideți dacă mesajul va fi trimis către firul de discuție existent sau către unul nou. De regulă, este mai bine să selectați opțiunea Creați un fir nou pentru prima etapă și opțiunea Răspundeți la ultimul fir pentru celelalte etape.

Odată ce lucrarea intră în această etapă, mesajul este trimis automat clientului și asociat lucrării.

Configurați expeditorul și persoana responsabilă de firul de discuție

Când adăugați automatizarea Trimitere mesaj, puteți configura cine trimite mesajul și cine gestionează firul de discuție. De obicei, acestea sunt setate în șablonul de chat. Când adăugați automatizarea, veți vedea membrii echipei selectați ca expeditori și ca responsabili ai firului de discuție.

Dacă doriți să modificați ceva, aveți două opțiuni:

• Faceți clic pe Accesați șablonul în setările de automatizare pentru a edita rapid detaliile oricărui șablon.
• Faceți clic pe Personalizare pentru a vizualiza celelalte opțiuni ale expeditorului. Puteți selecta un alt membru al echipei sau puteți trimite mesaje de la angajatul desemnat ca responsabil pentru sarcină sau de la cel care are atribuirea rolului.

Opțiuni expeditor

Alegeți cine va trimite mesajul:

• Membru al echipei: Selectați un alt membru al echipei. Mesajul va fi trimis de către membrul echipei specificat în șablonul de chat.

• Persoana desemnată pentru sarcină: Mesajul va fi trimis de către persoana desemnată pentru sarcină . Dacă există mai multe persoane desemnate, mesajul va fi trimis de către prima persoană desemnată listată în câmpul „Persoană desemnată” din fișa sarcinii.

• Rol: Mesajul va fi trimis de către membrul echipei desemnat pentru rolul selectat pentru acest cont de client (de exemplu, preparator fiscal, manager de cont, revizor).

Notă

Dacă selectați Persoana desemnată pentru sarcină ca expeditor și nimeni nu este atribuit sarcinii, mesajul va fi trimis de la expeditorul specificat în șablon. Același lucru se aplică și atunci când se utilizează Rol opțiune — dacă niciun membru al echipei nu este atribuit acelui rol pentru cont, va fi utilizat expeditorul implicit al șablonului.

Personalizați expeditorul și destinatarul firului de discuție atunci când adăugați/mutați sarcini

Opțiunile pe care le alegeți în setările pipeline-ului sunt cele implicite. Cu toate acestea, puteți personaliza întotdeauna expeditorul și responsabilul pentru thread atunci când mutați manual sarcinile sau le adăugați la pipeline.

Când mutați o sarcină într-o etapă care are o automatizare de tip Trimitere mesaj, detaliile automatizării apar în fereastra pop-up. Dacă ați activat opțiunea Personalizare, puteți modifica setările expeditorului și ale persoanei responsabile de firul de discuție:

Sfat

Această flexibilitate este deosebit de utilă atunci când trebuie să trimiteți mesaje de la un alt membru al echipei pentru clienți sau situații specifice, fără a modifica setările de automatizare în sine.

Legătura firelor de chat cu locurile de muncă

Firurile de chat create automat sunt legate automat de joburi, dar le puteți lega și manual.

Firurile de chat pot fi legate de sarcini de către proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau care este alocat contului clientului. Legarea firurilor de chat de sarcini vă permite să accesați cu ușurință conversațiile conectate din pipeline-uri și să examinați rapid detaliile, solicitările clienților și sarcinile de îndeplinit, precum și să adăugați automatizarea pentru trimiterea mesajelor.

O lucrare poate avea atâtea fire de legătură câte fire de legătură sunt necesare.

Există două moduri de a lega un fir de chat de o sarcină:

• Din firul de discuție
• Din fișa de lucru

Din firul de discuție

1. Deschideți firul de discuție și accesați secțiunea Locuri de muncă conectate.

2. Faceți clic pe linkul către job.

3. Selectați una sau mai multe sarcini bifând casetele din stânga. Utilizați câmpul de căutare pentru a găsi o anumită sarcină sau faceți clic pe săgețile sus-jos pentru a sorta sarcinile după nume sau conducte.

4. Faceți clic pe Save (Salvare).

Toate joburile conectate sunt afișate în secțiunea Joburi conectate. Faceți clic pe X din dreapta numelui jobului pentru a-l deconecta sau faceți clic pe numele jobului pentru a-i vizualiza detaliile într-o pagină nouă.

Notă

De asemenea, puteți conecta un loc de muncă atunci când crearea un nou chat.

Din fișa de lucru

1. Asigurați-vă că lucrarea se află în etapa corectă și deschideți fișa lucrării.

2. Faceți clic pe Link în secțiunea Linked (Legat), selectați Chats(Conversații), apoi alegeți firurile de conversație. Sau faceți clic pe New (Nou) în secțiunea Linked (Legat), selectați Chats (Conversații) și creați un fir nou.

În mod implicit, numai conversațiile active sunt afișate atunci când selectați o conversație pentru a o conecta. Pentru a vedea toate conversațiile sau numai cele arhivate, faceți clic pe Filtru și selectați Toate sau Arhivate.

Cum funcționează Automove pentru automatizarea mesajelor și a firurilor de discuții legate între ele

Fiecare etapă a procesului include o opțiune de mutare automată a sarcinilor . Aceasta permite mutarea automată a sarcinilor la etapa următoare odată ce toate acțiunile din etapa curentă sunt finalizate fie de un membru al echipei, fie de un client.

Iată cum funcționează automove cu automatizarea mesajelor și firurile de chat conectate:

• Dacă sarcinile clientului sunt atașate la șablonul/firul de chat conectat, sarcina se va muta automat odată ce clientul marchează toate sarcinile ca fiind finalizate.

• Dacă nu există sarcini ale clientului atașate la șablonul/firul de chat conectat, atunci mesajul nu necesită acțiunea utilizatorului. Prin urmare, funcția Automove Jobs nu ia în considerare această automatizare.

Share

Link copiat