Automove (de bază): Trimiteți mesaje și linkuri către locuri de muncă

You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how you can use automated messages, either with the automove option or without it.

Acoperit aici:

• Folosiți mesaje automate pentru a notifica clienții cu privire la progresul muncii dvs.
• Activați automove pentru a solicita confirmarea clientului la "Încărcare finalizată"/completarea formularelor
• Conectați manual firul de chat la postul de lucru

Folosiți mesaje automate pentru a notifica clienții cu privire la progresul muncii dvs.

Firmele care utilizează automatizarea mesajelor tind să trimită mai multe mesaje în cadrul fiecărei sarcini, alertând clienții cu privire la actualizări pe măsură ce sarcina se deplasează prin fluxul de lucru al firmei. Astfel, clienții dvs. pot primi mesaje de genul: "Hei, Lisa! Am nevoie să completezi acest organizator" sau "Hei, Bart! Declarația ta este în curs de revizuire!" 

De obicei, procesul decurge astfel:

1. Dacă doriți ca mesajele dvs. să fie trimise automat, trebuie întotdeauna să aveți mai întâi un șablon. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea.

2. Adăugați automatizarea Trimitere mesaj pentru fiecare etapă pentru care doriți să informați clientul cu privire la ceea ce se întâmplă. Odată ce lucrarea intră în această etapă, un mesaj este trimis automat clientului. În același timp, acesta este legat automat de lucrare. 

3. Decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. As a rule, you will want to select Create new thread option for the first stage (when your new work cycle has started), and Reply to the latest thread option for the other stages (when you have already created a chat thread for this job). 

Notă! Dacă șablonul de chat nu include sarcini ale clientului, mesajul automat nu necesită o acțiune din partea utilizatorului. Prin urmare, caracteristica Automove Jobs nu ia în considerare această automatizare. Așadar, nu contează dacă comutatorul Automove Jobs este activat sau dezactivat. (Aici găsiți mai multe informații despre cum să gestionați elementele neterminate atunci când mutați lucrări). 

Activați automove pentru a solicita confirmarea clientului la "Încărcare finalizată"/completarea formularelor

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

TaxDome Discuțiile pot include liste de sarcini pentru clienții dumneavoastră. Această funcție este adesea utilizată pentru a crea o listă de verificare a documentelor necesare pentru pregătirea impozitelor, pentru a solicita o confirmare a faptului că acțiunea necesară din partea clientului este finalizată etc. 

Iar dacă mesajele dvs. automate includ astfel de elemente de făcut, le puteți utiliza împreună cu funcția Automove Jobs, astfel încât o lucrare să treacă automat la etapa următoare odată ce clientul a bifat toate sarcinile. 

Sfat! Aici avem un exemplu de utilizare a sarcinilor clientului pentru a solicita confirmarea de către client a "Încărcării finalizate" a documentelor necesare pentru pregătirea impozitelor. Cu toate acestea, îl puteți utiliza pentru confirmarea clientului pentru momentul în care acesta a terminat de completat formularele de salarizare etc. Vă rugăm să vedeți videoclipul de la sfârșitul secțiunii.

Să vedem cum putem configura acest lucru:

1. Întotdeauna trebuie să aveți un șablon cu sarcini pentru toate mesajele dumneavoastră automate. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea. Șablonul dvs. poate arăta astfel:

2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline, confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In prep stage.

3. Add the  Send message automation for this stage, then decide whether the message will be sent to the existing chat thread or to a new one. 

As a rule, you will want to choose the  Reply to the latest thread option for this particular case because you may already have an automatic chat thread created for this job. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list that appears in the chat thread (if any).

Odată ce lucrarea intră în această etapă, mesajul este trimis automat către client. În același timp, acesta este legat automat de lucrare. 

4. Asigurați-vă că comutatorul Automove jobs pentru scenă este activat. În acest fel, odată ce clientul bifează sarcinile într-un fir de chat, lucrarea este mutată automat în etapa următoare.

Aici puteți vedea un alt exemplu de utilizare a acestei funcții pentru a automatiza completarea formularelor de salarizare:

Conectați manual firul de chat la postul de lucru

Discuțiile de chat pot fi legate de locuri de muncă de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau care este atribuit contului de client. 

Odată ce firul de chat este legat manual, caracteristica "Automove Jobs " funcționează la fel ca și în cazul mesajelor trimise și legate automat: 

• În cazul în care există sarcini ale clientului într-o conversație, lucrarea este mutată în etapa următoare atunci când clientul le bifează pe toate.
• Dacă nu există sarcini client într-un chat, funcția de mutare automată a sarcinilor nu funcționează pentru chat-ul legat.

To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, open the job card, click  Link in the Linked section, select Chats, and then choose the chat threads. Or, click New in the Linked section, select Chats and create a new thread.

You can also link a job when creating a new chat.

• By default, only active threads are displayed when you select a chat to link. To see all or only archived threads, click Filter and select either All or Archived.
• O lucrare poate avea atâtea fire de legătură câte fire de legătură sunt necesare.

Notă! Dacă sarcinile clientului dintr-un fir de chat nu sunt bifate și mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va cere să decideți ce să faceți cu firul de chat în așteptare (aici găsiți mai multe informații despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor).