Automove (de bază): Trimiterea de mesaje și legătura cu locurile de muncă

Mesajele pot fi trimise automat. De asemenea, lucrările dvs. pot trece automat la următoarea etapă a procesului de lucru odată ce clientul bifează toate sarcinile clientului în cadrul chat-ului. În acest articol, veți afla cum puteți utiliza mesajele automate, fie cu opțiunea automove, fie fără ea.

Acoperit aici:

• Folosiți mesaje automate pentru a notifica clienții cu privire la progresul muncii dvs.
• Activați automove pentru a solicita confirmarea clientului la "Încărcare finalizată"/completarea formularelor
• Conectați manual firul de chat la postul de lucru

Folosiți mesaje automate pentru a notifica clienții cu privire la progresul muncii dvs.

Firmele care utilizează automatizarea mesajelor tind să trimită mai multe mesaje în cadrul fiecărei sarcini, alertând clienții cu privire la actualizări pe măsură ce sarcina se deplasează prin fluxul de lucru al firmei. Astfel, clienții dvs. pot primi mesaje de genul: "Hei, Lisa! Am nevoie să completezi acest organizator" sau "Hei, Bart! Declarația ta este în curs de revizuire!" 

De obicei, procesul decurge astfel:

1. Dacă doriți ca mesajele dvs. să fie trimise automat, trebuie întotdeauna să aveți mai întâi un șablon. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea.

2. Adăugați automatizarea Send Message (Trimitere mesaj ) pentru fiecare etapă pentru care doriți să informați clientul despre ceea ce se întâmplă. Odată ce lucrarea intră în această etapă, un mesaj este trimis automat clientului. În același timp, acesta este legat automat de lucrare. 

3. Decideți dacă mesajul va fi trimis la firul de chat existent sau la unul nou. De regulă, veți dori să selectați opțiunea Create new thread (Creare fir nou ) pentru prima etapă (când a început noul ciclu de lucru) și opțiunea Reply to the latest thread (Răspuns la ultimul fir ) pentru celelalte etape (când ați creat deja un fir de chat pentru această lucrare). 

Notă! Dacă șablonul de chat nu include sarcini ale clientului, mesajul automat nu necesită o acțiune din partea utilizatorului. Prin urmare, caracteristica Automove Jobs nu ia în considerare această automatizare. Așadar, nu contează dacă comutatorul Automove Jobs este activat sau dezactivat. (Aici găsiți mai multe informații despre cum să gestionați elementele neterminate atunci când mutați lucrări). 

Activați automove pentru a solicita confirmarea clientului la "Încărcare finalizată"/completarea formularelor

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

TaxDome Discuțiile pot include liste de sarcini pentru clienții dumneavoastră. Această funcție este adesea utilizată pentru a crea o listă de verificare a documentelor necesare pentru pregătirea impozitelor, pentru a solicita o confirmare a faptului că acțiunea necesară din partea clientului este finalizată etc. 

Iar dacă mesajele dvs. automate includ astfel de elemente de făcut, le puteți utiliza împreună cu funcția Automove Jobs, astfel încât o lucrare să treacă automat la etapa următoare odată ce clientul a bifat toate sarcinile. 

Sfat! Aici avem un exemplu de utilizare a sarcinilor clientului pentru a solicita confirmarea de către client a "Încărcării finalizate" a documentelor necesare pentru pregătirea impozitelor. Cu toate acestea, îl puteți utiliza pentru confirmarea clientului pentru momentul în care acesta a terminat de completat formularele de salarizare etc. Vă rugăm să vedeți videoclipul de la sfârșitul secțiunii.

Să vedem cum putem configura acest lucru:

1. Întotdeauna trebuie să aveți un șablon cu sarcini pentru toate mesajele dumneavoastră automate. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea. Șablonul dvs. poate arăta astfel:

2. În funcție de procesele dvs., puteți adăuga o etapă separată deconfirmare "Documente încărcate" în cadrul procesului dvs., care să confirme că clientul a trimis toate informațiile necesare înainte ca lucrarea să treacă în etapa " În pregătire ".

3. Adăugați automatizarea Send Message (Trimitere mesaj ) pentru această etapă, apoi decideți dacă mesajul va fi trimis la firul de chat existent sau la unul nou. 

De regulă, veți dori să alegeți opțiunea Răspundeți la cel mai recent fir de discuție pentru acest caz particular, deoarece este posibil să aveți deja un fir de discuție automat creat pentru această sarcină. Adăugarea de sarcini noi la același fir de chat va actualiza lista de sarcini creată anterior care apare în firul de chat (dacă există).

Odată ce lucrarea intră în această etapă, mesajul este trimis automat către client. În același timp, acesta este legat automat de lucrare. 

4. Asigurați-vă că comutatorul Automove jobs pentru scenă este activat. În acest fel, odată ce clientul bifează sarcinile într-un fir de chat, lucrarea este mutată automat în etapa următoare.

Aici puteți vedea un alt exemplu de utilizare a acestei funcții pentru a automatiza completarea formularelor de salarizare:

Conectați manual firul de chat la postul de lucru

Discuțiile de chat pot fi legate de locuri de muncă de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau care este atribuit contului de client. 

Odată ce firul de chat este legat manual, caracteristica "Automove Jobs " funcționează la fel ca și în cazul mesajelor trimise și legate automat: 

• În cazul în care există sarcini ale clientului într-o conversație, lucrarea este mutată în etapa următoare atunci când clientul le bifează pe toate.
• Dacă nu există sarcini client într-un chat, funcția de mutare automată a sarcinilor nu funcționează pentru chat-ul legat.

Pentru a lega manual un fir de chat, mergeți la pipeline, asigurați-vă că lucrarea se află în etapa corectă, faceți clic pe caseta de lucru, faceți clic pe + Link în partea dreaptă sus, selectați Chats, apoi alegeți firele de chat. Puteți, de asemenea, să legați o lucrare atunci când creați un nou chat.

• Puteți lega orice fir de chat care conține mesaje trimise anterior utilizatorilor contului.
• În mod implicit, sunt afișate numai discuțiile active. Pentru a vedea toate sau numai discuțiile arhivate, faceți clic pe butonul Filter (Filtru) , selectați All (Toate ) sau Archived (Arhivate), apoi faceți clic pe Apply (Aplicație).
• O lucrare poate avea atâtea fire de legătură câte fire de legătură sunt necesare.

Notă! Dacă sarcinile clientului dintr-un fir de chat nu sunt bifate și mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va cere să decideți ce să faceți cu firul de chat în așteptare (aici găsiți mai multe informații despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor).