Începeți să utilizați pipeline-urile

Acest ghid vă ghidează pas cu pas prin procesul de configurare a primului dvs. flux de lucru de la început până la sfârșit — alegerea unui șablon, adaptarea acestuia la modul de lucru al companiei dvs., adăugarea sarcinilor și urmărirea acestora până la finalizare.

Pentru a înțelege conceptele care stau la baza fluxurilor de lucru înainte de a începe, citește mai întâi acest articol; pentru pașii de configurare a fluxului de lucru prezentați sub formă de demonstrații interactive, încearcă-le după ce termini aici.

Obțineți prima dvs. conductă

Odată ce ai înțeles structura pipeline-ului, ești gata să configurezi primul tău pipeline. Deși este posibil să construiești un pipeline de la zero, cea mai rapidă metodă este să începi cu un șablon gata făcut.

Dacă în prezent nu aveți șabloane, puteți găsi opțiuni populare în Șabloane > Pipelines și puteți începe cu opțiuni predefinite concepute pentru fluxuri de lucru obișnuite. De asemenea, puteți obține șabloane din Marketplace .

Sfat

Puteți solicita un șablon de conductă de care aveți nevoie făcând clic pe Completați formularul de cerere.

Configurați conducta dvs.

După ce ați descărcat un șablon de pipeline, îl puteți ajusta pentru a se potrivi nevoilor dvs. Aceasta include:

• Redenumiți sau ajustați etapele: personalizați etapele incluse în șablonul pipeline — redenumiți-le sau reordonați-le pentru a se potrivi cu flux de lucru al firmei dvs. Astfel, șablonul se va adapta stilului echipei dvs., rămânând în același timp gata de utilizare în TaxDome.

• Verificați automatizările și șabloanele utilizate în procesul de revizuire.Fiecare etapă poate include una sau mai multe acțiuni automatizate, cum ar fi e-mailuri, propuneri, organizatori și sarcini. Când copiați șablonul, toate automatizările sunt incluse — luați-vă timp pentru a le verifica și ajusta după cum este necesar.

• Reglați setările pipeline-ului: În setările pipeline-ului , puteți decide care membri ai echipei pot accesa pipeline-ul, configura vizualizarea kanban și selecta șabloane de sarcini implicite pentru a accelera crearea sarcinilor.

Sfat

Explorați instalarea conductelor în practică mai departe

Cartografierea proceselor dvs.

Pipeline-urile din TaxDome procesele dvs. de afaceri, așa că, înainte de a începe să le utilizați, este important să planificați modul în care decurge activitatea dvs. Planificarea proceselor vă ajută să înțelegeți ce include un șablon de pipeline și ce ar putea fi necesar să personalizați.

Iată o modalitate simplă de a face acest lucru:

1. Înțelegeți propriul proces: comparați șablonul pe care l-ați descărcat cu modul în care lucrați de fapt. Identificați pașii pe care echipa dvs. îi parcurge de la început până la sfârșit. Întrebați-vă:

   • Care sunt intrările și ieșirile fiecărui pas?
   • Ce acțiuni sunt necesare la fiecare etapă?
   • Cum știu când un pas este finalizat?

2. Identificați lacunele și ajustați: Cartografierea procesului dvs. clarifică ce lipsește din șablon. Adăugați, eliminați sau rearanjați etapele, astfel încât fluxul să reflecte flux de lucru dvs. flux de lucru real.

   • Pentru serviciile de declarații fiscale, etapele includ, de obicei, trimiterea scrisorii de angajament, colectarea documentelor, pregătirea declarației, revizuirea acesteia și trimiterea documentelor completate. La TaxDome, procesul va arăta aproximativ astfel:

• Pentru serviciile de contabilitate, ați putea avea etape de colectare a facturilor, de introducere a datelor în programul de contabilitate, de reconciliere a conturilor și de generare a rapoartelor. La TaxDome, acesta va arăta cam așa:

• Pentru salarizare, va trebui să primiți fișele de pontaj ale angajaților, să pregătiți salarizarea, să obțineți confirmarea, să procesați salarizarea și să încărcați toate documentele necesare. La TaxDome, va arăta cam așa:

Adaugă locuri de muncă

Odată ce ți-ai configurat pipeline-ul, poți începe să adaugi joburi în el. Un job într-un pipeline este un proiect pe care îl realizezi pentru clientul tău. Așadar, pipeline-ul tău va începe să funcționeze cu adevărat pentru tine doar atunci când adaugi un job .  

Lucrările pot conține toate informațiile necesare pentru furnizarea unui serviciu, cum ar fi documente legate, sarcini pentru diferiți membri ai echipei, organizatori completați și multe altele.

Pentru a automatiza lucrul cu locurile de muncă și a petrece mai puțin timp creându-le, puteți:

• Utilizați șabloane de sarcini pentru a precompleta datele generale, cum ar fi numele serviciului, descrierea sau data scadentă.

• Configurați repetări ale sarcinilor pentru a crea automat sarcini pentru servicii recurente.

Mutarea și finalizarea lucrărilor

După ce finalizați etapa la care lucrați, puteți trece comanda la etapa următoare. Acest lucru se poate face fie manual, fie automat. Trecerea automată are loc atunci când toate sarcinile restante pentru o etapă sunt finalizate. De exemplu, dacă clientul achită o factură, acest lucru poate determina trecerea automată a comenzii la etapa următoare de pregătire a documentelor.

Când proiectul trece la etapa următoare, pot avea loc alte acțiuni automatizate, cum ar fi crearea de sarcini pentru membrii echipei, informarea clientului cu privire la progresul proiectului, trimiterea unei facturi și multe altele.

Odată ce sarcina dvs. ajunge în etapa finală și totul este finalizat, o puteți arhiva astfel încât să dispară din vizualizarea kanban, dar să poată fi accesată în continuare în orice moment.

Share

Link copiat