Memento-uri manuale și automate
Reminderii îi notifică pe clienți atunci când nu au finalizat un element de acțiune până la o anumită dată. Fie că automatizați memento-urile sau le trimiteți manual, acestea îi mențin pe clienți la punct fără a fi nevoie să îi împingeți personal.
Reamintiri, explicate
De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.
Atunci când destinatarilor le ia prea mult timp pentru a finaliza un element de acțiune - sau uită să o facă - aveți două opțiuni:
- Reîntoarceți manual un memento cu privire la organizatorul, propunerea, factura sau documentul în așteptare.
- Configurați memento-uri automate.
Memento-uri manuale
Pentru a retrimite manual un memento, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a elementului pentru care clientul trebuie să primească un memento, apoi apăsațiReîntoarceți. Puteți face acest lucru chiar și atunci când memento-urile automate au fost activate.
Pentru a retrimite manual o factură plătită sau neplătită, în lista Facturi sau în profilul de client al contului, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numărului facturii, apoi selectați Trimite factură prin e-mail din meniul derulant.
Pentru a retrimite manual o notificare despre un document în așteptare de aprobare, deschideți subfișa Aprobări, derulați până la sfârșitul documentelor în așteptare, apoi faceți clic pe Solicitare aprobare pentru documente în așteptare în partea dreaptă jos.
Iată ce se întâmplă:
- Clientului i se trimite un e-mail suplimentar de atenționare.
- O notificare pe portal pentru elementul de acțiune este mutat în partea de sus a listei de sarcini a clientului.
- Informațiile privind retrimiterea sunt adăugate la pista de audit.
Reamintiri automate
Pentru a activa sau dezactiva memento-urile automate , deschideți mai întâi organizatorul în așteptare, propunerea, chat-ul, factura, documentul în așteptare de semnare sau documentul în așteptare de aprobare. Activați Reminderi în timp ce trimiteți aceste documente manual sau prin intermediul automatizării pipeline-ului.
Alegeți modul în care doriți să setați memento-urile automate:
- Zile până la următorul memento: În mod prestabilit, un memento este trimis la trei zile după ce notificarea pentru elementul de acțiune a fost trimisă clientului, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.
- Numărul de memento-uri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.
Configurați memento-uri prin intermediul automatizărilor de conducte
Va trebui să efectuați modificări în pipeline pentru a configura memento-uri pentru organizatori, propuneri, facturi și automatizări de mesaje.
În cazul automatizărilor Trimitere factură, Creare organizator, Trimitere propunere/EL și Trimitere mesaj , comutatorul Amintiri se află sub câmpul Selectare șablon. Selectați Reminders, apoi alegeți modul în care doriți să configurați memento-urile automate:
- Zile până la următorul memento: În mod prestabilit, un memento este trimis la trei zile după ce notificarea pentru elementul de acțiune a fost trimisă clientului, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.
- Numărul de reamintiri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica acest lucru după cum doriți.
Notă! Dezactivarea memento-urilor pentru automatizarea pipeline-ului va afecta numai lucrările care vor intra în etapa pipeline-ului în viitor. Aceasta nu va dezactiva memento-urile pentru automatizările declanșate anterior, cum ar fi organizatorii sau facturile deja trimise.
Reamintiți clienților despre
Reamintiți clienților despre organizatorii în așteptare
Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Pentru a trimite manual un memento cu privire la un organizator în așteptare: Accesați fila Organizatori din cont, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a organizatorului din listă, fie în interiorul organizatorului, apoi selectați Reîntoarcere.
Pentru a configura memento-uri cu privire la organizatori: Activați Activarea memento-urilor atunci când trimiteți un organizator manual sau prin automatizarea conductei. Pentru a trimite memento-uri despre organizatori care pleacă prin intermediul automatizării conductei, activați Activarea memento-urilor pentru automatizarea Creare organizator atunci când editați etapele conductei.
Comutatorul Reminders poate fi activat sau dezactivat în orice moment deschizând organizatorul în așteptare. Nu uitați să faceți clic pe Save (Salvare ) atunci când faceți modificări la setările Reminders (Amintiri ).
Avertismentele organizatorului se opresc atunci când:
- Clientul nu a trimis organizatorul, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
- Clientul a trimis organizatorul.
- Organizatorul este sigilat.
- Activitatea cu organizatorul legat de aceasta este arhivată.
Amintește despre cererile în așteptare ale clienților
Puteți trimite memento-uri pentru cererile clienților aflate în starea În așteptare sau În curs.
Pentru a trimite manual un memento cu privire la o solicitare a unui client: Accesați fila Cereri din cont, faceți clic fie pe cele trei puncte din extrema dreaptă a cererii din listă, fie pe cererea în sine, apoi selectați Resend.
Pentru a configura memento-uri privind cererile clienților: Activați Amintirile atunci când trimiteți sau editați o cerere de client.
Comutatorul Amintiri poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin deschiderea solicitării. Nu uitați să faceți clic pe Save (Salvare ) atunci când efectuați modificări la setările Reminders (Amintiri ).
Amintirile de solicitare ale clienților se opresc atunci când:
- Clientul răspunde la toate întrebările solicitate și depune cererea.
- Schimbați starea cererii la Completat.
Reamintirea clienților cu privire la propunerile în curs
Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Pentru a trimite manual un memento cu privire la o propunere în așteptare: Mergeți la Propuneri și EL din bara laterală din stânga sau la fila cu același nume din contul clientului, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a propunerii, apoi selectați Reîntoarcere.
Pentru a seta memento-uri automate cu privire la propuneri: Activați opțiunea Reamintiri în partea de jos a etapei Generale atunci când creați o propunere sau un șablon de propunere.
De asemenea, le puteți activa atunci când configurați automatizarea Trimitere propunere/EL.
Comutatorul Reminders poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin deschiderea propunerii în așteptare.
Propunerile de reamintire se opresc când...
- ...clientul nu a semnat propunerea, dar a fost trimis numărul stabilit de atenționări.
- ...clientul a semnat propunerea.
- ...locul de muncă cu propunerea legată de acesta este arhivat.
Reamintiți clienților despre facturile în așteptare
Pentru a trimite memento-uri privind facturile în așteptare: Activați Amintirile atunci când trimiteți o factură manual sau prin automatizarea conductei. Pentru a trimite memento-uri cu privire la facturile trimise prin intermediul automatizării conductei, activați Memento-uri pentru automatizarea Trimitere factură atunci când editați etapele conductei. Comutatorul Reminders poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin editarea facturii neplătite.
O altă modalitate de a seta memento-uri automate pentru facturile în așteptare este de a le configura în cadrul șablonului de factură. Pentru a face acest lucru, activați Send reminders to clients (Trimiteți memento-uri clienților), setați zilele până la următorul memento și numărul de memento-uri, apoi faceți clic pe Save ( Salvare ) sau Save & Exit (Salvare și ieșire).
Notificările privind facturile se opresc atunci când:
- Clientul nu a plătit factura, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
- Clientul a plătit factura.
- Lucrarea cu factura asociată este arhivată.
Amintirile privind facturile nu se opresc atunci când clientul a plătit parțial.
Notă: De asemenea, puteți retrimite manual facturile către clienți! Pentru mai multe detalii, accesați aici.
Reamintiți clienților despre acțiunile din chat
Pentru a seta memento-uri automate cu privire la acțiunileîn așteptare în cadrul unui fir de chat: Activați Reminderi atunci când trimiteți un mesaj de chat, fie manual, fie prin intermediul automatizării pipeline-ului.
Pentru a trimite memento-uri cu privire la mesajele de chat trimise prin intermediul automatizării conductei, comutați pe Memento-uri pentru automatizarea Trimitere mesaj la editarea etapelor conductei, setați zilele până la următorul memento și numărul de memento-uri și faceți clic pe Salvare.
O altă modalitate de a configura memento-uri automate pentru mesajele necitite este de a le configura în șablonul de chat.
Pentru detalii despre modul în care funcționează memento-urile pentru chat-uri, consultați articolul despre memento-urile pentru chat-uri.
Reamintirea clienților cu privire la semnăturile în așteptare
Pentru a trimite manual un memento cu privire la un document în curs de semnare: Accesați fila Docs (Documente ) din contul clientului, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a documentului din listă, fie în interiorul documentului însuși, apoi selectați Resend (Trimite din nou).
Pentru a configura memento-uri automate cu privire la documentele în așteptarea semnăturii: Activați Amintirile atunci când solicitați o semnătură pentru un document.
Comutatorul Amintiri poate fi activat și dezactivat în orice moment prin deschiderea documentului în curs de semnare (chiar dacă unul dintre semnatari l-a semnat electronic). Pentru a face acest lucru, deschideți profilul clientului și treceți la subpanglica Docs > Signatures (Documente > Semnături ). Găsiți un document și faceți clic pe numele acestuia. Apoi, faceți clic pe Afișare semnatari și actualizați setările de reamintire. Nu uitați să faceți clic pe Salvare atunci când efectuați modificările.
Amintirile de semnătură se opresc atunci când...
- ...clientul nu a semnat documentul, dar a fost trimis numărul stabilit de atenționări.
- ...clientul a semnat documentul.
- ...este arhivat jobul cu documentul în așteptarea semnăturii legat de el.
Reamintiți clienților despre aprobările în curs
Pentru a trimite manual un memento cu privire la un document în curs de aprobare: Accesați fila Docs (Documente ) din profilul contului de client, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a documentului din listă, fie în interiorul documentului însuși, apoi selectați Resend Approval( Reîntoarcere aprobare).
Pentru a trimite manual un memento cu privire la toate documentele în curs de aprobare: Accesați Docs (Documente ) din meniul din bara laterală din stânga, deschideți fila Approvals (Aprobări ), faceți clic pe Request Approval for Pending (Cerere de aprobare pentru documente în așteptare), revizuiți și editați mesajul pentru client (opțional), apoi faceți clic pe Send Request (Trimitere cerere).
Pentru a seta memento-uri cu privire la documentele în curs de aprobare: Activați funcția Reminderi atunci când solicitați aprobarea unui document.
Notificările de aprobare se opresc când...
- ...clientul nu a aprobat documentul, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
- ...clientul a aprobat documentul.
- ...jobul cu documentul în curs de aprobare legat de acesta este arhivat.
