Memento-uri manuale și automate

Reminderii îi notifică pe clienți atunci când nu au finalizat un element de acțiune până la o anumită dată. Fie că automatizați memento-urile sau le trimiteți manual, acestea îi mențin pe clienți la punct fără a fi nevoie să îi împingeți personal.

Reamintiri, explicate

De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu Notificare activată-primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Atunci când destinatarilor le ia prea mult timp pentru a finaliza un element de acțiune - sau uită să o facă - aveți două opțiuni:

• Reexpediați manual un memento despre organizatorul, propunerea, factura sau documentul în așteptare.

• Configurați mementouri automate .

Memento-uri manuale

Pentru a retrimite manual un memento, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a elementului care trebuie reamintit clientului, apoi apăsați Trimite din nou. Puteți face acest lucru chiar și atunci când memento-urile automate au fost activate.

Pentru a retrimite manual o factură plătită sau neplătită, fie în lista Facturi, fie în profilul de client al contului, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numărului facturii, apoi selectați Trimite factură prin e-mail din meniul derulant.

Pentru a retrimite manual o notificare cu privire la un document în curs de aprobare, deschideți subpunctul subpanglicăAprobări, derulați până la sfârșitul documentelor în așteptare, apoi faceți clic pe Solicitare aprobare pentru documente în așteptare în partea dreaptă jos.

Iată ce se întâmplă:

Clientului i se trimite un e-mail suplimentar de atenționare.

• O notificare portal pentru elementul de acțiune este mutată în partea de sus a listei de sarcini ale clientului.

• Informațiile despre retrimitere sunt adăugate la pista de audit.

Reamintiri automate

Pentru a activa sau dezactiva mai întâi deschideți organizatorul în așteptare, cererea clientului, propunerea, chat-ul, factura, documentul în așteptarea semnăturii sau documentul în așteptarea aprobării. Activați Reminders în timp ce trimiteți aceste documente manual sau prin intermediul automatizării pipeline-ului.

Alegeți modul în care doriți să setați memento-urile automate:

• Zile până la următorul memento: În mod prestabilit, un memento este trimis la trei zile după ce notificarea pentru elementul de acțiune a fost trimisă clientului, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.

• Numărul de memento-uri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.

Configurați memento-uri prin intermediul automatizărilor de conducte

Va trebui să modificați fluxul de lucru pentru a configura mementouri pentru organizatori, propuneri, facturi și automatizări ale mesajelor.

Cu automatele AutomatizărileTrimitere factură, Creare organizator, Trimitere cerere client, Trimitere propunere/EL și Trimitere mesaj, comutatorul Amintiri se află sub câmpul Selectare model. Selectați Reminders, apoi alegeți modul în care doriți să configurați memento-urile automate:

• Zile până la următorul memento: În mod prestabilit, un memento este trimis la trei zile după ce notificarea pentru elementul de acțiune a fost trimisă clientului, dar puteți modifica acest lucru la ce doriți.

• Numărul de memento-uri: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.

Notă

Dezactivarea memento-urilor pentru automatizarea pipeline-ului va afecta numai lucrările care vor intra în etapa pipeline-ului în viitor. Aceasta nu va dezactiva memento-urile pentru automatizările declanșate anterior, cum ar fi organizatorii sau facturile deja trimise.

Reamintiți clienților despre

Reamintiți clienților despre organizatorii în așteptare

Pentru mai multe videoclipuri utile cu instrucțiuni, vizitați TaxDome , centrul nostru online gratuit pentru vizualizarea și învățarea tuturor informațiilor necesare despre TaxDome.

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la un organizator în așteptare: Accesați fila Organizatori din cont, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a organizatorului din listă, fie în interiorul organizatorului, apoi selectați Resend.

  

• Pentru a configura mementouri automate despre organizatori: ActivațiMementouri când trimiteți un organizator manual sau prin automatizarea pipeline-ului. Pentru a trimite mementouri despre organizatori care sunt trimise prin automatizarea pipeline-ului, activațiMementouripentru automatizarea Creare organizator când editați etapele pipeline-ului. Comutatorul Mementouri poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin deschiderea organizatorului în așteptare. Nu uitați să faceți clic pe Salvare când modificați setările Mementouri.

  

Avertismentele organizatorului se opresc atunci când:

• Clientul nu a trimis organizatorul, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.
• Clientul a trimis organizatorul.
• Organizatorul este sigilat.
• Activitatea cu organizatorul legat de aceasta este arhivată.

Amintește despre cererile în așteptare ale clienților

Puteți trimite mementouri pentru solicitările clienților aflați în starea În așteptare sau În curs .

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la o solicitare a unui client: Accesați fila Cereri din cont, faceți clic fie pe cele trei puncte din extrema dreaptă a cererii din listă, fie pe cererea în sine, apoi selectați Resend.

  

• Pentru a configura mementouri automate despre solicitările clienților: Activați opțiuneaMementouriatunci când trimiteți sau editați manual o solicitare a clientului sau când configurați automatizarea Trimitere solicitări clienți în pipeline.

  Comutatorul Amintiri poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin deschiderea cererii nesupuse. Nu uitați să faceți clic pe Save (Salvare ) atunci când efectuați modificări la setările Reminders (Notificări ).

  

Amintirile de solicitare ale clienților se opresc atunci când:

• Clientul răspunde la toate întrebările solicitate și depune cererea.

• Ați schimbat statutul cererii în Completat.

• Clientul nu a depus cererea de client, dar numărul stabilit de memento-uri a fost trimis.

• Sarcina cu solicitarea clientului asociată este arhivată.

Reamintirea clienților cu privire la propunerile în curs

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la o propunere în așteptare: Accesați Propuneri și EL din bara laterală din stânga sau fila cu același nume din contul clientului, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a propunerii, apoi selectați Trimiteți din nou.

• Pentru a configura mementouri automate despre propuneri: Activați opțiuneaMementouridin partea de jos a etapei Generale atunci când creați o propunere sau un șablon de propunere.

De asemenea, le puteți activa atunci când configurați Trimitere propunere/EL automatizare.

Comutatorul Reminders poate fi activat sau dezactivat în orice moment prin deschiderea propunerii în așteptare. 

Notificările de propunere se opresc când:

• Clientul nu a semnat propunerea, dar numărul stabilit de memento-uri a fost trimis.

• Clientul a semnat propunerea.

• Activitatea cu propunerea asociată este arhivată.

  

Reamintiți clienților despre facturile în așteptare

Pentru a trimite mementouri despre facturile în așteptare:Activați opțiuneaMementouri când trimiteți o factură manual sau prin automatizarea fluxului de lucru. Pentru a trimite mementouri despre facturile trimise prin automatizarea fluxului de lucru, activațiopțiunea Mementouripentru automatizarea Trimitere factură când editați etapele fluxului de lucru. Opțiunea Mementouripoate fi activată sau dezactivată în orice moment prin editarea facturii neplătite.

O altă modalitate de a configura memento-uri automate pentru facturile în așteptare este să le configurați în cadrul modelului de factură. Pentru a face acest lucru, comutați pe Trimite memento-uri clienților, setați zilele până la următorul memento și numărul de memento-uri și faceți clic pe Salvare sau Salvare și ieșire.

Notificările privind facturile se opresc atunci când:

• Clientul nu a plătit factura, dar a fost trimis numărul stabilit de memento-uri.

• Clientul a plătit factura.

• Lucrarea cu factura asociată este arhivată.

  Amintirile privind facturile nu se opresc atunci când clientul a plătit parțial.

  

Notă

De asemenea, puteți retrimite manual facturile către clienți! Pentru mai multe detalii, mergeți aici.

Reamintiți clienților despre acțiunile din chat

• Pentru a configura mementouri automate despre acțiuni în așteptare într-un fir de chat: ActivațiMementouri când trimiteți un mesaj de chat fie manual, fie prin automatizarea pipeline-ului. 

• Pentru a trimite memento-uri cu privire la mesajele de chat trimise prin automatizarea conductei, activați Memento-uri pentru automatizarea trimiterii mesajelor la editarea etapelor conductei, setați zilele până la următorul memento și numărul de memento-uri și faceți clic pe Salvare.

• O altă modalitate de a configura memento-uri automate pentru mesajele necitite este de a le configura în șablonul de chat. 

  Pentru detalii despre modul în care funcționează mementourile pentru chat-uri, accesați articolul despre mementourile pentru chat .

  

Reamintirea clienților cu privire la semnăturile în așteptare

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la un document în curs de semnare: Accesați fila Docs (Documente ) din contul clientului, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a documentului din listă, fie în interiorul documentului însuși, apoi selectați Resend (Trimite din nou).

  

• Pentru a configura mementouri automate despre documentele care așteaptă semnarea: Activați opțiuneaMementouri atunci când solicitați semnarea unui document .  

Comutatorul Amintiri poate fi activat și dezactivat în orice moment prin deschiderea documentului în curs de semnare (chiar dacă unul dintre semnatari l-a semnat electronic). Pentru a face acest lucru, deschideți profilul clientului și treceți la subpanglica Docs > Signatures (Documente > Semnături ). Găsiți un document și faceți clic pe numele acestuia. Apoi, faceți clic pe Afișare semnatari și actualizați setările de reamintire. Nu uitați să faceți clic pe Salvare atunci când efectuați modificările.

Amintirile de semnătură se opresc când:

• Clientul nu a semnat documentul, dar numărul stabilit de memento-uri a fost trimis.
• Clientul a semnat documentul.
• Lucrarea la care este asociată semnătura documentului în așteptare este arhivată.

Reamintiți clienților despre aprobările în curs

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la un document în curs de aprobare: Accesați fila Documente din profilul contului clientului, faceți clic pe cele trei puncte fie în extrema dreaptă a documentului din listă, fie în interiorul documentului însuși, apoi selectați Trimiteți din nou aprobarea.

  

• Pentru a trimite manual un memento cu privire la toate documentele în curs de aprobare: Accesați Documente din meniul din bara laterală din stânga, deschideți fila Aprobări, faceți clic pe Cerere de aprobare pentru documente în așteptare, revizuiți și editați mesajul pentru client (opțional), apoi faceți clic pe Trimitere cerere.

  

• Pentru a configura mementouri despre documentele în așteptare pentru aprobare: Activați opțiuneaMementouri atunci când solicitați aprobarea unui document .

Amintirile de aprobare se opresc când:

• Clientul nu a aprobat documentul, dar numărul stabilit de memento-uri a fost trimis.

• Clientul a aprobat documentul.

• Activitatea cu documentul în curs de aprobare legat de aceasta este arhivată.

  

Share

Link copiat