Corelarea elementelor cu locurile de muncă

Elementele (cum ar fi sarcinile, facturile, plățile și documentele) sunt legate automat de lucrări odată ce se declanșează automatizările. Puteți, de asemenea, să legați manual diferite elemente de lucrări pentru a le face imediat disponibile atunci când este nevoie.

Elemente legate, explicate

Elements can be linked to jobs either by adding automations or manually. While adding different elements to a pipeline using automations involves a change in the template, manual linking allows you to track all of the job’s related data within a pipeline without modifying the template.

Legătura manuală a elementelor

Înainte de a începe să legați elementele de locuri de muncă, țineți cont de următoarele:

• O lucrare poate avea orice număr de elemente legate între ele.
• O notă, solicitare client, chat, propunere & EL, document, înregistrare timp, factură, plată, organizator, pagină wiki, propunere sau sarcină poate fi legată de un număr nelimitat de sarcini.
• O sarcină poate fi legată doar de un singur loc de muncă. Dacă o activitate este deja legată de un loc de muncă, nu o puteți lega de un alt loc de muncă. Când deconectați o activitate de la o activitate, o puteți lega la altă activitate.

Pentru a lega elemente dintr-o fișă de post:

• Pentru a lega un element existent, faceți clic pe Legătură, selectați tipul de element și alegeți elementele pe care doriți să le legați. Apoi, salvați modificările la fișa postului.

  

• Pentru a lega un element nou fără a închide fișa de job, faceți clic pe Nou și selectați tipul de element. Completați detaliile elementului și salvați modificările aduse fișei de job.

  

Odată ce elementele sunt legate, acestea vor apărea în secțiunea corespunzătoare Legate din dreapta fișei de job. Faceți clic pe x pentru a deconecta elementele inutile de la un job (aceasta nu le va șterge din alte locații pe TaxDome ).

Unele elemente necesită anumite drepturi de acces pentru a le conecta. Iată detaliile:

Identificarea elementelor nefinalizate legate de locurile de muncă

Unele elemente ale sarcinii necesită acțiuni specifice din partea utilizatorului (fie din partea unui membru al echipei, fie din partea unui client), iar altele nu. Puteți afla întotdeauna dacă există elemente neterminate în vizualizarea kanban sau pe fișa lucrării.

În vizualizarea kanban

Revizuirea elementelor de acțiune în așteptare în vederea kanban este convenabilă pentru o analiză rapidă. În acest fel, puteți vedea ce sarcini au blocaje și puteți prioritiza elementele de acțiune care necesită atenție.

Dacă există elemente în așteptare în interiorul unui job, există un contor. Numărul indică numărul de elemente nefinalizate, în timp ce culoarea este diferită în funcție de data scadenței sarcinii și a jobului. Dacă data scadenței pentru job este setată, culoarea va fi bazată pe aceasta, indiferent de data scadenței sarcinii conectate. Dacă nu este setată, atunci se va baza pe data scadenței sarcinilor:

Atât sarcina, cât și sarcina asociată nu au o dată limită. 

Fie sarcina, fie sarcina legată este depășită. 

Lucrarea sau sarcina asociată au un termen limită de trei zile sau mai scurt.

Fie jobul, fie sarcina asociată au un termen limită care nu este încă prea apropiat.

Toate elementele de lucru pentru etapă sunt finalizate. Bifa apare numai dacă Locuri de muncă în domeniul mutării auto comutatorul pentru etapa curentă este dezactivat sau dacă este ultima etapă a conductei. Dacă Locuri de muncă în domeniul mutării auto Dacă comutatorul este activat, lucrarea trece automat la etapa următoare.

În cazul în care nu există elemente care necesită acțiuni, contorul nu apare.

În fișa postului

Ori de câte ori deschideți o fișă a sarcinii, puteți examina toate elementele de care depind starea sarcinii automate și personalizate:

• If automove is enabled for the current stage and the job status hasn’t been changed to the custom one , the job card will display all the pending action items that need to be completed for the job to be automatically moved to the next stage. 

  

În cazul în care sarcina nu are elemente de acțiune legate, iar automove este activat, veți vedea un mesaj care indică faptul că are nevoie de cel puțin un declanșator pentru a funcționa.

• Dacă statutul sarcinii a fost schimbat într-unul personalizat, veți vedea toate elementele de acțiune în așteptare care trebuie finalizate pentru a schimba statutul sarcinii în Activ. Dacă faceți clic pe cele trei puncte de lângă elementul în așteptare, îl puteți dezlega de sarcină sau îl puteți șterge complet. 

  

În plus, toate tipurile de entități legate sunt afișate în tabele în secțiunea Legate . Dacă lucrul la elementul de acțiune nu este finalizat (de exemplu, starea sarcinii nu este Finalizat sau Anulat ), coloana Mutare automată arată dacă acest element de acțiune are impact asupra mutării automate sau asupra schimbării de stare:

Impactul autove la etapa următoare.

Influențează schimbarea statutului în Activ (în cazul în care lucrarea se află în prezent în statut personalizat).

Cum să gestionați elementele neterminate atunci când mutați lucrări

When you manually move a job with unfinished elements or change the custom status , a pull-down menu appears where you can select what to do about them. Please see below for the details:

• Sarcini neîndeplinite

• Organizatori în așteptare

• Cereri în așteptare ale clienților

• Propuneri fără semnătură

• Documente în curs de plată (blocate de facturi)

• Documente în curs de semnare

• Documente în curs de aprobare

• Sarcini de client în așteptare în chat-uri

• Facturi neplătite/plătite parțial

Sarcini neîndeplinite

• Atribuitori: Aceasta vă permite să adăugați, să ștergeți sau să modificați destinatarii sarcinilor.

• Marchează ca finalizat: Aceasta schimbă starea activității în Finalizat .

• Ignorare: Când se modifică starea personalizată înapoi la Activ, această acțiune adaugă sarcina ca declanșator de mutare automată pentru etapa curentă.

• Trecere la etapa următoare: Aceasta mută sarcina la etapa următoare fără a-i modifica starea.

• Ștergere: Această funcție șterge sarcina din job.

• Deconectare: Această acțiune va deconecta sarcina de la job. (Va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de job.)

  

Organizatori în așteptare

• Trecere la etapa următoare: Această acțiune mută organizatorul la etapa următoare fără a-i modifica starea.

• Ignorare: Când se modifică starea personalizată înapoi la Activ , organizatorul este adăugat ca declanșator de mutare automată pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Aceasta va dezlega organizatorul de la locul de muncă. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)

• Trimitere: Această acțiune va schimba starea organizatorului în Finalizat . Puteți face acest lucru indiferent dacă organizatorul conține sau nu întrebări fără răspuns.

  

Cereri în așteptare ale clienților

• Treceți la etapa următoare: Această opțiune mută solicitările clientului în etapa următoare fără a schimba starea acestora.

• Ignorați: Atunci când schimbați statutul personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă solicitările clientului ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Aceasta va dezlega solicitările clientului de sarcina de lucru. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)

• Trimiteți. Acest lucru va schimba statutul cererii clientului în Completat. Puteți face acest lucru indiferent dacă cererea clientului conține sau nu întrebări fără răspuns.

  

Propuneri fără semnătură

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută propunerea în etapa următoare, fără a-i schimba statutul.

• Ignorați: Atunci când se schimbă statutul personalizat înapoi la Activ, se adaugă propunerea ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Aceasta va decupla propunerea de la lucrare. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de post.)

  

Documente în curs de plată (blocate de facturi)

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.

• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Acest lucru va dezlega documentul de la sarcină. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)

  

Documente în curs de semnare

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.

• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Aceasta va decupla documentul de la lucrare. (Documentul va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare).

  

Documente în curs de aprobare

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.

• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Dezlegare: Aceasta va decupla documentul de la lucrare. (Documentul va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare).

  

Sarcini de client în așteptare în chat-uri

• Treceți la etapa următoare: Această acțiune mută firul de chat la etapa următoare fără a-i modifica starea.

• Ignorați: Atunci când schimbați statutul personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă firul de discuție ca un declanșator automat pentru etapa curentă.

• Mesaj de deconectare: Această acțiune va deconecta firul de chat de la job. (Acesta va fi în continuare activ, dar nu va mai fi legat de job.)

• Marcă completă: Aceasta va verifica automat toate sarcinile clienților.

  

Facturi neplătite/plătite parțial

• Trecere la etapa următoare: Această acțiune mută factura la etapa următoare fără a-i modifica starea.

• Ignorați: Atunci când se schimbă statutul personalizat înapoi la Activ, factura este adăugată ca declanșator automat pentru etapa curentă.

• Deconectare: Această acțiune va deconecta factura de la job. (Va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de job.)