Locuri de muncă (de bază): Legătura elementelor cu locurile de muncă

Elementele (cum ar fi sarcinile, facturile, plățile și documentele) sunt legate automat de lucrări odată ce se declanșează automatizările. Puteți, de asemenea, să legați manual diferite elemente de lucrări pentru a le face imediat disponibile atunci când este nevoie.

Elemente legate, explicate

Elementele pot fi legate de lucrări fie prin adăugarea de automatizări, fie manual. În timp ce adăugarea de elemente diferite la o conductă cu ajutorul automatizărilor implică o modificare a șablonului, legarea manuală vă permite să urmăriți toate datele aferente unei lucrări în cadrul unei conducte fără a modifica șablonul.

Legătura manuală a elementelor

Înainte de a începe să legați elementele de locuri de muncă, țineți cont de următoarele:

• O lucrare poate avea orice număr de elemente legate între ele.
• O notă, solicitare client, chat, propunere & EL, document, înregistrare timp, factură, plată, organizator, pagină wiki, propunere sau sarcină poate fi legată de un număr nelimitat de sarcini.
• O sarcină poate fi legată doar de un singur loc de muncă. Dacă o activitate este deja legată de un loc de muncă, nu o puteți lega de un alt loc de muncă. Când deconectați o activitate de la o activitate, o puteți lega la altă activitate.

Pentru a lega elemente dintr-o fișă de post:

• Pentru a lega un element existent, faceți clic pe Legătură, selectați tipul de element și alegeți elementele pe care doriți să le legați. Apoi, salvați modificările la fișa postului.

• Pentru a lega un element nou fără a ieși din fișa postului, faceți clic pe Nou și selectați tipul de element. Completați detaliile elementului și salvați modificările în fișa postului.

Odată ce elementele sunt asociate, acestea vor apărea în secțiunea asociată corespunzătoare din partea dreaptă a fișei postului. Faceți clic pe x pentru a dezlega elementele inutile de la o lucrare (acest lucru nu le va șterge din alte locații de pe TaxDome).

Unele elemente necesită anumite drepturi de acces pentru a le conecta. Iată detaliile:

Identificarea elementelor nefinalizate legate de locurile de muncă

Unele elemente ale sarcinii necesită acțiuni specifice din partea utilizatorului (fie din partea unui membru al echipei, fie din partea unui client), iar altele nu. Puteți afla întotdeauna dacă există elemente neterminate în vizualizarea kanban sau pe fișa lucrării.

În vizualizarea kanban

Revizuirea elementelor de acțiune în așteptare în vederea kanban este convenabilă pentru o analiză rapidă. În acest fel, puteți vedea ce sarcini au blocaje și puteți prioritiza elementele de acțiune care necesită atenție.

Dacă există elemente în așteptare în cadrul unei sarcini, există un contor. Numărul înseamnă cantitatea de elemente nefinalizate, în timp ce culoarea este diferită în funcție de data scadenței sarcinii și a lucrării. Dacă data scadentă pentru sarcină este setată, culoarea se va baza pe aceasta, în ciuda datei scadente a sarcinii asociate. Dacă nu este setată, atunci culoarea se va baza pe data scadentă a sarcinilor:

Atât sarcina, cât și sarcina asociată nu au o dată limită. 

Fie sarcina, fie sarcina legată este depășită. 

Lucrarea sau sarcina asociată au un termen limită de trei zile sau mai scurt.

Fie jobul, fie sarcina asociată au un termen limită care nu este încă prea apropiat.

Toate elementele sarcinii pentru etapa respectivă sunt finalizate. Marca de selectare apare numai dacă comutatorul Automove Jobs pentru etapa curentă este dezactivat sau dacă aceasta este ultima etapă a conductei. Dacă comutatorul Automove Jobs este activat, sarcina trece automat la etapa următoare.

În cazul în care nu există elemente care necesită acțiuni, contorul nu apare.

În fișa postului

Ori de câte ori deschideți o fișă a sarcinii, puteți examina toate elementele de care depind starea sarcinii automate și personalizate:

• Dacă automove este activat pentru etapa curentă, iar starea lucrării nu a fost modificată în cea personalizată, fișa lucrării va afișa toate acțiunile în așteptare care trebuie finalizate pentru ca lucrarea să fie mutată automat în etapa următoare. 

În cazul în care sarcina nu are elemente de acțiune legate, iar automove este activat, veți vedea un mesaj care indică faptul că are nevoie de cel puțin un declanșator pentru a funcționa.

• Dacă statutul sarcinii a fost schimbat într-unul personalizat, veți vedea toate elementele de acțiune în așteptare care trebuie finalizate pentru a schimba statutul sarcinii în Activ. Dacă faceți clic pe cele trei puncte de lângă elementul în așteptare, îl puteți dezlega de sarcină sau îl puteți șterge complet. 

În plus, toate tipurile de entități legate sunt afișate în tabele în secțiunea Legate . În cazul în care activitatea privind elementul de acțiune nu este finalizată (de exemplu, starea sarcinii nu este Completată sau Anulată), coloana Automove arată dacă acest element de acțiune are impact asupra automove sau asupra schimbării de stare:

Impactul autove la etapa următoare.

Influențează schimbarea statutului în Activ (în cazul în care lucrarea se află în prezent în statut personalizat).

Cum să gestionați elementele neterminate atunci când mutați lucrări

Atunci când mutați manual o lucrare cu elemente neterminate sau schimbați starea personalizată, apare un meniu derulant în care puteți selecta ce să faceți în legătură cu acestea. Vă rugăm să consultați mai jos pentru detalii:

• Sarcini neîndeplinite
• Organizatori în așteptare
• Cereri în așteptare ale clienților
• Propuneri fără semnătură
• Documente în curs de plată (blocate de facturi)
• Documente în curs de semnare
• Documente în curs de aprobare
• Sarcini de client în așteptare în chat-uri
• Facturi neplătite/plătite parțial

Sarcini neîndeplinite

• Atribuitori: Aceasta vă permite să adăugați, să ștergeți sau să modificați destinatarii sarcinilor.
• Marcați complet: Acest lucru modifică starea sarcinii la Completat.
• Ignorați: Atunci când schimbați starea personalizată înapoi la Activ, aceasta adaugă sarcina ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută sarcina în etapa următoare fără a-i schimba starea.
• Ștergeți: Aceasta șterge sarcina din job.
• Dezlegare: Acest lucru va dezlega sarcina de sarcina de lucru. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de sarcină.)

Organizatori în așteptare

• Treceți la etapa următoare: Această opțiune mută organizatorul în etapa următoare fără a-i modifica starea.
• Ignorați: Atunci când schimbați statutul personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă organizatorul ca un declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va dezlega organizatorul de la locul de muncă. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)
• Trimiteți. Aceasta va schimba statutul organizatorului în Completat. Puteți face acest lucru indiferent dacă organizatorul conține sau nu întrebări fără răspuns.

Cereri în așteptare ale clienților 

• Treceți la etapa următoare: Această opțiune mută solicitările clientului în etapa următoare fără a schimba starea acestora.
• Ignorați: Atunci când schimbați statutul personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă solicitările clientului ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va dezlega solicitările clientului de sarcina de lucru. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)
• Trimiteți. Acest lucru va schimba statutul cererii clientului în Completat. Puteți face acest lucru indiferent dacă cererea clientului conține sau nu întrebări fără răspuns.

Propuneri fără semnătură

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută propunerea în etapa următoare, fără a-i schimba statutul.
• Ignorați: Atunci când se schimbă statutul personalizat înapoi la Activ, se adaugă propunerea ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va decupla propunerea de la lucrare. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de post.)

Documente în curs de plată (blocate de facturi)

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.
• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Acest lucru va dezlega documentul de la sarcină. (Acesta va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare.)

Documente în curs de semnare

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.
• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va decupla documentul de la lucrare. (Documentul va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare).

Documente în curs de aprobare

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută documentele în etapa următoare.
• Ignorați: La schimbarea statutului personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă documentul ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va decupla documentul de la lucrare. (Documentul va fi în continuare disponibil, dar nu va mai fi legat de lucrare).

Sarcini de client în așteptare în chat-uri

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută firul de chat în etapa următoare fără a-i schimba starea.
• Ignorați: Atunci când schimbați statutul personalizat înapoi la Activ, acest lucru adaugă firul de discuție ca un declanșator automat pentru etapa curentă.
• Deconectați mesajul: Aceasta va dezlega firul de discuție de la locul de muncă. (Acesta va fi încă activ, dar nu va mai fi legat de locul de muncă.)
• Marcă completă: Aceasta va verifica automat toate sarcinile clienților.

Facturi neplătite/plătite parțial

• Treceți la etapa următoare: Aceasta mută factura în etapa următoare, fără a-i schimba statutul.
• Ignorați: Atunci când se schimbă statutul personalizat înapoi la Activ, factura este adăugată ca declanșator automat pentru etapa curentă.
• Dezlegare: Aceasta va decupla factura de la lucrare. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de lucrare).