Facturare: Prezentare generală

TaxDome vă poate ajuta să vă păstrați toate facturile în cadrul portalului. Puteți să emiteți facturi, să acceptați plăți online, să țineți evidența plăților, să facturați timpul și multe altele. În acest ghid, veți găsi toate informațiile inițiale despre cum să configurați și să utilizați facturarea în TaxDome.

Efectuați configurarea inițială

Înainte de a începe să vă facturați clienții, trebuie să efectuați configurarea de bază:

• Conectați-vă la un furnizor de servicii de plată: acest lucru permite clienților dvs. să plătească în siguranță în cadrul portalului.

• Sincronizați portalul cu QuickBooks : vă ajută să trimiteți fără probleme toate facturile și plățile necesare din TaxDome QuickBooks.

• Adăugați serviciile: Puteți adăuga serviciile pe care le oferiți clienților și le puteți utiliza ca șabloane pentru facturare. Dacă aveți deja unele în QuickBooks , le puteți transfera în TaxDome un singur clic.

• Configurați o rată de impozitare implicită: includeți automat impozitele în facturile dvs.

• Configurați perioada de întârziere: Obțineți controlul asupra perioadei după care facturile sunt considerate restante.

• Selectați primul număr de factură: dacă utilizați integrarea QuickBooks , puteți selecta primul număr de factură, astfel încât facturile să nu fie duplicate atunci când sunt trimise către QuickBooks.

• Personalizați facturile: Configurați aspectul PDF pentru clienți.

• Configurați momentul deblocării documentelor blocate: Alegeți dacă documentele se deblochează imediat după trimiterea plății sau după confirmarea plății.

Începeți să vă facturați clienții

Odată configurat, puteți începe să utilizați TaxDome pentru a vă factura clienții. Explorați principalele caracteristici de facturare:

• Emiterea facturilor: Adăugați serviciile prestate și trimiteți facturile clienților.

• Creați șabloane de facturi: completați în prealabil datele facturilor și trimiteți-le cu un singur clic.

• Configurați mementouri automate: Asigurați-vă că clienții nu pierd facturile și nu uită să vă plătească.

• Adăugați reduceri: creșteți-vă vânzările prin includerea reducerilor în facturi.

• Procesarea plăților offline: chiar dacă clienții dvs. plătesc în numerar sau în afara TaxDome, puteți înregistra plățile lor în portal.

• Activați plățile în avans: dacă doriți ca clienții dvs. să plătească în avans, le puteți permite să efectueze plăți în avans.

Trimiteți propuneri împreună cu facturile

Este o idee bună să începeți colaborarea cu clientul dvs. cu o propunere care să prezinte toate condițiile și să includă fie o listă de prețuri fixe, fie pachete de servicii diferențiate, din care clienții să poată alege. Puteți include și facturi gata de plată odată cu semnarea propunerii.

• Verificați fluxul propunerilor: verificați toate setările și explorați ceea ce văd clienții dvs. atunci când citesc și semnează propunerile.

• Creați un șablon de ofertă: includeți informațiile esențiale despre firma dvs. și condițiile dvs., astfel încât acesta să poată fi adaptat cu ușurință pentru fiecare grup de clienți.

• Oferiți pachete diferențiate sau o listă fixă de servicii: Prezentați serviciile sub forma unei liste fixe unice sau creați până la 3 pachete de servicii pe care clienții să le poată compara și din care să poată alege.

• Includeți lista de prețuri, solicitați un avans sau inițiați servicii pe bază de abonament: dacă clienții dvs. acceptă propunerea, aceasta poate declanșa emiterea unei facturi care va fi emisă o dată la o anumită perioadă.

• Configurați mementouri automate: Asigurați-vă că clienții dvs. nu uită să semneze o propunere.

Automatizați procesul de facturare

Cel mai bun lucru despre lucrul cu facturile în TaxDome este că îl puteți automatiza și puteți fi sigur că nu există greșeli în facturare. Iată ce puteți face:

• Blocați documentele la facturi: clienții dvs. nu vor putea deschide sau descărca un document decât dacă plătesc factura asociată acestuia.

• Factură pentru servicii recurente: dacă oferiți servicii pe bază de abonament, cum ar fi contabilitatea lunară, puteți utiliza facturi recurente. Acestea sunt o serie de facturi unice emise automat la intervale prestabilite. 

• Automatizați facturile în conducte: în conducte, puteți configura o automatizare care creează facturi atunci când lucrările ajung la anumite etape. Odată ce factura este plătită, lucrarea poate fi mutată automat la etapa următoare, declanșând automatizări suplimentare.

• Automatizați propunerile: în conducte, puteți configura o automatizare care va trimite propuneri clienților dvs. fără implicarea dvs.

Aflați cele mai bune practici pentru o facturare eficientă

În plus față de principalele fluxuri de lucru legate de facturare, este posibil să aveți alte scenarii pe care este important să le gestionați:

• Modificați facturile: păstrați evidențele financiare corecte.

• Editați programul facturilor recurente: ajustați programul general sau detaliile anumitor facturi dintr-o serie recurentă.

• Gestionați facturile restante: Fiți notificat cu privire la facturile neplătite și urmăriți-le cu mementouri de plată pentru a rezolva orice probleme legate de plată.

• Dezactivați plățile neprocesate: dacă o plată este blocată, o puteți debloca din factură, astfel încât clienții să o poată plăti din nou.

• Efectuați rambursări: Indiferent de tipul de plată, puteți procesa o rambursare asigurându-vă că înregistrările dvs. sunt corecte.

• Recompensează clienții cu note de credit: Poți adăuga credite clienților fideli, iar aceștia le pot folosi ulterior pentru a plăti facturile.

Urmăriți și facturați timpul

Funcțiile de urmărire a timpului din TaxDome vă ajută să vă facturați clienții în funcție de timpul petrecut cu ei. Cu urmărirea integrată a timpului, puteți fi sigur că fiecare oră lucrată este facturată corespunzător.

• Timpul de urmărire: Fiecare membru al echipei poate porni cronometrul atunci când lucrează la un proiect sau la o sarcină. După ce termină lucrul, se va crea o înregistrare a timpului. De asemenea, este posibil să adăugați manual înregistrări ale timpului și să urmăriți timpul pentru orice activitate.

• Facturare: Creați o factură pe baza uneia sau mai multor înregistrări de timp finalizate și trimiteți-o clientului dumneavoastră.

• Ștergeți WIP Trimiteți în mod convenabil o factură clientului dvs. pentru toate înregistrările de timp dintr-o anumită perioadă.

Analizați timpul petrecut și planificați capacitatea

Urmărirea timpului merge mai departe decât facturarea clienților dvs., deoarece vă ajută să creați un mediu de lucru transparent. Având toate datele acumulate, vă puteți plăti angajații pe baza timpului lucrat, le puteți analiza performanța, puteți gestiona capacitatea echipei și multe altele.

• Lucrați cu tabloul de bord pentru utilizarea timpului: măsurați performanța echipei dvs. și pregătiți statele de plată ale angajaților.

• Planificați și analizați bugetele pentru sarcini: comparați timpul alocat pentru o sarcină cu timpul efectiv petrecut și analizați variația de timp.

• Gestionați capacitatea echipei dvs.: asigurați-vă că analizați capacitatea săptămânală a echipei dvs. pentru a monitoriza productivitatea și a echilibra volumul de muncă.

Share

Link copiat