Facturare: Prezentare generală

TaxDome vă poate ajuta să vă păstrați toate facturile în cadrul portalului. Puteți să emiteți facturi, să acceptați plăți online, să țineți evidența plăților, să facturați timpul și multe altele. În acest ghid, veți găsi toate informațiile inițiale despre cum să configurați și să utilizați facturarea în TaxDome.

Sfat: Descărcați această listă de verificare simplă pentru a vă urmări progresul în învățarea și implementarea funcțiilor de facturare TaxDome !

Efectuați configurarea inițială

Înainte de a începe să vă facturați clienții, trebuie să efectuați configurarea de bază:

• Conectați-vă la un furnizor de servicii de plată: Acest lucru le permite clienților dvs. să plătească în siguranță în cadrul portabilului fie cu Stripe, CPACharge sau ambele.
• Sincronizați portalul dvs. cu QuickBooks Online: Vă ajută să trimiteți fără probleme toate facturile și plățile de care aveți nevoie de la TaxDome la QuickBooks.
• Adăugați serviciile: Puteți adăuga serviciile pe care le oferiți clienților și le puteți utiliza ca modele pentru facturare. Dacă aveți deja unele în QuickBooks Online, le puteți transfera în TaxDome cu un singur clic.
• Configurați o rată de impozitare implicită: Includeți automat taxele în facturile dvs.
• Configurați perioada de întârziere: Obțineți controlul asupra perioadei după care facturile sunt considerate scadente.
• Selectați primul număr de factură: Dacă utilizați integrarea QuickBooks Online, puteți selecta primul număr de factură astfel încât facturile să nu fie duplicate atunci când sunt trimise către QuickBooks.
• Personalizați facturile: Configurați aspectul facturilor PDF pentru clienți.

Începeți să vă facturați clienții

Odată configurat, puteți începe să utilizați TaxDome pentru a vă factura clienții. Explorați principalele caracteristici de facturare:

• Emiteți facturi: Adăugați serviciile efectuate și trimiteți facturi clienților.
• Creați modele de facturi: Precompletați datele facturilor și trimiteți-le cu un singur clic.
• Configurați memento-uri automate: Asigurați-vă că clienții nu pierd facturile și nu uită să vă plătească.
• Adăugați reduceri: Stimulați-vă vânzările prin includerea reducerilor în facturi.
• Procesați plățile offline: Chiar dacă clienții dvs. plătesc în numerar sau în afara TaxDome, puteți înregistra plățile lor în portal.
• Activați plățile în avans: Dacă doriți ca clienții dvs. să plătească în avans, le puteți permite să facă plăți în avans.

Trimiteți propuneri împreună cu facturile

Este o idee bună să începeți călătoria comună cu clientul dvs. cu o propunere care prezintă toate condițiile și care include fie o listă de prețuri pentru toate serviciile, fie chiar facturi gata să fie plătite odată cu semnarea propunerii.

• Revizuiți fluxul de propuneri: Verificați toate setările și analizați ce văd clienții dvs. atunci când citesc și semnează propunerile.
• Creați un model de propunere: Includeți informațiile esențiale despre firma dvs. și condițiile, astfel încât acesta să poată fi adaptat cu ușurință pentru fiecare grup de clienți.
• Includeți lista de prețuri, solicitați un depozit sau inițiați servicii pe bază de abonament: Dacă clienții dvs. acceptă propunerea, aceasta poate declanșa o factură care va fi emisă după o anumită perioadă de timp.
• Configurați memento-uri automate: Asigurați-vă că clienții dvs. nu uită să semneze o propunere.

Automatizați procesul de facturare

Cel mai bun lucru despre lucrul cu facturile în TaxDome este că îl puteți automatiza și puteți fi sigur că nu există greșeli în facturare. Iată ce puteți face:

• Blocați documentele pentru facturi: Clienții dvs. nu vor putea deschide sau descărca un document decât dacă plătesc o factură legată de acesta.
• Factură pentru servicii recurente: Dacă oferiți servicii pe bază de abonament, cum ar fi contabilitatea lunară, puteți utiliza facturi recurente. Acestea sunt o serie de facturi unice emise automat după un anumit program. 
• Automatizați facturile în conducte: În conducte, puteți configura o automatizare care creează facturi atunci când lucrările ating anumite etape. Odată ce factura este plătită, lucrarea poate fi mutată automat în etapa următoare, declanșând alte automatizări.
• Automatizați propunerile: În conducte, puteți configura o automatizare care va trimite propuneri clienților dvs. fără implicarea dvs.

Aflați cele mai bune practici pentru o facturare eficientă

În plus față de principalele fluxuri de lucru legate de facturare, este posibil să aveți alte scenarii pe care este important să le gestionați:

• Efectuați modificări ale facturilor: Păstrați exactitatea înregistrărilor financiare.
• Editarea programului facturilor recurente: Ajustați programul general sau detaliile anumitor facturi din cadrul unei serii recurente.
• Gestionați facturile scadente: Fiți notificat cu privire la facturile neplătite și urmăriți cu memento-uri de plată pentru a rezolva orice probleme de plată.
• Deconectați plățile neprocesate: Dacă o plată este blocată, o puteți debloca de pe factură, astfel încât clienții să o poată plăti din nou.
• Efectuați rambursări: Indiferent de tipul de plată, puteți procesa o rambursare asigurându-vă că înregistrările dvs. sunt corecte.
• Recompensați clienții cu note de credit: Puteți adăuga note de credit pentru clienții fideli, iar aceștia le pot utiliza ulterior pentru a plăti facturile.

Urmăriți și facturați timpul

Funcțiile de urmărire a timpului din TaxDome vă ajută să vă facturați clienții în funcție de timpul petrecut cu ei. Cu urmărirea integrată a timpului, puteți fi sigur că fiecare oră lucrată este facturată corespunzător.

• Urmăriți timpul: Fiecare membru al echipei poate porni trackerul de timp atunci când lucrează la o lucrare sau sarcină. De asemenea, este posibil să adăugați manual intrări de timp și să urmăriți timpul pentru orice activitate.
• Facturați timpul: Creați o factură din una sau mai multe intrări de timp finalizate și trimiteți-o clientului dvs.
• Eliminați WIP: Trimiteți în mod convenabil o factură clientului dvs. pentru toate intrările de timp pe o anumită perioadă.

Analizați timpul petrecut și planificați capacitatea

Urmărirea timpului merge mai departe decât facturarea clienților dvs., deoarece vă ajută să creați un mediu de lucru transparent. Având toate datele acumulate, vă puteți plăti angajații pe baza timpului lucrat, le puteți analiza performanța, puteți gestiona capacitatea echipei și multe altele.

• Lucrați cu tabloul de bord Utilizarea timpului: Măsurați performanța echipei dvs. și pregătiți salariile angajaților.
• Să planifice și să analizeze bugetele de lucrări: Comparați timpul alocat pentru o lucrare cu timpul efectiv petrecut și analizați variațiile de timp.
• Gestionați capacitatea echipei dvs: Asigurați-vă că analizați capacitatea săptămânală a echipei dvs. pentru a monitoriza productivitatea și a echilibra volumul de muncă.

Academie: Doriți mai multă instruire practică cu privire la toate subiectele de mai sus? Atunci, puteți explora setul nostru de cursuri dedicate facturării în TaxDome.