CRM Lista de contacte (de bază): Editați, exportați, căutați, ștergeți

Contactele sunt persoanele cu care interacționați folosind TaxDome. Funcția de contacte vă permite nu numai să stocați detaliile clienților dumneavoastră și ale membrilor familiilor acestora, ci și pe cele ale colegilor de serviciu, ale potențialilor clienți și ale partenerilor de afaceri. În cele ce urmează vă arătăm cum să folosiți la maximum funcția Contacte:

• Lista dvs. de contacte
• Editarea contactelor
• Exportul listelor de contacte din TaxDome
• Imprimarea listei de contacte
• Căutarea contactelor
• Filtrarea listei de contacte
• Conectarea contactelor la conturi
• Setarea formatării numelui de contact
• Aplicarea formatarea în masă a numelui de contact
• Ștergerea contactelor

Lista dvs. de contacte

Întreaga listă de contacte a unei firme este disponibilă atât proprietarului firmei, cât și administratorului sau oricărui angajat cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate contactele. În caz contrar, membrii echipei pot vizualiza doar contactele legate de conturile care le sunt atribuite.

Pentru a vă vedea contactele pe TaxDome, accesați Client > Contacte din bara de meniu din stânga. Aici puteți vizualiza numele, adresele de e-mail, numerele de telefon, numele companiilor și etichetele atribuite tuturor contactelor dvs.

Puteți sorta o listă de contacte după nume, număr de telefon sau companie: Faceți clic pe săgeata sus-jos din dreapta antetului coloanei pe care doriți să o sortați.

Editarea contactelor

Pentru a face modificări la detaliile unui contact, accesați Clienți > Contacte din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele contactului din listă. Modificați detaliile unui contact în fereastra glisantă și faceți clic pe Save (Salvare). 

De asemenea, puteți accesa informațiile despre persoana de contact deschizând fila Info din profilul contului de client, apoi făcând clic pe linkul persoanei de contact din secțiunea Contacte .

Imprimarea unei liste de contacte

Pentru a imprima o listă de contacte, faceți clic pe pictograma de imprimare din dreapta sus.

Browserul vă va solicita să imprimați lista, care va include data și ora curentă.

Căutarea contactelor

Pentru a căuta un anumit contact utilizând un cuvânt cheie sau o valoare a unui câmp personalizat:

• În partea din dreapta sus a secțiunii Contacte, faceți clic pe butonul de căutare. În slide-out, introduceți cuvântul cheie în câmpul de căutare , apoi apăsați enter pe tastatură. Lista de contacte este apoi restrânsă în funcție de căutare. Faceți clic pe x în câmpul de căutare pentru a-l șterge.
• Utilizați căutarea globală pe orice pagină: Faceți clic pe pictograma de căutare din stânga sus, introduceți textul în câmpul de căutare, apoi navigați la fila Contacte . Faceți clic pe orice nume de contact pentru a deschide și edita detaliile contactului.

Notă! Nu puteți căuta câmpuri personalizate de tipul următor: Utilizator, Data. Citiți mai multe despre tipurile de câmpuri personalizate.

Filtrarea listei de contacte

Filtrele vă ajută să găsiți contacte specifice în lista de contacte pe baza anumitor criterii. De exemplu, puteți găsi toate contactele cu etichete specificate sau pe cele create la o anumită dată. Citiți mai multe în articolul nostru despre filtre.

Pentru a filtra lista de contacte, faceți clic pe meniul derulant + Filter (Filtru +) din stânga sus a paginii Contacts (Contacte) și selectați filtrul:

• Etichete afișează numai contactele cu anumite etichete. Selectați este/nu este pentru a vedea/ascunde contactele cu anumite etichete.
• Imported at vă permite să selectați data și ora la care au fost importate contactele. Puteți selecta unul dintre parametrii sugerați sau puteți seta o dată personalizată.
• Data creării afișează contactele care au fost create astăzi, săptămâna trecută, luna trecută, trimestrul trecut, anul trecut sau la orice dată personalizată.
• Data actualizării afișează contactele ale căror informații au fost actualizate astăzi, săptămâna trecută, luna trecută, trimestrul trecut, anul trecut sau la orice dată personalizată.

Setarea formatării numelui de contact

În mod implicit, aveți formatul [ Nume] [Prenume] nume de contact, de exemplu, John Doe. Dacă doriți să modificați modul de afișare a numelor de contacte, urmați acești pași:

1. Accesați Settings > Firm Settings ( Setări > Setări firmă ) din bara de meniu din stânga.

2. În secțiunea Contact name formatting (Formatarea numelui de contact ), selectați formatul implicit al numelui din meniul derulant:

3. Marcați caseta de selectare Apply for all contacts (Aplicați pentru toate contactele ) dacă doriți să generați imediat formatul selectat pentru toate contactele dumneavoastră. Sau, lăsați-o necompletată pentru a avea contactele actuale așa cum sunt deocamdată.

4. Faceți clic pe Salvare. Dacă ați selectat caseta de selectare Apply for all contacts (Aplicare pentru toate contactele ), va trebui, de asemenea, să faceți clic pe Confirm (Confirmare ) în fereastra pop-up de confirmare Update contact name formatting for all contacts?

Odată făcut acest lucru, noul format de nume va fi aplicat de fiecare dată când adăugați noi contacte folosind butonul Nou, în timp ce creați conturi sau aplicați un format de nume în bloc.

Dacă ați aplicat noul format implicit al numelui, dar nu ați completat numele, prenumele sau al doilea prenume (dacă este necesar) al persoanei de contact, formatarea numelui de contact va eșua pentru această persoană de contact. Veți primi o notificare în fereastra Inbox+:

Aplicarea formatarea în masă a numelui de contact

Puteți aplica formatul de nume, pe care l-ați setat ca fiind implicit, contactelor dvs. în masă. Pentru a face acest lucru, selectați una sau mai multe contacte din lista de contacte, apoi faceți clic pe link-ul Update contact name formatting ( Actualizare format nume contact ) din partea de sus și confirmați în fereastra pop-up Bulk apply contact name formatting (Aplicare în masă a formatării numelui contact ului).

Ștergerea contactelor

Pentru a elimina contactele, bifați caseta de lângă cele pe care doriți să le ștergeți, faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din bara de meniu, apoi faceți clic pe Confirmare. Pentru a selecta toate contactele, faceți clic pe căsuța de selectare din partea de sus.

Pentru a elimina o persoană de contact, puteți, de asemenea, să faceți clic pe pictograma coșului de gunoi din dreapta numelui persoanei de contact, apoi confirmați făcând clic pe Ștergere.

Adăugarea de contacte

Mergeți aici.

Îmbinarea contactelor duplicate

Mergeți aici.