Șabloane: Prezentare generală

Șabloanele sunt o mare economie de timp pentru întreaga echipă. Creați-le pentru sarcini pentru membrii echipei și pentru clienți, dar și pentru organizatori, propuneri, facturi, chat-uri, e-mail-uri și multe altele. Cel mai bun lucru despre crearea de șabloane? Le puteți utiliza ca automatizări în conducte, astfel încât sarcinile efectuate frecvent să fie făcute de la sine atunci când este nevoie!

Șabloane, explicate

Utilizarea șabloanelor este opțională, cu excepția cazului în care trimiteți organizatori. Însă vă recomandăm să le creați pentru tot ce puteți. Veți beneficia foarte mult de crearea șabloanelor atunci când vă configurați practica pe TaxDome. Nu numai că vă vor economisi o mulțime de timp, dar vă vor și flux de lucru . Cazuri în care se pot utiliza șabloanele:

• E-mailuri, mesaje, propuneri și facturi pe care le trimiteți frecvent clienților.

• Sarcinile și sarcinile pe care le îndepliniți frecvent.

• PDF formularele pe care le trimiteți pentru semnăturile clienților.

• Dosarele pe care le utilizați pentru diversele conturi de clienți.

  Poți face totul manual, câte o sarcină pe rând. Dar de ce să te mai deranjezi când totul poate fi automatizat? TaxDome se bazează pe automatizări. Și pentru a utiliza automatizări, aveți nevoie de șabloane. Accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral pentru a crea, edita și șterge șabloane.

  

  Sau accesați pagina de creare a șabloanelor prin adăugarea unei automatizări în timpul creării sau editării unui pipeline, apoi faceți clic pe Șablon nou.

  

  Pentru a vă economisi și mai mult timp, vă oferim șabloane implicite. Descărcați-le de pe Marketplace , apoi utilizați-le așa cum sunt sau editați-le după cum doriți.

  

Notă:

• Modificările pe care le faceți la un șablon nu afectează elementele create anterior din acel șablon.
• Modificările pe care le faceți la elementele realizate dintr-un șablon nu afectează șablonul original.

Cine poate crea, edita, cumpăra și vinde șabloane?

Proprietarul firmei și administratorii pot crea, edita, descărca, achiziționa și vinde șabloane pe TaxDome. Dacă doriți ca unul sau mai mulți angajați să aibă și ei aceste opțiuni, acordați-le următoarele drepturi de acces:

• Gestionați ș abloanele pentru a le permite să creeze, să descarce, să editeze și să șteargă șabloane.

• Gestionați marketplace pentru a publica șabloane în Marketplace, precum și pentru a edita sau șterge anunțuri.

Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Setări > Echipă și planuri din meniul lateral, deschideți fila Membri ai echipei , apoi faceți clic pe numele membrului echipei din listă.

2. Faceți clic pe pictograma creion din secțiunea Editare drepturi de acces și comutați la Gestionare șabloane sau Gestionare marketplace .

3. Faceți clic pe Salvați.

   

Cine poate utiliza șabloanele?

Angajații tăi nu trebuie să aibă drepturi de acces la Gestionarea șabloanelor pentru a utiliza șabloanele create sau achiziționate anterior și pentru a le modifica. Dacă dorești ca aceștia să profite de șabloanele existente, acordă-le următoarele drepturi de acces:

flux de lucru

Iată lista flux de lucru de flux de lucru disponibile:

• Modele de conducte

• Modele de locuri de muncă

• Situații de lucru cu clienții

• Șabloane de sarcini

Modele de conducte

Pipeline-urile se află la nivelul superior al flux de lucru . Acestea organizează și accelerează progresul serviciilor dvs. pentru diferiți clienți. Odată ce ați creat șablonul pipeline, puteți:

• Adăugați etape la un pipeline (pentru detalii, consultați articolul despre crearea pipeline-urilor ) .

• Adăugați automatizări la un pipeline (aflați mai multe despre automatizări ) .

• Adăugați sarcini într-un pipeline (pentru mai multe detalii, consultați articolul despre adăugarea sarcinilor ) .

• Vizualizați joburile dintr-un pipeline (aflați mai multe despre vizualizarea joburilor ) .

Modele de locuri de muncă

Șabloanele de joburi sunt utilizate pentru a accelera adăugarea de joburi în pipeline-uri. Există mai multe moduri de a utiliza șabloanele de joburi:

• Adăugați manual un loc de muncă (citiți mai multe despre acest lucru aici ) .

• Configurați un șablon implicit pentru joburile create într-un pipeline (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

• Configurați șabloane pentru repetarea sarcinilor .

• Configurați un șablon implicit pentru joburile care sunt create automat în conformitate cu setările formularului personalizat de înregistrare a clienților (pentru informații suplimentare, accesați aici ) .

  

Situații de lucru cu clienții

Șabloanele de statusuri orientate către client sunt statusuri pe care le puteți atribui joburilor dvs., accelerând atribuirea statusurilor și informându-vă automat clienții despre progresul jobului. Iată cum puteți atribui statusuri folosind șabloane:

• Pentru fiecare loc de muncă în parte

• În vrac

• Utilizarea șabloanelor de sarcini

• Prin automatizare

  

Șabloane de sarcini

Șabloanele de sarcini sunt utilizate pentru a accelera crearea sarcinilor. Există două moduri de utilizare a șabloanelor de sarcini:

• Adăugați manual o sarcină (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

• Creați o sarcină automatizată atunci când un job intră într-o etapă specifică dintr-un pipeline (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

  

CRM șabloane

Iată lista de șabloane disponibile pe CRM :

• Șabloane de organizare

• Șabloane pentru cererile clienților

• Modele de dosare

• Șabloane de semnături

Șabloane de organizare

Șabloanele organizatorului sunt chestionare interactive utilizate pentru a colecta informațiile de care aveți nevoie de la clienți. Acestea includ câteva secțiuni cu diferite tipuri de întrebări și chiar salturi logice condiționale (apar întrebări noi atunci când este necesar). Există trei moduri de a utiliza șabloanele organizatorului:

• Trimiteți manual un organizator unui client (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

• Creați un organizator automatizat atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

• Cereți clienților să își creeze singuri un organizator (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

  

Șabloane pentru cererile clienților

Șabloanele de solicitări ale clienților sunt chestionare ad-hoc pe care le creați pentru cazuri comune recurente în care solicitarea poate fi trimisă mai multor clienți. Acestea includ aceleași elemente ca și solicitările specifice ale clienților: un mesaj către clienți, diferite formate de întrebări, setări de memento și posibilitatea de acces fără autentificare. Există mai multe moduri de a utiliza șabloanele de solicitări ale clienților:

• Trimiteți manual o solicitare client creată din șablon către un client.

• Utilizați acțiunea în bloc pentru a trimite cereri create din șablon către mai mulți clienți. 

• Creați și trimiteți automat o solicitare clientului atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru.

  

Modele de dosare

Șabloanele de foldere sunt seturi predefinite de foldere care ajută la accelerarea procesului de creare a unor foldere noi în conturile clienților. Șabloanele de foldere pot include și fișiere care sunt încărcate automat în conturi odată ce aplicați șablonul. Există mai multe moduri de a utiliza șabloanele de foldere:

• Aplicați-le atunci când creați un cont nou (accesați aici pentru detalii).

• Aplicați-le atunci când importați lista de clienți (accesați aici pentru detalii).

• Creați o setare implicită. În acest fel, un șablon de folder va fi aplicat automat fiecărui cont nou (citiți mai multe despre acest lucru aici ) .

• Aplicați-le manual la unul sau mai multe conturi (citiți mai multe despre acest lucru aici ) .

• Aplicați-le automat conturilor clienților atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

  

Șabloane de semnături

Șabloanele de semnătură sunt destinate să accelereze solicitarea semnăturilor electronice pentru formularele utilizate frecvent. Puteți utiliza șabloanele de semnătură atunci când solicitați semnături pentru orice document încărcat în folderul dvs. cu accesvizualizare client. Accesați aici pentru detalii. 

Modele de comunicare

Iată lista șabloanelor de comunicare disponibile:

• Șabloane de e-mail

• Șabloane de chat

• Șabloane SMS

Șabloane de e-mail

Pentru mai multe videoclipuri utile cu instrucțiuni, vizitați TaxDome , centrul nostru online gratuit pentru vizualizarea și învățarea tuturor informațiilor necesare despre TaxDome.

Șabloanele de e-mail sunt utilizate pentru a accelera scrierea e-mailurilor. Există două moduri de a utiliza șabloanele de e-mail:

• Creați manual un e-mail (citiți mai multe despre acest lucru aici )

• Creați un e-mail automatizat atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

  

Șabloane de chat

Șabloanele de chat sunt utilizate pentru a accelera crearea mesajelor în aplicație. Există două moduri de utilizare a șabloanelor de chat:

• Creați manual un fir de discuție (pentru mai multe detalii, accesați aici ) .

• Creați un mesaj automatizat atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru (citiți mai multe despre acest lucru aici ) .

  

Șabloane SMS

Șabloanele SMS simplifică comunicarea regulată cu clienții, eliminând necesitatea de a crea în mod repetat aceleași mesaje text. Puteți aplica manual șabloanele SMS atunci când trimiteți SMS-uri către un singur client sau către mai mulți clienți simultan.

Modele de facturare

Iată lista de șabloane de facturare disponibile:

• Modele de propuneri

• Șabloane de facturi unice și recurente

Modele de propuneri

Șabloanele de propuneri sunt utilizate pentru a crea acorduri care descriu termenii relației comerciale cu clientul. Acestea pot include o listă a serviciilor pe care le oferiți și tarifele acestora, împreună cu facturile. Există două moduri de a utiliza șabloanele de propuneri:

• Creați o propunere manual (citiți mai multe aici ) .

• Creați o propunere automată atunci când o sarcină intră într-o etapă specifică dintr-un flux de lucru (pentru detalii, accesați aici ) .

  

Șabloane de facturi unice și recurente

Șabloanele de facturi ajută la accelerarea procesului de creare a facturilor, indiferent dacă acestea sunt unice sau recurente. Ele pot include chiar și o listă a serviciilor prestate și tarifele aferente. Iată cum se utilizează șabloanele de facturi:

• Creați o factură manual (citiți mai multe despre facturi unice și facturi recurente ) .

• Utilizați în propuneri sau modele de propuneri.

• Creați o factură automată care se trimite clientului atunci când o lucrare ajunge într-o anumită etapă a procesului (pentru a afla cum, accesați aici ) . Notă: această opțiune este disponibilă în prezent numai pentru facturile unice.