Corelarea sarcinilor cu locurile de muncă

Fiecare sarcină necesită un set de sarcini, cum ar fi să cereți unui client să semneze o propunere, să completeze un organizator sau să încarce un document. TaxDome vă permite să vă automatizați fluxurile, astfel încât sarcinile să fie create automat, pe măsură ce sarcinile progresează. Cu toate acestea, puteți, de asemenea, să legați sarcinile de lucrări manual. În continuare, vă explicăm cum să utilizați sarcinile în cadrul conductelor.

Corelarea sarcinilor cu locurile de muncă

Legătura dintre sarcini și lucrări este posibilă fie automat, fie manual. Este o economie de timp uriașă atunci când vă configurați conductele pentru a genera automat sarcini în diferite etape. 

When you are linking tasks to jobs automatically, it is done either via stage automations or via custom status automations. For example, add a  Manager review task automation in the Review stage of a pipeline so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns. To learn how to automate tasks in pipeline stages, go here .

Cu toate acestea, în unele cazuri, este posibil să doriți să legați manual sarcinile de lucrări. 

Există două moduri de a face acest lucru:

• Din ecranul de creare/editare a sarcinii: Odată ce contul clientului este selectat, selectați o sarcină. 

• From a job card: Open the job card, then click Link in the Linked section, select Task, choose the tasks or edit them by clicking the task name and click Save. You can link any tasks created for the same client account. You can also create a new linked task by clicking New in the Linked section of the job card, selecting Task and filling in its details. Or, to link a task that will affect the job status change, move the job to a new custom status and the status-related section of the job card, click Add new or Link.

Rețineți următoarele:

• O sarcină specifică poate fi asociată unei sarcini doar o singură dată.
• Un loc de muncă poate include atâtea sarcini diferite câte sunt necesare.
• Tasks are linked to jobs by a firm owner, admin or team member with access rights to view all accounts or assigned to the account.

Odată ce sarcinile sunt legate, vizualizați-le în secțiunea Link > Tasks din partea dreaptă a fișei postului și le puteți edita făcând clic pe numele sarcinii, apoi pe Save (Salvare). Sarcinile legate ultima sunt enumerate primele.

Veți vedea următoarele:

• Name: What the task is called. If the task is recurring , a clock appears next to it.

• Subtask-uri: Acest contor arată numărul de sarcini secundare finalizate în stânga și totalul acestora în dreapta.

• Atribuitor(i): Dacă este necesar, puteți modifica aici membrii echipei afectați sarcinii.

• Stare: Sarcinile sunt Planificate, În revizuire, În curs, În așteptare, Prelungite, În așteptarea clientului/semnăturilor/agenției, Completate, Anulate sau fără statut. Puteți modifica statutul aici, dacă este necesar.

• În plus, faceți clic pe numele sarcinii pentru a examina și edita detaliile acesteia. Faceți clic pe x pentru a dezlega sarcinile inutile.

Gestionați sarcinile legate

Puteți gestiona sarcinile legate în trei locuri:

• Fereastra de editare a sarcinii: Aici, veți vedea în ce conductă se află sarcina. Faceți clic pe numele conductei pentru a merge la aceasta.

  

• Lista de sarcini: Aici, veți vedea sarcina de care este legată sarcina, precum și conducta și stadiul în care se află. Faceți clic pe numele sarcinii pentru a deschide fișa sarcinii.

  

• The pipeline: The counter on the right shows the number of unfinished tasks in the current stage. For more details, go here .

  

Modificarea statutului unei sarcini sau a destinatarului în cadrul unui pipeline

Usually, you assign tasks to team members while creating them or making a task template . However, you can change who is assigned to a task when:

• Reviewing a job’s details: Add, delete or change the assignees of the linked task inside the current stage. See above for details.

• Moving a job to a new stage with a Create task automation: Add, delete or change the assignees when the task is added to a pipeline. If the assignees in the template are determined by account roles , then all team members assigned to the specified account roles will become the task assignees.

• Mutarea unei sarcini cu sarcini incomplete la o nouă etapă: Adăugați, ștergeți sau modificați destinatarii atunci când mutați o lucrare cu sarcini neterminate în etapa următoare.

  

Dacă există sarcini incomplete atunci când o lucrare este mutată într-o nouă etapă, apare un meniu derulant în secțiunea secțiuneaCerințe neterminate. Alegeți una dintre opțiuni:

• Marcă completă: Schimbați starea sarcinii în Terminat.

• Treceți la etapa următoare: Mutați sarcina în etapa următoare fără a-i schimba starea.

• Ștergeți: Ștergeți sarcina din sarcină.

• Dezlegare: Deconectează sarcina de la sarcină. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de sarcină. Odată ce ați decuplat o sarcină, o puteți lega de o altă sarcină).

  

Potriviți persoana căreia i se atribuie o sarcină cu persoana căreia i se atribuie un loc de muncă

De obicei, un destinatar al sarcinii este selectat în șablonul sarcinii. Cu toate acestea, îl puteți modifica în cadrul Crearea automatizăriisarcinii în setările conductei: faceți clic pe numele automatizării, apoi activați comutatorul Assign task to job assignee. Aceasta va suprascrie destinatarul sarcinii definit în șablon.

Atunci când o lucrare este mutată într-o nouă etapă, destinatarul sarcinii se va potrivi automat cu destinatarul lucrării. Dacă este necesar, puteți face modificări manual la destinatarii sarcinilor, dacă este necesar.

To simplify the assignee management, you can use the Update job assignee automation. 

Notă

Dacă Atribuitor al postului nu este selectată, atunci câmpul "Assignee" rămâne gol pentru sarcinile care sunt declanșate de automatizarea cu Atribuiți o sarcină atribuitului postului opțiune activată.

Share

Link copiat