Sarcini (avansat): Legătura sarcinilor cu locurile de muncă

Fiecare sarcină necesită un set de sarcini, cum ar fi să cereți unui client să semneze o propunere, să completeze un organizator sau să încarce un document. TaxDome vă permite să vă automatizați fluxurile, astfel încât sarcinile să fie create automat, pe măsură ce sarcinile progresează. Cu toate acestea, puteți, de asemenea, să legați sarcinile de lucrări manual. În continuare, vă explicăm cum să utilizați sarcinile în cadrul conductelor.

Corelarea sarcinilor cu locurile de muncă 

Legătura dintre sarcini și lucrări este posibilă fie automat, fie manual. Este o economie de timp uriașă atunci când vă configurați conductele pentru a genera automat sarcini în diferite etape. 

Atunci când conectați automat sarcinile la sarcini, acest lucru se face fie prin automatizări de etapă, fie prin automatizări de stare personalizate. De exemplu, adăugați o automatizare a sarcinii Revizuire manager înetapa Revizuire a unui pipeline, astfel încât, atunci când joburile ating această etapă, membrilor echipei responsabili pentru joburi să li se atribuie automat sarcina de a revizui returnările. Pentru a afla cum să automatizați sarcinile în etapele pipeline-ului, accesați aici.

Cu toate acestea, în unele cazuri, este posibil să doriți să legați manual sarcinile de lucrări. 

Există două moduri de a face acest lucru:

• Din ecranul de creare/editare a sarcinii: Odată ce contul clientului este selectat, selectați o sarcină. 
• Dintr-o fișă de post: Deschideți fișa postului, apoi faceți clic pe Link (Legătură ) în secțiunea Linked (Legătură ), selectați Task (Sarcină), alegeți sarcinile sau editați-le făcând clic pe numele sarcinii și faceți clic pe Save (Salvare). Puteți lega toate sarcinile create pentru același cont client. De asemenea, puteți crea o nouă sarcină legată făcând clic pe New (Nouă ) în secțiunea Linked (Legătură ) din fișa postului, selectând Task și completând detaliile acesteia. Sau, pentru a lega o sarcină care va afecta schimbarea statutului sarcinii, mutați sarcina într-un nou statut personalizat și în secțiunea legată de statut din fișa sarcinii, faceți clic pe Addnew (Adăugarenouă ) sau pe Link (Legătură).

Rețineți următoarele:

• O sarcină specifică poate fi asociată unei sarcini doar o singură dată.
• Un loc de muncă poate include atâtea sarcini diferite câte sunt necesare.
• Sarcinile sunt legate de lucrări de către un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau atribuite contului.

Odată ce sarcinile sunt legate, le puteți vizualiza în secțiunea Legate > Sarcini din partea dreaptă a fișei postului și le puteți edita făcând clic pe numele sarcinii, apoi pe Salvare. Sarcinile legate ultima sunt enumerate primele.

Veți vedea următoarele:

• Nume: Cum se numește sarcina. Dacă sarcina este recurentă, lângă aceasta apare un ceas.
• Subtask-uri: Acest contor arată numărul de sarcini secundare finalizate în stânga și totalul acestora în dreapta.
• Atribuitor(i): Dacă este necesar, puteți modifica aici membrii echipei afectați sarcinii.
• Stare: Sarcinile sunt Planificate, În revizuire, În curs, În așteptare, Prelungite, În așteptarea clientului/semnăturilor/agenției, Completate, Anulate sau fără statut. Puteți modifica statutul aici, dacă este necesar.
• În plus, faceți clic pe numele sarcinii pentru a examina și edita detaliile acesteia. Faceți clic pe x pentru a dezlega sarcinile inutile.

Gestionați sarcinile legate

Puteți gestiona sarcinile legate în trei locuri:

• Fereastra de editare a sarcinii: Aici, veți vedea în ce conductă se află sarcina. Faceți clic pe numele conductei pentru a merge la aceasta.

• Lista de sarcini : Aici, veți vedea sarcina de care este legată sarcina, precum și stadiul în care se află. Faceți clic pe numele sarcinii pentru a deschide fișa sarcinii.

• Conducta: Contorul din dreapta arată numărul de sarcini neterminate în etapa curentă. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Modificarea statutului unei sarcini sau a destinatarului în cadrul unui pipeline

De obicei, atribuiți sarcini membrilor echipei în timp ce le creați sau faceți un șablon de sarcină. Cu toate acestea, puteți modifica cine este atribuit unei sarcini atunci când:

• Revizuirea detaliilor unei sarcini: Adăugați, ștergeți sau modificați destinatarii sarcinii legate în cadrul etapei curente. A se vedea mai sus pentru detalii.
• Mutarea unei sarcini într-o nouă etapă cu ajutorul unei automatizări asarcinii Create: Adăugarea, ștergerea sau modificarea destinatarilor atunci când sarcina este adăugată la un pipeline. Dacă destinatarii din șablon sunt determinați de rolurile de cont, atunci toți membrii echipei atribuiți rolurilor de cont specificate vor deveni destinatarii sarcinii.
• Mutarea unei sarcini cu sarcini incomplete la o nouă etapă: Adăugați, ștergeți sau modificați destinatarii atunci când mutați o lucrare cu sarcini neterminate în etapa următoare.

Dacă există sarcini incomplete atunci când o lucrare este mutată într-o nouă etapă, apare un meniu derulant în secțiunea Cerințe neterminate. Alegeți una dintre opțiuni:

• Marcă completă: Schimbați starea sarcinii în Terminat.
• Treceți la etapa următoare: Mutați sarcina în etapa următoare fără a-i schimba starea.
• Ștergeți: Ștergeți sarcina din sarcină.
• Dezlegare: Deconectează sarcina de la sarcină. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de sarcină. Odată ce ați decuplat o sarcină, o puteți lega de o altă sarcină).

Potriviți persoana căreia i se atribuie o sarcină cu persoana căreia i se atribuie un loc de muncă

Notă: Dacă nu se selectează Destinatarulpostului, câmpul Destinatarul rămâne gol pentru sarcinile care sunt declanșate de automatizarea cu opțiunea Atribuire sarcină destinatarului postului activată.