Corelarea sarcinilor cu locurile de muncă

Fiecare sarcină necesită un set de sarcini, cum ar fi să cereți unui client să semneze o propunere, să completeze un organizator sau să încarce un document. TaxDome vă permite să vă automatizați fluxurile, astfel încât sarcinile să fie create automat, pe măsură ce sarcinile progresează. Cu toate acestea, puteți, de asemenea, să legați sarcinile de lucrări manual. În continuare, vă explicăm cum să utilizați sarcinile în cadrul conductelor.

Corelarea sarcinilor cu locurile de muncă

Legătura dintre sarcini și lucrări este posibilă fie automat, fie manual. Este o economie de timp uriașă atunci când vă configurați conductele pentru a genera automat sarcini în diferite etape. 

Când conectați automat sarcini la joburi, acest lucru se face fie prin automatizări de etapă, fie prin automatizări de stare personalizate . De exemplu, adăugați o automatizare a sarciniide revizuire a managerului înetapa de revizuire a unui pipeline, astfel încât, atunci când joburile ajung în acea etapă, membrilor echipei responsabili de joburi să li se atribuie automat sarcina de a revizui rezultatele. Pentru a afla cum să automatizați sarcinile în etapele pipeline-ului, accesați aici .

Cu toate acestea, în unele cazuri, este posibil să doriți să legați manual sarcinile de lucrări. 

Există două moduri de a face acest lucru:

• Din ecranul de creare/editare a sarcinii: Odată ce contul clientului este selectat, selectați o sarcină. 

• Dintr-o fișă de lucru:Deschideți fișa de lucru, apoi faceți clicpe Linkîn secțiunea Linked (Legat), selectațiTask (Sarcina), alegeți sarcinile sau editați-le făcând clic pe numele sarcinii și faceți clic pe Save (Salvare). Puteți lega orice sarcini create pentru același cont de client. De asemenea, puteți crea o nouă sarcină legată făcând clicpe New (Nou)în secțiuneaLinked (Legat)a fișei de lucru, selectândTask (Sarcina) și completând detaliile acesteia. Sau, pentru a lega o sarcină care va afecta schimbarea stării jobului, mutați jobul într-o nouă stare personalizată și în secțiunea legată de stare a fișei de lucru, faceți clic pe Adăugați nou sau Legătură.

Rețineți următoarele:

• O sarcină specifică poate fi asociată unei sarcini doar o singură dată.
• Un loc de muncă poate include atâtea sarcini diferite câte sunt necesare.
• Sarcinile sunt legate de joburi de către proprietarul firmei, administratorul sau membrul echipei cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau atribuite contului.

Odată ce sarcinile sunt legate, vizualizați-le în secțiunea Link > Tasks din partea dreaptă a fișei postului și le puteți edita făcând clic pe numele sarcinii, apoi pe Save (Salvare). Sarcinile legate ultima sunt enumerate primele.

Veți vedea următoarele:

• Nume: Denumirea sarcinii. Dacă sarcina este recurentă , lângă ea apare un ceas.

• Subtask-uri: Acest contor arată numărul de sarcini secundare finalizate în stânga și totalul acestora în dreapta.

• Atribuitor(i): Dacă este necesar, puteți modifica aici membrii echipei afectați sarcinii.

• Stare: Sarcinile sunt Planificate, În revizuire, În curs, În așteptare, Prelungite, În așteptarea clientului/semnăturilor/agenției, Completate, Anulate sau fără statut. Puteți modifica statutul aici, dacă este necesar.

• În plus, faceți clic pe numele sarcinii pentru a examina și edita detaliile acesteia. Faceți clic pe x pentru a dezlega sarcinile inutile.

Gestionați sarcinile legate

Puteți gestiona sarcinile legate în trei locuri:

• Fereastra de editare a sarcinii: Aici, veți vedea în ce conductă se află sarcina. Faceți clic pe numele conductei pentru a merge la aceasta.

  

• Lista de sarcini: Aici, veți vedea sarcina de care este legată sarcina, precum și conducta și stadiul în care se află. Faceți clic pe numele sarcinii pentru a deschide fișa sarcinii.

  

• Pipeline-ul: Contorul din dreapta afișează numărul de sarcini neterminate în etapa curentă. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

  

Modificarea statutului unei sarcini sau a destinatarului în cadrul unui pipeline

De obicei, atribuiți sarcini membrilor echipei în timp ce le creați sau creați un șablon de sarcină . Cu toate acestea, puteți schimba persoana căreia îi este atribuită o sarcină atunci când:

• Revizuirea detaliilor unei sarcini: Adăugați, ștergeți sau modificați persoanele responsabile de sarcina asociată în etapa curentă. Pentru detalii, consultați mai sus .

• Mutarea unei sarcini într-o nouă etapă cu o sarcină de creare automatizată: Adăugați, ștergeți sau modificați persoanele desemnate atunci când sarcina este adăugată într-un flux de lucru. Dacă persoanele desemnate din șablon sunt determinate de rolurile contului , atunci toți membrii echipei desemnați pentru rolurile contului specificate vor deveni persoanele desemnate pentru sarcină.

• Mutarea unei sarcini cu sarcini incomplete la o nouă etapă: Adăugați, ștergeți sau modificați destinatarii atunci când mutați o lucrare cu sarcini neterminate în etapa următoare.

  

Dacă există sarcini incomplete atunci când o lucrare este mutată într-o nouă etapă, apare un meniu derulant în secțiunea secțiuneaCerințe neterminate. Alegeți una dintre opțiuni:

• Marcă completă: Schimbați starea sarcinii în Terminat.

• Treceți la etapa următoare: Mutați sarcina în etapa următoare fără a-i schimba starea.

• Ștergeți: Ștergeți sarcina din sarcină.

• Dezlegare: Deconectează sarcina de la sarcină. (Aceasta va fi în continuare disponibilă, dar nu va mai fi legată de sarcină. Odată ce ați decuplat o sarcină, o puteți lega de o altă sarcină).

  

Potriviți persoana căreia i se atribuie o sarcină cu persoana căreia i se atribuie un loc de muncă

De obicei, un destinatar al sarcinii este selectat în șablonul sarcinii. Cu toate acestea, îl puteți modifica în cadrul Crearea automatizăriisarcinii în setările conductei: faceți clic pe numele automatizării, apoi activați comutatorul Assign task to job assignee. Aceasta va suprascrie destinatarul sarcinii definit în șablon.

Atunci când o lucrare este mutată într-o nouă etapă, destinatarul sarcinii se va potrivi automat cu destinatarul lucrării. Dacă este necesar, puteți face modificări manual la destinatarii sarcinilor, dacă este necesar.

Pentru a simplifica gestionarea persoanelor desemnate, puteți utiliza automatizarea Actualizare persoană desemnată pentru sarcină . 

Notă

Dacă Atribuitor al postului nu este selectată, atunci câmpul "Assignee" rămâne gol pentru sarcinile care sunt declanșate de automatizarea cu Atribuiți o sarcină atribuitului postului opțiune activată.

Share

Link copiat