Modificarea facturilor plătite

Dacă o factură a fost deja plătită integral sau parțial, nu puteți modifica detaliile sale financiare, dar puteți edita toate celelalte câmpuri. În acest articol, veți învăța cum să modificați facturile plătite și cum să gestionați ștergerea acestora.

This article handles modifying paid invoices. Learn about modifying unpaid invoices here .

Când trebuie să editați facturi plătite

Uneori, s-ar putea să fie necesar să editați o factură plătită sau parțial plătită, de exemplu, în cazurile în care:

• Modificarea numărului facturii, a membrului echipei atribuit sau a altor setări ale facturii. Trebuie să modificați detalii cheie ale facturii, cum ar fi numărul facturii, membrul echipei atribuit facturii sau alte setări de configurare. Acest lucru poate fi necesar din cauza unor modificări organizaționale, erori de creare a facturilor sau actualizări interne ale structurii de facturare.

• Eroare la introducerea sumei pe o factură plătită. Ați făcut o greșeală de scriere la introducerea sumei facturii, care a fost plătită folosind plata offline. De exemplu, în loc de „1000$”, ați facturat clientului dvs. „10.000$”. Dacă nu este corectată, acest lucru v-ar strica rapoartele de venituri.

• Actualizarea unei facturi de avans după furnizarea de servicii suplimentare. Ați emis o factură în avans și ați solicitat o plată parțială. După aceea, ați dorit să furnizați câteva servicii suplimentare și să actualizați factura.

• Adăugarea mai multor detalii la descrierea facturii. Doriți să adăugați mai multe detalii la descrierea facturii pentru a putea păstra mai bine evidențele.

• Uitarea de a factura clientul pentru unul/unele dintre serviciile furnizate. De exemplu, dacă ați uitat să facturați clientul pentru o consultație telefonică.

Modificarea facturilor plătite

Când editați o factură plătită sau parțial plătită, puteți edita direct setările facturii (cum ar fi numărul, data publicării, membrul echipei și descrierea), dar nu puteți edita direct detaliile financiare (suma, serviciile, data plății). Cu toate acestea, există mai multe soluții alternative care vă pot ajuta să remediați erorile de facturare.

Modificarea setărilor facturii

Pentru a modifica setările facturii plătite:

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului sau accesați Facturare > Facturi . Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii plătite și apoi pe Editare .

2. Editați numărul facturii, data înregistrării, membrul echipei și/sau descrierea. Faceți clic pe Salvare .

   

Modificați detaliile financiare (Stripe/CPACplăți cu taxă)

Pentru a modifica detaliile financiare dintr-o factură plătită folosind integrarea Stripe/CPACharge:

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului sau accesați Facturare > Facturi . Facturile plătite au starea Plătită sau Parțial plătită . Faceți clic pe cele trei puncte și pe Editare din dreapta facturii plătite. Faceți clic pe linkul de plată din secțiunea Istoric plăți din bara laterală Editare factură . 

   

2. The payment information is displayed in the View payment sidebar on the right. Click Refund payment. More on processing refund .

   

3. În secțiunea Motiv , specificați că va trebui să emiteți o altă factură pentru a face corecții. Cea mai bună practică este să vă calmați clienții, astfel încât să nu creadă că este ceva în neregulă cu plata lor. Nu debifați caseta de selectare pentru notificări prin e-mail. Permiteți clienților dvs. să vadă istoricul complet.

   

4. Faceți clic pe Emiteți rambursare . Rețineți că acest lucru nu va modifica starea plății sau a facturii; acestea vor rămâne Plătite . De asemenea, se vor reflecta în calculele veniturilor.

5. Deschideți factura din contul clientului sau din Facturare > Facturi , faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectați Duplicat . Aceasta va crea o nouă factură identică, dar Neplătită . Faceți corecțiile necesare și trimiteți-o din nou. Rețineți că numărul facturii va fi diferit.

Notă

Pentru facturile plătite parțial, dacă analizele privind veniturile și performanța nu depind de suma exactă a facturii (de exemplu, nu le utilizați pentru a înțelege câte facturi sunt sub suma dorită), atunci puteți emite o factură duplicat și reduce suma acesteia cu suma plății parțiale. În acest fel, nu trebuie să efectuați o rambursare.

6. Vă rugăm să rugați clientul dumneavoastră să plătească din nou în portal.

Modificarea detaliilor financiare (plăți offline)

Pentru a modifica detaliile financiare dintr-o factură plătită cu ajutorul plăților offline:

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului sau accesați Facturare > Facturi . Facturile plătite au starea Plătită sau Parțial plătită . Faceți clic pe cele trei puncte și pe Editare din dreapta facturii plătite. Faceți clic pe linkul de plată din secțiunea Istoric plăți din bara laterală Editare factură . Dacă factura a fost achitată utilizând mai multe plăți offline, va trebui să faceți acest lucru pentru toate.

   

2. Faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a barei laterale de plată și selectați Ștergeți . Confirmați ștergerea plății. După aceea, factura dvs. devine Neplătită și poate fi editată fără limitări. Plata ștearsă este eliminată din calculele veniturilor.

   

3. Efectuați corecțiile necesare la factură și achitați-o din nou cu o plată offline.

   

Ștergeți facturile plătite

Ștergerea facturilor plătite este diferită în funcție de metodele de plată utilizate pentru decontarea acestora:

• Bank debits (Stripe/CPACharge): If Stripe or CPACharge declined the transaction, you can delete the corresponding payment in TaxDome even if its status is Paid. Read the details in the article .

• Credit card: You cannot delete such invoices. After the payment has been posted, it must remain the same for record-keeping, and thus, we don’t allow credit card payments to be deleted. You can only refund the payments. The invoice and payment status remain Paid.

• Offline payments: To delete an invoice paid using offline payments, you need to delete offline payments used to settle it. Then, the invoice status becomes Unpaid, and you can delete the invoice .

Un client a plătit o factură de pe un profil greșit

S-ar putea să fie necesar să mutați o plată dintr-un cont în altul dacă:

• Clientul are deja un cont, dar a folosit unul nou creat pentru a plăti o factură. 
• Clientul are mai multe conturi și a plătit din contul greșit.

Pentru a remedia aceste probleme:

1. Delete the secondary account: Delete the account (for more details, go here ); this will delete the prepayment made as well. 

2. Add a credit: Add a credit note to the correct account (for more details, go here ). Adding a credit note doesn’t affect your firm’s revenue; you’ll see the money linked to the correct account as credits.

Share

Link copiat