Facturi (de bază): Modificarea facturilor plătite

Dacă o factură a fost deja plătită integral sau parțial, nu veți putea să o modificați sau să o ștergeți. După ce plata a fost înregistrată, factura este legată de aceasta și trebuie să rămână aceeași pentru păstrarea înregistrărilor. În acest articol, veți afla care sunt soluțiile pe care le aveți la dispoziție.

Acest articol tratează modificarea facturilor plătite. Aflați mai multe despre modificarea facturilor neplătite aici.

Când aveți nevoie de ea

Uneori, s-ar putea să fie necesar să editați o factură plătită sau parțial plătită, de exemplu, în cazurile în care:

Eroare în introducerea sumei pe o factură plătită. Ați făcut o greșeală de tipar la introducerea sumei facturii, care a fost achitată utilizând plata offline. De exemplu, în loc de "1000$", ați facturat clientului dvs. "10.000$". Dacă nu este corectat, acest lucru vă va ruina rapoartele privind veniturile.
Actualizarea unei facturi de avans după furnizarea de servicii suplimentare. Ați emis o factură în avans și ați solicitat o plată parțială. După aceea, ați dorit să furnizați unele servicii suplimentare și să actualizați factura.
Adăugarea mai multor detalii la descrierea facturii. Doriți să adăugați mai multe detalii la descrierea facturii, astfel încât să puteți ține evidența mai bine.
Uitarea de a factura clientului pentru unul/unele dintre serviciile furnizate. De exemplu, dacă ați uitat să facturați clientului pentru o consultație telefonică.

Modificarea facturilor plătite

Dacă trebuie să modificați o factură plătită, trebuie să o rambursați și să emiteți una nouă:

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului sau în Facturare > Facturi. Facturile plătite au statutul Plătit sau Plătit parțial. Faceți clic pe trei puncte și pe Vizualizare factură în dreapta facturii plătite. Faceți clic pe link-ul de plată din secțiunea Istoric plăți din bara laterală Factură.

2. Informațiile privind plata sunt afișate în bara laterală Vizualizare plată din dreapta. Faceți clic pe Rambursare plată în partea dreaptă sus. Mai multe despre procesarea rambursării.

3. În motiv, specificați că va trebui să emiteți o altă factură pentru a face corecțiile. Cea mai bună practică este să vă calmați clienții, astfel încât să nu creadă că ceva este în neregulă cu plata lor. Nu debifați caseta de selectare Notificare prin e-mail. Permiteți clienților dvs. să vadă istoricul complet.

4. Faceți clic pe Emite rambursare. Rețineți că acest lucru nu va modifica statutul plății sau al facturii; acestea vor rămâne plătite.

5. Deschideți factura din contul clientului sau Facturare > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectați Duplicare. Se va crea o nouă factură identică, dar Neplătită. Faceți corecțiile necesare și trimiteți-o din nou. Rețineți că numărul facturii va fi diferit.

6. Dacă ați înregistrat inițial plata rambursată ca plată offline (ceea ce înseamnă că clientul a plătit cu numerar, cec sau transfer), creați o plată offline și achitați factura cu aceasta. Dacă clientul a plătit în portalul pentru clienți, rugați-l să plătească din nou.

Modificarea facturilor plătite parțial

Facturile plătite parțial nu pot fi modificate. Prin urmare, dacă trebuie să modificați o factură plătită parțial, trebuie să emiteți una nouă și să o reduceți cu suma plății parțiale. Cel mai convenabil mod de a face acest lucru este prin duplicarea facturii inițiale și ajustarea subtotalului acesteia:

1. Deschideți factura pe care doriți să o corectați din contul clientului sau din Facturi > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectați Duplicare. Se va crea o nouă factură identică.

2. Reduceți valoarea facturii cu valoarea plății parțiale, efectuați corecțiile necesare și trimiteți factura. Rețineți că numărul facturii va fi diferit.

Dacă analiza veniturilor și a performanței depinde de valoarea exactă a facturii (de exemplu, doriți să înțelegeți câte facturi sunt sub valoarea dorită), atunci ar trebui să emiteți o rambursare și să trimiteți o factură duplicat fără a ajusta valoarea, așa cum ați face pentru o factură plătită integral.

Ștergeți facturile plătite

După ce plata a fost înregistrată, aceasta trebuie să rămână aceeași pentru păstrarea înregistrărilor. Acesta este motivul pentru care nu permitem ștergerea plăților cu cardul de credit. Puteți șterge doar plățile prin debit bancar (de exemplu, dacă Stripe sau CPACharge a refuzat-o). Citiți detaliile în articol.

Pentru plățile cu cardul de credit și plățile offline, puteți emite o rambursare.

1. Accesați fila Facturi din profilul clientului.

2. În lista Plăți , găsiți-o pe cea pe care doriți să o rambursați, apoi faceți clic pe trei puncte și pe Vizualizare factură în extrema dreaptă a acesteia. De asemenea, puteți găsi o plată în istoricul plăților facturii.

3. În bara laterală Vizualizare plată, faceți clic pe Rambursare plată în partea dreaptă sus. Pentru mai multe detalii despre acest lucru, accesați aici.

4. Specificați motivul rambursării, apoi faceți clic pe Emitere rambursare.

Ce se întâmplă atunci când emiteți o rambursare, în funcție de tipul de plată:

Plăți efectuate prin Stripe/CPA Charge: Plata este marcată ca rambursată. Clientul primește o rambursare în contul de card de credit pe care l-a utilizat pentru plată. Stripe/CPA Charge trimite imediat rambursarea în contul respectiv. În funcție de bancă, este nevoie de 5 până la 10 zile lucrătoare pentru a apărea în contul clientului.
Plăți offline: Plata este marcată ca rambursată.
Toate tipurile de plată: Starea facturii și a plății rămâne Plătită.

Pentru a afla mai multe despre creditele pentru clienți și eliberarea unei rambursări, accesați aici.

Un client a plătit o factură de pe un profil greșit

S-ar putea să fie necesar să mutați o plată dintr-un cont în altul dacă:

Clientul are deja un cont, dar a folosit unul nou creat pentru a plăti o factură.
Clientul are mai multe conturi și a plătit din contul greșit.

Pentru a remedia aceste probleme:

Ștergeți contul secundar: Ștergeți contul (pentru mai multe detalii, accesați aici); în acest fel se va șterge și plata anticipată efectuată. Apoi adăugați o plată offline în contul corect (pentru mai multe detalii, accesați aici).
Adăugați un credit : Adăugați un credit promoțional în contul corect (pentru mai multe detalii, accesați aici). Adăugarea unui credit promoțional nu afectează veniturile firmei dvs. și veți vedea banii legați de contul corect.