Facturi (de bază): Modificarea facturilor plătite

Dacă o factură a fost deja plătită integral sau parțial, nu puteți modifica detaliile sale financiare, dar puteți edita toate celelalte câmpuri. În acest articol, veți afla cum să modificați facturile plătite și cum să le ștergeți.

Acest articol tratează modificarea facturilor plătite. Aflați mai multe despre modificarea facturilor neplătite aici.

Când trebuie să editați facturi plătite

Uneori, s-ar putea să fie necesar să editați o factură plătită sau parțial plătită, de exemplu, în cazurile în care:

• Modificarea numărului facturii, a membrului echipei atribuit sau a altor setări ale facturii. Trebuie să modificați detalii cheie ale facturii, cum ar fi numărul facturii, membrul echipei atribuit facturii sau alte setări de configurare. Acest lucru poate fi necesar din cauza modificărilor organizaționale, a erorilor de creare a facturii sau a actualizărilor structurii interne de facturare.
• Eroare în introducerea sumei pe o factură plătită. Ați făcut o greșeală de tipar la introducerea sumei facturii, care a fost achitată utilizând plata offline. De exemplu, în loc de "1000$", ați facturat clientului dvs. "10.000$". Dacă nu este corectat, acest lucru vă va ruina rapoartele privind veniturile.
• Actualizarea unei facturi de avans după furnizarea de servicii suplimentare. Ați emis o factură în avans și ați solicitat o plată parțială. După aceea, ați dorit să furnizați unele servicii suplimentare și să actualizați factura.
• Adăugarea mai multor detalii la descrierea facturii. Doriți să adăugați mai multe detalii la descrierea facturii, astfel încât să puteți ține evidența mai bine.
• Uitarea de a factura clientului pentru unul/unele dintre serviciile furnizate. De exemplu, dacă ați uitat să facturați clientului pentru o consultație telefonică.

Modificarea facturilor plătite

Atunci când editați o factură plătită sau parțial plătită, puteți edita direct setările facturii (cum ar fi numărul, data publicării, membrul echipei și descrierea), dar nu puteți edita direct detaliile financiare (sumă, servicii, data plății). Cu toate acestea, există câteva soluții care vă pot ajuta să remediați greșelile de facturare.

Modificarea setărilor facturii

Pentru a modifica setările facturii plătite:

1. Mergeți la fila Facturi din profilul clientului sau la Facturare > Facturi. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta facturii plătite și faceți clic pe Editare.

2. Modificați numărul facturii, data înregistrării, membrul echipei și/sau descrierea. Faceți clic pe Salvare.

Modificați detaliile financiare (Stripe/CPACplăți cu taxă)

Pentru a modifica detaliile financiare dintr-o factură plătită folosind integrarea Stripe/CPACharge:

1. Mergeți la fila Facturi din profilul clientului sau la Facturare > Facturi. Facturile plătite au statutul Plătit sau Plătit parțial. Faceți clic pe trei puncte și pe Edit (Editare ) în partea dreaptă a facturii plătite. Faceți clic pe link-ul de plată din secțiunea Istoric plăți din bara laterală Editarefactură. 

2. Informațiile privind plata sunt afișate în bara laterală Vizualizare plată din dreapta. Faceți clic pe Rambursare plată. Mai multe despre procesarea rambursării.

3. În motiv, specificați că va trebui să emiteți o altă factură pentru a face corecțiile. Cea mai bună practică este să vă calmați clienții, astfel încât să nu creadă că ceva este în neregulă cu plata lor. Nu debifați caseta de selectare Notificare prin e-mail. Permiteți clienților dvs. să vadă istoricul complet.

4. Faceți clic pe Emite rambursare. Rețineți că acest lucru nu va modifica statutul plății sau al facturii; acestea vor rămâne plătite. De asemenea, acestea vor fi reflectate în calculele veniturilor.

5. Deschideți factura din contul clientului sau Facturare > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta sus și selectați Duplicare. Se va crea o nouă factură identică, dar Neplătită. Faceți corecțiile necesare și trimiteți-o din nou. Rețineți că numărul facturii va fi diferit.

Notă! Pentru facturile plătite parțial, dacă analizele dvs. privind veniturile și performanța nu depind de valoarea exactă a facturii (de exemplu, nu le utilizați pentru a înțelege câte facturi sunt sub valoarea dorită), atunci puteți emite o factură duplicat și reduce valoarea acesteia cu valoarea plății parțiale. În acest fel, nu trebuie să efectuați o rambursare. 

6. Rugați clientul să plătească din nou în portal.

Modificarea detaliilor financiare (plăți offline)

Pentru a modifica detaliile financiare dintr-o factură plătită cu ajutorul plăților offline:

1. Mergeți la  Facturi în profilul clientului sau la Facturare > Facturi. Facturile plătite au Plătite sau Parțial plătit stare. Faceți clic pe trei puncte și Editare în partea dreaptă a facturii plătite. Faceți clic pe link-ul de plată din Istoricul plăților secțiunea din Editarea facturii bara laterală. Dacă factura a fost decontată prin mai multe plăți offline, va trebui să faceți acest lucru pentru fiecare dintre ele.

2. Faceți clic pe cele trei puncte din partea dreaptă sus a barei laterale a plății și selectați Delete (Ștergere). Confirmați ștergerea plății. După aceea, factura dvs. devine Neplătită și poate fi editată fără limitări. Plata ștearsă este eliminată din calculele veniturilor.

3. Efectuați corecțiile necesare la factură și achitați-o din nou cu o plată offline.

Ștergeți facturile plătite

Ștergerea facturilor plătite este diferită în funcție de metodele de plată utilizate pentru decontarea acestora:

• Debite bancare (Stripe/CPACharge): Dacă Stripe sau CPACharge a refuzat tranzacția, puteți șterge plata corespunzătoare în TaxDome chiar dacă statutul acesteia este Plătită. Citiți detaliile în articol.
• Card de credit: Nu puteți șterge astfel de facturi. După ce plata a fost înregistrată, aceasta trebuie să rămână aceeași pentru păstrarea înregistrărilor și, prin urmare, nu permitem ștergerea plăților cu cardul de credit. Puteți doar să rambursați plățile. Starea facturii și a plății rămâne Plătită.
• Plăți offline: Pentru a șterge o factură plătită cu ajutorul plăților offline, trebuie să ștergeți plățile offline utilizate pentru decontarea acesteia. Apoi, starea facturii devine Neplătită și puteți șterge factura.

Un client a plătit o factură de pe un profil greșit

 S-ar putea să fie necesar să mutați o plată dintr-un cont în altul dacă:

• Clientul are deja un cont, dar a folosit unul nou creat pentru a plăti o factură. 
• Clientul are mai multe conturi și a plătit din contul greșit.

Pentru a remedia aceste probleme:

1. Ștergeți contul secundar: Ștergeți contul (pentru mai multe detalii, accesați aici); acest lucru va șterge și plata anticipată efectuată.
2. Adăugați un credit: Adăugați un credit promoțional la contul corect (pentru mai multe detalii, accesați aici). Adăugarea unui credit promoțional nu afectează veniturile firmei dvs.; veți vedea banii legați de contul corect ca credite.