Documente (de bază): Solicitați documente de la clienți în diferite moduri

TaxDome oferă multe modalități simple și sigure de a obține documente de la clienți și terți. În plus, aceștia pot chiar să sară peste conectarea la portal, dacă este necesar. Descărcați fișa Care este cel mai bun mod de a solicita documente cheatsheet pentru a o avea la îndemână.

Solicitați documente

Sfat! Clienții dvs. încarcă fotografii ale documentelor în loc de PDF-uri? Sfătuiți-i să convertească fotografiile în PDF-uri utilizând Scaner de documente încorporat în aplicația TaxDome Client Mobile App.

În TaxDome, vă propunem diferite opțiuni pentru a solicita documente de la clienți, fie adăugate la portalul web, fie de la terți. Mai jos găsiți informații succinte despre scopul, beneficiile și limitările fiecărei opțiuni. Apoi, aflați cum să utilizați fiecare dintre ele.

Caracteristică	Generați un link	Chat	Email	Organizator	Cererea clientului
Scop	Сcolectați fișiere de la terți sau potențiali clienți	Solicitați fișiere în timp real. Urmăriți finalizarea documentelor clientului.	Solicitarea de fișiere de la clienții care preferă să comunice prin e-mail	Furnizarea de informații privind formularele fiscale lungi. Automatizați integrarea.	Adresați întrebări ad-hoc fără a necesita accesul la portal.
Beneficii	Încărcări rapide fără autentificare. Fișiere salvate automat în foldere sau conturi client.	Fișiere salvate automat în foldere sau conturi client. Urmăriți finalizarea fișierelor prin intermediul listelor de sarcini.	Cererile prin e-mail pot fi trimise de pe portalul TaxDome Cererile de e-mail salvează automat atașamentele.	Fișierele sunt încărcate în cadrul chestionarului ușor de urmat și salvate în contul clientului.	Chestionare simple pentru încărcări. Delegarea încărcărilor către utilizatori din afara portalului.
Este necesar un șablon pentru a-l crea	Nu	Da/Nu	Da/Nu	Da	Da/Nu
Clienții trebuie să se conecteze pentru a încărca	Nu	Da	Nu	Da	Da/Nu
Link partajabil pentru client	Da	Nu	Nu	Nu	Da
Integrarea automatizărilor de conducte (odată ce documentul este primit, o sarcină este automatizată	Nu	Da (prin verificarea elementelor din lista de sarcini)	Nu	Da (prin prezentarea organizatorilor)	Da (prin depunerea de cereri)
Memento automat	Nu	Da (dacă lista de sarcini nu este completată)	Nu	Da	Da
Suport pentru etichetare și denumire AI	Nu	Da	Nu	Da	Da (pentru cererile cu opțiunea Autentificare obligatorie activată)

Depunerea cererilor în documente

În Documente, o funcție de solicitare de fișiere vă permite să creați un link rapid pentru ca un client sau o terță parte să încarce fișiere în folderul pe care l-ați specificat. Puteți trimite link-ul destinatarului în orice mod convenabil și nu este nevoie să accesați portalul pentru a încărca.

Solicitați documente prin intermediul cererilor clienților

Solicitările clienților sunt mici chestionare pentru clarificarea urgentă a informațiilor lipsă sau irelevante în timpul lucrului. Acestea pot fi trimise fie clienților, fie părților terțe asociate cu aceștia (de exemplu, un asistent), iar dvs. puteți decide dacă acestea trebuie să acceseze portalul pentru a încărca sau nu. Documentele vor fi încărcate în orice subfolder al folderului client implicit cu Clientul poate vizualiza și edita acces.

Solicitați documente prin intermediul organizatorilor

Organizatorii sunt formulare personalizate utilizate pentru a aduna toate detaliile de bază și documentele necesare pentru a începe să lucreze pentru un client. Acestea se bazează pe șabloane care pot fi concepute pentru a include atâtea cereri de încărcare a fișierelor câte sunt necesare. Organizatorii pot fi trimiși doar clienților; utilizatorii trebuie să se conecteze pentru a le completa. Puteți adăugați un dosar pentru încărcarea documentelor sau permiteți clienților dvs. să încarce fișiere în orice subfolder din folderul client implicit cu Clientul poate vizualiza și edita acces.

Solicitați documente prin chat

Conversațiile sunt subiecte în care puteți discuta în siguranță cu clienții și le puteți cere informații care nu sunt sensibile la timp. Documentele pot fi atașate la mesaje în timpul creării acestora sau ulterior. Mesajele prin chat-uri pot fi trimise numai clienților; utilizatorii trebuie să se conecteze pentru a le vizualiza și pentru a încărca documente în chat-uri.

Pentru a vă asigura că un client își amintește să dea curs unei solicitări de documente, faceți din aceasta o listă de sarcini de făcut sau, dacă aveți nevoie urgentă de document, creați o solicitare a clientului direct din discuție.

Solicitați documente prin e-mail

Rețineți că solicitarea de documente prin e-mail nu este cel mai sigur mod de schimb de informații. Cu toate acestea, puteți decide să o utilizați dacă clienții dvs. preferă acest tip de comunicare.

Când e-mail este sincronizat cu TaxDome, veți vedea toate e-mailurile de la clienți în TaxDome's Inbox+ și, de asemenea, în cadrul Email din profilul fiecărui cont de client. Dacă doriți să aveți toate documentele trimise de clienți sunt salvate automat, activați Salvarea automată a atașamentelor comutare. Anexele trimise de clienți prin e-mail pot fi salvate automat într-un dosar client implicit cu Clientul poate vizualiza și edita acces.