Docs (avansat): Solicitați documente de la clienți sau terți

TaxDome oferă multe modalități simple și sigure de a obține documente de la clienți și terți. În plus, aceștia pot chiar să nu se conecteze la portal, dacă este necesar. Citiți în continuare pentru a afla toate modalitățile prin care clienții și terții pot încărca documente. 

• Solicitarea de documente de la clienți care nu se pot conecta
• Crearea unui link securizat pentru ca non-clienții să încarce documente
• Cum Clienîncarcă documente pe portalul lor
• Cum încarcă clienții documente din aplicația mobilă TaxDome
• Solicitarea de documente în chat-uri
• Solicitarea de documente în interiorul organizatorilor
• Solicitarea de documente în e-mailuri

Webinar - Managementul documentelor: Explorați stocarea securizată și semnăturile electronice! Joi, 1 pm EST. Înregistrează-te aici

Solicitarea de documente de la clienți care nu se pot conecta

Aveți un client care și-a uitat datele de conectare sau care nu utilizează portalul TaxDome ? TaxDome vă permite să creați linkuri către o pagină de încărcare a fișierelor solicitate. Odată ce clientul face clic pe link, acesta este direcționat către o pagină unde își poate glisa și plasa documentele. Veți primi o notificare în pagina dvs. Inbox+ odată ce documentele au fost încărcate.

Pentru a crea o legătură către o pagină de încărcare a fișierelor solicitate:

1. Din fila Docs ( Documente), mergeți la Documents (Documente); selectați clientul. Apoi, găsiți dosarul în care doriți să încărcați documentele, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului, apoi selectați Request Files (Solicitare fișiere). 

De asemenea, puteți accesa această funcție din fila Docs a contului de client. 

Notă: Clientul nu va putea vedea celelalte conținuturi ale dosarului.

2. Introduceți un mesaj; de exemplu, de ce aveți nevoie de documentul solicitat.

3. Alegeți o opțiune:

• Trimiteți linkul manual: Faceți clic pe CREATE, apoi copiați linkul și trimiteți-l prin e-mail. Sau copiați-l mai târziu, când aveți nevoie de el: Mergeți la fila Docs (Documente ), apoi deschideți subfila File Requests (Solicitări de fișiere ) pentru a-l găsi.
• Trimiteți automat link-ul: Comutați pe Send request via e-mail (Trimitere cerere prin e-mail), selectați destinatarul din listă (adresele de e-mail din această listă sunt pentru utilizatorii contului cu acces activat la portal) sau introduceți orice adresă de e-mail, apoi faceți clic pe CREATE (Creare).

Pentru a accesa toate legăturile pe care le-ați creat, accesați fila Docs a contului de client, apoi deschideți subfila File Requests .

• Dacă doriți să retrimiteți automat link-ul, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta și selectați Resend.
• Dacă doriți să retrimiteți manual link-ul, selectați Copy Link (Copiere link), apoi trimiteți-l într-un mesaj sau e-mail.
• Dacă doriți să modificați mesajul inclus în link, selectați Edit, introduceți un nou mesaj, apoi faceți clic pe SAVE.
• Dacă nu mai doriți ca clientul să încarce fișiere prin intermediul linkului, selectați Revoke.

Crearea unui link securizat pentru ca non-clienții să încarce documente

Creați un cont general de invitat, unde oricine poate încărca documente în siguranță. Persoana care încarcă documente în contul de invitat nu va avea nevoie de acces la portalul TaxDome .

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Iată cum:

1. Creați un cont general de invitat. Nu-i asociați nicio persoană de contact. Îl puteți partaja cu diferite persoane - și numai dumneavoastră și membrii echipei aveți acces la el.

2. Rămâneți organizat: Mergeți la Docs, apoi la Documents. În interiorul dosarului Private, creați un subdosar în care să poată fi încărcate documentele de către non-clienți; dați-i un nume ușor de recunoscut. 

3. Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta dosarului, apoi selectați Request Files (Solicită fișiere ) pentru creați un link securizat către o pagină de încărcare. Acum că aveți un link, trimiteți-l neclientului de la care aveți nevoie de documente. 

4. Odată ce fișierele sunt încărcate, le puteți partaja și cu terța parte (pentru mai multe informații, accesați aici).

Cum încarcă clienții documentele pe portalul lor

Odată ce un client are acces la portal, acesta poate încărca documente pe pagina principală sau pe pagina Documente . Pentru mai multe detalii, vizitați Centrul de asistență pentru clienți.

Cum încarcă clienții documente de pe TaxDome Mobile App

Odată ce un client are acces la portal, acesta poate instala aplicația TaxDome Mobile App pe smartphone-ul său pentru a încărca documentele de pe dispozitiv. Sau pot face o fotografie a unui document, o pot tăia și roti, apoi o pot încărca pe portal - ușor-ușor. Pentru mai multe detalii, accesați Centrul de asistență pentru clienți.

Solicitarea de documente în chat-uri

Chaturile constau în discuții în care puteți discuta în siguranță cu clienții. Documentele pot fi atașate la mesaje în timp ce le creați sau chiar ulterior. Pentru a vă asigura că un client nu uită să dea curs unei solicitări de documente, faceți din aceasta o sarcină în cadrul firului de discuții, adăugând-o ca sarcină cu ajutorul Client Tasks. Solicitarea va apărea ca parte a unei liste de verificare pe care va trebui să o completeze. Aflați mai multe despre Sarcini client aici.

Solicitarea de documente în interiorul organizatorilor de clienți

Organizatorii noștri sunt formulare personalizate folosite pentru a aduna toate detaliile și documentele de bază necesare pentru a începe să lucreze pentru un client. Modelele de organizatori pot fi concepute pentru a include cât mai multe solicitări de încărcare de fișiere, după cum este necesar. Documentele încărcate într-un organizator sunt salvate automat în dosarul implicit al clientului cu Clientul poate vizualiza și edita acces. Aflați mai multe despre crearea de organizatori aici.

Solicitarea de documente în e-mailuri

Rețineți că solicitarea de documente prin e-mail nu este cel mai sigur mod de a face schimb de informații. Atunci când e-mail este sincronizat cu TaxDome, veți vedea toate mesajele de e-mail de la clienți în TaxDome's Inbox+ și, de asemenea, în cadrul Email din profilul fiecărui cont de client. Atașamentele pe care clienții le trimit prin e-mail pot fi salvate automat într-un dosar client implicit cu Clientul poate vizualiza și edita acces.