Crearea și aplicarea șabloanelor de organizare

TaxDome organizatorii vă permit să creați chestionare interactive pentru a colecta eficient informații despre clienți. Dacă aveți toate întrebările frecvente pregătite, veți economisi foarte mult timp. În plus, automatizați-vă organizatorii în cadrul pipeline-urilor, astfel încât să fie trimise clienților exact atunci când este nevoie - fără să trebuiască să dați un singur clic pe un buton. 

Adăugați șabloane de organizare din Marketplace

An organizer template can be added by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage templates . 

Puteți descărca șabloane de organizator gata făcute folosind cele mai bune practici, apoi le puteți edita în funcție de nevoile dvs. Pentru a adăuga un model de organizator din Marketplace:

1. Go to Templates > Marketplace from the sidebar menu and open the Organizers tab.

2. Click Get free on the template you want to add or click on its price and proceed with the payment if it’s a paid template.

3. Go to Templates > Firm templates, open the Organizers tab and click on the name of the organizer template to begin editing.

Creați șabloane de organizare

Pentru a crea un șablon de organizator de la zero, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din meniul lateral, selectați Organizatori , apoi faceți clic pe Creare șablon .

Sau accesați această pagină adăugând automatizarea Creare organizator în timp ce creați sau editați un flux de lucru, apoi faceți clic pe Șablon nou .

Organizer template structure

Un organizator are secțiuni și întrebări; fiecare întrebare aparține unei secțiuni. Aflați mai multe despre câmpurile de pe pagina de creare a modelului de organizator de mai jos.

a. Numele șablonului : Introduceți numele pe care doriți să-l denumiți pentru șablon. Veți vedea acest nume atunci când îl selectați.

b. Organizer name: Enter the name your client will see for the organizer. Click Add shortcode to personalize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article . 

c. Conținutul șablonului : Faceți clic pe numele secțiunilor pentru a le vizualiza sau țineți apăsată pictograma cu șase puncte pentru a schimba secțiunile.

d. Secțiune nouă : Faceți clic pentru a crea secțiuni suplimentare. Folosiți conținutul șablonului din stânga pentru navigarea între secțiuni.

e. Numele secțiunii : Introduceți un titlu pentru prima secțiune (de exemplu, Informații despre adresă ).

f. Setări secțiune

• Pictograma de copiere: Faceți clic pentru a duplica întreaga secțiune, inclusiv toate întrebările din ea.

• Gear icon: Click to choose this section’s settings. Toggle on Allow client to repeat to let clients replicate sections (for more details, go here ). If you want a new section to be displayed when a client answers a question a certain way, toggle on Conditions, then set up conditional logic jumps (for more details, go here ).

  

• Pictogramă Coș de gunoi: Faceți clic pentru a șterge întreaga secțiune. Atenție — ștergerea secțiunii nu poate fi anulată după ce salvați șablonul.

g. Question and Text block gear icons:

• Este necesar: Dacă este activată, clientul nu va putea trimite un organizator până când nu răspunde la toate întrebările obligatorii.

• Pre-filled: If toggled on, the client’s answer to the question will be automatically populated when a client fills out the organizer for the second and further times. Read more on how pre-fill works for the client.

• Conditional: If toggled on, you will be able to make a question or text block to be displayed when a client answers a question a certain way. Read more on how to set up the conditional logic jumps .

• Descriere: Dacă este activată, veți putea furniza detalii care explică o întrebare. Explicația este afișată sub întrebare.

• Tagging: If toggled on, you will be able to add and remove account tags depending on client answers. Learn more in the detailed article .

• Sync to CRM: If toggled on, you can select account/contact custom fields to be synced with the answer. You can choose whether to sync each answer in each specific organizer. Learn more in the detailed article .

  

h. Întrebare: Selectați tipul de întrebare sau cerere din lista derulantă. Rețineți că, dacă aveți de gând să sincronizați răspunsurile cu câmpurile personalizate ale contului/contactului, tipul întrebării trebuie să fie același cu tipul câmpului personalizat.

i. Bloc de text: Faceți clic pentru a plasa un bloc de text. Puteți adăuga linkuri, încorpora videoclipuri și lipi emoji în blocurile de text.

j. Preview: Click to see what it looks like from the client side. For details, go to the section below .

k. Setări:

• Notify about document upload: Toggle this on if you want to receive notifications about documents uploaded to the organizer. For more details, go here .

• Organizer self-service: Toggle this on if you want clients to create organizers on their own based on this template. For more details, go here .

• Automatically seal after submission: Toggle this on if you want a client to keep the client from making any new changes. Learn more here .

• Send reminders to clients: Toggle this on to enable sending automatic reminders for pending organizers. Learn more about reminders in organizers .

• Personalizați folderul de destinație pentru încărcarea documentelor: Activați această opțiune dacă doriți să creați un folder separat în contul clientului pentru stocarea documentelor încărcate. Puteți utiliza shortcodes în numele folderului.

l. Save & Exit, Save and Cancel: Click Save & Exit to save the template and go back to the templates list, Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Notă

Secțiunile goale, fără întrebări sau blocuri de text, nu vor fi salvate. Va trebui să adăugați informații în ele sau să le ștergeți.

Tipuri de întrebări

• Intrare gratuită este pentru introducerea de text, cum ar fi un nume, o adresă sau o companie.

• Email este pentru a introduce o adresă de e-mail.

• Număr este pentru a introduce cifre, cum ar fi numărul de copii sau un număr de asigurare socială.

• Data este pentru a introduce o zi, o lună și un an, cum ar fi data nașterii. La introducere, data trebuie să corespundă unuia dintre următoarele formate: MMM-DD-AAAA (de exemplu, 01.01.2022) sau MM/DD/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din SUA; DD/MM/AAAA (de exemplu, 24.12.2022) pentru firmele din afara SUA.

• Butoane radio furnizați o listă cu cel puțin două opțiuni, cum ar fi un tip de societate (de exemplu, nonprofit sau LLC).

• Casete de control afișează căsuțe mici (cel puțin una) care pot fi selectate, permițând atât răspunsuri multiple, cât și unice.

• Picătură în jos extinde un meniu pentru a selecta una sau mai multe opțiuni.

• Da/Nu este pentru răspunsuri de tip da/nu la întrebări de genul "Sunteți căsătorit?".

• Încărcare fișier oferă un loc pentru încărcare cu numele documentului care trebuie încărcat. În setările șablonului, puteți adăuga un folder care va fi creat în contul clientului pentru documentele încărcate. Dacă nu îl adăugați, clientul va trebui să selecteze un folder la încărcare.  

Aplicați șabloane de organizare

După ce ați creat un șablon, sunteți gata să îl utilizați pentru a colecta date de la clienți pentru a vă începe munca:

1. Creați un organizator nou fie făcând clic pe Nou în stânga sus și selectând Organizator , fie selectând destinatarii din lista de conturi, apoi făcând clic pe Trimitere organizator .

2. Click the Organizer template list to expand it, then select a template. Preview it if needed.

3. Edit the organizer name or click  +Add shortcode to individualize the title. Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go here . 

4. Continuați prin activarea mementourilor și conectarea organizatorului la locuri de muncă.

   

   Notă

   Dacă există mai mult de un destinatar, nu veți putea lega organizatorul de locuri de muncă.

Editare șabloane organizator

1. Pentru a modifica un șablon de organizator, accesați Șabloane > Șabloane de firmă din bara de meniu, deschideți fila Organizatori , apoi faceți clic pe numele șablonului de organizator din listă.

2. Edit questions (e.g, if you need to update the organizer for a new tax year), move or delete questions and sections using the icons to the far right of the section name or question.

3. After making your changes, you have two options:

• Click Save or Save & Exit to save the changes to the template only.

• Click Update organizers at the bottom of the page to save the template and apply updates to to all organizers linked to this template. Organizers that have already been started by clients will not be updated.

Șabloane organizator duplicate

Creați un nou șablon de organizator dintr-unul existent: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de organizator, apoi selectați Duplicare . Copia organizatorului va fi salvată cu un sufix (de exemplu, Organizator (2) ).

Ștergeți șabloanele organizatorului

Pentru a evita aglomerația, eliminați un șablon de organizator dacă nu mai aveți nevoie de el. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de organizator, selectați Ștergeți din meniul derulant, apoi confirmați făcând clic pe Ștergeți . Toate organizatoarele create pentru clienții cu șablonul respectiv vor rămâne în continuare.

Cum arată șablonul meu pentru clienți?

If you need to check your organizer template from the client side, click Preview on the top right of the template.

Aici puteți selecta secțiuni pentru previzualizare din meniul derulant Mergi la secțiune din stânga sus, completați orice bloc așa cum fac clienții dvs. și faceți clic pe Următorul pentru a trece la secțiunea următoare. Bara verde din partea de sus va apărea împreună cu progresul dvs. cu blocurile organizatorului.

După ce ați terminat, faceți clic pe Înapoi pentru a edita sau pe X în dreapta sus.

Share

Link copiat