Sarcini (de bază): Creați și aplicați șabloane

Creați șabloane de sarcini pe care să le folosiți pentru a declanșa sarcini noi, pentru a le completa pe cele existente sau pentru a le aplica cu automatizări în conducte. Șabloanele de sarcini economisesc timp prin reunirea unor seturi de sarcini utilizate în mod obișnuit și prin stocarea lor pentru utilizare ulterioară. Le veți găsi deosebit de utile în special pentru procedurile utilizate frecvent și pentru asigurarea celor mai bune practici.

Acoperit aici:

• Crearea de șabloane de sarcini
• Adăugarea șabloanelor de sarcini implicite din biblioteca noastră
• Aplicarea șabloanelor de sarcini
• Adăugarea sarcinilor ca automatizări
• Editarea șabloanelor de sarcini
• Duplicarea șabloanelor de sarcini
• Ștergerea șabloanelor de sarcini

Crearea de șabloane de sarcini

Un șablon de sarcină poate fi creat de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat care a primit drepturi de acces la gestionarea șabloanelor.

Pentru a crea un șablon de sarcini, urmați acești pași:

1. Accesați Șabloane >Șabloane firmă din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Creare șablon.

Sau accesați această pagină adăugândCrearea automatizăriisarcinilor în timp ce creați sau editați o conductă, apoi faceți clic pe Șablon nou.

2. Introduceți numele șablonului de sarcini (de exemplu, Pregătiți 1040) în câmpul necesar.

3. Asta este! Faceți clic pe butonulSave & Exit (Salvare și ieșire ).

Citiți în detaliu despre toate caracteristicile sarcinii:

1. Numele șablonului: Acesta este ceea ce veți vedea atunci când selectați șablonul.

2. Destinatarul sarcinii: Alegeți numele membrului echipei căruia doriți să îi atribuiți sarcinile; de asemenea, puteți selecta mai multe dacă proiectul necesită mai multe sarcini. Atunci când atribuiți o sarcină, aceasta este partajată automat cu destinatarii. Pentru mai multe detalii despre destinatarii sarcinilor, accesați aici.

3. Stare: Selectați starea în care trebuie să înceapă sarcinile.

4. Prioritate: Stabiliți nivelul de prioritate cu care trebuie să înceapă sarcinile - scăzut, ridicat, mediu sau urgent. Nivelul de prioritate implicit este MEDIUM.

5. Descriere: Introduceți o descriere pentru a defini sarcinile (opțional). Puteți utiliza formatarea textului, emoji, bullets, liste numerotate și, de asemenea, puteți insera linkuri.

6. Tags: Adăugați etichete la șablon. Acest lucru vă ajută să vă clasificați sarcinile și să sortați informațiile inutile. Utilizați etichetele noastre predefinite sau creați unele noi.

7. Datele de începere și de scadență: Stabiliți datele de început și de scadență pentru sarcini; acestea sunt considerate fie relative, fie absolute (aproximative sau ferme):

• Relativ (implicit): Stabiliți o perioadă de timp pentru cât timp după data de începere este scadentă sarcina (de exemplu, începe la o zi după ce a fost creată sarcina; se termină la două săptămâni după data de începere). Dacă nu a fost setată nicio dată de începere, data scadenței se calculează de la data creării sarcinii... Rețineți că nu puteți seta mai mult de 10 000 de unități (zile/luni/ani).
• Absolut: Comutați pe Date absolute pentru a seta datele de început și de scadență din calendar (de exemplu, 15 aprilie).

Stabilirea de date este opțională, dar poate fi un instrument util de gestionare a timpului atât pentru dumneavoastră, cât și pentru echipa dumneavoastră. În plus, veți primi un e-mail de reamintire cu trei zile înainte de data scadentă a sarcinii.

8. Sarcini secundare: Comutați pe Subtasks (Sarcini secundare ) pentru a adăuga o listă de verificare a elementelor de făcut; acestea vor trebui efectuate pentru ca sarcina generală să fie finalizată. Completați numele subtask-ului, apoi faceți clic pe Add subtask (Adăugare subtask ) pentru a crea mai multe elemente din lista de verificare.

9. Save & Exit, Save și Cancel: Faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire ) pentru a salva șablonul și a reveni la lista de șabloane, pe Save (Salvare ) pentru a păstra modificările și a continua editarea șablonului sau pe Cancel (Anulare ) pentru a ieși fără a salva.

Adăugarea șabloanelor de sarcini implicite din biblioteca noastră

Oferim șabloane de sarcini implicite, pe care le puteți modifica cu ușurință. Pentru a adăuga un șablon de sarcini din biblioteca noastră:

1. Accesați Setări > Șabloane de firmă din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe Copiere din bibliotecă.

2. Faceți clic pe pictograma de copiere din dreapta șablonului pe care doriți să îl adăugați.

3. Atunci când adăugați un șablon din biblioteca noastră, listele de atribuții și etichete vor fi întotdeauna goale. Va trebui să le completați cu propriile alegeri, precum și să editați celelalte câmpuri, după cum este necesar. Faceți clic pe numele șablonului, efectuați modificările, apoi faceți clic pe Save & Exit.

Aplicarea șabloanelor de sarcini

După ce ați creat un șablon, îl puteți utiliza pentru a accelera crearea sarcinilor. Iată cum:

1. Creați o sarcină nouă sau editați una existentă.

2. Faceți clic pe lista Template (Șablon ) pentru a o extinde, apoi selectați un șablon.

3. Continuați prin crearea sarcinii. Acum puteți edita orice proprietăți ale sarcinii care au fost deja completate - adică puteți adăuga sau elimina subtask-uri, persoane desemnate, etichete etc.

Notă! Modificările pe care le faceți la o sarcină nu afectează șablonul selectat.

Editarea șabloanelor de sarcini

Pentru a efectua modificări la un șablon de sarcini, urmați acești pași:

1. Accesați Settings > Firm templates (Setări > Șabloane de firmă ) din bara de meniu din stânga, apoi faceți clic pe numele șablonului de sarcină din listă.

2. Efectuați modificări în șablonul de sarcini, apoi faceți clic pe Save & Exit (Salvare și ieșire).

Duplicarea șabloanelor de sarcini

Puteți crea noi șabloane de sarcini pornind de la cele existente. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a numelui șablonului de sarcină, apoi selectați Duplicate (Duplicare ) din meniul derulant. Copia șablonului sarcinii va fi salvată cu sufixul corespunzător (de exemplu, Formular 940 (2)).

Ștergerea șabloanelor de sarcini

Pentru a elimina complet un șablon de sarcină, accesați Settings > Firmtemplates (Setări >Șabloane de firmă) din bara de meniu din stânga, faceți clic pe pictograma cu trei puncte din dreapta îndepărtată a numelui șablonului de sarcină, selectați Delete ( Ștergere ) în meniul derulant, apoi faceți din nou clic pe Delete (Ștergere ) pentru a confirma.