Trimiteți mesaje în chat-urile clienților

Puteți trimite clienților mesaje text, imagini, videoclipuri, documente și solicitări. Pentru a răspunde la un chat, accesați Comunicări > Chat sau aceeași secțiune din profilul clientului și alegeți firul de discuție dorit.

Pentru a răspunde la un fir de discuție, atingeți o notificare din fila Mesaje primite când primiți un mesaj nou sau deschideți firul direct în fila Discuții.

Tastați mesajul în câmpul de text. Pentru a prezenta informațiile într-un format ușor de citit, utilizați opțiunile de formatare: puteți modifica dimensiunea și culoarea fontului, aplica diferite stiluri, adăuga liste și linkuri, utiliza shortcodes . Trimiteți un mesaj apăsând Ctrl + Enter pe Windows sau Cmd + Enter pe Mac.

Clienții, membrii echipei desemnați, administratorii și proprietarul vor putea vedea acest mesaj după ce îl trimiteți.

Tastați mesajul în câmpul de text. Utilizați opțiunile de formatare pentru a face mesajul mai ușor de citit: modificați stilul textului, adăugați liste sau linkuri. Trimiteți mesajul apăsând butonul albastru de trimitere.

În cadrul oricărui fir de discuție, puteți trimite mesaje interne vizibile numai membrilor echipei și ascunse clienților. Pentru a face un mesaj intern, comutați opțiunea din zona editorului. Mesajele interne se disting prin culoare: mesajele obișnuite vizibile clienților sunt albe, în timp ce mesajele interne sunt galbene.

Pentru o comunicare eficientă, combinați mesajele interne cu @mențiuni pentru a notifica colegii specifici. Astfel, membrii echipei dvs. vor fi alertați și vor putea colabora fără probleme.

Atingeți pictograma de lângă pictograma atașamentului pentru a trimite o notă internă (aceasta va deveni portocalie), apoi tastați și trimiteți mesajul ca de obicei.

Proprietarul unei firme, un administrator sau un membru al echipei care are permisiunea de a gestiona documente poate atașa fișiere la mesaje. În acest scop, puteți utiliza fișiere fie de pe computerul dvs., fie din TaxDome :

• Clientul poate vizualiza și edita nivel de permisiune.

• Clientul poate vizualiza nivel de permisiune.

Pentru a atașa fișiere la un fir de discuție existent:

1. Faceți clic pe Atașare > Documente în partea stângă sus a câmpului mesajului.

2. Selectați:

• Din TaxDome, alegeți unul dintre documentele existente.
• De pe computerul meu, apoi alege documentul și selectează folderul pe care vrei să îl încarci. Dă clic pe Încarcă.

Sfat

Puteți încărca fișiere zip de pe desktopul dvs. și acestea se vor dezarhiva automat.

Pentru a vizualiza toate documentele încărcate în firul de discuție, faceți clic pe pictograma agrafă din partea de sus a chatului. De acolo, le puteți descărca, vizualiza sau șterge. Ștergerea documentelor le elimină și din firul de discuție.

Pentru a atașa fișiere la un fir de chat, atingeți butonul + și selectați una dintre următoarele opțiuni:

• Scaner de documente: Faceți fotografii ale documentelor dvs. și utilizați scanerul pentru a crea fișiere PDF. Aflați mai multe despre această funcție în acest articol .

• Manager de fișiere: Selectați fișiere de pe dispozitivul dvs. mobil.

• Documente încărcate: Alegeți un document care este deja încărcat în TaxDome.

  

Pentru a vizualiza toate documentele atașate la firul de discuție, atingeți Atașat în partea de sus. De acolo, le puteți vizualiza, descărca, muta, imprima sau șterge. Ștergerea unui document îl va elimina și din firul de discuție.

Puteți include clipuri Loom, Vimeo, YouTube și Google Drive atunci când este mai ușor să arătați decât să explicați. Faceți clic pe pictograma video din bara de instrumente de formatare a textului, apoi lipiți un link în fereastra pop-up Încorporați video. Clientul dvs. va vedea videoclipul chiar în firul de chat partajat. 

Atingeți butonul + din chat, selectați Încorporați videoclipul și lipiți un link video de pe Loom, YouTube, Google Drive sau Vimeo. Videoclipul va apărea direct în chat, pentru a putea fi vizionat de toată lumea.

Puteți trimite imagini și capturi de ecran fie de pe dispozitivul dvs., fie de pe orice site web. Pentru a face acest lucru, utilizați una dintre opțiunile disponibile:

• Încărcați o imagine de pe dispozitivul dvs. sau de pe web utilizând pictograma imagine. Pentru a încărca o imagine de pe web, lipiți adresa acesteia în câmpul Nume fișier după ce faceți clic pe pictograma imagine, apoi faceți clic pe Deschidere.

• Copiați/lipiți orice imagine de pe web sau de pe dispozitivul dvs. în câmpul de mesaj.

• Trageți și plasați o imagine de pe dispozitivul dvs. în câmpul de mesaj.

  

Puteți atașa imagini într-un fir de chat apăsând butonul + din chat și selectând Biblioteca foto pentru a alege o imagine de pe dispozitivul dvs.

Chat-urile vă permit să solicitați informații de la clienții dvs. în diferite moduri:

• Sarcini : Creați liste de sarcini pe care clienții trebuie să le îndeplinească. Ideal pentru urmărirea progresului mai multor elemente și automatizarea fluxurilor de lucru.

• Solicitări : Trimiteți întrebări directe și urgente pentru a obține un răspuns rapid direct din thread-uri. Puteți crea o cerere nouă sau puteți conecta una existentă. Pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe Atașare în firul de chat.

2. Selectați Cererea clientului.

3. Alegeți: Cerere client nou sau Selectați din cele existente.

4. Dacă ați ales Selectați din cele existente, puteți alege una din listă. Dacă ați ales Cerere client nou, urmați acești pași .

Clienții dvs. vor vedea solicitarea în lista lor de sarcini și în secțiunea Solicitări.

Pentru a gestiona sarcinile clienților, accesați fila Sarcini dintr-un fir de chat cu un client. De acolo, puteți adăuga sarcini noi, le puteți vizualiza pe cele finalizate sau le puteți șterge.

Faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus al unui mesaj (public sau intern) pentru a alege dintre următoarele acțiuni:

• Răspuns: Dacă mesajul la care răspundeți era intern, răspunsurile vor fi, de asemenea, interne.

• Editare: Membrii echipei pot edita mesajele trimise în ultimele 24 de ore. Semnul de editare va fi afișat lângă mesaj, iar clienții dvs. îl vor putea vedea. Clienții dvs. nu au acces la funcția de editare a mesajelor. De asemenea, nu puteți edita mesajele trimise de alte persoane.

• Copiați linkul: Puteți copia linkul către un mesaj și îl puteți trimite colegului de echipă pentru a-l aduce în context.

• Fixare în chat: Pentru a găsi mai ușor mesajele importante, le poți fixa în partea de sus a chatului. Mesajul fixat este vizibil pentru toți participanții la chat și rămâne în partea de sus. Pentru a dezactiva fixarea unui mesaj, fă clic pe pictograma X de lângă acesta.

• Ștergere: Ștergerea este definitivă, iar mesajul nu poate fi recuperat. Numai utilizatorul care a trimis mesajul îl poate șterge. Ștergerea unui mesaj cu documente atașate va elimina și aceste documente din fila Documente a firului de chat.

  

Apăsați lung pe un mesaj pentru a vedea acțiunile disponibile.