Explicații privind locurile de muncă

Un proiect reprezintă o activitate pe care firma dumneavoastră o desfășoară pentru un client — o declarație fiscală 1040, o listă de salarii pentru luna ianuarie, un proces de integrare a unui nou angajat. Proiectele sunt incluse în fluxuri de lucru, parcurg etapele de la început până la final și reunesc toate elementele conexe — sarcini, responsabilități, facturi, documente, înregistrări de timp — într-un singur loc, astfel încât echipa să fie mereu la curent cu stadiul lucrărilor.

Locuri de muncă pe scurt

Se creează o sarcină pentru un anumit cont de client în cadrul unui flux de lucru adecvat serviciului respectiv. Pe măsură ce lucrările avansează, sarcina trece de la o etapă la alta, fie manual, fie prin transfer automat . Fiecare element necesar sarcinii — activități, organizatori, solicitări ale clienților, oferte, facturi, plăți, documente, înregistrări de timp, conversații, note, pagini wiki — poate fi asociat sarcinii , astfel încât imaginea de ansamblu să fie disponibilă pe o singură fișă.

Iată ce poți face cu anunțurile de angajare:

• Urmăriți stadiul lucrării — setați o stare a lucrării pentru a marca o lucrare ca fiind Activă, Finalizată, Arhivată sau cu o stare personalizată.
• Deplasați sarcinile de-a lungul fluxului de lucru — trageți și plasați o sarcină în etapa următoare sau lăsați sistemul să o avanseze automat odată ce toate acțiunile necesare au fost finalizate.
• Personalizați fișa de lucru — bifați câmpurile pe care doriți să le vedeți dintr-o privire.
• Urmăriți timpul și capacitatea — stabiliți un buget de timp , urmăriți timpul dedicat proiectului și comparați orele planificate cu cele efective.
• Țineți clienții la curent — atribuiți o stare vizibilă pentru clienți, astfel încât aceștia să poată vedea în ce stadiu se află proiectul lor fără a fi nevoiți să vă contacteze.

Cum funcționează locurile de muncă

Din perspectiva membrilor echipei, un proiect reprezintă unitatea la care lucrează efectiv. Ciclul de viață în practică:

1. O sarcină apare pe tabloul tău. O vezi într-o etapă a fluxului de lucru corespunzător, pe o fișă care indică clientul, etapa actuală, persoana responsabilă, termenul limită și ce mai rămâne de făcut.

2. Deschideți proiectul și găsiți totul într-un singur loc. Toate sarcinile, organizatorii, documentele, facturile, solicitările clienților, mesajele, notele și înregistrările de timp legate de proiect se află în cadrul acestuia — nu mai trebuie să căutați prin pagini.

3. Parcurgeți lista de acțiuni. Pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, organizatorii revin, facturile sunt achitate și documentele sunt aprobate, aceste elemente sunt eliminate din proiect. Înregistrați timpul alocat proiectului pe măsură ce avansați.

4. Semnalează obstacolele imediat ce apar. Dacă aștepți un răspuns de la client sau de la altcineva, schimbă starea sarcinii într- una personalizată, cum ar fi „Lipsesc documente ” sau „Necesită verificare”. Sarcina rămâne în aceeași etapă, dar starea indică echipei motivul pentru care este blocată. Când obstacolul este eliminat, sarcina revine la starea „Activă”.

5. Proiectul avansează și se închide. Odată ce toate sarcinile din etapa curentă sunt finalizate, proiectul trece la etapa următoare — manual, dacă îl tragi, sau automat, dacă este activată op țiunea de deplasare automată . Când proiectul este livrat, marchează-l ca fiind Finalizat, apoi arhivează-l când nu mai este necesar să rămână pe tabloul activ.

Locuri de muncă vs. sarcini

Sarcinile și activitățile sunt adesea confundate, deoarece ambele pot fi atribuite și monitorizate, dar se situează la niveluri diferite ale procesului de lucru.

• Proiect — lucrarea completă pentru care clientul plătește, cum ar fi declarația fiscală 1040 sau procesarea salariilor din ianuarie. Un proiect se află într-un flux de lucru, parcurge diferite etape și conține toate elementele necesare pentru finalizarea misiunii.
• Sarcină — o activitate distinctă din cadrul unui proiect, atribuită unui membru al echipei. Un proiect poate cuprinde mai multe sarcini (de exemplu, „pregătirea formularului 1040”, „contactarea clientului în legătură cu documentele lipsă” și „efectuarea verificării finale”), fiecare fiind delegată unei persoane diferite și realizată în paralel. O sarcină poate fi asociată cu un singur proiect la un moment dat.

Pentru o imagine de ansamblu asupra modului în care se articulează între ele fluxurile de lucru, etapele, posturile și sarcinile, consultați articolul dedicat.

Acces și permisiuni

În mod implicit, proprietarul firmei și administratorii pot vizualiza, adăuga, edita, muta și șterge sarcini din orice flux de lucru.

Ceilalți membri ai echipei pot lucra cu sarcini numai pentru conturile cărora le sunt alocați și numai în fluxurile de lucru care le sunt puse la dispoziție. Pentru a lucra cu toate conturile, un membru al echipei are nevoie de dreptul de acces „Vizualizare toate conturile ”.

Notă

Pentru a asocia anumite elemente unui proiect (oferte, facturi, organizatori, documente, plăți, înregistrări de timp), este necesar ca Gestionare drept de acces. Consultați lista completă în Corelarea elementelor cu locurile de muncă .

Automatizați procesele cu ajutorul sarcinilor

Cea mai mare parte a proceselor care au loc într-un proiect, de la crearea acestuia până la finalizare, poate fi automatizată prin intermediul automatizărilor de tip pipeline.

Ce se poate automatiza:

• Crearea sarcinii — programați sarcini recurente folosind recurenta sarcinilor sau adăugați automat sarcini din formularul de înregistrare a clientului.
• Executarea sarcinilor într-o etapă — trimiteți organizatori, facturi, oferte, e-mailuri și sarcini; aplicați șabloane de dosare; actualizați persoanele desemnate și accesul la cont. Consultați lista completă a tipurilor de automatizări.
• Rezolvarea obstacolelor — asociază o stare personalizată a sarcinii cu o automatizare a solicitării clientului, astfel încât starea să revină la „Activ” atunci când clientul trimite solicitarea.
• Actualizarea stării vizibile pentru client — utilizați automatizarea actualizării stării lucrării vizibile pentru clienți pentru a actualiza ceea ce văd clienții pe măsură ce comanda trece prin diferite etape.

Vedere client

Clienții nu pot vedea sarcinile în sine. Ceea ce pot vedea este starea sarcinii afișată pentru clienți, dacă firma dumneavoastră a activat această opțiune. Starea apare în portalul pentru clienți și indică stadiul actual al lucrării.

Share

Link copiat