Custom job statuses: Overview

Statusurile sarcinilor vă ajută să vă transparentizați activitatea și să gestionați orice blocaje pe care le-ați putea avea. În fiecare flux de lucru, puteți configura statusuri de lucrări personalizate pentru a gestiona fără probleme excepțiile de lucrări în cadrul fluxului de lucru, fără a fi nevoie de etape suplimentare. În acest articol, vă vom spune cum statusurile sarcinilor vă pot simplifica flux de lucru și cum diferă acestea de etape.

Situația locurilor de muncă, explicată

În mod implicit, fiecare job poate fi Activ sau Arhivat :

• Dacă lucrarea este activă, aceasta poate continua să se deplaseze în cadrul conductei. Nu are blocaje și puteți lucra cu ea.

• Dacă lucrarea este arhivată, înseamnă că a fost finalizată sau anulată. Odată ce nu mai aveți nevoie de o lucrare, o puteți arhiva manual. Puteți accesa în continuare lucrările după ce le-ați arhivat. 

De asemenea, puteți configura stări personalizate ale joburilor în fiecare canal. În funcție de canal, uneori este posibil să doriți să puneți joburile în așteptare. De exemplu, utilizarea stărilor personalizate ale joburilor este utilă pentru:

• Solicitări suplimentare. Gestionarea schimbărilor în cerințele clientului sau în nivelul serviciilor.

• Extinderea termenului limită. Gestionați lucrările care necesită timp suplimentar, cum ar fi depunerile la IRS .

• Lipsă de informații. Lucrări de adresare blocate din cauza lipsei datelor necesare despre client.

În plus, stările personalizate ale joburilor sunt utile pentru monitorizarea și vizibilitatea proiectelor: le puteți utiliza pentru a oferi actualizări de stare transparente tuturor membrilor echipei. În general, procesul de utilizare a stărilor personalizate ale joburilor este următorul:

1. Create job custom status either from the job card or in pipeline settings. Add automations if needed.

2. Odată ce există un blocaj, schimbați statutul sarcinii într-unul personalizat. Acest lucru nu va schimba stadiul în care se află sarcina. Automatizările pentru statutul personalizat (dacă există) vor fi declanșate.

3. Când toate blocanții sunt rezolvați, mutați jobul înapoi la starea Activ . Acest lucru se poate face manual sau prin completarea elementelor legate de automatizările de stare personalizate.

4. Once the job returns to Active status, it moves through the pipeline within the common flow.

To adjust this workflow, you can  edit  or  delete  job custom statuses as needed.

Stadii ale sarcinilor personalizate vs. Etapele Pipeline

Deși atât starea sarcinii, cât și etapele conductei indică diferite stări ale sarcinii în cadrul unei conducte, este important să se înțeleagă diferențele dintre acestea:

• Etapele sunt pași ordonați în cadrul procesului. Aceștia urmează o secvență specifică, astfel încât să știi întotdeauna ce urmează. Stările nu sunt ordonate. Un job poate rămâne în aceeași stare până la sfârșit. Când o stare este schimbată într-una personalizată, jobul rămâne în aceeași etapă și nu avansează.

• Etapele pot include automatizări pentru a avansa lucrările atunci când sunt îndeplinite anumite condiții, ghidând lucrarea către etapa finală. Stările personalizate ale lucrărilor pot include, de asemenea, automatizări, dar acestea pot declanșa schimbarea stării doar la Activ , indicând faptul că lucrarea nu mai este blocată și poate continua să se deplaseze.

Pentru un pipeline clar și eficient, utilizați etape pentru pașii obligatorii și statusuri personalizate pentru excepții, cum ar fi așteptarea de documente sau gestionarea cererilor speciale. Astfel, vizualizarea conductei dvs. rămâne simplă și ușor de urmărit.

Starea sarcinilor personalizate vs. Starea sarcinilor orientate către client

While both job statuses and client-facing job statuses are indicating the job state, it is essential to understand the differences between them:

• Custom job statuses indicate blockers or actions needed for your team’s internal workflow and are visible only to your team, while client-facing job statuses show job progress to clients, reducing the need for status update requests, and are displayed on the client portal.
• Custom job statuses are not tied to any particular stage and can be applied at any point in the workflow, while client-facing job statuses are associated with specific pipeline stages.

Stările personalizate ale joburilor și stările joburilor orientate către client pot fi utilizate împreună și se completează reciproc. De exemplu, atunci când starea personalizată este modificată în Necesită extensie , puteți schimba și starea orientată către client în În așteptare .

Automatizări de stare

With custom job statuses, you can set up automations that will be triggered when you move jobs to a particular status. You can use all the automations you use in pipelines . This way, you can, for example:

• Creați automat o sarcină pentru membrii echipei dvs. pentru a ajusta domeniul de aplicare al serviciului atunci când gestionați cereri suplimentare.

• Trimiteți o cerere de client sau un mesaj unui client cu o cerere precompletată pentru elementele lipsă.

• Creați un organizator pentru a colecta toate documentele și informațiile necesare.

După ce toate acțiunile necesare pentru această tranziție de stare sunt finalizate (de exemplu, sarcinile sunt marcate ca finalizate sau facturile sunt plătite), starea lucrării revine automat la Activ . Cu toate acestea, dacă nu există automatizări sau trebuie doar să reactivați lucrarea, puteți oricând să schimbați manual starea la Activ .

Statusuri personalizate ale posturilor pe fișele posturilor

Custom job status is clearly visible on job cards inside the pipeline. You can change it right from the job card. If needed, you can even add a new custom status right from the job card and set up its automations right from there. If you’ve assigned a color and icon to the status, they will be displayed on the job card, making it easy to identify the job’s current state.

Share

Link copiat