Explicații privind starea posturilor

Pe măsură ce etapele avansează în fluxul de lucru, stările indică ce se întâmplă cu o sarcină în cadrul unei etape.

Starea posturilor, pe scurt

Starea sarcinilor reprezintă informații interne pentru echipa dvs. care indică starea actuală a unei sarcini. Acestea vă ajută să gestionați flux de lucru și excepțiile flux de lucru , menținând în același timp sarcinile organizate în etapele lor de proces.

Există stări implicite și personalizate ale sarcinilor.

Stări implicite ale posturilor

Pentru stările standard , TaxDome trei stări implicite:

• Activ: Sarcina nu are obstacole și poți lucra la ea. Sarcinile care rămân în stare „Activ” după data de finalizare sunt considerate restante în widgeturi și în Insights.

• Finalizat: Lucrarea a fost livrată clientului. Utilizați această stare pentru a indica faptul că o sarcină a fost finalizată fără a o elimina din fluxul de lucru — de exemplu, atunci când mai aveți de efectuat operațiuni interne ulterioare înainte de arhivare. Sarcinile finalizate sunt excluse din numărul de sarcini restante.

• Arhivat: Sarcina a fost finalizată sau anulată și nu mai este necesară în fluxul de lucru activ. Puteți arhiva o sarcină direct din starea „Activ” sau după ce o marcați mai întâi ca „Finalizată” — în funcție de procedura firmei dumneavoastră. Sarcinile arhivate rămân accesibile în orice moment.

Notă

Diferența esențială între Completat și Arhivat este sincronizarea și intenția: utilizați Completat pentru a marca faptul că munca cu clienții este finalizată, menținând în același timp vizibilitatea sarcinii, și Arhivat când sunteți gata să îl eliminați complet din vizualizarea conductei.

Statusuri personalizate ale sarcinilor

Imaginați-vă că pregătiți o declarație fiscală, dar clientul nu a trimis încă toate documentele necesare. Lucrarea nu poate trece la etapa următoare, dar nu doriți să o pierdeți din vedere. Aici vă ajută stările personalizate ale lucrărilor.

Pentru situații intermediare specifice flux de lucrudvs. flux de lucru, cum ar fi așteptarea documentelor, gestionarea prelungirilor termenelor limită sau gestionarea cererilor suplimentare ale clienților, puteți crea stări personalizate ale sarcinilor în fiecare flux de lucru. De exemplu, „Documente lipsă”, „Necesită prelungire” sau „Servicii suplimentare solicitate”.

Când aplicați un statut personalizat unei sarcini, aceasta rămâne în etapa curentă a procesului.

Stările personalizate apar direct pe fișele de lucru în vizualizarea fluxului de lucru. Dacă atribuiți o culoare și o pictogramă unei stări, acestea vor apărea și pe fișă, astfel încât starea actuală a sarcinii să poată fi identificată dintr-o privire.

Starea posturilor vs. etapele procesului de recrutare

Stările sarcinilor se suprapun peste etapele fluxului de lucru: etapele fac ca sarcina să avanseze în cadrul procesului, în timp ce stările descriu starea actuală a sarcinii în cadrul unei etape.

• Etapele sunt pași ordonați în cadrul procesului. Aceștia urmează o secvență specifică, astfel încât să știi întotdeauna ce urmează. Stările nu sunt ordonate. Un job poate rămâne în aceeași stare până la sfârșit. Când o stare este schimbată într-una personalizată, jobul rămâne în aceeași etapă și nu avansează.

• Etapele pot include automatizări care să avanseze sarcinile atunci când sunt îndeplinite anumite condiții, îndreptând sarcina către etapa finală. Stările personalizate ale sarcinilor pot include, de asemenea, automatizări, dar acestea pot declanșa schimbarea stării doar către „Activ”, indicând faptul că sarcina nu mai este blocată și poate continua să avanseze.

Pentru un pipeline clar și eficient, utilizați etape pentru pașii obligatorii și statusuri personalizate pentru excepții, cum ar fi așteptarea de documente sau gestionarea cererilor speciale. Astfel, vizualizarea conductei dvs. rămâne simplă și ușor de urmărit.

Starea sarcinilor vs. starea vizibilă pentru clienți

• Starea sarcinilor este vizibilă numai pentru echipa ta și reflectă starea actuală a unei sarcini.

• Stările vizibile pentru clienți sunt concepute pentru comunicarea externă. Acestea oferă clienților o imagine clară, pas cu pas, a progresului lucrării lor. De exemplu, după livrare, clienții pot vedea dacă returnarea lor este în așteptare de plată, în curs de revizuire sau în așteptare de semnătură. Acest lucru reduce numărul de întrebări primite, deoarece clienții pot verifica singuri starea, în loc să contacteze firma pentru a întreba ce se întâmplă. Multe firme automatizează stările vizibile pentru clienți, astfel încât acestea să se actualizeze în funcție de starea actuală a lucrării sau de etapa din procesul de lucru.

Acces și permisiuni

Numai proprietarul firmei, administratorul sau un membru al echipei care deține drepturi de acces pentru gestionarea fluxurilor de lucru poate crea, edita și șterge stările personalizate din setările fluxului de lucru.

Țineți cont de următoarele aspecte atunci când aplicați stările:

• Proprietarul și administratorul unei firme pot atribui stări sarcinilor din orice flux de lucru.

• Un angajat poate atribui stări dacă are acces la fluxul de lucru și la contul pentru care a fost creată sarcina, sau dacă deține dreptul de acces pentru a vizualiza toate conturile.

Automatizarea modificărilor stării sarcinilor

Starea posturilor poate fi atât declanșată, cât și modificată de automatizări.

Declanșează automatizări pe baza unor stări personalizate

Puteți configura automatizări care să se execute atunci când se aplică o stare personalizată — de exemplu:

• Creați automat o sarcină pentru membrii echipei dvs. pentru a ajusta domeniul de aplicare al serviciului atunci când gestionați cereri suplimentare.

• Trimiteți o cerere de client sau un mesaj unui client cu o cerere precompletată pentru elementele lipsă.

• Creați un organizator pentru a colecta toate documentele și informațiile necesare.

Odată ce blocajul este rezolvat (de exemplu, când sarcinile necesare sunt finalizate sau documentele sunt primite), starea personalizată a sarcinii poate reveni automat la Activă sau o puteți schimba manual.

Puteți adăuga toate automatizările de care aveți nevoie atunci când creați un statut personalizat sau puteți selecta doar cele relevante de fiecare dată când îl aplicați. De asemenea, puteți conecta manual automatizările la statutul personalizat după ce l-ați selectat.

Actualizarea automată a stării sarcinii la „Finalizată” (Beta)

Lucrări în curs

Această funcție este disponibilă în prezent pentru utilizatorii versiunii Beta.

Puteți adăuga o automatizare de actualizare a stării sarcinilor în orice etapă a fluxului de lucru, astfel încât sarcinile să fie setate automat la starea „Finalizată” în momentul în care intră în acea etapă — fără a fi necesari pași suplimentari.

Când se declanșează automatizarea:

• Starea sarcinii se schimbă imediat în „Finalizată ”

• Data finalizării este înregistrată corect, ceea ce asigură acuratețea datelor din rapoarte

• Fluxul de activități înregistrează modificarea efectuată de o automatizare, nu de un membru al echipei

Notă

Locuri de muncă în domeniul auto continuă să funcționeze atunci când starea unei sarcini este setată la Completat. Se oprește doar atunci când o sarcină este Arhivat.

Află cum poți adăuga și gestiona automatizările de etapă.

Vedere client

Starea internă a sarcinilor nu este niciodată vizibilă pentru clientul dumneavoastră.

Share

Link copiat