Situația locurilor de muncă: Prezentare generală

Statusurile sarcinilor vă ajută să vă transparentizați activitatea și să gestionați orice blocaje pe care le-ați putea avea. În fiecare conductă, puteți configura statusuri de lucrări personalizate pentru a gestiona fără probleme excepțiile de lucrări în cadrul conductei, fără a fi nevoie de etape suplimentare. În acest articol, vă vom spune cum statusurile sarcinilor vă pot simplifica fluxul de lucru și cum diferă acestea de etape.

Situația locurilor de muncă, explicată

În mod implicit, fiecare lucrare poate fi activă sau arhivată:

Dacă lucrarea este activă, aceasta poate continua să se deplaseze în cadrul conductei. Nu are blocaje și puteți lucra cu ea.
Dacă lucrarea este arhivată, înseamnă că a fost finalizată sau anulată. Odată ce nu mai aveți nevoie de o lucrare, o puteți arhiva manual. Puteți accesa în continuare lucrările după ce le-ați arhivat.

De asemenea, puteți configura statusuri personalizate ale sarcinilor în fiecare conductă. În funcție de pipeline, este posibil ca uneori să doriți să puneți joburile în așteptare. De exemplu, utilizarea statusurilor de lucrări personalizate este utilă pentru:

Solicitări suplimentare. Gestionarea schimbărilor în cerințele clientului sau în nivelul serviciilor.
Extinderea termenului limită. Gestionați lucrările care necesită timp suplimentar, cum ar fi depunerile la IRS .
Lipsă de informații. Lucrări de adresare blocate din cauza lipsei datelor necesare despre client.

În plus, statusurile personalizate ale sarcinilor sunt bune pentru monitorizarea și vizibilitatea proiectelor: Le puteți utiliza pentru a oferi actualizări de stare transparente tuturor membrilor echipei.

În general, procesul de utilizare a statusurilor personalizate ale sarcinilor este următorul:

Creați statusuri personalizate fie din fișa postului, fie din setările conductei. Adăugați automatizări, dacă este necesar.
Odată ce există un blocaj, schimbați statutul sarcinii într-unul personalizat. Acest lucru nu va schimba stadiul în care se află sarcina. Automatizările pentru statutul personalizat (dacă există) vor fi declanșate.
Atunci când toate blocajele sunt rezolvate, treceți lucrarea înapoi la starea Activ . Acest lucru se poate face manual sau prin completarea elementelor legate de automatizările de stare personalizate.
Odată ce lucrarea revine la starea activă , aceasta se deplasează prin conductă în cadrul fluxului comun.

Stadii ale sarcinilor personalizate vs. Etapele Pipeline

Deși atât starea sarcinii, cât și etapele conductei indică diferite stări ale sarcinii în cadrul unei conducte, este important să se înțeleagă diferențele dintre acestea:

Etapele sunt pași ordonați în proces. Acestea urmează o secvență specifică, astfel încât să știți întotdeauna ce urmează. Stadiile nu sunt ordonate. O lucrare poate rămâne în același statut până la sfârșit. Atunci când un statut este schimbat într-unul personalizat, sarcina rămâne în aceeași etapă și nu avansează.
Etapele pot include automatizări pentru avansarea lucrărilor atunci când sunt îndeplinite anumite condiții, ghidând lucrarea către etapa finală. Stadiile personalizate ale sarcinilor pot include, de asemenea, automatizări, dar acestea pot declanșa doar schimbarea statutului în Activ, indicând faptul că sarcina nu mai este blocată și poate continua să avanseze.

Pentru un pipeline clar și eficient, utilizați etape pentru pașii obligatorii și statusuri personalizate pentru excepții, cum ar fi așteptarea de documente sau gestionarea cererilor speciale. Astfel, vizualizarea conductei dvs. rămâne simplă și ușor de urmărit.

Starea sarcinilor personalizate vs. Starea sarcinilor orientate către client

Deși atât statusurile posturilor, cât și statusurile posturilor orientate către client indică starea postului, este esențial să se înțeleagă diferențele dintre acestea:

Statusurile personalizate ale sarcinilor indică blocajele și acțiunile suplimentare necesare și nu sunt legate de nicio etapă anume, în timp ce statusurile sarcinilor orientate către client sunt asociate cu anumite etape ale conductei.
Statusurile joburilor nu sunt vizibile pentru clienți și servesc comoditatea echipei dvs., în timp ce statusurile joburilor orientate către clienți urmăresc să elimine comunicarea suplimentară și să facă progresul jobului transparent pentru clienți.

Statusurile personalizate ale sarcinilor și statusurile sarcinilor orientate către client pot fi utilizate împreună și se completează reciproc. De exemplu, atunci când statusul personalizat este schimbat în Needs Extension (Necesită extensie), puteți schimba și statusul pentru client în On hold (În așteptare).

Automatizări de stare

Cu statusurile personalizate ale lucrărilor, puteți configura automatizări care vor fi declanșate atunci când treceți lucrările la un anumit status. Puteți utiliza toate automatizările pe care le utilizați în conducte. În acest fel, puteți, de exemplu:

Creați automat o sarcină pentru membrii echipei dvs. pentru a ajusta domeniul de aplicare al serviciului atunci când gestionați cereri suplimentare.
Trimiteți o cerere de client sau un mesaj unui client cu o cerere precompletată pentru elementele lipsă.
Creați un organizator pentru a colecta toate documentele și informațiile necesare.

După finalizarea tuturor acțiunilor necesare pentru această tranziție de stare (de exemplu, sarcinile sunt marcate ca fiind finalizate sau facturile sunt plătite), starea sarcinii revine automat la Activ. Cu toate acestea, dacă nu există automatizări sau dacă trebuie doar să reactivați lucrarea, puteți oricând să modificați manual statutul la Activ .

Statusuri personalizate ale posturilor pe fișele posturilor

Starea personalizată a sarcinilor este vizibilă în mod clar pe cardurile de sarcini din cadrul conductei. Puteți să îl modificați chiar din fișa sarcinii. Dacă este necesar, puteți chiar să adăugați un nou statut personalizat direct din fișa de sarcină și să configurați automatizările acestuia chiar de acolo.