💰 Salarizare: Obțineți documente de la clienții dvs.

Obținerea documentelor este o rutină pe care o repetați cu fiecare client. În acest articol, veți găsi o fișă cu cele mai utile sfaturi despre cum să obțineți la timp toate documentele necesare și să le organizați într-un singur loc, indiferent de modul în care preferați să faceți acest lucru.

Sfat: Descărcați această listă de verificare simplă pentru a vă urmări progresul în configurarea TaxDome pentru salarizare și pentru a economisi timp!

Acoperit aici:

• Obțineți automat informații despre salarii
• Solicitarea orelor de salarizare prin mesaje automate
• Colectarea documentelor de salarizare prin intermediul unui link de încărcare
• Solicitarea de informații de la clienții de salarizare prin intermediul organizatorilor
• Gestionați fișele de pontaj trimise prin e-mail și asociați-le cu locurile de muncă
• Editați foile de pontaj stocate pe TaxDome de pe desktop.

Obțineți automat informații despre salarii

Solicitarea automată de informații sau documente în TaxDome vă oferă mai multe beneficii: economisiți timp, creați o comunicare adecvată cu clienții, preveniți întârzierile inutile în fluxul de lucru din cauza problemelor legate de documente și creați un spațiu de stocare a documentelor ușor accesibil pentru echipa dumneavoastră.

Vă recomandăm să utilizați aceste opțiuni:

• Solicitarea orelor de salarizare prin mesaje automate
• Colectarea documentelor de salarizare prin intermediul unui link de încărcare
• Solicitarea de informații de la clienții de salarizare prin intermediul organizatorilor

Solicitarea orelor de salarizare prin mesaje automate

Odată ce clientul încarcă fișiere într-un fir de chat, acestea vor fi salvate automat în dosarul Documente încărcate de client. Obțineți mesajele create automat pentru a solicita orele de salarizare în doi pași:

1. Create a chat template. Use shortcodes to request specific info (i.e. [LAST_WEEK] for requesting payroll hours for the last week).
2. Adăugați mesajul de automatizare la pipeline-ul dumneavoastră (de obicei, în prima etapă).

 Firul de chat este legat automat de lucrare, astfel încât membrii echipei dvs. îl pot deschide și pot vedea lista de documente.

Opțional, puteți adăuga o sarcină client la șablonul de chat (asigurați-vă că se afișează Automove pentru scenă este activată), sau activați funcția Răspundeți la cel mai recent subiect pentru ca fiecare mesaj nou să fie trimis la firul de chat existent.

Urmăriți acest videoclip pentru a vedea cum să configurați acest proces:

Colectarea documentelor de salarizare prin intermediul unui link de încărcare

Dacă aveți nevoie să solicitați documente, dar nu doriți ca clienții dvs. să aibă acces la celelalte informații incluse în contul lor, folosiți linkul către pagina Fișier solicitat. 

Solicitarea de informații de la clienții de salarizare prin intermediul organizatorilor

The Organizatori vă permite să creați un set de întrebări personalizate pentru a obține orice informație, cum ar fi foi de calcul cu orele lucrate, formulare W-4, informații bancare de salarizare, numere de identificare fiscală, informații despre angajați etc.

Trimiteți organizatorii automat în doi pași:

1. Creați un șablon organizatoric.
2. Adăugați o automatizare de creare a organizatorului la conducta dumneavoastră.

Iată câteva configurații pentru practica dvs. de salarizare:

• New clients: request business documents and company info before sending a proposal. Copy our Payroll Setup Organizer (Best Practice) organizer template from the library and edit it as needed.
• Clienți existenți: clienții de salarizare vă trimit documente similare în fiecare lună. Copiați șablonul nostru de organizator de salarizare cu solicitări pentru formularele W-4 și foaia de calcul a orelor lucrate.
• Toți clienții: trimiteți-le un sondaj de sfârșit de an pentru a afla nivelul lor de satisfacție și pentru a le colecta sugestiile.

Sfat! Acest lucru este mai convenabil decât e-mailul, deoarece toate documentele sunt salvate automat în dosarul implicit al clientului.

Gestionați fișele de pontaj trimise prin e-mail și asociați-le cu locurile de muncă

Dacă primiți fișe de pontaj și alte documente de la clienți prin e-mail, puteți organiza și acest proces. Amintiți-vă doar să deschideți e-mailul în TaxDome, nu în aplicația de poștă electronică. După ce primiți e-mailul, îl puteți salva în dosarul de clienți. 

Sau, puteți activa funcția Salvare automată a atașamentelor. În acest fel, atașamentele pe care le primiți prin e-mail vor fi salvate automat într-un dosar implicit al clientului, cu acces de vizualizare și editare de către Client.

Indiferent de opțiunea pe care ați selectat-o, puteți lega documentele de locurile de muncă. 

Editați foile de pontaj stocate pe TaxDome de pe desktop.

În cazul unora dintre clienții dumneavoastră, ajungeți să aveți foile de pontaj pe desktop (de exemplu, vi le trimit prin fax). În acest caz, le puteți transfera cu ușurință la TaxDome pentru a le prelucra ulterior.

Puteți încărca rapid documente de pe desktop la TaxDome și le puteți edita fără a le transfera din nou. Urmați acești pași:

1. Instalați aplicația TaxDome Desktop App.
2. Încărcați fișiere pe TaxDome din File Explorer și asociați-le cu lucrările corespunzătoare.
3. Deschideți și editați foile de pontaj stocate pe TaxDome cu Excel sau cu orice altă aplicație terță pe care o utilizați pe computerul dumneavoastră.

Sfat: Consultați cursul cuprinzător TaxDome Academy despre utilizarea TaxDome pentru salarizare.