Obțineți documente de la clienții dvs. de salarizare

Obținerea documentelor este o rutină pe care o repetați cu fiecare client. În acest articol, veți găsi o fișă cu cele mai utile sfaturi despre cum să obțineți la timp toate documentele necesare și să le organizați într-un singur loc, indiferent de modul în care preferați să faceți acest lucru.

Sfat

Descarcă asta Listă de verificare simplă pentru a urmări progresul dvs. în configurare TaxDome pentru Salarizare și economisiți timp!

Obțineți automat informații despre salarii

Solicitarea de informații sau documente în TaxDome vă oferă TaxDome multiple avantaje: economisește timp, creează o comunicare adecvată cu clienții, previne întârzierile inutile în flux de lucru probleme legate de documente și creează un spațiu de stocare a documentelor ușor accesibil pentru echipa dvs.

Vă recomandăm să utilizați aceste opțiuni:

• Solicitarea orelor de salarizare prin mesaje automate

• Colectarea documentelor de salarizare prin intermediul unui link de încărcare

• Solicitarea de informații de la clienții de salarizare prin intermediul organizatorilor

Solicitarea orelor de salarizare prin mesaje automate

Odată ce clientul încarcă fișierele într-un fir de chat, acestea vor fi salvate automat în folderul Documente încărcate de client. Creați automat mesaje pentru a solicita ore de plată în doi pași:

• Creați un șablon de chat . Utilizați shortcodes pentru a solicita informații specifice (de exemplu, [LAST_WEEK] pentru a solicita orele lucrate în ultima săptămână).

• Adăugați automatizarea mesajelor în fluxul dvs. (de obicei în prima etapă).

   Firul de chat este legat automat de lucrare, astfel încât membrii echipei dvs. îl pot deschide și pot vedea lista de documente.

  

  Opțional, puteți adăuga o sarcină client la șablonul de chat (asigurați-vă că Automove pentru etapă este activat) sau activați funcția Răspundeți la ultimul fir pentru ca fiecare mesaj nou să fie trimis la firul de chat existent.

  Urmăriți acest videoclip pentru a vedea cum să configurați acest proces:

Colectarea documentelor de salarizare prin intermediul unui link de încărcare

Dacă trebuie să solicitați documente, dar nu doriți ca clienții dvs. să aibă acces la celelalte informații incluse în contul lor, utilizați linkul către pagina Fișier solicitat .  

Solicitarea de informații de la clienții de salarizare prin intermediul organizatorilor

Funcția Organizatori vă permite să creați un set personalizat de întrebări pentru a obține orice informații, cum ar fi foi de calcul cu orele lucrate, formulare W-4, informații bancare privind salariile, numere de identificare fiscală, informații despre angajați etc.

Trimiteți organizatorii automat în doi pași:

• Creați un șablon de organizator.

• Adăugați o automatizare Creare organizator la fluxul dvs. de lucru.

  Iată câteva configurații pentru practica dvs. de salarizare:

• Clienți noi: solicitați documente comerciale și informații despre companie înainte de a trimite o ofertă. Copiați șablonul nostru „Organizator pentru configurarea salarizării (cele mai bune practici) ” din bibliotecă și editați-l după cum este necesar.

• Clienți existenți: clienții care utilizează serviciile de salarizare vă trimit documente similare în fiecare lună. Copiați șablonul nostru de organizare a salarizării cu cereri pentru formularele W-4 și foaia de calcul cu orele lucrate.

• Toți clienții: trimiteți-le un sondaj de sfârșit de an pentru a afla nivelul lor de satisfacție și pentru a le colecta sugestiile.

Sfat

Acest lucru este mai convenabil decât e-mailul, deoarece toate documentele sunt salvate automat în folderul implicit al clientului.

Gestionați fișele de pontaj trimise prin e-mail și asociați-le cu locurile de muncă

Dacă primiți fișele de pontaj și alte documente de la clienți prin e-mail, puteți organiza și acest proces. Nu uitați să deschideți e-mailul în TaxDome, nu în aplicația de e-mail. Odată ce ați primit e-mailul, îl puteți salva în folderul clientului. 

Sau, puteți activa funcția Salvare automată atașamente . În acest fel, atașamentele pe care le primiți prin e-mail vor fi salvate automat într-un folder client implicit, cuacces de vizualizare și editare pentru client.

Indiferent de opțiunea pe care ați selectat-o, puteți lega documentele de locurile de muncă. 

Editați foile de pontaj stocate pe TaxDome de pe desktop.

Pentru unii dintre clienții dvs., ajungeți să aveți foi de pontaj cu salariile pe desktop (de exemplu, vi le trimit prin fax). Dacă acesta este cazul, le puteți transfera cu ușurință către TaxDome pentru lucrări ulterioare. Puteți încărca rapid pe TaxDome documente de pe desktop și editați-le fără a le transfera din nou. Urmați acești pași:

• Instalați aplicația TaxDome .

• Încărcați fișiere în TaxDome File Explorer și conectați-le la sarcinile corespunzătoare.

• Deschideți și editați fișele de pontaj stocate pe TaxDome Excel sau orice aplicații terțe pe care le utilizați pe computer.

Share

Link copiat