Gestionați echipa (avansat): Capacitate săptămânală

Cu capacitatea săptămânală a echipei în TaxDome, proprietarii și administratorii firmelor pot gestiona resursele echipei prin stabilirea orelor de lucru pentru fiecare membru al echipei și prin revizuirea rapoartelor privind capacitatea. Acest lucru asigură specificarea capacității reale a angajaților, cine lucrează cu normă întreagă și cine lucrează cu fracțiune de normă, precum și echilibrarea eficientă a volumului de lucru al echipei.

Capacitatea săptămânală a echipei, explicată

Funcția de capacitate săptămânală a echipei oferă proprietarilor și administratorilor de firme informații pentru optimizarea resurselor echipei: 

• Echilibrați volumul de muncă: Stabiliți orele de lucru pentru fiecare membru al echipei și urmăriți disponibilitatea pentru a distribui eficient sarcinile.
• Monitorizați productivitatea: Comparați capacitatea planificată cu timpul de urmărire pentru a identifica ineficiențele sau zonele de îmbunătățire.
• Sprijiniți deciziile informate: Utilizați rapoartele privind capacitatea pentru a planifica perioadele de vârf, pentru a ajusta personalul sau pentru a aloca sarcini.
• Preveniți epuizarea profesională: Asigurați-vă că volumul de muncă gestionabil promovează bunăstarea echipei și productivitatea susținută.

În general, procesul de utilizare a capacității săptămânale a echipei este următorul:

1. Administratorul sau proprietarul firmei stabilește numărul de ore de lucru pentru fiecare membru al echipei
2. Membrii echipei monitorizează timpul în timp ce lucrează
3. Administratorii/membrii echipei care au acces lainstrumentul de raportare pot explora raportul, care arată capacitatea totală a echipei, timpul urmărit și capacitatea rămasă a echipei pentru diferite perioade de timp. 

Înainte de a începe

Înainte de a începe să utilizați capacitatea săptămânală a echipei, luați în considerare următoarele:

• Asigurați-vă că toți membrii echipei înregistrează timpul în timp ce lucrează. Dacă angajații dvs. nu monitorizează timpul în timp ce lucrează la sarcini sau activități, puteți doar să stabiliți capacitatea săptămânală a echipei, dar nu puteți analiza timpul petrecut sau să creați rapoarte. 

• Atribuiți dreptul de acces la vizualizarea rapoartelor pentru analiză. În mod implicit, numai proprietarii și administratorii firmei pot seta capacitatea săptămânală a echipei, dar puteți delega analiza datelor oricărui membru al echipei. 

Stabilirea capacității săptămânale pentru membrii echipei

Stabilirea unei capacități săptămânale este un pas esențial în capacitatea echipei de planificare, deoarece aveți nevoie de aceste date pentru a compara și analiza. De exemplu, dacă, după analiză, înțelegeți că aveți suficientă capacitate rămasă, veți putea prelua mai mulți clienți. 

Puteți seta capacitatea săptămânală în funcție de modul în care este planificată activitatea în firma dvs: 

• Dacă volumul de lucru variază de la un membru la altul al echipei, vă recomandăm să setați capacitatea individuală a echipei pentru fiecare angajat. 
• Dacă firma dvs. funcționează cu ore de lucru fixe pe săptămână, puteți aplica capacitatea echipei în bloc.

Unul câte unul

1. Accesați Setări > Echipe și planuri.

2. Navigați la fila Membrii echipei.

3. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a membrului necesar al echipei și selectați Gestionați capacitatea. De asemenea, puteți găsi această setare pe pagina angajatului (accesați-o făcând clic pe numele său în această filă).

4. În bara laterală, setați ora pentru fiecare zi lucrătoare a săptămânii și faceți clic pe Salvare. Tabelul afișează capacitatea săptămânală totală a membrului echipei.

Repetați acești pași pentru ceilalți membri ai echipei.

Notă! Administratorii și proprietarii firmelor pot accesa și modifica setările capacității lor săptămânale prin intermediul Setărilor contului din partea dreaptă sus a oricărei pagini.

În vrac

În cazul în care mai mulți/toți membrii firmei dvs. lucrează cu normă întreagă și au un program de lucru comun, puteți seta capacitatea lor săptămânală în bloc. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Setări > Echipe și planuri.

2. Navigați la fila Membrii echipei.

3. Selectați membrii echipei cu casetele de selectare și faceți clic pe Gestionare capacitate în bara de navigare de mai sus.

4. În bara laterală, setați ora pentru fiecare zi lucrătoare a săptămânii și faceți clic pe Salvare. Tabelul arată capacitatea săptămânală totală a fiecărui membru al echipei.

Analizați capacitatea săptămânală a echipei

Odată ce capacitatea săptămânală este stabilită și toată echipa și-a urmărit timpul pentru o anumită perioadă de timp (cel puțin, pentru o săptămână), este timpul să analizați datele cu ajutorul tabloului de bord pre-construit pentru capacitatea echipei. 

Pentru a accesa tabloul de bord, mergeți la Raportare > Tablouri de bord și selectați Capacitatea echipei.

Puteți construi aceste rapoarte cu caracteristici diferite în funcție de obiectivul dvs:

• Perioade de timp (săptămână, lună, trimestru). Utilizați pentru a face evaluarea periodică a performanței.
• Membru al echipei și statut. Utilizați pentru a evalua performanța individuală și punctualitatea.