Ghid de acces și destinatari

Gestionarea unui număr mare de sarcini între mai mulți membri ai echipei poate deveni rapid confuză. Alocarea clienților, sarcinilor, joburilor, rolurilor contabile și facturilor către membri specifici ai echipei ajută proprietarii și administratorii firmei să știe cine ce face și la cine să apeleze când apar întrebări. Aflați totul despre desemnarea membrilor echipei ca responsabili.

Oferiți acces la cont

Membrii echipei au acces limitat la TaxDome sunt efectiv alocați unui cont. Odată ce sunt alocați, aceștia pot vizualiza și edita informațiile clienților, încărca documente, crea facturi, trimite mesaje, crea note, vizualiza contactele asociate și multe altele. Pentru mai multe detalii, accesați aici .

Numai proprietarul sau administratorul firmei poate acorda membrilor echipei acces la conturi. Există diverse modalități:

• Oferiți membrilor echipei acces implicit (adică acces la toate conturile).
• Atribuiți membrilor echipei conturi specifice.
• Atribuiți membrii echipei în timp ce creați sau importați conturi.
• Alocați mai mulți membri ai echipei la conturile existente.
• Folosiți automatizările pipeline pentru a acorda membrilor echipei acces temporar la conturi.

Pentru mai multe informații, accesați aici .

Urmăriți conturile

Când membrii echipei urmăresc un cont, primesc notificări despre activitatea contului ( indiferent dacă sunt alocați contului sau nu). Pentru mai multe detalii, accesați aici .

Pentru a afla cum să adaugi și să ștergi urmăritori ai contului, accesează articolul detaliat .

Atribuie conversații de chat/e-mail/SMS

Atribuirea unui fir de discuție ajută echipa dvs. să gestioneze comunicările cu clienții, desemnând persoana responsabilă pentru fiecare conversație prin e-mail, chat sau SMS. Când atribuiți un fir de discuție unui membru al echipei, acesta devine responsabil pentru gestionarea acelei conversații specifice cu clientul.

Fiecare membru al echipei poate accesa cu ușurință toate subiectele de care este responsabil, accesând Comunicări > Subiecte care mi-au fost atribuite.

Aflați mai multe despre alocarea thread-urilor în articolul dedicat .

Sfat

Atribuirea firului de discuție este independentă de persoana care trimite mesajul. De exemplu, un mesaj poate fi trimis de către o persoană căreia i-a fost atribuită o sarcină, în timp ce firul de discuție este atribuit unui alt membru al echipei pentru gestionarea ulterioară.

Definiți rolurile contului

Rolurile contului simplifică atribuirea sarcinilor și a joburilor, permițându-vă să atribuiți sarcini rolurilor (cum ar fi „Contabil” sau „Contabil”) în loc de membri specifici ai echipei. Acest lucru este deosebit de util atunci când aveți mai mulți membri ai echipei care pot efectua același tip de muncă sau când diferiți membri ai echipei se ocupă de același rol pentru clienți diferiți.

Pentru a le utiliza, trebuie să creați roluri personalizate pe care le utilizați, apoi să atribuiți membrilor echipei roluri specifice pentru fiecare client. După aceea, veți putea utiliza rolurile ca persoane desemnate în șabloanele și automatizările dvs. Puteți atribui roluri atunci când creați sarcini/joburi individuale, în șabloanele de sarcini pentru automatizările pipeline sau în șabloanele de joburi pentru repetări. Când sunt create sarcini sau joburi, acestea sunt atribuite automat persoanei care are acel rol pentru clientul specific.

Aflați mai multe despre crearea, atribuirea rolurilor de cont și utilizarea acestora în flux de lucru articolul dedicat .

Notă

Rolurile contului sunt destinate exclusiv flux de lucru și nu afectează membrii echipei. drepturi de acces .

Oferiți acces la conducte

Membrii echipei primesc acces la pipeline-uri în secțiunea Disponibil pentru din fereastra de setări a pipeline-ului (mai jos), în loc să li se atribuie.

Următoarele se întâmplă atunci când un membru al echipei este adăugat la câmpul Disponibil pentru din fereastra Editare canal :

• Ei văd conducta pe pagina lor flux de lucru > Conducte.

• Aceștia pot adăuga, edita și muta lucrări de la o etapă la alta pentru conturile care le sunt atribuite.

• Ei au acces la flux de lucru unde pot vedea și accesa toate conductele și lucrările pentru conturile care le-au fost atribuite.

Notă

Pentru a putea vedea joburile contului dintr-o rețea de lucru, un membru al echipei trebuie să aibă acces atât la rețea, cât și la cont. Există o modalitate rapidă de a le oferi acces: pur și simplu @menționați-l într-un comentariu la job. Vor primi o notificare în Inbox+ , indiferent dacă au acces sau nu, și vor putea solicita acces. Odată acordat, vor avea acces atât la cont, cât și la canal.

Selectarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini

Faptul că alocați persoane pentru un anumit job vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru un anumit job dintr-un flux de lucru. Când atribuiți un membru al echipei unui job, practic spuneți: „Această persoană este responsabilă pentru munca acestui client”. 

În conducte, puteți utiliza sarcinile atribuite pentru a automatiza trimiterea de mesaje personalizate și atribuirea de sarcini. De asemenea, puteți configura o automatizare care va actualiza sarcinile atribuite.

Aflați mai multe despre modalitățile de selectare a persoanelor desemnate pentru sarcini și despre utilizarea acestora în flux de lucru articolul dedicat .

Selectați persoanele cărora le sunt atribuite sarcinile

Atribuiți oricâte persoane din echipă sunt necesare unei singure sarcini în câmpul Persoane desemnate din fereastra Sarcini (de mai jos).

Dacă o sarcină este legată de un job, persoana responsabilă poate fi schimbată cu ușurință în cadrul jobului în orice moment. Accesați aici pentru detalii.

Activați opțiunea Atribuiți sarcina persoanei desemnate în cadrul automatizării Creare sarcină atunci când editați etapele canalului, astfel încât persoana desemnată și cea desemnată să fie aceeași.

Membrii echipei își pot vedea sarcinile pe o singură pagină navigând la flux de lucru > Sarcini din bara de meniu din stânga. Ei nu au nevoie de acces la conturile sau conductele pentru care sunt destinate sarcinile pentru a le vizualiza și edita.

Sfat

Automatizarea canalului de lucru vă permite să creați sarcini pentru anumiți membri ai echipei, oferindu-le acces temporar la conturi. De exemplu, o etapă dintr-un canal de lucru ar putea include o sarcină pentru un anumit membru al echipei. Pentru a afla mai multe, accesați acest link.

Selectați destinatarii facturilor

Membrul echipei desemnat pentru o factură primește credit pentru prestarea serviciilor incluse în aceasta. În mod implicit, persoana care creează factura este desemnată pentru aceasta. Pentru mai multe detalii, accesați aici .  

Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu acces la Gestionare facturi și Atribuire colegi de echipă poate schimba persoana desemnată.

Share

Link copiat