Gestionarea echipei (de bază): Acces și persoane desemnate

Gestionarea a tone de sarcini între mai mulți membri ai echipei poate deveni rapid confuză. Atribuirea de clienți, sarcini, lucrări și facturi anumitor membri ai echipei ajută proprietarii și administratorii firmei să știe cine face ce și la cine să se adreseze atunci când apar întrebări. Aflați totul despre cum să faceți din membrii echipei persoane alocate.

Acoperit aici:

• Acordarea accesului la cont
• Următoarele conturi
• Acordarea accesului la conducte
• Selectarea persoanelor cărora li se atribuie un loc de muncă
• Selectarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini
• Selectarea destinatarilor de facturi

Webinar: Aflați cum să utilizați TaxDome pentru a promova colaborarea, pentru a vă gestiona eficient echipa și pentru a o menține concentrată și productivă în orice moment cu Gestionați-vă echipa eficient

Acordarea accesului la cont

Membrii echipei sunt limitați la TaxDome până când sunt efectiv atribuiți unui cont. Odată ce au fost desemnați, pot vizualiza și edita informațiile despre clienți, încărca documente, crea facturi, trimite mesaje, crea note, vizualiza contactele legate - și multe altele. Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Numai proprietarul sau administratorul firmei poate acorda membrilor echipei acces la conturi. Există diverse modalități:

• Oferiți membrilor echipei acces implicit (adică acces la toate conturile).
• Atribuiți membrilor echipei conturi specifice.
• Atribuiți membrii echipei în timp ce creați sau importați conturi.
• Alocați mai mulți membri ai echipei la conturile existente.
• Folosiți automatizările pipeline pentru a acorda membrilor echipei acces temporar la conturi.

Pentru mai multe informații, accesați aici.

Următoarele conturi

Atunci când membrii echipei urmăresc un cont, primesc notificări despre activitatea contului (indiferent dacă sunt sau nu atribuiți contului respectiv). Pentru mai multe detalii, accesați aici.

Pentru a afla cum să adăugați și să ștergeți adepți ai contului, accesați articolul detaliat.

Acordarea accesului la conducte

Membrilor echipei li se oferă acces la conducte în secțiunea Available to (Disponibil pentru ) din fereastra de setări a conductei (de mai jos) și nu li se atribuie.

Când un membru al echipei este adăugat în câmpul Disponibil pentru din fereastraEditare conductă , se întâmplă următoarele:

• Aceștia văd conducta pe pagina Flux de lucru > Conducte .
• Aceștia pot adăuga, edita și muta lucrări de la o etapă la alta pentru conturile care le sunt atribuite.
• Aceștia au acces la secțiunea Fluxuri de lucru , unde pot vedea și accesa toate canalizările și lucrările pentru conturile care le-au fost atribuite.

Sfat: Pentru a putea vedea lucrările unui cont într-un pipeline, un membru al echipei trebuie să aibă acces atât la pipeline, cât și la cont. Există o modalitate rapidă de a le oferi acces: este suficient să îl menționezi cu @mențiune într-un comentariu la o lucrare. Aceștia vor primi o notificare pe adresa Inbox+, indiferent dacă au sau nu acces, și vor putea să solicite acces. Odată acordat, vor avea acces atât la cont, cât și la conductă.

Selectarea persoanelor cărora li se atribuie un loc de muncă

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Existența unor persoane desemnate pentru un anumit post vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru un anumit post. De asemenea, vă permite să filtrați în funcție de persoana desemnată. Puteți configura oricâți destinatari doriți pentru fiecare lucrare.

Iată câteva exemple de moduri în care puteți profita de adăugarea de persoane desemnate la locurile de muncă:

• Urmărire a lucrărilor: dacă aveți personal responsabil cu urmărirea progresului lucrărilor, toate lucrările pot fi atribuite acestora. Apoi, această persoană va putea să vadă toate lucrările din toate canalele pe o singură pagină.
• O echipă dedicată: deoarece sarcina poate avea mai mulți destinatari, este posibil să doriți să o atribuiți tuturor persoanelor care vor lucra la ea.
• Muncă în echipă independentă: În cazul în care diferite persoane îndeplinesc o parte a unei sarcini în diferite etape ale procesului, persoanele desemnate pot fi schimbate ori de câte ori este nevoie. De exemplu, puteți avea o sarcină atribuită managerului de client în prima etapă, apoi preparatorului în etapa următoare, apoi revizorului și așa mai departe. Membrii echipei pot lăsa comentarii pentru fiecare dintre ei în interiorul fișei de lucru. De asemenea, aceștia pot lega documente, note etc., astfel încât persoana care lucrează la următoarea etapă a lucrării să aibă o imagine completă.

Membrii echipei pot fi repartizați pe posturi în cinci moduri:

• Prin utilizarea unei automatizări a conductelor
• În interiorul unei fișe de post, în câmpul " Assignees ".
• În interiorul unui șablon de post, în câmpul Destinatarii

• Pe pagina Flux de lucru > Lucrări. Faceți clic pe numele din coloana JOB ASSIGNEE și selectați unul sau mai mulți destinatari. Dacă sunt selectate mai multe persoane, veți vedea numărul de cesionari suplimentari în dreapta. Treceți deasupra pentru a le vedea numele.

• Pe pagina Flux de lucru > Repetiții de lucrări. Faceți clic pe câmpul Assignat din coloana ASSIGNEES ( Destinatari ) și selectați unul sau mai mulți destinatari. Dacă sunt selectați mai mulți, veți vedea numărul de cesionari suplimentari în dreapta. Treceți cu mouse-ul deasupra pentru a le vedea numele.

Puteți chiar alege dacă doriți să vedeți persoana desemnată pe fișa postului. Citiți mai multe despre personalizarea fișelor de post.

Filtrați lista de locuri de muncă în funcție de persoana desemnată utilizând filtrul Team (Echipă) de pe pagina Jobs (Locuri de muncă ).

De asemenea, puteți urmări toate lucrările din cadrul unui pipeline folosind filtrul Job Assignee (Atribuitor de lucrări ):

Notă: Nu uitați că locurile de muncă intră în conducte. Membrii echipei cărora li s-au atribuit sarcini trebuie să aibă acces și la canalele care conțin acele sarcini.

Selectarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini

Atribuiți cât mai mulți membri ai echipei la o sarcină, după cum este necesar, în câmpul Assignates (Atribuitori ) din fereastra Task (mai jos).

În cazul în care o sarcină este legată de o sarcină, destinatarul poate fi schimbat cu ușurință în cadrul sarcinii în orice moment. Accesați aici pentru detalii.

Activați Atribuirea sarcinii către destinatarul postului în cadrul automatizării Crearea sarcinii atunci când editați etapele conductei, astfel încât postul și destinatarul sarcinii să fie aceeași persoană.

Membrii echipei își pot vedea sarcinile pe o singură pagină, navigând la Flux de lucru > Sarcini din bara de meniu din stânga. Aceștia nu au nevoie de acces la conturile sau la canalele pentru care sunt sarcini pentru a le vizualiza și edita.

Sfat: Încărcătura Actualizarea accesului la cont de automatizare a conductelor vă permite să creați sarcini pentru anumiți membri ai echipei, oferindu-le acces temporar la conturi. De exemplu, o etapă dintr-un pipeline poate include o sarcină de Revizuirea documentelor sarcină pentru un anumit membru al echipei. Pentru a afla mai multe, accesați aici.

Selectarea destinatarilor de facturi

Membrul echipei căruia i s-a atribuit o factură primește credit pentru că a efectuat serviciile pe care le include. În mod implicit, persoana care creează factura este atribuită acesteia. Pentru mai multe detalii, accesați aici. 

Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu acces la Gestionare facturi și Atribuire coechipieri poate schimba destinatarul.