Access & Assignees Guide

Managing tons of tasks among many team members can quickly get confusing. Assigning clients, tasks, jobs, account roles and invoices to specific team members helps firm owners and admin stay in the know about who is doing what—and who to go to when questions come up. Learn all about making team members assignees.

Oferiți acces la cont

Team members are limited on TaxDome until they’re actually assigned to an account. Once they are, they can view and edit client information, upload documents, create invoices, send messages, create notes, view linked contacts—and more. For more details, go here .

Numai proprietarul sau administratorul firmei poate acorda membrilor echipei acces la conturi. Există diverse modalități:

• Oferiți membrilor echipei acces implicit (adică acces la toate conturile).
• Atribuiți membrilor echipei conturi specifice.
• Atribuiți membrii echipei în timp ce creați sau importați conturi.
• Alocați mai mulți membri ai echipei la conturile existente.
• Folosiți automatizările pipeline pentru a acorda membrilor echipei acces temporar la conturi.

For more, go here .

Urmăriți conturile

When team members follow an account, they receive notifications about the account’s activity (whether they’re assigned to the account or not). For more details, go here .

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article .

Define account roles

Account roles simplify task and job assignments by letting you assign work to roles (like “Tax Preparer” or “Bookkeeper”) rather than specific team members. This is especially useful when you have multiple team members who can perform the same type of work, or when different team members handle the same role for different clients.

To use them, you need to create custom roles you are using, then assign team members to specific roles for each client. After that you will be able to use roles as assignees in your templates and automations. You can assign roles when creating individual tasks/jobs, in task templates for pipeline automations, or in job templates for recurrences. When tasks or jobs are created, they’re automatically assigned to whoever has that role for the specific client.

Learn more about creating, assigning account roles and using them in your workflow in the dedicated article .

Notă

Account roles are for workflow automation only and don’t affect team members’ access rights .

Oferiți acces la conducte

Team members are given access to pipelines in the pipeline settings window’s Available to section (below) rather than assigned to them.

Următoarele se întâmplă atunci când un membru al echipei este adăugat la câmpul Disponibil pentru din fereastra Editare canal :

• Ei văd conducta pe pagina lor flux de lucru > Conducte.

• Aceștia pot adăuga, edita și muta lucrări de la o etapă la alta pentru conturile care le sunt atribuite.

• Ei au acces la flux de lucru unde pot vedea și accesa toate conductele și lucrările pentru conturile care le-au fost atribuite.

Notă

Pentru a putea vedea joburile contului dintr-o rețea de lucru, un membru al echipei trebuie să aibă acces atât la rețea, cât și la cont. Există o modalitate rapidă de a le oferi acces: pur și simplu @menționați-l într-un comentariu la job. Vor primi o notificare în Inbox+ , indiferent dacă au acces sau nu, și vor putea solicita acces. Odată acordat, vor avea acces atât la cont, cât și la canal.

Selectarea persoanelor cărora li se atribuie sarcini

Faptul că alocați persoane pentru un anumit job vă ajută să vedeți cine este responsabil pentru un anumit job dintr-un flux de lucru. Când atribuiți un membru al echipei unui job, practic spuneți: „Această persoană este responsabilă pentru munca acestui client”. 

În conducte, puteți utiliza sarcinile atribuite pentru a automatiza trimiterea de mesaje personalizate și atribuirea de sarcini. De asemenea, puteți configura o automatizare care va actualiza sarcinile atribuite.

Learn more about ways to select job assignees and use them in your workflow in the dedicated article .

Selectați persoanele cărora le sunt atribuite sarcinile

Atribuiți oricâte persoane din echipă sunt necesare unei singure sarcini în câmpul Persoane desemnate din fereastra Sarcini (de mai jos).

If a task is linked to a job, the assignee can be easily changed inside the job at any time. Go here for the details.

Activați opțiunea Atribuiți sarcina persoanei desemnate în cadrul automatizării Creare sarcină atunci când editați etapele canalului, astfel încât persoana desemnată și cea desemnată să fie aceeași.

Membrii echipei își pot vedea sarcinile pe o singură pagină navigând la flux de lucru > Sarcini din bara de meniu din stânga. Ei nu au nevoie de acces la conturile sau conductele pentru care sunt destinate sarcinile pentru a le vizualiza și edita.

Sfat

Automatizarea canalului de lucru vă permite să creați sarcini pentru anumiți membri ai echipei, oferindu-le acces temporar la conturi. De exemplu, o etapă dintr-un canal de lucru ar putea include o sarcină pentru un anumit membru al echipei. Pentru a afla mai multe, accesați acest link.

Selectați destinatarii facturilor

The team member assigned to an invoice gets credit for having performed the services it includes. By default, the person who creates the invoice is assigned to it. For more details, go here . 

Un proprietar de firmă, un administrator sau un membru al echipei cu acces la Gestionare facturi și Atribuire colegi de echipă poate schimba persoana desemnată.

Share

Link copiat