Urmăriți, anulați cererile de semnătură și descărcați certificate

Cum verificați dacă clienții dvs. au semnat electronic documentele pe care le-ați trimis? Trebuie să anulați o cerere de semnătură electronică? Aflați tot ce trebuie să știți despre semnarea electronică a documentelor dumneavoastră.

Gestionarea semnăturilor electronice

1. Pentru a găsi rapid unul sau toate documentele care așteaptă semnătura electronică:

• Accesați pagina Documente pentru a căuta documentele care au fost supuse unui anumit tip de acțiune (încărcate, editate, legate de o factură etc.) în ultimele 30 de zile.

• Mergeți la Documente, apoi la Documente, apoi selectați clientul pentru a căuta toate documentele acestuia.

• Sau accesați fila Documente a unui anumit cont pentru a căuta în toate documentele sale. 

2. Faceți clic pe Filtru în colțul din dreapta sus și restrângeți lista de documente pe care le căutați selectând unul sau mai multe filtre în secțiunea Semnături .

   

• Toate documentele arată cu semnăturile electronice solicitate.

• Semnat arată documentele care au fost semnate electronic de toți utilizatorii contului.

• Semnat parțial afișează documentele pe care cel puțin un utilizator de cont le-a semnat electronic.

• Pending Signature (Semnătură în așteptare ) afișează documentele care așteaptă să fie semnate electronic de către toți utilizatorii contului.

• Pregătiți pentru semn are arată documentele în așteptarea semnăturii electronice care nu au fost încă trimise.

• „Dezabonare” afișează documentele pe care utilizatorii au refuzat să le semneze electronic.

• KBA în așteptare afișează documente cu KBA cereri care așteaptă să fie semnate electronic de cel puțin un utilizator al contului.

• KBA eșuat afișează documentele în care toți utilizatorii contului au eșuat KBA și/sau utilizatori care au refuzat să semneze electronic.

• Anulat afișează documentele care au fost semnate offline și anulate de un proprietar al firmei sau de un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

• Kind Electronic arată documentele semnate cu ajutorul semnăturii electronice simple.

• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

3. Faceți clic pe Aplicați pentru a vedea lista restrânsă.

Pentru a vedea o listă cu toate documentele cu solicitări de semnătură electronică sau cele pregătite pentru semnătură electronică, accesați Documente în contul client, apoi Semnături .

Următoarele informații sunt disponibile aici:

• Nume: Faceți clic pe numele documentului pentru a-l vizualiza și descărca.

• Stare: Etapa în care se află documentul, marcată KBA sau QES/ AdES pentru un anumit tip de semnătură.

  • Semnat: Documentul a fost semnat electronic de către toți utilizatorii contului.

  • Semnătură în așteptare x/y: Documentul a fost trimis clientului și numărul x fie a semnat, fie a refuzat deconectarea din numărul y de utilizatori. Plasați cursorul mouse-ului peste stare pentru a vedea detaliile și a afla ce semnături sunt încă în așteptare.

  • Semnătură refuzată: Clientul a refuzat să semneze electronic documentul.

  • Anulat: Documentul a fost semnat offline și anulat de proprietarul firmei sau de membrul echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.

  • Semnat parțial x/y: Documentul a fost semnat electronic de numărul x din numărul y de utilizatori. 

  • KBA a eșuat: Niciun utilizator al contului nu a semnat documentul - și cel puțin unul nu a reușit KBA.

• Data încărcării arată când a fost încărcat documentul pe TaxDome .

• Data solicitată arată momentul în care documentul a fost trimis clientului pentru a fi semnat electronic.

• Data semnării arată data la care documentul a fost semnat electronic de către client.

Puteți sorta documentele după nume, data încărcării, data solicitării sau data la care au fost semnate electronic. Faceți clic pe săgeata sus-jos de lângă numele antetului coloanei pe care doriți să o sortați.

Vedeți cine a semnat documentul electronic sau a refuzat să

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+ . Click on the document or Go to… to open it and review the e-signature status. Click the three-dot menu in the top right corner of the viewer and select Show signers to see who has signed or declined.

Dacă a fost solicitată o semnătură electronică de la un cuplu căsătorit, veți vedea cine a semnat. Dacă unul dintre utilizatori nu răspunde la KBA sau refuză să semneze electronic, încărcați documentul pregătit și solicitați din nou o semnătură electronică. 

If you want to check a document’s e-signature status, go to the Documents page, then check the Status column. To learn more about document statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether a client provided an e-signature and passed or failed the KBA.

Descărcați certificatele de absolvire

Dacă, din anumite motive, trebuie să dovediți că un document semnat electronic este legal, îl puteți descărca împreună cu certificatul său de finalizare. Pentru a descărca un document semnat electronic împreună cu certificatul său de finalizare:

1. Deschideți un document semnat complet sau selectați un document semnat complet din lista de documente.

2. Faceți clic pe cele trei puncte și selectați Descărcare > Document semnat cu certificat .

   

Ultima pagină din documentul descărcat va conține un certificat de finalizare. Acesta conține toate datele pentru toate semnăturile. Iată cum poate arăta:

Vizualizați conturile cu documente în curs de semnare electronică

Puteți afla ce documente trebuie încă semnate electronic accesând lista dvs. de Conturi .

Pentru a filtra lista Conturi și a vedea documentele cărora le lipsește încă semnătura electronică:

1. Accesați Clienți > Conturi din bara laterală a meniului, apoi faceți clic pe Filtrare .

2. Selectați Semnătură în așteptare în secțiunea Semnături .

Veți vedea apoi o listă a acestor conturi.

Acest lucru se poate face și din fila Recente de pe pagina Documente .

Anularea semnăturilor electronice

You might run into a situation that requires you to cancel an e-signature request. For example, you’ve requested e-signatures from a couple, and one of the spouses has dropped by your office to sign. To void an e-signature request , follow these steps: 

Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, apoi selectați Anulare din meniul derulant. Vi se va solicita să specificați motivul anulării. Dezactivați Notificare client dacă nu doriți să trimiteți o notificare. Apoi faceți clic pe Anulare .

Pentru a vedea toate documentele cu solicitări de semnătură electronică anulate, în timp ce vizualizați documentele, faceți clic pe Filtru , selectați Anulate , apoi faceți clic pe Aplicare .

Pentru a vedea de ce a fost anulată o solicitare de semnătură, deschideți documentul, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Afișați mai multe informații (butonul nu este disponibil dacă nu a existat nicio semnătură anulată).

Anularea cererilor de semnătură electronică

Dacă ați trimis din greșeală o solicitare de semnătură electronică, o puteți anula - dar faceți-o repede! Anularea semnăturii electronice funcționează doar pentru anularea semnăturilor membrilor echipei dvs. și dacă niciun client nu a semnat încă electronic. 

Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, apoi faceți clic pe Anulare solicitare semnătură . Când o solicitare este anulată, puteți edita câmpurile de semnătură pentru clienți și reprezentantul firmei, apoi puteți trimite din nou solicitarea de semnătură electronică.

Once a client has e-signed, you cannot cancel a request; the Cancel signature request feature is only available for documents that have 0 in the status counter. If the document has been e-signed by one of the clients, use Void instead.

Pentru a vedea toate documentele care sunt în curs de semnare electronică:

În timp ce vizualizați documentele, faceți clic pe Filtru , selectați Semnătură în așteptare , apoi faceți clic pe Aplicare .