Semnături (de bază): Cum să vizualizați și să anulați cererile de semnătură electronică

Cum verificați dacă clienții dvs. au semnat electronic documentele pe care le-ați trimis? Trebuie să anulați o cerere de semnătură electronică? Aflați tot ce trebuie să știți despre cum să obțineți documente semnate electronic!

Acoperit aici:

• Gestionarea semnăturilor electronice
• Să vedeți cine a semnat electronic un document sau a refuzat să semneze un document
• Vizualizarea conturilor cu documente în curs de semnare electronică
• Anularea semnăturilor electronice
• Anularea cererilor de semnătură electronică

Gestionarea semnăturilor electronice

1. Pentru a găsi rapid unul sau toate documentele care așteaptă semnătura electronică:

• Accesați pagina Documente pentru a căuta documentele care au fost supuse unui anumit tip de acțiune (încărcate, editate, legate de o factură etc.) în ultimele 30 de zile.
• Mergeți la Documente, apoi la Documente, apoi selectați clientul pentru a căuta toate documentele acestuia.
• Sau accesați fila Documente a unui anumit cont pentru a căuta toate documentele acestuia. 

2. Faceți clic pe Filter în colțul din dreapta sus și restrângeți lista de documente pe care le căutați selectând unul sau mai multe filtre în secțiunea Signatures (Semnături ).

• Toate documentele arată cu semnăturile electronice solicitate.
• Semnat afișează documentele care au fost semnate electronic de către toți utilizatorii contului.
• Semnat parțial afișează documentele pe care cel puțin un utilizator de cont le-a semnat electronic.
• Pending Signature (Semnătură în așteptare ) afișează documentele care așteaptă să fie semnate electronic de către toți utilizatorii contului.
• Pregătiți pentru semn are arată documentele în așteptarea semnăturii electronice care nu au fost încă trimise.
• Opted Out arată documentele pe care utilizatorii au refuzat să le semneze electronic.
• KBA în așteptare afișează documentele cu cereri KBA care așteaptă să fie semnate electronic de cel puțin un utilizator al contului.
• KBA Failed (KBA eșuat ) afișează documentele pentru care toți utilizatorii contului au eșuat la KBA și/sau utilizatorii care au refuzat să semneze electronic.
• Anulat afișează documentele care au fost semnate offline și anulate de un proprietar al firmei sau de un membru al echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.
• Kind Electronic shows documents signed using the Simple electronic signature.
• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures (QES/AdES).

3. Faceți clic pe Apply (Aplicare ) pentru a vedea lista restrânsă.

Pentru a vedea o listă a tuturor documentelor cu cereri de semnătură electronică sau a celor pregătite pentru semnătură electronică, accesați Documente în contul de client, apoi Semnături.

Următoarele informații sunt disponibile aici:

• NUME: Faceți clic pe numele documentului pentru a-l vizualiza și descărca.
• STATUT: Stage the document is in, marked KBA or QES/AdES for specific signature type.
  • Semnat: Documentul a fost semnat electronic de către toți utilizatorii contului.
  • În așteptare Semnătura x/y: Documentul a fost trimis la client și un număr x de utilizatori au semnat sau au refuzat să semneze din numărul y de utilizatori. Treceți cu mouse-ul peste status pentru a vedea detaliile și pentru a afla ce semnături sunt încă în așteptare.
  • Semnătură refuzată: Clientul a refuzat să semneze electronic documentul.
  • Anulat: Documentul a fost semnat offline și anulat de proprietarul firmei sau de membrul echipei cu drepturi de acces pentru gestionarea documentelor.
  • Semnat parțial x/y: Documentul a fost semnat electronic de un număr x din numărul y de utilizatori. 
  • KBA a eșuat: Niciun utilizator al contului nu a semnat documentul - și cel puțin unul a eșuat KBA.
• DATE UPLOADED arată când a fost încărcat documentul pe TaxDome.
• DATE REQUESTED arată când documentul a fost trimis clientului pentru a fi semnat electronic.
• DATE SIGNED arată data la care documentul a fost semnat electronic de către client.

Puteți sorta documentele după nume, data încărcării, data solicitării sau data la care au fost semnate electronic. Faceți clic pe săgeata sus-jos de lângă numele antetului coloanei pe care doriți să o sortați.

Să vedeți cine a semnat electronic un document sau a refuzat să semneze un document

Atunci când un client semnează electronic sau refuză să semneze electronic un document sau nu reușește să semneze KBA, documentul este mutat în partea de sus a listei de documente recente din pagina Documente . De asemenea, primiți un e-mail în acest sens și primiți o notificare în pagina dvs. Inbox+. Faceți clic pe document sau pe Go to... pentru a revizui starea semnăturii electronice.

Dacă s-a solicitat o semnătură electronică de la un cuplu căsătorit, veți vedea cine a semnat. În cazul în care unul dintre utilizatori nu reușește KBA sau refuză să semneze electronic, încărcați documentul pregătit și solicitați din nou o semnătură electronică. 

Sfat: Schimbați-vă preferințele de notificare în orice moment.

Dacă doriți să verificați starea semnăturii electronice a unui document, accesați pagina Documente, apoi bifați coloana Stare . Pentru a afla mai multe despre statusurile documentelor, accesați aici.

Pista de audit a documentului arată dacă un client a furnizat o semnătură electronică și a trecut sau nu testul KBA.

Vizualizarea conturilor cu documente în așteptarea semnăturilor electronice

Puteți afla ce documente mai trebuie să fie semnate electronic accesând lista de conturi.

Pentru a filtra lista de conturi pentru a vedea documentele cărora le mai lipsesc semnăturile electronice:

1. Mergeți la Clienți, apoi faceți clic pe FILTRARE.

2. Selectați Pending Signature (Semnătură în așteptare ) în secțiunea Signatures (Semnături ), apoi faceți clic pe APPLY (Aplicați).

Veți vedea apoi o listă a acestor conturi.

Acest lucru poate fi făcut și din fila Recent din pagina Documente .

Anularea semnăturilor electronice 

S-ar putea să vă confruntați cu o situație care să vă oblige să anulați o cerere de semnătură electronică. De exemplu, ați solicitat semnături electronice de la un cuplu, iar unul dintre soți a trecut pe la biroul dumneavoastră pentru a semna. Pentru a anula o cerere de semnătură electronică, urmați acești pași: 

Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui documentului, apoi selectați Void din meniul derulant. Vi se va solicita să specificați motivul anulării. Dezactivați Notificare client dacă nu doriți să trimiteți o notificare. Apoi faceți clic pe Void (Anulare).

Pentru a vedea toate documentele cu cereri de semnătură electronică anulate: în timp ce vizualizați documentele, faceți clic pe Filtru, selectați Anulat, apoi faceți clic pe Aplicare.

Pentru a vedea de ce a fost anulată o cerere de semnătură, deschideți documentul, faceți clic pe cele trei puncte din colțul din dreapta sus și selectați Afișare mai multe informații (butonul nu este disponibil dacă nu a existat o semnătură anulată).

Anularea cererilor de semnătură electronică

Dacă ați trimis din greșeală o cerere de semnătură electronică, o puteți anula - dar faceți-o repede! Funcționează numai dacă este încă în starea " Solicitat" și nimeni nu a semnat încă electronic. Dacă documentul a fost semnat electronic de către unul dintre clienți, utilizați Anulare în schimb.

Faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a numelui documentului, apoi faceți clic pe Cancel Signature Request (Anulare cerere de semnătură ) în meniul derulant.

Odată ce un client a semnat electronic, nu mai puteți anula o cerere; funcția de anulare a cererii de semnătură este disponibilă numai pentru documentele care au 0 în contorul de stare.

Pentru a vedea toate documentele care sunt în curs de semnare electronică:

În timpul vizualizării documentelor, faceți clic pe Filtru, selectați Semnătură în așteptare, apoi faceți clic pe Aplicare.