Facturi unice (de bază): Creați, trimiteți și configurați memento-uri

Trimiteți facturi unice clienților, fie una câte una, fie în masă - și accelerați procesul prin crearea de șabloane și utilizarea de automatizări. Pentru timpul urmărit, TaxDome vă permite să creați facturi direct din înregistrările de timp!

Acoperit aici:

Webinar - Aflați despre obținerea plății și practicile de facturare! Miercuri, ora 13:00 EST. Înregistrați-vă aici

Crearea și trimiterea de facturi unice

Facturile unice pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de către orice membru al echipei atribuit contului cu drepturi de acces pentru gestionarea facturilor.

Puteți crea facturi singure sau le puteți include în propunerile sau în modelele de propuneri.

Există trei moduri de a crea și trimite facturi unice:

Creați și trimiteți o factură unică

Pentru a crea și trimite o factură unică, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe butonul NEW (Nou ) din stânga sus, apoi selectați Invoice (Factura ) din slide-out.

2. Introduceți suma facturii sau selectați un șablon.

3. Apoi faceți clic pe Creați pentru a crea și trimite factura (cu excepția cazului în care Programarea facturii este activată - caz în care va trebui să programați factura).

În afară de sumă, există și alte detalii pe care ați putea dori să le includeți. Consultați elementele numerotate pentru a vedea ce mai puteți adăuga:

1. Link to jobs: Conectați factura la o lucrare existentă pentru a o face disponibilă în fluxul de lucru. Faceți clic pe Link to jobs (Legătura cu lucrările), apoi selectați lucrările. Odată legată, se afișează secțiunea Jobs (Lucrări ) și puteți vedea lucrările și conductele de care aparțin.

2. Tipul facturii: Selectați dacă doriți să creați o factură unică sau recurentă.

3. Account name, ID or Email: Select an account to which the invoice will be sent.

4. Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de factură pe care le-ați creat din meniul derulant. Șabloanele de factură sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți frecvent clienților.

5. Numărul facturii : Puteți alege un număr de factură sau puteți lăsa câmpul gol, iar TaxDome va genera unul pentru dumneavoastră.

6. Alegeți metoda de plată: Acesta este modul în care doriți ca facturile să fie plătite (fie prin card de credit, fie prin debit bancar, fie prin ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.

7. Data: Introduceți data facturii. Puteți emite o factură pentru data curentă (care este setată ca dată implicită), precum și pentru orice dată viitoare.

8. Membru al echipei : Selectați membrul echipei care va primi plata (în mod implicit, o primește persoana care a creat factura).

9. Descriere: Adăugați o descriere care să prezinte ce este inclus în factură (opțional).

10, 13. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.

11. Plătiți factura utilizând creditele clienților: Activați această opțiune dacă doriți ca factura să fie marcată automat ca fiind plătită. Această opțiune este disponibilă numai atunci când clienții au suficiente credite pentru a plăti factura.

12. Trimiteți factura clientului prin e-mail: Activați această opțiune dacă doriți ca clientul să primească factura prin e-mail și să o plătească fără a se autentifica. E-mailul va conține un link de plată. De asemenea, puteți adăuga un mesaj personalizat la e-mail. Dacă opțiunea Email invoice to client (Factură prin e-mail către client ) nu este activată, clienții vor primi factura doar în portalul lor.

14. Reamintiri: Activați această opțiune pe pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului în cazul în care acesta nu a plătit factura într-un număr specificat de zile(mai multe detalii mai jos).

15. Programare factură: Programați data la care va fi trimisă factura. Citiți mai multe despre programarea facturilor.

16. Setări QuickBooks: Selectați locația pentru factura care urmează să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.

17. Posturi: Detaliați serviciile prestate și orice reduceri aplicate.

Postul de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și impozitul (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți Description (opțional). Selectați Class (Clasa ) pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
Reducere: Pentru a adăuga un articol de linie, faceți clic pe Discount, apoi completați câmpul Rate .

De asemenea, puteți edita aceleași câmpuri de articol de pe pagina Editare articol, făcând clic pe cele trei puncte din dreapta articolului, selectând Editare, apoi făcând clic pe Salvare după ce ați finalizat editarea.

18. Rezumat:

Subtotal: Este suma sumelor pentru serviciile prestate, înainte de impozitare.
Rata de impozitare: Odată ce se adaugă taxa de vânzare, aceasta se reflectă în total (aici găsiți mai multe informații despre taxa de vânzare).

19. Creați: Faceți clic pentru a trimite factura.

Trimiteți o factură unică către mai mulți clienți

Pentru a trimite aceeași factură la mai mulți clienți, accesați Cont > Clienți din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare din dreptul clienților cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Creare factură.

Puteți trimite facturi către clienții ale căror conturi sunt active sau offline. De exemplu, este posibil să doriți să trimiteți o factură clienților offline dacă aceștia efectuează plăți offline, dar doriți să stocați aceste informații în portalul dvs.

Aici, aveți aceleași opțiuni ca mai sus.

Setarea de memento-uri pentru facturi

În timpul creării unei facturi unice sau al adăugării unei automatizări Create invoice (Creare factură ), activați Reminders (Reamintiri). Când faceți acest lucru, clientului i se trimite un memento cu privire la factură dacă aceasta nu a fost plătită într-un anumit interval de timp; numărul implicit de zile este de trei, dar îl puteți modifica:

Zile până la următorul memento: Acesta este numărul de zile până când clientului i se va trimite un memento. În mod implicit, se trimite un memento la trei zile după emiterea unei facturi, dar puteți modifica acest termen în funcție de preferințele dumneavoastră.
Numărul de reamintiri: Acesta este numărul de memento-uri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare, dar puteți modifica acest lucru după cum preferați.

Reamintirile se opresc când...

...clientul nu a plătit factura, dar a fost trimis numărul stabilit de atenționări.
...clientul a plătit factura.

Cum sunt generate numerele de factură

Dacă nu introduceți un număr de factură, ci lăsați câmpul gol atunci când creați o factură, se generează un număr pentru dumneavoastră.

Odată ce TaxDome și QuickBooks sunt sincronizate, numerele facturilor din QuickBooks se potrivesc.
Odată sincronizate, numerele de factură editate se actualizează automat în QuickBooks.
Fiecare factură din cadrul firmei dumneavoastră are un număr unic.
Atunci când numerele facturilor sunt generate automat, acestea sunt secvențiale.
Din necesitate, nu există două numere de factură identice.

Selectarea primului număr de factură

Puteți alege primul număr de factură de pe TaxDome dacă sunteți proprietarul sau administratorul firmei. Acest lucru este util în cazul în care firma dvs. are deja 1.500 de facturi și nu doriți să începeți de la nr. 1, deoarece acest lucru va perturba sincronizarea QuickBooks.

Pentru a face acest lucru, mergeți laSettings > Invoice (Setări > Factura ) din bara de meniu din stânga. Completați numărul din secțiunea Invoice number sequencing (Secvenție de secvențiere a numerelor de factură ), apoi faceți clic pe Save (Salvare). Acum, TaxDome va începe să numeroteze facturile de la acel număr specificat.

Sfat! Pentru a evita erorile de numere duplicate, rotiți butonul Sincronizarea numerelor facturilor cu QuickBooks Online pentru a activa comutatorul.

Ce văd clienții atunci când creați facturi unice

Clientul dumneavoastră poate vizualiza și plăti facturile unice în diferite moduri:

Făcând clic pe notificarea de pe tabloul de bord
Dând click pe linkul de pe pagina Facturi din portalul lor
Făcând clic pe linkul din notificarea lor prin e-mail (nu este nevoie să vă conectați la portalul clienților)

Dacă doriți să vedeți cum arată TaxDome din punctul de vedere al unui client, accesați o vizualizare doar pentru citire a portalului acestuia.