Trimiteți facturi unice

Trimiteți facturi punctuale pentru a factura clienților serviciile prestate. Le puteți trimite unui singur client, în bloc, sau le puteți crea pe baza unei oferte, a unei înregistrări de timp sau a unei automatizări din fluxul de lucru.

Notă

Facturile punctuale pot fi create și trimise de către proprietarul firmei sau de orice membru al echipei alocat contului cu Gestionați facturile drept de acces .

Trimiteți o factură unică unui client

Pentru a crea și trimite o factură unică, urmați acești pași:

1. Creați o factură utilizând oricare dintre următoarele modalități:

   • Faceți clic pe New (Nou ) și selectați Invoice (Factură).

   • Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.

2. Introduceți valoarea facturii sau selectați un model.

3. Completați detaliile facturii. Consultați Ghidul câmpurilor facturii pentru detalii despre fiecare opțiune.

4. Faceți clic pe „Creați” pentru a crea și a trimite factura.

Clientul primește o notificare prin e-mail și o notificare push în aplicația mobilă.

Trimiteți facturi unice către mai mulți clienți

Pentru a trimite aceeași factură mai multor clienți:

1. Accesați Cont > Clienți din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți factura, apoi faceți clic pe „Creați factură”.

2. Introduceți suma facturii sau selectați un șablon.

3. Completați detaliile facturii. Consultați Ghidul câmpurilor facturii pentru detalii despre fiecare opțiune.

4. Faceți clic pe „Creați” pentru a trimite factura tuturor clienților selectați.

Clienții primesc o notificare prin e-mail și o notificare push în aplicația mobilă.

Notă

Puteți trimite facturi clienților ale căror conturi sunt fie activ sau offline . De exemplu, s-ar putea să doriți să trimiteți o factură clienților care efectuează plăți offline, dar doriți să stocați aceste informații în portalul dumneavoastră.

Alte modalități de a trimite facturi unice

Descoperiți mai multe modalități de a crea și trimite facturi unice:

• Creați un șablon și trimiteți facturi prin automatizare

• Trimiteți facturi împreună cu propunerile

• Creați facturi unice din serviciile enumerate în propuneri

• Creați o factură unică din înregistrarea timpului

Previzualizare factură

Opțiunea „Previzualizare” (din colțul din dreapta sus) afișează exact documentul PDF va primi clientul. Faceți clic pe „Creează și închide” din modul de previzualizare pentru a confirma. Pentru a personaliza aspectul facturilor și a le personaliza cu marca proprie, faceți clic pe „Setări factură” din modul de previzualizare.

Salvează schița facturii

Dacă ai nevoie de mai mult timp pentru a finaliza o factură înainte de a o trimite unui client, salveaz-o ca schiță. Astfel, poți pregăti factura fără a declanșa nicio notificare către client și poți reveni la ea mai târziu pentru a continua editarea. Pentru a face acest lucru, dă clic pe „Salvează ca schiță” în loc de „Creează”.

Ciorne sunt salvate în secțiunea Facturare > Facturi, cu starea „Ciorne”. Acestea nu sunt trimise către QuickBooks , iar clienții nu le pot vedea până când nu trimiteți factura. Puteți asocia o ciorne la o comandă, iar acest lucru nu va bloca nicio automatizare.

Sfat

Pentru a găsi rapid toate facturile în curs de întocmire, folosiți filtrele: setați Stare = Schiță.

Dacă nu mai aveți nevoie de un proiect de factură, îl puteți șterge. Pentru aceasta, accesați secțiunea Facturare > Facturi, faceți clic pe cele trei puncte de lângă proiectul de factură și selectați Ștergere.

Trimite factura din schiță

Pentru a trimite factura din stadiul de schiță:

1. Accesați secțiunea Facturare > Facturi, apoi faceți clic pe cele trei puncte de lângă schiță.

2. Selectați „Editare ” dacă doriți să efectuați modificări.

3. Faceți clic pe „Trimite”. Clientul primește o notificare prin e-mail și o notificare push în aplicația mobilă.

Configurați memento-uri pentru facturi

Mementourile sunt e-mailuri automate de urmărire menite să le reamintească clienților care nu au achitat încă o factură.

Pentru a le activa, bifați opțiunea „Mementouri” atunci când trimiteți factura, apoi setați:

• Zile până la următorul memento — frecvența cu care se repetă memento-ul (implicit: 3)
• Numărul de mementouri — câte mementouri să se trimită în total (implicit: 1)

Puteți actualiza aceste setări ulterior, modificând factura neachitată.

Pentru a retrimite manual o factură în orice moment, dă clic pe cele trei puncte din dreapta facturii din listă și selectează opțiunea „Trimite factura prin e-mail”.

Sfat

Mai multe informații despre mementouri — valorile implicite exacte ale câmpurilor, condițiile de oprire și acțiunea din meniu pentru fiecare retrimitere manuală.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat că a primit o factură. Clienții dumneavoastră pot vizualiza și deschide facturile în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: faceți clic pe notificarea din secțiunea „În așteptare” sau pe linkul de pe pagina „Facturare ”.
• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe „Plătiți factura” din e-mail. Nu este necesar să vă conectați la portalul pentru clienți pentru a efectua plata — factura este atașată la e-mail în format PDF.

Când achită factura, starea acesteia se schimbă din „Neachitată” în „Achitată”, iar dumneavoastră primiți o notificare.

Pentru a vizualiza factura trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire.

Share

Link copiat