Facturi unice (de bază): Creați, trimiteți și configurați memento-uri

Trimiteți facturi unice clienților, fie una câte una, fie în masă - și accelerați procesul prin crearea de șabloane și utilizarea de automatizări. Pentru timpul urmărit, TaxDome vă permite să creați facturi direct din înregistrările de timp!

nota

Webinar: Explorați modul în care funcționalitățile de facturare ale TaxDome facilitează atât plata facturilor de către clienți, cât și primirea plăților de către dvs. cu Plătiți: scrisori de angajament, propuneri, facturi

Modalități de a trimite facturi unice

Facturile unice pot fi create și trimise de un proprietar al firmei sau de orice membru al echipei atribuit contului cu drepturi de acces pentru gestionarea facturilor.

Puteți crea facturi singure sau le puteți include în propunerile sau în modelele de propuneri.

Există diferite modalități de a crea și trimite facturi unice:

Crearea și trimiterea de facturi unice

Pentru a crea și trimite o factură unică, urmați acești pași:

  1. Creați o factură utilizând oricare dintre următoarele modalități:
    • Faceți clic pe New (Nou ) în stânga sus, apoi selectați Invoice (Factură).
    • Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.
  2. Introduceți valoarea facturii sau selectați un model.
  3. Apoi faceți clic pe Create (Creare ) pentru a crea și trimite factura (cu excepția cazului în care este activată comutatorul Schedule invoice (Programare factură ) - caz în care va trebui să programați factura).

În plus față de sumă, există și alte detalii pe care este posibil să doriți să le includeți. Fereastra Create Invoice (Creare factură ) este împărțită în mai multe secțiuni:

Tipul facturii

Fereastra Creare factură este comună pentru facturile unice și recurente. Selectați dacă doriți să creați o factură unică sau una periodică.

General

  1. Nume cont, ID sau e-mail: Selectați un cont către care va fi trimisă factura. 
  2. Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de factură pe care le-ați creat din lista derulantă. Șabloanele de factură sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți frecvent clienților.
  3. Numărul facturii: Puteți alege un număr de factură sau puteți lăsa câmpul gol, iar TaxDome va genera unul pentru dvs.
  4. Alegeți metoda de plată: Alegeți modul în care doriți ca clienții dvs. să plătească facturile (fie prin card de credit, debit bancar sau ambele). Acceptăm o serie de metode de plată.
  5. Data: Introduceți data facturii. Puteți emite o factură pentru data curentă (care este setată ca dată implicită) și pentru orice dată trecută.
  6. Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plata (în mod implicit, persoana care creează factura o primește).
  7. Descriere: Adăugați o descriere a ceea ce este inclus în factură sau dezactivați-o în pagina Setări > Factură . Puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes. Iată mai multe despre shortcodes.

QuickBooks setări

Selectați Locația și Clasa pentru ca factura să fie trimisă la QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp. 

Rețineți că secțiunea de setăriQuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.

Suplimentare

În Suplimentare trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:

1. Plătiți factura utilizând creditele clientului: Activați această opțiune dacă doriți ca factura să fie marcată automat ca plătită. Această opțiune este disponibilă numai atunci când clienții au suficiente credite pentru a plăti factura.

2. Trimiteți factura clientului prin e-mail: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu factura. Mesajul electronic nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul facturii. De asemenea, puteți utiliza contul shortcodes pe baza câmpurilor personalizate și a datei shortcodes.

3. Avertismente: Comutați această opțiune pentru a trimite o notificare prin e-mail clientului dacă acesta nu a plătit factura într-un anumit număr de zile. Citiți mai multe despre memento-uri.

4. Programarea facturii: programați data la care factura va fi trimisă. Citiți mai multe despre programarea facturilor.

Posturi și rezumat

Atât rubricile , cât și Rezumatul afișează valoarea facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor dvs. și a tarifului, puteți merge direct la secțiunea Rezumat și să completați suma.

În caz contrar, puteți crea o listă detaliată a produselor și serviciilor pe care le furnizați clienților în secțiunea Posturi . Toate datele din această secțiune vor fi adăugate automat și în secțiunea Rezumat.

Posturi vă ajută să detaliați lista de servicii și să vă faceți facturarea mai transparentă în cazul în care munca dvs. include, de exemplu, nu doar un pachet de declarații fiscale "all-in-one", ci și consultări sau alte servicii care sunt facturate separat. 

În secțiunea Posturi , puteți:

  1. Adăugați un element de linie: Faceți clic pe Line item, apoi selectați un serviciu existent sau creați unul nou. Completați câmpul Rate (Tarif ), setați numărul de servicii și taxa (aici găsiți mai multe informații despre ratele de impozitare în facturi) și introduceți descrierea (opțional). Selectați Clasa pentru a fi trimisă la QuickBooks (clienții nu vor vedea acest câmp).
  2. Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata. 
  3. Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
  4. Setări: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură.
    Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0. 

Rezumatul vă permite să vedeți:

  • Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
  • rata TVA: Dacă nu aveți elemente de linie, le puteți edita. Dacă aveți articole de linie, pentru a edita rata TVA, trebuie să activați coloana TVA pentru articolele de linie (aici găsiți mai multe informații despre taxa pe vânzări).
  • Suma TVA: Calculată automat din Subtotal x rata TVA.
  • Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.

Notă pentru client

Puteți adăuga Notă pentru client și personalizați-l folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .

Previzualizare

Faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus pentru a vedea în avans exact PDF pe care clientul dvs. îl va primi. Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe Create & close din modul de previzualizare.

Dacă doriți să personalizați aspectul facturilor dvs. și să le etichetați, faceți clic pe Setări factură din modul previzualizare și efectuați ajustările necesare. Aflați mai multe despre cum puteți personaliza aspectul facturilor.

Link către locuri de muncă

Conectați factura la o sarcină existentă pentru a o face disponibilă în fluxul de lucru. Faceți clic pe Link to jobs (Legătură cu lucrări), apoi selectați lucrările. Odată legate, secțiunea Lucrări legate este afișată mai jos și puteți vedea lucrările și conductele de care aparțin.

Trimiteți facturi unice către mai mulți clienți

Pentru a trimite aceeași factură la mai mulți clienți, accesați Cont > Clienți din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare din dreptul clienților cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Creare factură.

Puteți trimite facturi către clienții ale căror conturi sunt active sau offline. De exemplu, este posibil să doriți să trimiteți o factură clienților offline dacă aceștia efectuează plăți offline, dar doriți să stocați aceste informații în portalul dvs.

Aici, aveți aceleași opțiuni ca mai sus.

Configurați memento-uri pentru facturi

De fiecare dată când trimiteți facturi clienților, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

În timpul creării unei facturi unice sau al adăugării unei automatizări Create invoice (Creare factură ), activați Reminders (Reamintiri). Când faceți acest lucru, clientului i se trimite un memento cu privire la factură dacă aceasta nu a fost plătită într-un anumit interval de timp; numărul implicit de zile este de trei, dar îl puteți modifica:

  • Zile până la următorul memento: Acesta este numărul de zile până când clientului i se va trimite un memento. În mod implicit, se trimite un memento la trei zile după emiterea unei facturi, dar puteți modifica acest termen în funcție de preferințele dumneavoastră.

  • Numărul de memento-uri: Acesta este numărul de memento-uri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.

Reamintirile se opresc atunci când:

  • Clientul nu a plătit factura, dar au fost trimise numărul stabilit de memento-uri.
  • Clientul a plătit factura.
A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Articole conexe