Creați facturi, trimiteți și configurați memento-uri
Trimiteți facturi unice clienților, fie pe rând, fie în masă - și accelerați procesul prin crearea de modele și utilizarea automatizărilor. Pentru timpul urmărit, TaxDome vă permite să creați facturi direct din intrările dvs. de timp!
Modalități de a trimite facturi unice
One-time invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices .
You can create invoices alone or include them in your proposals or proposal templates .
Există diferite modalități de a crea și trimite facturi unice:
Crearea și trimiterea de facturi unice
Pentru a crea și trimite o factură unică, urmați acești pași:
-
Creați o factură utilizând oricare dintre următoarele modalități:
-
Faceți clic pe New (Nou ) și selectați Invoice (Factură).
-
Deschideți contul clientului, treceți la fila Facturi și faceți clic pe Factură nouă. Contul curent va fi completat automat.
-
-
Introduceți valoarea facturii sau selectați un model.
-
Apoi faceți clic pe Create (Creare ) pentru a crea și trimite factura (cu excepția cazului în care este activată comutatorul Schedule invoice (Programare factură ) - caz în care va trebui să programați factura).
În plus față de sumă, există și alte detalii pe care este posibil să doriți să le includeți. Fereastra Create Invoice (Creare factură ) este împărțită în mai multe secțiuni:
Tipul facturii
The Create invoice window is common for one-time and recurring invoices. Select whether you want to create a one-time or recurring invoice.
General
-
Nume cont, ID sau e-mail: Selectați un cont către care va fi trimisă factura.
-
Șablon de factură: Faceți clic și selectați unul dintre șabloanele de factură pe care le-ați creat din lista derulantă. Șabloanele de factură sunt utile în special pentru facturile pe care le trimiteți frecvent clienților.
-
Invoice number: The field is pre-filled with the next available invoice number. You can keep it as is or change it manually. If the integration with QuickBooks (QBO) is enabled, the number will be generated based on the last invoice number from QBO.
-
Choose payment method: Choose how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods .
-
Data: Introduceți data facturii. Puteți emite o factură pentru data curentă (care este setată ca dată implicită) și pentru orice dată trecută.
Notă
The default invoice date format follows the default date format for e-signature set in Firm Settings > Signatures.-
Membru al echipei: Selectați membrul echipei care va primi plata (în mod implicit, persoana care creează factura o primește).
-
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .
QuickBooks setări
Selectați Locația și Clasa pentru factura care urmează să fie trimisă către QuickBooks. Clienții nu vor vedea acest câmp.
Rețineți că secțiunea de setăriQuickBooks este afișată numai dacă o activați în QuickBooks. Pentru a face acest lucru, mergeți la Cont și setări > Avansat > Categorii și activați urmărirea locațiilor și/sau a cursurilor.
Suplimentare
În secțiunea Suplimentar, trebuie să adăugați detalii numai dacă activați comutatoarele:
-
Plătiți factura utilizând creditele clientului: Activați această opțiune dacă doriți ca factura să fie marcată automat ca plătită. Această opțiune este disponibilă numai atunci când clienții au suficiente credite pentru a plăti factura.
-
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
-
Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Read more about reminders .
-
Schedule invoice: Schedule when the invoice will be sent out. Read more about scheduling invoices .
Posturi și rezumat
Atât rubricile, cât și Rezumatul afișează valoarea facturii. Dacă nu doriți să includeți o descriere detaliată a serviciilor dvs. și a tarifului, puteți merge direct la secțiunea Rezumat și să completați suma.
În caz contrar, puteți crea o listă detaliată a produselor și serviciilor pe care le furnizați clienților în secțiunea Posturi. Toate datele din această secțiune vor fi adăugate automat și în secțiunea Rezumat.
Rubricile vă ajută să detaliați lista de servicii și să vă faceți facturarea mai transparentă în cazul în care activitatea dvs. include, de exemplu, nu doar un pachet "all-in-one" de declarații fiscale, ci și consultații sau alte servicii care sunt facturate separat.
În secțiunea Posturi, puteți:
-
Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
-
Aplicați reduceri: Pentru a adăuga un element de reducere, faceți clic pe Reducere, apoi completați câmpul Rata.
-
Gestionați articolele de linie: Faceți clic pe pictograma coș de gunoi pentru a șterge un element de linie. Faceți clic pe trei puncte pentru a edita, duplica, șterge sau a crea un serviciu nou din acesta.
-
Setări: Faceți clic pe Setări pentru a determina coloanele care vor fi afișate în factură. Dacă câmpurile Descriere și Data serviciului sunt goale și nu le-ați ascuns, acestea vor fi ascunse automat din factură. Există o logică diferită pentru coloanele Rates & Qty și Tax: trebuie să le ascundeți în Settings (Setări ) pentru a nu fi afișate în factură, chiar dacă valoarea este setată la 0.
Rezumatul vă permite să vedeți:
-
Subtotal: Aceasta este suma sumelor pentru serviciile prestate înainte de impozitare. Îl puteți modifica dacă nu aveți niciun element de linie. După ce le adăugați, acesta este calculat automat și nu poate fi modificat.
-
VAT rate: If you don’t have line items, you can edit. If you have line items, to edit VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).
-
Suma TVA: Calculată automat din Subtotal x rata TVA.
-
Total: Calculat automat din Subtotal + suma TVA.
Notă pentru client
Puteți adăuga Note pentru client și personaliza folosind shortcodes. Poate fi o notă cu detaliile plății sau doar un mesaj. Această notă va fi afișată în portalul clientului și în factura PDF .
Previzualizare
Faceți clic pe Previzualizare în partea dreaptă sus pentru a vedea în avans exact PDF pe care îl va primi clientul dvs. Dacă sunteți mulțumit de ceea ce vedeți, faceți clic pe Creare și închidere din modul previzualizare.
If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .
Link către locuri de muncă
Link your invoice to an existing job to make it available in your workflow. Click Link to jobs, then select the jobs. Once linked, the Linked jobs section is displayed below, and you can see the jobs and the pipelines they belong to.
Trimiteți facturi unice către mai mulți clienți
Pentru a trimite aceeași factură mai multor clienți, mergeți la Cont > Clienți din bara de meniu din stânga, bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți organizatorul, apoi faceți clic pe Creare factură.
You can send invoices to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an invoice to offline clients if they make offline payments, but you want to store this information in your portal.
Here, you have the same options as above .
Vedere client
If notifications for the client are on, they are informed that they have received an invoice. Your clients can see and open invoices in different ways:
-
Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul din pagina de facturare.
-
Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Plătiți factura din e-mail. Nu este nevoie să vă conectați la portalul clientului pentru a plăti. Factura în format PDF va fi atașată la e-mail.
Apoi, clienții vor interacționa cu factura dvs.
When they pay the invoice, its status changes from Unpaid to Paid, and you receive a notification .
To see the sent invoice from the client’s perspective, access the read-only view .
Configurați memento-uri pentru facturi
De fiecare dată când trimiteți facturi clienților, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.
În timp ce creați o factură unică sau adăugați o Crearea automatizăriifacturii, activați Amintiri. Când faceți acest lucru, clientului i se trimite un memento cu privire la factură dacă aceasta nu a fost plătită într-un anumit interval de timp; numărul implicit de zile este trei, dar îl puteți modifica:
-
Zile până la următorul memento: Acesta este numărul de zile înainte ca clientului să i se trimită un memento. În mod implicit, o atenționare este trimisă la trei zile după emiterea unei facturi, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințe.
-
Numărul de memento-uri: Acesta este numărul de memento-uri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru în funcție de preferințele dvs.
Reamintirile se opresc atunci când:
- Clientul nu a plătit factura, dar au fost trimise numărul stabilit de memento-uri.
- Clientul a plătit factura.
A fost util acest articol?
Share
Share
Salvați