Chats (de bază): Sarcini ale clientului

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Sarcinile clienților sunt liste de verificare pe care le oferiți clienților în cadrul chat-urilor.

Atunci când adăugați sarcini la o discuție, acestea sunt afișate în mod convenabil ca elemente de făcut cu casete de selectare. Odată ce toate sarcinile sunt bifate de către client, primiți o notificare prin e-mail. Clienții își marchează în mod convenabil sarcinile finalizate din notificarea de pe tabloul de bord. De asemenea, acestea ar putea fi utilizate în automatizările pipeline.

În unele cazuri, ar fi mai convenabil să se utilizeze cererile clienților în scopuri similare. Deci, luați în considerare diferența:

• Sarcinile clienților sunt cele mai bune ca liste de sarcini neurgente. Deoarece funcționează ca liste de verificare, vă pot ajuta pe dvs. și pe client să clarificați domeniul de aplicare al sarcinilor și să înțelegeți cum decurge activitatea. 
• Solicitările clienților reprezintă o modalitate ușoară și rapidă de a trimite o cerere cu întrebări directe la care trebuie să primiți un răspuns cât mai curând posibil.

Adăugați sarcini client

Sarcinile pot fi adăugate fie: 

• În timp ce creați un fir de chat SAU
• În interiorul oricărui fir existent

Pentru a adăuga o sarcină de client din pagina de creare a unei noi discuții:

1. Faceți clic pe linkul Add client task (Adăugare sarcină client ) din partea de jos a paginii. Va apărea un câmp în care puteți adăuga numele sarcinii.
2. Introduceți în câmp. De asemenea, puteți lipi orice link, fie de pe internet, fie de pe o pagină Wiki partajată. 
3. Faceți clic pe Add client task (Adăugare sarcină client ) pentru a crea mai multe elemente de făcut pentru client.

Pentru a adăuga o sarcină client dintr-o conversație existentă:

1. Faceți clic pe linkul + Adăugați sarcini pentruclienți din dreapta pentru a deschide secțiunea Sarcini pentru clienți. 
2. Selectați butonul + Add task (Adăugare sarcină ) astfel încât să apară câmpul în care introduceți numele sarcinii. 
3. Introduceți în câmp. De asemenea, puteți lipi orice link, fie de pe internet, fie de pe o pagină Wiki partajată. 
4. Faceți clic pe + Adăugați sarcină pentru a crea mai multe elemente de făcut pentru client sau selectați Trimiteți din nou sarcinile clientului pentru a trimite sarcinile direct în firul de discuție.

Puteți închide secțiunea Sarcini client oricând, făcând clic pe X sau pe link-ul Ascundeți sarcinile clientului.

Odată ce o sarcină este finalizată, dumneavoastră sau clientul puteți bifa căsuța de lângă sarcina respectivă. 

De asemenea, puteți:

• Modificați ordinea sarcinilor utilizând pictograma cu șase puncte din stânga fiecărei sarcini client
• Modificați sarcinile utilizând pictograma creion din dreapta
• Ștergeți elementele din lista de sarcini a unui client utilizând pictograma coșului de gunoi din dreapta

Reamintiți clienților despre sarcini

Aveți la dispoziție trei opțiuni simple pentru a le reaminti clienților dumneavoastră sarcinile:

• Trimiteți din nou sarcinile clientului către fir
• Includerea sarcinilor clienților în notificările prin e-mail
• Configurați memento-uri automate

Trimiteți din nou sarcinile clientului către fir 

Trimiteți din nou sarcinile clienților dvs. în câteva clicuri:

1. Din firul de discuție cu sarcinile clientului despre care doriți să trimiteți un memento, faceți clic pe Afișare sarcini client în dreapta.
2. Faceți clic pe butonul Resend client tasks (Reîntoarceți sarcinile clientului ). Lista de sarcini va fi trimisă direct la firul de discuție.

Includerea sarcinilor clienților în notificările prin e-mail

Clienții dvs. primesc întotdeauna notificări prin e-mail cu privire la mesajele noi și sarcinile clienților. În mod implicit, conținutul mesajului împreună cu sarcinile clientului nu este afișat în corpul e-mailului (clientul va trebui să navigheze în portalul său pentru a-l vedea). Cu toate acestea, dacă conținutul nu este sensibil, puteți decide să îl afișați în e-mail. Această setare poate fi modificată de către proprietarul sau administratorul firmei.

Iată cum:

1. Navigați la Setări > Setări firmă.
2. În secțiunea System-Generated Emails (Emailuri generate de sistem ), activați opțiunea Show message context (Afișare context mesaj în notificările adresate clienților).

Acesta este modul în care va apărea notificarea prin e-mail pentru client:

Cum știu că cineva și-a actualizat sarcinile?

Actualizările sarcinilor clientului și mesajele cu lista sarcinilor create și finalizate sunt trimise în același fir de discuție. Adăugarea de sarcini noi la același fir de discuție va actualiza lista de sarcini create anterior (dacă există).

De asemenea, dumneavoastră sau membrii echipei alocate unui client primiți o notificare în Inbox+ ori de câte ori cineva face modificări la o sarcină a unui client. Veți vedea dacă a fost clientul sau un membru al echipei. Prin extinderea mesajului de notificare, veți putea, de asemenea, să vedeți starea actuală a sarcinii. Citiți mai multe despre cum funcționează notificările de mesaje.

Stadiul sarcinilor unui client este afișat în secțiunea Comunicare din profilul contului său. 

• Primul număr din dreapta numelui chat-ului arată câte sarcini din firul de discuție au fost finalizate, iar ultimul arată numărul total de sarcini. 
• Numărul de sarcini incomplete este evidențiat în albastru, iar cele finalizate în gri. 

Atunci când aveți deschisă fila Comunicare, veți vedea actualizările sarcinilor. Atunci când cineva face modificări la sarcini, lista de chat este actualizată imediat.

Vizualizați toate subiectele cu sarcini

Puteți urmări toate elementele de făcut pentru un client folosind filtre.

Deschideți profilul contului de client și accesați subfișa Chats din fila Comunicare. Faceți clic pe butonul Filter (Filtru ) din extrema dreaptă și selectați:

• Incomplet: Pentru a vizualiza toate discuțiile de chat în care clientul mai are sarcini de îndeplinit.
• Finalizat: Pentru a vizualiza toate discuțiile de chat cu elemente de rezolvat bifate.
• Toate: Pentru a vizualiza toate discuțiile de chat la care au fost adăugate sarcini ale clientului.

În mod implicit, sunt afișate toate discuțiile de chat, indiferent dacă acestea conțin sau nu sarcini client.

Cum văd clienții firele de chat cu sarcini

Clienții pot vizualiza și răspunde la un mesaj pe care l-ați trimis făcând clic pe notificarea din tabloul de bord, făcând clic pe linkul din notificarea prin e-mail sau accesând secțiunea Chats & Tasks din portalul lor. În interiorul notificării, sarcinile clienților sunt afișate ca elemente de făcut cu casete de bifat.