CRM (De bază): Invitarea clienților
Deși invitarea clienților este posibilă în timpul importului, majoritatea firmelor TaxDome preferă să o facă după ce totul este configurat și gata. Aici, aflați care sunt opțiunile dvs. pentru a acorda clienților acces la portal (fie în bloc, fie individual) și pentru a trimite invitații, determinând dacă clienții au deja acces și cum să retrimiteți invitațiile dacă este necesar.
Înainte de a începe
Granting clients portal access is different from inviting them to the portal. When you grant your clients access by turning on the Login contact toggle, you can add a personalized message to an email invitation. This could be done at any point later.
Odată ce un client primește o invitație prin e-mail la portalul său TaxDome , acesta va trebui să activeze contul. Clientul face clic pe link-ul din e-mail, apoi creează o parolă.
Rețineți următoarele înainte de a vă invita clienții în portalul pentru clienți:
- Invitați întotdeauna mai întâi clientul dvs. de testare pentru a testa personal toate caracteristicile portalului pentru clienți. Aflați mai multe despre conturile de testare.
- Adăugarea accesului la portal în bloc va aplica aceleași setări tuturor contactelor legate de conturile selectate. De exemplu, dacă un cont are două contacte și acordați acces la portal în bloc, ambele vor primi invitații.
- If you want to grant access to the selected account contacts, do so individually via the client profile.
- Vă puteți configura portalul pentru a permite anumite acțiuni - cum ar fivizualizarea, semnarea, încărcarea documentelor, plata facturilor și completarea cererilor clienților - fără a necesita accesul la portal.
Adăugați acces la portal
Puteți adăuga acces la portalul pentru clienți și vă puteți invita clienții în masă sau individual pentru anumiți clienți:
În bloc pentru toate contactele
Pentru a adăuga acces la portalul clienților în bloc, accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga și urmați acești pași:
1. Filtrați lista de conturi făcând clic pe Filtru, selectați Ultima conectare, apoi Offline. Veți vedea numai clienții fără acces la portal.
2. Alegeți clienții, faceți clic pe Mai multe acțiuni, apoi selectați Editare autentificare, notificare, sincronizare e-mail.
3. Selectați Enable for all contacts (Activare pentru toate contactele ) din lista derulantă din dreapta rubricii Login (Conectare ) pentru a activa accesul la portal. Selectați celelalte comutatoare de contact, dacă este necesar. Aflați mai multe despre toggle-urile de contact.
4. Selectați caseta de selectare Trimitere invitații.
5. Adăugați un mesaj pentru e-mailul de invitație ( opțional).
6. Faceți clic pe Salvare pentru a vă invita clienții în masă. Invitațiile vor fi trimise tuturor contactelor din conturile selectate.
Individual pentru contactele selectate
Uneori, nu este necesar să activați accesul la portal pentru toți utilizatorii conturilor; în acest fel, puteți face acest lucru direct din profilul clientului pentru contactele selectate. Pentru a face acest lucru:
1. Navigați la fila Info din profilul clientului (disponibilă după ce ați creat un cont).
2. If you’ve already linked the account to one or more contacts, you’ll see them in the Contacts section. Turn on the Login toggle next to each contact to whom you want to give portal access.
3. Pentru a adăuga un mesaj personalizat la invitație, tastați în câmpul Personalized message (Mesaj personalizat ) din fereastra pop-up, apoi faceți clic pe Send (Trimitere).
Notă! Dacă o persoană de contact este legată de mai multe conturi, va trebui să oferiți acces la portal pentru fiecare dintre aceste conturi în parte. Acesta va putea apoi să treacă de la un cont la altul după ce se conectează.
Trimiteți invitații utilizatorilor în așteptarea activării
Utilizatorul este considerat în așteptarea activării dacă:
- The Login toggle was turned on, but the notification hasn't been sent
- dacă notificarea a fost trimisă, dar utilizatorul nu s-a logat încă
Puteți verifica întotdeauna dacă utilizatorul este în așteptarea activării în fila Info din profilul clientului. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a e-mailului utilizatorului, apoi faceți clic pe Trimite invitație pentru a trimite/respinge e-mailul.
O altă modalitate de a defini utilizatorii care nu și-au activat încă conturile este să mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi să selectați fila Activare în așteptare.
Aici, veți vedea, de asemenea,...
- Email: the email address of the person who hasn’t activated their account yet. A red exclamation mark next to it means the address is invalid.
- Account(s): the name of the account. If a user has several accounts, they are all displayed.
- Invite sent: the date the invitation to activate the account went out. Click the up-down arrow to sort the column by date.
- Invited by: the name of the person (either the team member or client) who has invited the person.
If an invite was sent but the user hasn't accepted it yet, you can resend an invitation: select the checkboxes to the left of the users, then click Resend to select. You can also use the Pending activation tab to find clients for whom the Login toggle was turned on but invites were not sent. Sort the list by the Invite sent column and select the accounts for which the column is empty, then click Resend to selected.
De asemenea, puteți anula invitațiile dacă acestea nu mai sunt necesare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Anulare invitații la selectat. În acest fel, utilizatorul nu se poate conecta folosind link-ul din e-mailul de invitație.
Clienții mei au acces la portal?
Puteți verifica cu ușurință dacă clientul a fost invitat să își utilizeze portalul navigând la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga. Coloana ID din lista dvs. de conturi indică dacă clientul și-a activat contul.
- Verde înseamnă că contul clientului este activ, adică are cel puțin un utilizator care se poate conecta. Conturile în curs de activare apar, de asemenea, active.
- Bej înseamnă că contul clientului este offline. Acesta există pe TaxDome , dar nu are utilizatori care să se poată conecta (nu au fost trimise încă invitații).
Dacă doriți să verificați dacă un anumit contact are acces la portal, accesați fila Info din profilul clientului. Clientul nu are acces dacă:
- The Login toggle is off
- The Login toggle is on, but it is still pending activation (the invite was sent but not accepted by the client)
