Invitați clienții

Deși invitarea clienților este posibilă în timpul importului, majoritatea firmelor TaxDome preferă să o facă după ce totul este configurat și gata. Aici, aflați care sunt opțiunile dvs. pentru a acorda clienților acces la portal (fie în bloc, fie individual) și pentru a trimite invitații, determinând dacă clienții au deja acces și cum să retrimiteți invitațiile dacă este necesar.

Înainte de a începe

Acordarea accesului clienților la portal este diferită de invitarea acestora pe portal. Când acordați clienților accesul bifând caseta de conectare, puteți trimite și o invitație prin e-mail. 

Odată ce un client primește o invitație prin e-mail la portalul său TaxDome , acesta va trebui să activeze contul. Clientul face clic pe link-ul din e-mail, apoi creează o parolă.

Rețineți următoarele înainte de a vă invita clienții în portalul pentru clienți:

• Invitați întotdeauna mai întâi clientul dvs. de testare pentru a testa personal toate funcțiile portalului pentru clienți. Aflați mai multe despre conturile de testare .

• Adăugarea accesului la portal în bloc va aplica aceleași setări tuturor contactelor legate de conturile selectate. De exemplu, dacă un cont are două contacte și acordați acces la portal în bloc, ambele vor primi invitații. 

• Dacă doriți să acordați acces contactelor de cont selectate, faceți acest lucru individual prin profilul clientului.

• Puteți configura portalul pentru a permite anumite acțiuni — cum ar fi vizualizarea, semnarea, încărcarea documentelor, plata facturilor și completarea cererilor clienților—fără a fi necesar accesul la portal.

Adăugați acces la portal

Puteți adăuga acces la portalul pentru clienți și puteți invita clienții dvs. fie în bloc, fie individual, pentru clienți specifici:

• În bloc pentru toate contactele

• Individual pentru contactele selectate

Notă

Toate acțiunile privind adăugarea/modificarea accesului la portal se vor reflecta în Flux de activitate pagina.

În bloc pentru toate contactele

Pentru a adăuga acces la portalul clientului în bloc, accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga și urmați acești pași:

1. Filtrați lista de conturi făcând clic pe Filtru , selectați Ultima conectare , apoi alegeți Offline . Veți vedea doar clienții fără acces la portal.

2. Alegeți clienții, faceți clic pe Mai multe acțiuni, apoi selectați Editare autentificare, notificare, sincronizare e-mail.

3. Selectați Activare pentru toate contacteledin meniul derulant din dreapta secțiunii Autentificare pentru a activa accesul la portal. Selectați celelalte setări de contact, dacă este necesar. Aflați mai multe despre setările de contact .   

4. Bifați caseta de selectare Trimiteți invitații .

5. Adăugați un mesaj pentru e-mailul de invitație (opțional).

6. Faceți clic pe Salvați pentru a invita clienții în bloc. Invitațiile vor fi trimise tuturor contactelor din conturile selectate.

   

Individual pentru contactele selectate

Uneori, nu este nevoie să activați accesul la portal pentru toți utilizatorii conturilor; în acest fel, puteți face acest lucru direct din profilul clientului pentru contactele selectate. Pentru a face acest lucru:

1. Navigați la fila Informații din profilul clientului (disponibilă după ce ați creat un cont).

2. Dacă ați conectat deja contul la unul sau mai multe contacte, acestea vor apărea în secțiunea Contacte. Bifați caseta de conectare de lângă fiecare contact căruia doriți să îi acordați acces la portal.

3. Pentru a adăuga un mesaj personalizat la invitație, introduceți câmpul Mesaj personalizat din fereastra pop-up, apoi faceți clic pe Trimitere . 

   

Notă

Dacă un contact este conectat la mai multe conturi, va trebui să acordați acces la portal fiecăruia dintre aceste conturi separat. Aceștia vor putea apoi să comutați între conturi odată ce se conectează.

Trimiteți invitații utilizatorilor în așteptarea activării

Utilizatorul este considerat în așteptarea activării dacă:

• Caseta „Autentificare” este bifată, dar notificarea nu a fost trimisă. 

• dacă notificarea a fost trimisă, dar utilizatorul nu s-a autentificat încă

Puteți verifica oricând dacă utilizatorul este în așteptarea activării în fila Informații din profilul clientului. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a e-mailului utilizatorului, apoi faceți clic pe Trimiteți invitație pentru a trimite/retrimite e-mailul.

O altă modalitate de a defini utilizatorii care nu și-au activat încă conturile este să accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi să selectați fila Activare în așteptare .

Aici veți vedea și…

• Email: adresa de e-mail a persoanei care nu și-a activat încă contul. Un semn de exclamare roșu lângă aceasta înseamnă că adresa este invalidă.

• Cont(e): numele contului. Dacă un utilizator are mai multe conturi, acestea sunt afișate toate.

• Invitație trimisă: data la care a fost trimisă invitația de activare a contului. Faceți clic pe săgeata sus-jos pentru a sorta coloana în funcție de dată.

• Invitat de: numele persoanei (membru al echipei sau client) care a invitat persoana.

Dacă a fost trimisă o invitație, dar utilizatorul nu a acceptat-o încă, puteți retrimite invitația: bifați casetele de selectare din stânga utilizatorilor, apoi faceți clicpe Retrimiteți pentru a selecta.

De asemenea, puteți utiliza fila Activare în așteptare pentru a găsi clienții pentru care a fost bifată casetaConectare, dar invitațiile nu au fost trimise. Sortați lista după coloanaInvitație trimisăși selectați conturile pentru care coloana este goală, apoi faceți clicpe Retrimite către selectate.

De asemenea, puteți anula invitațiile dacă nu mai sunt necesare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Anulați invitațiile către persoanele selectate . În acest fel, utilizatorul nu se poate conecta folosind linkul din e-mailul de invitație.

Cum știu când se înregistrează noi clienți pe TaxDome?

Odată ce un client își creează un TaxDome , toți membrii echipei desemnați primesc o notificare în Inbox+ și un e-mail. Faceți clic pe linkul „Go to”pentru a examina profilul noului client.

Notă

Toate înregistrările noilor clienți se vor reflecta pe Flux de activitate pagina.

Clienții mei au acces la portal?

Puteți verifica cu ușurință dacă clientul a fost invitat să utilizeze portalul său navigând la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga. Coloana ID din lista de conturi indică dacă clientul și-a activat contul. 

• Verde înseamnă că contul clientului este Activat. Contul are cel puțin un utilizator care se poate conecta.

• Galben înseamnă că contul clientului este În așteptarea activării. Invitația a fost trimisă, dar clientul nu și-a activat încă contul.

• Gri înseamnă că contul clientului este NeactivatContul există pe TaxDome, dar invitația nu a fost trimisă, iar contul nu are utilizatori care să se poată conecta.

Dacă doriți să verificați dacă un anumit contact are acces la portal, accesați filaInformații din profilul clientului. Clientul nu are acces dacă: 

• Caseta de conectare nu este bifată. 

• Caseta „Autentificare” este bifată, dar activarea este încă în așteptare (invitația a fost trimisă, dar nu a fost acceptată de client).

  

Share

Link copiat