CRM (De bază): Invitarea clienților
Deși invitarea clienților este posibilă în timpul importului, majoritatea firmelor TaxDome preferă să o facă după ce totul este configurat și gata. Aici, aflați care sunt opțiunile dvs. pentru a acorda clienților acces la portal (fie în bloc, fie individual) și pentru a trimite invitații, determinând dacă clienții au deja acces și cum să retrimiteți invitațiile dacă este necesar.
Înainte de a începe
Acordarea accesului la portal clienților este diferită de invitarea acestora la portal. Atunci când acordați clienților dvs. acces prin activarea comutatorului LOGIN contact, puteți decide dacă să trimiteți o invitație prin e-mail. Astfel, acest lucru poate fi făcut în orice moment ulterior.
Odată ce un client primește o invitație prin e-mail la portalul său TaxDome , acesta va trebui să activeze contul. Clientul face clic pe link-ul din e-mail, apoi creează o parolă.
Rețineți următoarele înainte de a vă invita clienții în portalul pentru clienți:
- Invitați întotdeauna mai întâi clientul dvs. de testare pentru a testa personal toate caracteristicile portalului pentru clienți. Aflați mai multe despre conturile de testare.
- Adăugarea accesului la portal în bloc va aplica aceleași setări tuturor contactelor legate de conturile selectate. De exemplu, dacă un cont are două contacte și acordați acces la portal în bloc, ambele vor primi invitații.
- Dacă doriți să acordați acces contactelor de cont selectate, faceți acest lucru individual prin profilul clientului.
Adăugați acces la portal
Puteți adăuga acces la portalul pentru clienți și vă puteți invita clienții în masă sau individual pentru anumiți clienți:
În bloc pentru toate contactele
Pentru a adăuga acces la portalul clienților în bloc, accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga și urmați acești pași:
1. Filtrați lista de conturi făcând clic pe Filtru, selectați Ultima conectare, apoi Offline. Veți vedea numai clienții fără acces la portal.
2. Alegeți clienții, faceți clic pe Mai multe acțiuni, apoi selectați Editare autentificare, notificare, sincronizare e-mail.
3. Selectați Enable for all contacts (Activare pentru toate contactele ) din lista derulantă din dreapta rubricii Login (Conectare ) pentru a activa accesul la portal. Selectați celelalte comutatoare de contact, dacă este necesar. Aflați mai multe despre toggle-urile de contact.
4. Selectați caseta de selectare Trimitere invitații.
5. Adăugați un mesaj pentru e-mailul de invitație ( opțional).
6. Faceți clic pe Salvare pentru a vă invita clienții în masă. Invitațiile vor fi trimise tuturor contactelor din conturile selectate.
Individual pentru contactele selectate
Uneori, nu este necesar să activați accesul la portal pentru toți utilizatorii conturilor; în acest fel, puteți face acest lucru direct din profilul clientului pentru contactele selectate. Pentru a face acest lucru:
1. Navigați la fila Info din profilul clientului (disponibilă după ce ați creat un cont).
2. Dacă ați asociat deja contul cu una sau mai multe persoane de contact, le veți vedea în secțiunea Contacte . Activați comutatorul LOGIN din dreptul fiecărui contact căruia doriți să îi acordați acces la portal.
3. Pentru a adăuga un mesaj personalizat la invitație, tastați în câmpul Personalized message (Mesaj personalizat ) din fereastra pop-up, apoi faceți clic pe Send (Trimitere).
Notă! Dacă o persoană de contact este legată de mai multe conturi, va trebui să oferiți acces la portal pentru fiecare dintre aceste conturi în parte. Acesta va putea apoi să treacă de la un cont la altul după ce se conectează.
Trimiteți invitații utilizatorilor în așteptarea activării
Utilizatorul este considerat în așteptarea activării dacă:
- Comutatorul LOGIN a fost activat, dar notificarea nu a fost trimisă
- dacă notificarea a fost trimisă, dar utilizatorul nu s-a logat încă
Puteți verifica întotdeauna dacă utilizatorul este în așteptarea activării în fila Info din profilul clientului. Faceți clic pe pictograma cu trei puncte din extrema dreaptă a e-mailului utilizatorului, apoi faceți clic pe Trimite invitație pentru a trimite/respinge e-mailul.
O altă modalitate de a defini utilizatorii care nu și-au activat încă conturile este să mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi să selectați fila Activare în așteptare.
Aici, veți vedea, de asemenea,...
- EMAIL: adresa de e-mail a persoanei care nu și-a activat încă contul. Un semn de exclamare roșu în dreptul ei înseamnă că adresa nu este validă.
- ACCOUNT(S): numele contului. În cazul în care un utilizator are mai multe conturi, acestea sunt afișate toate.
- INVITE SENT: data la care a fost trimisă invitația de activare a contului. Faceți clic pe săgeata sus-jos pentru a sorta coloana în funcție de dată.
- INVITAT DE: numele persoanei (membru al echipei sau client) care a invitat persoana.
Dacă a fost trimisă o invitație, dar utilizatorul nu a acceptat-o încă, puteți retrimite o invitație: selectați casetele de selectare din stânga utilizatorilor, apoi faceți clic pe Resend to select. De asemenea, puteți utiliza fila Pending Activation (Activare în așteptare) pentru a găsi clienții pentru care comutatorul Login a fost activat, dar invitațiile nu au fost trimise. Sortați lista după coloana Invite sent (Invitație trimisă ) și selectați conturile pentru care coloana este goală, apoi faceți clic pe Resend to selected (Trimite din nou la selectat).
De asemenea, puteți anula invitațiile dacă acestea nu mai sunt necesare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Anulare invitații la selectat. În acest fel, utilizatorul nu se poate conecta folosind link-ul din e-mailul de invitație.
Clienții mei au acces la portal?
Puteți verifica cu ușurință dacă clientul a fost invitat să își utilizeze portalul navigând la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga. Coloana ID din lista dvs. de conturi indică dacă clientul și-a activat contul.
- Verde înseamnă că contul clientului este activ, adică are cel puțin un utilizator care se poate conecta. Conturile în curs de activare apar, de asemenea, active.
- Bej înseamnă că contul clientului este offline. Acesta există pe TaxDome , dar nu are utilizatori care să se poată conecta (nu au fost trimise încă invitații).
Dacă doriți să verificați dacă un anumit contact are acces la portal, accesați fila Info din profilul clientului. Clientul nu are acces dacă:
- Comutatorul LOGIN este dezactivat
- Comutatorul LOGIN este activat, dar este încă în așteptarea activării (invitația a fost trimisă, dar nu a fost acceptată de client)
