CRM (De bază): Comutatoare de contact (conectare, notificare, sincronizare e-mail)

TaxDome oferă flexibilitate în CRM, în același mod în care sunt configurați clienții dvs. în lumea reală. Fiecare cont poate fi legat de mai multe contacte și fiecare contact poate avea mai multe e-mailuri. Atunci când creați un cont sau importați clienți, puteți configura permisiunile și notificările. În plus, puteți actualiza permisiunile în bloc în orice moment în viitor. Acest articol va prezenta modul de configurare a accesului și a notificărilor pentru e-mailul fiecărui contact în cadrul fiecărui cont.

Explicația comutatoarelor de contact

Comutatoarele de contact modifică setările de bază pentru interacțiunile cu clienții:

• Login definește dacă clientul are acces la portal.
• Notify definește dacă clientul va primi notificări de sistem și care sunt acestea.
• Email sync definește dacă veți primi e-mailuri de la clienții din TaxDome. 

Fiecare cont de client poate fi legat de mai multe contacte, dar puteți configura comutatoare de contact pentru fiecare contact legat separat. Acest lucru vă permite să oferiți acces la portal și alte setări unui anumit contact legat de contul de client fără a le oferi celorlalte contacte. Comutatoarele de contact sunt întotdeauna legate de e-mailul contactului, astfel încât, dacă contactul dvs. are două sau mai multe e-mailuri, puteți selecta setări diferite pentru fiecare.

Puteți accesa comutatoarele de contact:

• în fila Info a unui cont de client  
• la crearea unui nou cont de client 
• în timpul importului listei de clienți
• în lista de conturi.

Sfat! Puteți să eficientizați gestionarea clienților și să setați comutatoarele de contact în bloc. Aflați mai multe în secțiunea de mai jos.

Conectare, explicată: gestionarea accesului la portal

Atunci când este activată opțiunea Login din fila Info a profilului clientului, persoana de contact poate accesa portalul pentru clienți TaxDome . De obicei, atunci când activați comutatorul Conectare , este posibil să doriți să trimiteți invitația clientului. Cu toate acestea, puteți activa conectarea , dar să alegeți să invitați clienții mai târziu. În acest fel, contul va fi activ, dar marcat ca Activare în așteptare.

Vă puteți configura portalul pentru a permite anumite acțiuni - cum ar fivizualizarea, semnarea, încărcarea documentelor, plata facturilor și completarea cererilor clienților - fără a necesita accesul la portal.

• Activați accesul la portal
• Eliminarea accesului la portal

Activați accesul la portal

Aveți posibilitatea să activați Login în fila Info din pagina contului de client pentru a oferi acces la portal persoanei căreia îi aparține această adresă de e-mail.

Ce face acest lucru:

• Utilizatorul primește prin e-mail o invitație la portalul pentru clienți TaxDome .
• Odată ce acceptă invitația, aceștia se pot conecta la portalul pentru clienți.

După ce ați adăugat accesul la portal la adresa de e-mail a unui contact, vi se solicită să trimiteți o invitație prin e-mail către acel utilizator. Când faceți clic pe Send (Trimitere), TaxDome trimite persoanei respective o cerere de activare prin e-mail. Pentru a activa contul, persoana acceptă cererea și creează o parolă. Noul utilizator este apoi conectat automat la cont. Fiecare utilizator are propriile credențiale de conectare la un cont.

Sfat! Dacă doriți să activați Conectarea , dar să trimiteți invitația mai târziu, luați în considerare actualizarea comutatoarelor de contact din lista de conturi.

Eliminarea accesului la portal

Dacă cineva nu mai dorește să aibă acces la un cont, eliminați-l. În fila Informații din profilul contului, dezactivați Conectare în dreapta adresei de e-mail a utilizatorului. Contul va rămâne intact; cu toate acestea, utilizatorul nu va mai putea să îl acceseze.

Notificare, explicată

Comutatorul Notificare din fila Informații din profilul clientului ajută la gestionarea notificărilor de sistem trimise clientului respectiv. Puteți să o dezactivați complet sau să decideți ce tipuri de notificări va primi clientul.  

Sfat! Puteți primi copii ale tuturor e-mailurilor TaxDome trimise clienților. Iată cum puteți configura primirea notificărilor sistemului pe care TaxDome le trimite clienților.

Selectați ce notificări vor primi clienții

Decideți ce notificări ar trebui să primească utilizatorul făcând clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a adresei de e-mail, apoi selectând Notification Preferences (Preferințe de notificare).

Ce înseamnă comutatoarele:

Documente: Încărcare fișiere

• Notificări despre noile documente încărcate de firmă

Documente: Cereri de semnături

• Cereri de documente în curs de semnare
• Memento-uri privind documentele în curs de semnare

Documente: Aprobări

• Cereri de documente în curs de aprobare
• Memento-uri privind documentele în curs de aprobare

Mesaje și sarcini client

• Notificări privind mesajele noi, inclusiv sarcinile clienților
• Notificări despre răspunsurile noi în discuțiile de chat

Propuneri

• Cerere de noi propuneri
• Reamintiri privind propunerile în curs de examinare

Organizatori

• Solicitări de noi organizatori
• Amintiri despre organizatorii în așteptare

Facturi și plăți

• Cereri de noi facturi
• Memento despre facturile în curs de plată
• Confirmări pentru plata facturilor
• Notificări privind restituirile emise

Solicitările clienților

• Cereri pentru cereri de clienți noi
• Memento-uri cu privire la cererile în așteptare

Sincronizarea e-mailului, explicată

Când acest lucru este activat, dvs. și echipa dvs. puteți vedea și răspunde la e-mailurile clientului direct de pe TaxDome. 

Ce face acest lucru:

• Dacă sincronizarea e-mailului este activată, fila E-mail apare în portalul clientului. 
• Toți membrii echipei văd toate e-mailurile primite de la adresa respectivă în Inbox+ secțiunea și în fila Email din profilul contului și să poată răspunde de pe TaxDome.
• Tot istoricul dintre e-mailurile sincronizate și e-mailurile contactului se va completa automat pe TaxDome.
• Dacă opțiunea Salvare automată a atașamentelor este activată, toate e-mailurile viitoare cu atașamente vor salva automat documentele în secțiunea Documente ale clientului din cont.

Sfat! Activați sincronizarea prin e-mail pentru viitorii clienți care nu au încă acces la portal ( autentificarea lor nu a fost încă activată), astfel încât să puteți primi e-mailuri și de la ei.

Actualizarea toggle-urilor de contact în bloc

Actualizarea toggle-urilor de contact în bloc eficientizează gestionarea clienților și economisește timp. În acest fel, puteți modifica setările pentru toate contactele legate de conturile selectate. Pentru a seta comutarea contactelor în bloc, accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga și urmați acești pași:

1. Alegeți clienții selectând casetele de selectare din stânga acestora.

2. Faceți clic pe Mai multe acțiuni și apoi selectați Editare conectare, notificare, sincronizare e-mail.

3. Selectați o acțiune din lista derulantă din dreapta fiecărei setări:

• Nu faceți nimic: setarea nu va fi actualizată.
• Activați pentru toate contactele: Setarea va fi activată pentru toate contactele legate de conturi.
  • Conectare: Activarea autentificării vă permite să selectați caseta de selectare Trimite invitații și să adăugați un mesaj pentru e-mailul de invitație(opțional).
  • Notificare: Activarea Notificare vă permite să activați personalizarea preferințelor de notificare și să selectați tipurile de notificări de sistem pe care le vor primi clienții dvs.(opțional).
• Dezactivați pentru toate contactele: Setarea va fi dezactivată pentru toate contactele legate de conturi.

Odată finalizat, veți primi o notificareInbox+ cu un scurt raport privind rezultatul actualizării în masă și o listă de erori (dacă există).

Clienții mei au acces?

Puteți verifica cu ușurință setările de conectare, notificare și sincronizare prin e-mail ale clienților dvs. Pentru a face acest lucru, mergeți la Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga:

• Autentificare: The ID din lista dvs. de clienți indică dacă cel puțin un contact legat de cont are portal. 
  • Verde înseamnă că contul clientului este activ, adică are cel puțin un utilizator care se poate conecta. Conturile în curs de activare apar, de asemenea, active. 
  • Bej înseamnă că contul clientului este offline. Acesta există pe TaxDome , dar nu are utilizatori care să se poată conecta (nu au fost trimise încă invitații).

• Notificare și sincronizare e-mail: coloanele Notificare și sincronizare e-mail din lista de conturi indică dacă setarea este activată pentru cel puțin un contact legat de contul clientului.

Notă! Personalizați-vă lista de conturi client în cazul în care unele coloane sunt ascunse.

Adăugați mai multe adrese de e-mail

Deoarece un contact este o persoană, este normal ca un contact să aibă mai multe adrese de e-mail (personale, de serviciu etc.). În mod implicit, fiecare contact are un singur câmp de adresă de e-mail, dar puteți crea manual câmpuri suplimentare CRM sau puteți adăuga câmpuri în timp ce creați noi contacte manual sau le importați.

În profilul contului, deschideți fila Info, apoi consultați secțiunea Contacte. Aici, veți vedea toate adresele de e-mail ale contactelor legate de cont. Dacă doriți să adăugați adrese de e-mail care nu sunt listate, fie adăugați un alt contact legat fie adăugați o altă adresă de e-mail la contactul care este deja legat.

Urmați acești pași:

1. Creați câmpuri de e-mail personalizate CRM pentru a stoca adresele de e-mail suplimentare.
2. Actualizați contactul existent pentru a include o adresă de e-mail suplimentară.
3. Activați comutatoarele Conectare, Notificare și/sau Sincronizare prin e-mail pentru adresa de e-mail, dacă este necesar (consultați mai multe detalii despre comutatoare mai jos).

Notificări și e-mailuri pentru clienții în curs de activare

Dacă ați activat comutatoarele de contact pentru un contact legat de un cont, dar acesta nu și-a activat încă contul, va primi în continuare notificări prin e-mail și prin sistem de la TaxDome :

• Toate e-mailurile obișnuite pe care le trimiteți de pe TaxDome vor ajunge la destinatar, indiferent dacă contul acestuia este activat sau nu. De asemenea, puteți primi Inbox+ notificări cu privire la noile e-mailuri de la acel contact legat de cont (configurați acest lucru în setările denotificare ).
• Toate notificările sistemului vor fi trimise la adresa de e-mail a persoanei de contact și vor include bannerul de activare a contului în partea de sus a e-mailului până când aceasta își va activa contul.

Puteți retrimite oricând o invitație.

Schimbarea adresei de e-mail pentru un client

Atunci când adresa de e-mail a unui client se schimbă, adăugați noua adresă de e-mail ca și cum ar fi un utilizator suplimentar.

Atenție! Aveți grijă să nu eliminați imediat adresa de e-mail depășită.

În schimb, urmați acești pași:

1. Actualizați contactul clientului pentru a include noua adresă de e-mail în locul celei vechi.

2. Activați comutatorul Conectare și așteptați ca utilizatorul să accepte invitația trimisă la noua adresă de e-mail, astfel încât să nu piardă accesul la contul său. 

3. După ce clientul a acceptat invitația, ștergeți adresa sa de e-mail anterioară din secțiunea E-mailuri nelegate prin dezactivarea conectării .

Notă! Dacă modificați adresa de e-mail înainte ca persoana invitată să facă clic pe link-ul de invitație, aceasta va fi dezactivată din motive de securitate. Un nou e-mail de invitație va fi trimis la adresa de e-mail actualizată.

Modul în care clienții pot comuta între conturi pe portalul pentru clienți

Deoarece un contact poate fi conectat la mai multe conturi, unii dintre clienții dvs. pot avea acces la conturi diferite cu un singur e-mail (de exemplu, la contul de familie și la cel de afaceri). La conectare, aceștia vor vedea în partea de sus a ecranului fereastra pop-up pentru selectarea contului dorit și notificarea cu contul cu care s-au conectat. Notificarea din partea de sus poate fi închisă până la următoarea autentificare făcând clic pe X în extrema dreaptă a acesteia.

Aceștia pot accesa fereastra pop-up oricând mai târziu, făcând clic pe link-ul Switch account (Schimbă contul ) din partea de jos a barei laterale albastre sau din dreapta notificării din partea de sus.