Setări de contact (autentificare, notificare, sincronizare e-mail, semnatar)

TaxDome oferă flexibilitate în CRM , în același mod în care clienții dvs. sunt configurați în lumea reală. Fiecare cont poate fi conectat la mai multe contacte, iar fiecare contact poate avea mai multe adrese de e-mail. Atunci când creați un cont sau importați clienți, puteți configura permisiunile și notificările. În plus, puteți actualiza permisiunile în bloc, oricând în viitor. Acest articol va descrie cum să configurați accesul și notificările pentru adresa de e-mail a fiecărui contact din fiecare cont.

Setări de contact, explicații

Setările de contact controlează permisiunile de bază și notificările pentru interacțiunile cu clienții:

• Autentificareadefinește dacă clientul are acces la portal .

• Notifydefinește dacă clientul va primi notificări de sistem și care anume.

• Sincronizarea e-mailurilordefinește dacă veți primi e-mailuri de la clienți în TaxDome. 

• Semnataruldefinește dacă persoana de contact poate semna propuneri și EL-uri sau facturi recurente .

Fiecare cont de client poate fi asociat cu mai multe contacte, dar puteți configura separat setările de contact pentru fiecare contact asociat. Acest lucru vă permite să oferiți acces la portal și alte setări unui contact specific asociat contului de client, fără a le oferi și celorlalte contacte. Setările de contact sunt întotdeauna asociate cu adresa de e-mail a contactului, astfel încât, dacă contactul dvs. are două sau mai multe adrese de e-mail, puteți selecta setări diferite pentru fiecare dintre ele.

Puteți accesa setările de contact:

• în filaInfo a unui cont client  

• atunci când creați un cont nou pentru un client 

• în timpul importului listei de clienți

• în lista de conturi.

Sfat

Puteți simplifica gestionarea clienților și actualiza setările de contact în bloc. Aflați mai multe în secțiunea de mai jos .

Conectare, explicată: gestionarea accesului la portal

Cândopțiunea „Autentificare” din fila„Informații” a profilului clientului este bifată, persoana de contact poate accesa portalul TaxDome . De obicei, când bifați caseta„Autentificare”, este posibil să doriți să trimiteți invitația clientului. Cu toate acestea, puteți bifaopțiunea „Autentificare”, dar puteți alege să invitați clienții mai târziu. În acest fel, contul va fi activ, dar marcat ca„În așteptare activare”.

Puteți configura portalul pentru a permite anumite acțiuni — cum ar fi vizualizarea, semnarea, încărcarea documentelor, plata facturilor și completarea cererilor clienților — fără a necesita acces la portal.

Activați accesul la portal

Puteți verifica Conectați-vă în filaInformații din pagina contului clientului pentru a acorda acces la portal persoanei căreia îi aparține această adresă de e-mail.

Ce face acest lucru:

• Utilizatorul primește prin e-mail o invitație la portalul pentru clienți TaxDome .
• Odată ce acceptă invitația, aceștia se pot conecta la portalul pentru clienți.

După ce ați adăugat acces la portal la adresa de e-mail a unui contact, vi se solicită să trimiteți o invitație prin e-mail utilizatorului respectiv. Când faceți clic pe Trimitere , TaxDome trimite persoanei respective o cerere de activare prin e-mail. Pentru a activa contul, persoana respectivă acceptă cererea și creează o parolă. Noul utilizator este apoi conectat automat la cont. Fiecare utilizator are propriile credențiale de conectare pentru un cont.

Sfat

Dacă doriți să activați opțiunea de conectare, dar să trimiteți invitația mai târziu, luați în considerare actualizarea setărilor de contact. din lista conturilor .

Eliminarea accesului la portal

Dacă cineva nu mai dorește să aibă acces la un cont, puteți să îl eliminați. În fila Info din profilul contului, debifați caseta Login din dreapta adresei de e-mail a utilizatorului. Contul va rămâne intact, însă utilizatorul nu va mai putea să îl acceseze.

Notificare, explicată

SetareaNotificare din filaInformațiia profilului clientului ajută la gestionarea notificărilor de sistem trimise către clientul specific. De asemenea, aceasta afectează funcția de trimitere a e-mailurilor în bloc - contactele cu opțiunea Notificare dezactivată nu sunt selectate în mod implicit atunci când se trimit e-mailuri în bloc .  

Selectați ce notificări vor primi clienții

Decideți ce notificări ar trebui să primească utilizatorul făcând clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a adresei de e-mail, apoi selectând Preferințe de notificare.

Ce înseamnă comutatoarele:

• Documente: Încărcare fișiere:

  • Notificări despre noile documente încărcate de firmă

• Documente: Cereri de semnătură :

  • Cereri de documente în curs de semnare
  • Memento-uri privind documentele în curs de semnare

• Documente: Aprobări :

  • Cereri de documente în curs de aprobare
  • Memento-uri privind documentele în curs de aprobare

• Mesaje și sarcini client :

  • Notificări despre mesaje noi, inclusiv sarcini ale clienților
  • Notificări despre răspunsurile noi în discuțiile de chat

• Propuneri :

  • Cerere de noi propuneri
  • Reamintiri privind propunerile în curs de examinare

• Organizatori :

  • Solicitări de noi organizatori
  • Amintiri despre organizatorii în așteptare

• Facturi și plăți :

  • Cereri de noi facturi
  • Memento despre facturile în curs de plată
  • Confirmări pentru plata facturilor
  • Notificări privind restituirile emise

• Cereri ale clienților :

  • Cereri pentru cereri de clienți noi
  • Memento-uri cu privire la cererile în așteptare

• Tranzacții:

  • Utilizatorul va primi un e-mail săptămânal de reamintire în fiecare luni la ora 9:00 (în fusul orar al acestuia) cu întrebări fără răspuns referitoare la tranzacții .

Sincronizarea e-mailului, explicată

Când această opțiune este activată, tu și echipa ta puteți vedea și răspunde la e-mailurile clientului direct din TaxDome. 

Ce face acest lucru:

• Dacă sincronizarea e-mailuriloreste activată, fila E-mail apare sub fila Comunicare din contul clientului. 

• Toți membrii echipei pot vedea toate e-mailurile primite de la acea adresă în Inbox+ și în fila Comunicare din profilul contului și pot răspunde din TaxDome.

• Tot istoricul dintre e-mailurile sincronizate și e-mailurile contactului va fi completat automat pe TaxDome .

• Dacă opți unea Salvare automată a atașamentelor este activată, toate e-mailurile viitoare cu atașamente vor salva automat documentele în secțiunea Documente a contului.

Sfat

Verificați Sincronizare e-mail pentru viitorii clienți care nu au încă acces la portal (al lor Autentificare este încă debifată), astfel încât să puteți primi și e-mailuri de la aceștia.

Semnatar, explicat

Semnătura definește dacă persoana de contact are autoritatea de a semna propuneri și EL-uri sau facturi recurente. Când această opțiune este activată, persoanele de contact pot semna propuneri, introduce detalii de plată pentru facturile incluse în propuneri și semna facturi recurente cu detalii de plată.

Această setare este utilă atunci când aveți mai multe contacte asociate unui cont, dar doriți ca numai anumite contacte (cum ar fi titularii principali ai contului) să aibă autoritate de semnare.

Pentru mai multe informații, citiți articolul Gestionarea semnatarilor și a autorității de semnare pentru propuneri .

Actualizați setările de contact în bloc

Actualizarea setărilor de contact în bloc simplifică gestionarea clienților și economisește timp. În acest fel, puteți modifica setările pentru toate contactele legate de conturile selectate. Pentru a actualiza setările de contact în bloc, accesați Clienți > Conturidin bara de meniu din stânga și urmați acești pași:

1. Alegeți clienții bifând casetele de selectare din stânga acestora.

2. Faceți clic pe Mai multe acțiuni, apoi selectați Editați datele de conectare, notificați, sincronizați e-mailul.

3. Selectați o acțiune din meniul derulant din dreapta fiecărei setări:

• Nu faceți nimic: setarea nu va fi actualizată.

• Activare pentru toate contactele: Setarea va fi activată pentru toate contactele conectate la conturi.

• Autentificare: Activarea opțiunii Autentificare vă permite să bifați caseta de selectare Trimite invitații și să adăugați un mesaj pentru e-mailul de invitație (opțional).

• Notificare: Activarea opțiunii Notificare vă permite să activați opțiunea Personalizați preferințele de notificare și să selectați tipurile de notificări de sistem pe care le vor primi clienții dvs. (opțional).

• Dezactivați pentru toate contactele: Setarea va fi dezactivată pentru toate contactele legate de conturi.

Odată finalizată operațiunea, veți primi o Inbox+ cu un raport succint privind rezultatul actualizării în bloc și o listă a erorilor (dacă există).

Clienții mei au acces?

Puteți verifica rapid dacă clienții dvs. au acces la portal și puteți vizualiza setările lor de conectare, notificare și sincronizare a e-mailurilor în secțiunea Clienți > Conturi din meniul din stânga:

• Autentificare: ID din lista de clienți indică dacă cel puțin un contact asociat contului are acces la portal. Stările sunt codificate prin culori, astfel încât să le puteți identifica dintr-o privire în lista de conturi: 

  • Verde înseamnă că contul clientului este Activat. Contul are cel puțin un utilizator care se poate conecta.

  • Galben înseamnă că contul clientului este În așteptarea activării. Invitația a fost trimisă, dar clientul nu și-a activat încă contul.

  • Gri înseamnă că contul clientului este NeactivatContul există pe TaxDome, dar invitația nu a fost trimisă, iar contul nu are utilizatori care să se poată conecta.

• Notificare și sincronizare e-mail:coloanele Notificare și Sincronizare e-mail indică dacă setarea este activată pentru cel puțin un contact asociat contului clientului.

Notă

Dacă nu vedeți aceste coloane, personalizați lista conturilor clienților dvs. pentru a le afișa.

Adăugați mai multe adrese de e-mail

Deoarece un contact este o persoană, este normal ca un contact să aibă mai multe adrese de e-mail (personală, de serviciu etc.). În mod implicit, fiecare contact are un singur câmp pentru adresa de e-mail, dar puteți crea manual CRM suplimentare sau puteți adăuga altele în timp ce creați manual contacte noi sau le importați .

În profilul contului, deschideți fila Informații, apoi verificați secțiunea Contacte. Aici puteți vizualiza toate adresele de e-mail și numerele de telefon ale contactelor asociate contului. Dacă doriți să adăugați adrese de e-mail care nu sunt listate, fie adăugați un alt contact asociat , fie adăugați o altă adresă de e-mail la contactul care este deja asociat.

Urmați acești pași:

• Creați câmpuri personalizate CRM pentru a stoca adresele de e-mail suplimentare.

• Actualizați contactul existent pentru a include o adresă de e-mail suplimentară.

• Activați setările de conectare, notificare și/sau sincronizare e-mail pentru adresa de e-mail, dacă este necesar.

Notificări și e-mailuri pentru clienții în curs de activare

Dacă ați activat setările de contact pentru un contact asociat unui cont, dar acesta nu și-a activat încă contul, va primi în continuare TaxDome și notificări de sistem TaxDome :

• Toate e-mailurile obișnuite pe care le trimiteți din TaxDome ajunge la destinatar, indiferent dacă contul acestuia este activat sau nu. De asemenea, puteți primi Inbox+ despre e-mailurile noi de la contactul asociat contului (configurați această opțiune în Setările de notificare ) .

• Toate notificările de sistem vor fi trimise la adresa de e-mail a persoanei de contact și vor include bannerul de activare a contului în partea de sus a e-mailului până când aceasta activează contul.

Poți oricând să trimiți din nou o invitație .

Schimbarea adresei de e-mail pentru un client

Atunci când adresa de e-mail a unui client se schimbă, adăugați noua adresă de e-mail ca și cum ar fi un utilizator suplimentar.

Notă

Asigurați-vă că nu eliminați imediat adresa de e-mail învechită.

În schimb, urmați acești pași:

1. Actualizați datele de contact ale clientului pentru a include noua adresă de e-mail în locul celei vechi.

2. Bifați caseta Autentificare și așteptați ca utilizatorul să accepte invitația trimisă la noua adresă de e-mail, astfel încât să nu piardă accesul la contul său. 

3. După ce clientul a acceptat invitația, ștergeți adresa sa de e-mail anterioară din secțiunea E-mailuri neconectate dezactivând opțiunea Conectare .

Sfat

Dacă modificați adresa de e-mail înainte ca persoana invitată să dea clic pe linkul de invitație, aceasta va fi dezactivată din motive de securitate. Un nou e-mail de invitație va fi trimis la adresa de e-mail actualizată.

Cum pot clienții să comute între conturi în portalul pentru clienți

Ei pot trece la celălalt cont oricând mai târziu, făcând clic pe sarcinile din celelalte conturi din partea de jos a paginii de pornire sau selectând celălalt cont din partea dreaptă sus a paginii.

Share

Link copiat