Trimiteți propuneri automat și conectați-vă la locuri de muncă

Puteți crea și trimite automat propunerile și scrisorile de angajament. Pentru a face automatizarea să funcționeze, configurați automatizarea Trimitere propunere și activați funcția Mutare automată .

Configurați etapa de trimitere a propunerilor și activați automove

Această modalitate de trimitere a ofertelor funcționează bine atunci când trimiteți aceleași servicii și același preț către mai mulți clienți. Dacă clienții dvs. sunt diferiți, creați oferte personalizate pentru fiecare dintre ei, dar doriți totuși să le aveți în pipeline, treceți la secțiunea următoare .

Punctul de plecare pentru trimiterea propunerilor automate este selectarea unei etape adecvate în flux de lucru dvs. flux de lucru. Urmați acești pași:

• Aveți nevoie de un șablon de ofertă cu termenii care vi se potrivesc. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clicpe Șablon nouatunci când adăugați automatizarea. Când configurați șablonul de ofertă, puteți configura etichete care să fie atribuite automat contului clientului atunci când acesta selectează un anumit pachet de servicii.

• Asigurați-vă că aveți o etapă în fluxul de lucru pentru propuneri noi, apoi adăugați automatizarea Trimitere propunere. Odată ce sarcina intră în această etapă, o nouă propunere este trimisă automat clientului. În același timp, aceasta va fi legată de sarcină .  

• Asigurați-vă că aveți activată opțiunea Mutare automată a sarcinilor pentru etapa respectivă. Odată ce propunerea este semnată în întregime, sarcina este mutată automat la etapa următoare. Dacă propunerea include o factură la acceptare, sarcina se mută automat numai după ce factura este plătită.

  

Notă

Facturile unice incluse în propuneri sunt legate automat de lucrări.

Legătura manuală a propunerii personalizate cu un loc de muncă

Când fiecare dintre propunerile dvs. este diferită, nu puteți utiliza automatizări pentru trimiterea lor. În schimb, puteți avea un șablon general cu termeni și informații despre firmă, personalizat pentru fiecare client (de exemplu, servicii adăugate, facturi create, reduceri aplicate etc.) și apoi trimis manual. Cu toate acestea, puteți trimite propuneri manual în fluxurile dvs. de lucru și vă puteți bucura în continuare de avantajele funcției Automove . 

Propunerile pot fi asociate cu sarcini de către proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea propunerilor . Odată ce o propunere este asociată manual, funcția de mutare automată a sarcinilor funcționează la fel ca în cazul propunerilor trimise și asociate automat. Când clientul semnează propunerea, sarcina trece la etapa următoare. Dacă propunerea include o factură la acceptare, sarcina trece la etapa următoare numai după ce factura este plătită.

Există trei moduri de a lega manual o propunere:

• Dintr-o fișă de job : Deschideți fișa de job, faceți clic pe Link în secțiunea Linked , selectați Propuneri și EL-uri , apoi alegeți propunerile. Sau, faceți clic pe New în secțiunea Linked , selectați Propunere / EL și creați o nouă propunere legată de job.

• Din ecranul de creare/editare a propunerii: În pasul General al creării propunerii, alegeți un client, apoi faceți clic pe Adăugare job în partea de jos a paginii. După finalizare, veți vedea joburile selectate în secțiunea Joburi conectate, împreună cu titlul jobului și fluxul de lucru din care face parte.

• Din pagina Propuneri și EL-uri/fila contului clientului: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a propunerii trimise, selectați Legătură către job , apoi alegeți joburi din listă.

Indiferent de opțiunea utilizată, puteți lega oricâte propuneri la un job este necesar. Facturile unice incluse în propuneri vor fi, de asemenea, legate automat la job. După conectare, membrii echipei dvs. pot accesa acum cu ușurință documentele de care au nevoie în secțiunea Legate → Propuneri și EL-uri din partea dreaptă a fișei de job. 

Notă

Dacă propunerea nu este semnată și mutați manual sarcina într-o altă etapă, vi se va solicita să decideți ce să faceți cu propunerea în așteptare (pentru mai multe detalii, citiți despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor ).

Când se realizează autotransferul lucrărilor mele cu propuneri legate?

Automatizarea lucrărilor cu propuneri legate depinde de faptul dacă acestea au facturi legate, dacă facturile sunt unice sau recurente și ce tip de plată este utilizat. Iată ce se întâmplă în fiecare caz:

• Propunere fără facturi. După ce toți semnatarii semnează propunerea, sarcina este mutată automat.

• Propunere cu cerere de depozit. Depozitul se plătește la semnarea propunerii. După ce toți semnatarii semnează propunerea, lucrarea este mutată automat.

• Ofertă cu factură la acceptare. Factura este creată împreună cu oferta și este asociată automat cu comanda. Comanda se mută automat după achitarea facturii.

• Propunere cu factură programată (la o dată specifică). Factura este trimisă la data specificată. Comanda se mută automat când clientul semnează propunerea. Dacă data programată pentru factură a trecut deja la momentul semnării, factura este tratată ca o factură obișnuită înregistrată, iar comanda se mută automat numai după ce este plătită.

• O propunere cu facturi recurente cu plată automată și fonduri suficiente ale clientului. La semnarea propunerii, se desfășoară următoarele procese paralele:

  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • Plata se încarcă automat și cu succes.

• Propunere cu facturi recurente cu plăți automate, dar plata nu a fost efectuată. La semnarea propunerii, se desfășoară următoarele procese paralele:

  • Lucrul este automatizat. 
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • Plata NU este debitată automat din diverse motive. TaxDome încerca să reîncarce după 1, 4, 24 și 48 de ore. Dacă aceste încercări eșuează și nu se adaugă nicio plată manuală, factura devine restantă în funcție de setările configurate .

• Propunere cu facturi recurente cu plăți manuale. La semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:

  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual la lucrare, dacă este necesar. 

Vizualizați propunerile create prin automatizare

Urmăriți care propuneri au fost create automat și care sarcini le-au generat utilizând coloana Sursă propunere. Această coloană apare atât în secțiunea generală Propuneri și EL, cât și în secțiunea Propuneri și EL a fiecărui cont. Coloana afișează:

• Pentru propunerile create automat: un link către jobul asociat

• Pentru propunerile create manual: un câmp gol

Acest lucru vă ajută să identificați rapid propunerile generate de automatizare și să înțelegeți flux de lucru .

Share

Link copiat