Send proposals automatically & link to jobs

You can have your proposals and engagement letters created and sent automatically. Jobs will move on their own right to the next stage of the pipeline once the client signs a proposal and pays the attached one-time invoice (if any). To make automation magic happen, set up the Send proposal automation and turn on the Automove feature.

Configurați etapa de trimitere a propunerilor și activați automove

This way of sending proposals works well when you send them for the same services and the same price to many customers. If your clients are different, you create custom proposals for each of them but still want to have them inside the pipeline, please jump to the next section .

The launch point for sending automated proposals is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

• You need a proposal template with the terms that work for you. If you don’t have one, you can create it by clicking New template when you add the automation.

• Make sure you have a stage in your pipeline for new proposals, then add the Send proposal automation. Once the job enters this stage, a new proposal is automatically sent to the client. At the same time, it will be linked to the job . 

• Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. This way, once the proposal is fully signed and the attached one-time invoice is paid (if any), the job is automatically moved to the next stage.

  

Notă

Facturile unice incluse în propuneri sunt legate automat de lucrări.

Legătura manuală a propunerii personalizate cu un loc de muncă

Când fiecare dintre propunerile dvs. este diferită, nu puteți utiliza automatizări pentru trimiterea lor. În schimb, puteți avea un șablon general cu termeni și informații despre firmă, personalizat pentru fiecare client (de exemplu, servicii adăugate, facturi create, reduceri aplicate etc.) și apoi trimis manual. Cu toate acestea, puteți trimite propuneri manual în fluxurile dvs. de lucru și vă puteți bucura în continuare de avantajele funcției Automove . 

Proposals can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage proposals . Once the proposal is manually linked, the automove jobs feature works the same for proposals sent and linked automatically: when the client signs and pays the attached one-time invoice (if any), the job is moved to the next stage.

Există trei moduri de a lega manual o propunere:

• Dintr-o fișă de job : Deschideți fișa de job, faceți clic pe Link în secțiunea Linked , selectați Propuneri și EL-uri , apoi alegeți propunerile. Sau, faceți clic pe New în secțiunea Linked , selectați Propunere / EL și creați o nouă propunere legată de job.

• Din ecranul de creare/editare a propunerii: În pasul General al creării propunerii, alegeți un client, apoi faceți clic pe Adăugare job în partea de jos a paginii. După finalizare, veți vedea joburile selectate în secțiunea Joburi conectate, împreună cu titlul jobului și fluxul de lucru din care face parte.

• Din pagina Propuneri și EL-uri/fila contului clientului: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a propunerii trimise, selectați Legătură către job , apoi alegeți joburi din listă.

  Indiferent de opțiunea utilizată, puteți lega oricâte propuneri la un job este necesar. Facturile unice incluse în propuneri vor fi, de asemenea, legate automat la job. După conectare, membrii echipei dvs. pot accesa acum cu ușurință documentele de care au nevoie în secțiunea Legate → Propuneri și EL-uri din partea dreaptă a fișei de job. 

  

Notă

If the proposal is not signed and you manually move the job to another stage, you’ll be prompted to decide what to do about the pending proposal (for more details, read about handling unfinished elements when moving jobs ).

Când se realizează autotransferul lucrărilor mele cu propuneri legate?

Automatizarea lucrărilor cu propuneri legate depinde de faptul dacă acestea au facturi legate, dacă facturile sunt unice sau recurente și ce tip de plată este utilizat. Iată ce se întâmplă în fiecare caz:

• Proposal without invoices. After all signatories sign the proposal, the job is automoved.

• Propunere cu facturi unice, indiferent de tipul de plată. La semnarea propunerii, se întâmplă următoarele:

• O factură este emisă și asociată automat cu lucrarea.

• Atunci când factura este plătită, lucrarea este transferată automat.

• Dacă desfaceți manual legătura cu factura, lucrarea este transferată automat.

• Dacă dezlegați propunerea, factura va fi, de asemenea, dezlegată.

• O propunere cu facturi recurente cu plată automată și fonduri suficiente din partea clientului. După semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:

  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • Plata se încarcă automat și cu succes.

• Propunere cu facturi recurente cu plăți automate, dar plata nu a fost procesată. După semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:

  • Lucrul este automatizat. 
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • The payment is NOT charged automatically for various reasons. TaxDome will attempt recharging after 1, 4, 24, and 48 hours. If these attempts fail and no manual payment is added, the invoice becomes overdue based on your configured settings .

• Propunere cu facturi recurente cu plăți manuale. La semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:

  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual la lucrare, dacă este necesar. 

Share

Link copiat