Automove (de bază): Cum să trimiteți propuneri și să le asociați cu locuri de muncă

Pentru mai multe videoclipuri utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru
pentru a vizualiza și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Propunerile și scrisorile de angajament pot fi create și trimise automat. Lucrările vor trece de la sine la următoarea etapă a procesului, odată ce clientul semnează o propunere. Pentru a face ca magia automatizării să se întâmple, configurați automatizarea Trimitere propunere și activați opțiunea Automove caracteristică.

Acoperit aici:

• Configurarea etapei de trimitere a propunerilor și activarea sistemului automove
• Conectarea manuală a unei propuneri personalizate la un post de lucru
• Când se realizează autotransferul lucrărilor mele cu propuneri legate?

Configurarea etapei de trimitere a propunerilor și activarea sistemului automove

Acest mod de a trimite propuneri funcționează bine atunci când le trimiteți pentru aceleași servicii și la același preț la mai mulți clienți. Dacă clienții dvs. sunt diferiți, creați propuneri personalizate pentru fiecare dintre ei, dar doriți totuși să le aveți în interiorul pipeline-ului, vă rugăm să treceți la secțiunea următoare.

Punctul de lansare pentru trimiterea de propuneri automate este selectarea unei etape adecvate în fluxul de lucru. Urmați acești pași:

1. Aveți nevoie de un șablon de propunere cu termenii care să vă convină. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic pe Șablon nou atunci când adăugați automatizarea.
2. Asigurați-vă că aveți un stadiu în pipeline pentru noile propuneri, apoi adăugați automatizarea Trimitere propunere. Odată ce lucrarea intră în această etapă, o nouă propunere este trimisă automat clientului. În același timp, aceasta va fi legată de lucrare. 
3. Asigurați-vă că aveți Automove jobs pentru etapa respectivă este activată. În acest fel, odată ce propunerea este semnată în totalitate, lucrarea este mutată automat în etapa următoare.
   

Notă! Facturile emise împreună cu propunerile nu sunt legate automat de lucrări.

Legătura manuală a propunerii personalizate cu un loc de muncă 

Când fiecare dintre propunerile dumneavoastră este diferită, nu puteți utiliza automatizări pentru a le trimite. În schimb, puteți avea un șablon general cu termeni și informații despre firmă, care este personalizat pentru fiecare client (de exemplu, servicii adăugate, facturi create, reduceri aplicate etc.) și apoi trimis manual. 

Cu toate acestea, puteți trimite propuneri manual în cadrul proiectelor dvs. și să vă bucurați în continuare de avantajele funcției Automove . 

Vedeți exemplul video de mai jos, apoi citiți cum vă puteți lega manual propunerea:

Propunerile pot fi legate de locuri de muncă de către un proprietar de firmă, un administrator sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru a gestiona propunerile. Odată ce propunerea este legată manual, caracteristica "automove jobs" funcționează la fel ca în cazul propunerilor care sunt trimise și legate automat: atunci când clientul semnează, lucrarea este mutată în etapa următoare.

Există trei moduri de a lega manual o propunere:

• Din ecranul de creare/editare a propunerii: În etapa Generală a creării propunerii, alegeți un client, apoi faceți clic pe + Adăugați o lucrare în partea de jos a paginii. După ce ați făcut acest lucru, veți vedea lucrările selectate în secțiunea Linked jobs (Lucrări legate ), împreună cu titlul lucrării și conducta din care face parte.
• De pe pagina Propuneri și ELs/ fila Cont client: Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a propunerii trimise, selectați Link to job (Legătură cu lucrarea), apoi alegeți lucrările din listă.
• De la o conductă: Asigurați-vă că lucrarea se află în etapa corectă, faceți clic pe caseta de lucru, faceți clic pe + Link (Legătură ) în partea dreaptă sus, selectați Propuneri și EL, apoi alegeți propunerile de legat. În mod implicit, sunt afișate numai propunerile în așteptare. Pentru a vedea toate propunerile, faceți clic pe butonul Filter (Filtru) , selectați All (Toate), apoi faceți clic pe butonul Apply (Aplicație ).

Indiferent de opțiunea utilizată, puteți:

• Conectați orice propunere trimisă anterior utilizatorilor contului.
• Conectați la un loc de muncă atâtea propuneri câte propuneri sunt necesare.

Notă! Dacă propunerea nu este semnată și mutați manual lucrarea într-o altă etapă, vi se va cere să decideți ce să faceți cu propunerea în așteptare (pentru mai multe detalii, citiți despre gestionarea elementelor neterminate la mutarea lucrărilor).

Când se realizează autotransferul lucrărilor mele cu propuneri legate?

În timp ce propunerile au opțiunea de a include facturi, singurul declanșator pentru a automatiza transferul de lucrări cu propuneri prin canalele dumneavoastră este finalizarea procesului de semnare. Iată ce se întâmplă în fiecare caz:

• Propunere fără facturi. După ce propunerea este semnată de către toți semnatarii, lucrarea este automatizată.
• O propunere cu plăți automate și fonduri suficiente pentru clienți. După semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:
  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • Plata se încarcă automat și cu succes.
• Propunere cu plăți automate, dar plata nu a fost efectuată. După semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:
  • Lucrul este automatizat. 
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. 
  • Plata NU se încarcă automat din diverse motive. TaxDome va încerca să reîncarce după 1, 4, 24 și 48 de ore. Dacă aceste încercări eșuează și nu se adaugă nicio plată manuală, factura devine scadentă în funcție de setările configurate de dvs.
• Propunere cu plăți manuale. După semnarea propunerii, se desfășoară două procese paralele:
  • Lucrul este automatizat.
  • Se emite o factură, pe care o puteți lega manual de lucrare, dacă este necesar. Dacă aceste încercări eșuează și nu se adaugă nicio plată manuală, factura devine scadentă în funcție de setările configurate de dvs.