Planificarea bugetului de timp pentru locuri de muncă

Evaluarea timpului alocat pentru o lucrare în raport cu timpul efectiv petrecut este esențială pentru menținerea eficienței și rentabilității, în special în cazul firmelor mari. Acest articol vă va ghida prin caracteristicile TaxDome concepute pentru a vă ajuta să planificați și să gestionați cu exactitate bugetul de timp pentru lucrări.

Planificarea bugetului de timp pentru lucrări, explicată

Unele lucrări necesită mai mult timp și efort; acestea pot necesita atenția mai multor membri calificați ai echipei. Dacă utilizați urmărirea timpului sau doriți să începeți să o utilizați, TaxDome vă permite să vă planificați și să vă analizați bugetul de timp pentru lucrări utilizând următoarele concepte:

• Buget de timp: Timpul alocat pentru o anumită activitate. Dacă sunteți proprietarul firmei, puteți restricționa accesul și modificarea acestuia de către alți membri ai echipei.

• Timp urmărit: Toate intrările de timp legate de lucrare însumate.

• Abatere de timp: Diferența dintre bugetul de timp și timpul urmărit. 

• Bugetul de timp cheltuit: Cantitatea de timp urmărit raportat la bugetul de timp (în %).

De exemplu, dacă bugetul de timp este de 2 ore și timpul urmărit este de 1 oră, variația de timp va fi de 1 oră, iar timpul cheltuit din buget va fi de 50%.

În general, întregul proces de planificare a bugetului de timp pentru lucrări este următorul:

1. Când jobul este creat, persoana responsabilă stabilește bugetul de timp pentru acesta (acest lucru se poate face în prealabil folosind șabloane de joburi)

2. Membrii echipei înregistrează timpul în timp ce lucrează la sarcinile atribuite. Intrările de timp pentru un singur job sunt însumate automat.

3. Odată ce lucrarea este finalizată, persoana responsabilă poate vedea și analiza diferența dintre timpul planificat și timpul petrecut. 

În TaxDome, puteți utiliza această caracteristică pentru:

• Faceți vizibil bugetul estimat și utilizați-l pentru a distribui sarcinile între membrii echipei. De exemplu, este posibil să doriți să atribuiți o sarcină mai importantă și care necesită mai mult timp unui membru al echipei cu mai multă experiență și să dați înapoi. 
• Decideți cui să atribuiți un job, luând în considerare volumul de muncă actual al fiecărui membru al echipei, exprimat în orele din bugetul jobului sau în varianța de timp.
• Analizați modul în care membrii echipei dvs. au performat într-o perioadă anterioară și dacă cineva a fost supraîncărcat.

Un alt instrument pentru analizarea volumului de muncă și planificarea capacității echipei este stabilirea capacității săptămânale pentru fiecare membru al echipei și compararea acesteia cu timpul efectiv petrecut. Aflați mai multe aici .

Înainte de a începe

Înainte de a începe să planificați bugetul pentru timpul de lucru, trebuie să luați în considerare următoarele:

• Asigurați-vă că toți membrii echipei utilizează înregistrările de timp în timp ce lucrează la proiecte: dacă angajații dvs. nu înregistrează timpul petrecut lucrând la proiecte, puteți doar să setați bugetul de timp în ore, dar nu puteți analiza timpul real petrecut sau crea rapoarte. Lucrul cu bugetul de timp este cel mai eficient dacă toți membrii echipei înregistrează timpul direct din fișa de proiect . Sau pot lega manual înregistrările de timp de proiecte.

  

• Configurați drepturile de acces: În mod implicit, numai proprietarul firmei și administratorii pot gestiona bugetul de timp . Cu toate acestea, dacă doriți ca membrii echipei dvs. să fie responsabili pentru bugetul de timp atunci când creează sarcini sau să poată compara timpul alocat cu timpul pe care l-au petrecut deja, puteți activa pentru ei dreptul de acces Gestionare buget de timp. Pentru a le acorda acces la tabloul de bord Variație de timp din Raportare, activați și opțiunea Vizualizare raportare pentru ei.

  

Stabiliți un buget de timp pentru lucrări

Stabilirea unui buget de timp este esențială pentru echipa de planificare, deoarece aveți nevoie de aceste date pentru a le compara și analiza. Dacă, după analiză, înțelegeți că variația de timp este de obicei mare, puteți modifica bugetul de timp pentru viitoarele proiecte. 

Un buget de timp poate fi stabilit în orice moment în unul dintre următoarele moduri:

• Din fișa de job : Deschideți fișa de job și completați câmpul Buget de timp în ore și minute.

  

• Din lista de sarcini: Accesați flux de lucru Sarcini și editați valoarea coloanei Buget de timp direct în tabel. Dacă nu vedeți coloana, verificați dacă este ascunsă .

  

• Din șablonul de job. Este o idee bună să setați bugetul de timp chiar în șablonul de job pentru joburile comune și cele create în conformitate cu programul. În acest fel, acesta va fi completat automat pentru toate joburile noi create cu acest șablon.

  

Analizați variația timpului

Odată ce bugetul de timp al lucrării a fost stabilit și intrările de timp au fost legate, este timpul să analizăm variația timpului. Există diferite modalități de a face acest lucru:

• În fișa postului (pentru un post)

• În lista de locuri de muncă (pentru locuri de muncă multiple)

• În curs de elaborare (pentru locurile de muncă care sunt în curs de elaborare)

• În tabloul de bord al variației în timp ( pentru mai multe sarcini pe o perioadă de timp)

Variația de timp afișată în fișa postului

Puteți vedea întotdeauna variația timpului chiar în fișa postului, în secțiunea Înregistrări de timp.

Variația de timp afișată în lista de lucrări

Puteți vedea variația timpului pentru mai multe lucrări în lista de lucrări, care poate fi accesată accesând flux de lucru > Lucrări din meniul din bara laterală din stânga. Aici, aveți coloane care arată bugetul de timp, timpul urmărit, variația de timp și bugetul de timp petrecut și filtre de potrivire. Aceasta este cea mai bună modalitate de a analiza variația timpului din mers, atunci când doriți să verificați cui să atribuiți un nou job sau să identificați joburile active care au ieșit din buget și să luați măsuri dacă este necesar.

De exemplu, dacă doriți să găsiți toate sarcinile active în care timpul urmărit depășește semnificativ bugetul de timpși să înțelegeți care este motivul, filtrați sarcinile după„Timpul bugetat utilizat > 100”. 

Variația de timp afișată în conductă

O altă modalitate de a vedea variația de timp este afișarea datelor privind bugetul de timp pe fișele de lucru din pipeline. Acest lucru ar putea fi util pentru identificarea problemelor în timp ce echipa lucrează la sarcini. Această funcție poate fi activată în setările pipeline-ului pentru fiecare pipeline în parte.

Variația timpului pe tabloul de bord al capacității

Tabloul de bord predefinit pentru variația de timp este un instrument excelent pentru analizarea variației de timp într-o perioadă trecută. Veți putea vedea cine a fost supraîncărcat sau cine și-a asumat mai multe sau mai puține responsabilități decât ceilalți. Pentru a vizualiza tabloul de bord, accesați Raportare > Tablouri de bord și selectați Variația de timp.

Share

Link copiat