Gestionați echipa (avansat): Planificați capacitatea echipei

Evaluarea timpului alocat pentru o lucrare în raport cu timpul efectiv petrecut este esențială pentru menținerea eficienței și profitabilității, în special în firmele mari. Acest articol vă va ghida prin caracteristicile TaxDome concepute pentru a vă ajuta să planificați și să gestionați cu exactitate capacitatea echipei dvs.

Planificarea capacității echipei, explicată

Unele sarcini necesită mai mult timp și efort; acestea pot necesita atenția mai multor membri calificați ai echipei. Dacă utilizați urmărirea timpului sau doriți să începeți să o utilizați, TaxDome vă permite să planificați și să analizați capacitatea echipei utilizând următoarele concepte:

• Buget de timp: Timpul alocat pentru o anumită activitate. Dacă sunteți proprietarul firmei, puteți restricționa accesul și modificarea acestuia de către alți membri ai echipei.
• Timp urmărit: Toate intrările de timp legate de lucrare însumate.
• Abatere de timp: Diferența dintre bugetul de timp și timpul urmărit. 
• Bugetul de timp cheltuit: Cantitatea de timp urmărit raportat la bugetul de timp (în %).

De exemplu, dacă bugetul de timp este de 2 ore, iar timpul urmărit este de 1 oră, abaterea de timp va fi de 1 oră, iar timpul bugetar petrecut va fi de 50%.

În general, întregul proces de planificare a capacității echipei este următorul:

1. La crearea sarcinii, persoana responsabilă stabilește bugetul de timp pentru aceasta (acest lucru poate fi făcut în prealabil prin utilizarea modelelor de sarcini)

2. Membrii echipei monitorizează timpul în timp ce lucrează la sarcinile care le sunt atribuite. Înregistrările de timp pentru o lucrare sunt însumate automat.

3. Odată ce lucrarea este finalizată, persoana responsabilă poate vedea și analiza diferența dintre timpul planificat și timpul petrecut. 

În TaxDome, puteți utiliza această caracteristică pentru:

• Faceți vizibil bugetul estimat și utilizați-l pentru a distribui sarcinile între membrii echipei. De exemplu, este posibil să doriți să atribuiți o sarcină mai importantă și care necesită mai mult timp unui membru al echipei cu mai multă experiență și să dați înapoi. 
• Decideți cui să atribuiți o sarcină, luând în considerare volumul de muncă actual al fiecărui membru al echipei, exprimat în orele din bugetul sarcinii sau în variația de timp.
• Analizați modul în care membrii echipei dvs. au performat într-o perioadă anterioară și dacă cineva a fost supraîncărcat.

Înainte de a începe

Înainte de a începe planificarea capacității echipei, trebuie să luați în considerare următoarele:

• Asigurați-vă că toți membrii echipei utilizează înregistrări de timp în timp ce lucrează la sarcini: dacă angajații dvs. nu înregistrează timpul în timp ce lucrează la sarcini, puteți doar să stabiliți bugetul de timp în ore, dar nu puteți analiza timpul efectiv petrecut sau să elaborați rapoarte. Planificarea capacității este mai eficientă dacă toți membrii echipei urmăresc timpul direct din fișa postului. Sau, pot lega manual intrările de timp la sarcini.

• Configurați drepturile de acces: În mod implicit, numai proprietarul firmei și administratorii pot gestiona bugetul de timp. Cu toate acestea, dacă doriți ca membrii echipei dvs. să fie responsabili de bugetul de timp atunci când creează lucrări sau să poată compara timpul alocat cu timpul pe care l-au petrecut deja, puteți activa un drept de acces Gestionare buget de timp pentru aceștia. Pentru a le oferi acces la tabloul de bord de planificare a capacității din Raportare, activați dreptul Vizualizare raportare și pentru ei.

Stabiliți un buget de timp pentru lucrări

Stabilirea unui buget de timp este un pas esențial în capacitatea echipei de planificare, deoarece aveți nevoie de aceste date pentru a compara și analiza. Dacă, după analiză, înțelegeți că abaterea de timp este de obicei mare, puteți modifica bugetul de timp pentru lucrările viitoare. 

Un buget de timp poate fi stabilit în orice moment în unul dintre următoarele moduri:

• Din fișa postului: Deschideți fișa postului și completați câmpul Buget de timp în ore și minute.

• Din lista de lucrări: Accesați Flux de lucru > Lucrări și editați valoarea coloanei Buget de timp chiar în tabel. Dacă nu vedeți coloana, verificați dacă este ascunsă.

• Din șablonul postului. Este o idee bună să setați bugetul de timp chiar în șablonul lucrării pentru lucrările comune și cele create în conformitate cu programul. În acest fel, acesta va fi completat automat pentru toate lucrările noi create cu acest șablon.

Analizați variația timpului

Odată ce bugetul de timp al lucrării a fost stabilit și intrările de timp au fost legate, este timpul să analizăm variația timpului. Există diferite modalități de a face acest lucru:

• În fișa postului (pentru un post)
• În lista de locuri de muncă (pentru locuri de muncă multiple)
• În curs de elaborare (pentru locurile de muncă care sunt în curs de elaborare)
• În tabloul de bord pentru planificarea capacității (pentru mai multe lucrări pe o perioadă de timp)

Variația de timp afișată în fișa postului

Puteți vedea întotdeauna variația timpului chiar în fișa postului, în secțiunea Înregistrări de timp.

Variația de timp afișată în lista de lucrări

Puteți vedea variația timpului pentru mai multe lucrări în lista de lucrări, care poate fi accesată accesând Workflow > Lucrări din meniul din bara laterală din stânga. Aici, aveți coloane care prezintă bugetul de timp, timpul urmărit, abaterea de timp și bugetul de timp petrecut și filtre de potrivire. Aceasta este cea mai bună modalitate de a analiza variația timpului din mers, atunci când doriți să verificați cui să atribuiți o nouă lucrare sau să identificați lucrările active care au depășit bugetul și să luați măsuri dacă este necesar.

De exemplu, dacă doriți să găsiți toate locurile de muncă active în care timpul urmărit depășește semnificativ bugetul de timp și să înțelegeți care este motivul, filtrați locurile de muncă după"Buget de timp petrecut > 100". 

Variația de timp afișată în conductă

O altă modalitate de a vedea variațiile de timp este de a afișa datele privind bugetul de timp pe fișele de sarcini din pipeline. Acest lucru ar putea fi util pentru identificarea problemelor în timp ce echipa lucrează la sarcini. Acest lucru ar putea fi activat în setările pentru fiecare proiect în parte.

Variația timpului pe tabloul de bord al capacității

Tabloul de bord pre-construit pentru planificarea capacității este un instrument excelent pentru analizarea variației timpului pe o perioadă de timp anterioară. Veți putea vedea cine a fost supraîncărcat sau cine și-a asumat mai multe sau mai puține responsabilități decât ceilalți. Pentru a vedea tabloul de bord, mergeți la Raportare > Tablouri de bord și selectați Planificarea capacității.