Planificarea bugetului de timp pentru locuri de muncă

Evaluarea timpului alocat pentru o lucrare în raport cu timpul efectiv petrecut este esențială pentru menținerea eficienței și rentabilității, în special în cazul firmelor mari. Acest articol vă va ghida prin caracteristicile TaxDome concepute pentru a vă ajuta să planificați și să gestionați cu exactitate bugetul de timp pentru lucrări.

Planificarea bugetului de timp pentru lucrări, explicată

Unele lucrări necesită mai mult timp și efort; acestea pot necesita atenția mai multor membri calificați ai echipei. Dacă utilizați urmărirea timpului sau doriți să începeți să o utilizați, TaxDome vă permite să vă planificați și să vă analizați bugetul de timp pentru lucrări utilizând următoarele concepte:

• Buget de timp: Timpul alocat pentru o anumită activitate. Dacă sunteți proprietarul firmei, puteți restricționa accesul și modificarea acestuia de către alți membri ai echipei.

• Timp urmărit: Toate intrările de timp legate de lucrare însumate.

• Abatere de timp: Diferența dintre bugetul de timp și timpul urmărit. 

• Bugetul de timp cheltuit: Cantitatea de timp urmărit raportat la bugetul de timp (în %).

De exemplu, dacă bugetul de timp este de 2 ore și timpul urmărit este de 1 oră, variația de timp va fi de 1 oră, iar timpul cheltuit din buget va fi de 50%.

În general, întregul proces de planificare a bugetului de timp pentru lucrări este următorul:

1. Când jobul este creat, persoana responsabilă stabilește bugetul de timp pentru acesta (acest lucru se poate face în prealabil folosind șabloane de joburi)

2. Membrii echipei înregistrează timpul în timp ce lucrează la sarcinile atribuite. Intrările de timp pentru un singur job sunt însumate automat.

3. Odată ce lucrarea este finalizată, persoana responsabilă poate vedea și analiza diferența dintre timpul planificat și timpul petrecut. 

În TaxDome, puteți utiliza această caracteristică pentru:

• Faceți vizibil bugetul estimat și utilizați-l pentru a distribui sarcinile între membrii echipei. De exemplu, este posibil să doriți să atribuiți o sarcină mai importantă și care necesită mai mult timp unui membru al echipei cu mai multă experiență și să dați înapoi. 
• Decideți cui să atribuiți un job, luând în considerare volumul de muncă actual al fiecărui membru al echipei, exprimat în orele din bugetul jobului sau în varianța de timp.
• Analizați modul în care membrii echipei dvs. au performat într-o perioadă anterioară și dacă cineva a fost supraîncărcat.

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

Înainte de a începe

Înainte de a începe să planificați bugetul pentru timpul de lucru, trebuie să luați în considerare următoarele:

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

Stabiliți un buget de timp pentru lucrări

Stabilirea unui buget de timp este esențială pentru echipa de planificare, deoarece aveți nevoie de aceste date pentru a le compara și analiza. Dacă, după analiză, înțelegeți că variația de timp este de obicei mare, puteți modifica bugetul de timp pentru viitoarele proiecte. 

Un buget de timp poate fi stabilit în orice moment în unul dintre următoarele moduri:

• Din fișa de job : Deschideți fișa de job și completați câmpul Buget de timp în ore și minute.

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• Din șablonul de job. Este o idee bună să setați bugetul de timp chiar în șablonul de job pentru joburile comune și cele create în conformitate cu programul. În acest fel, acesta va fi completat automat pentru toate joburile noi create cu acest șablon.

  

Analizați variația timpului

Odată ce bugetul de timp al lucrării a fost stabilit și intrările de timp au fost legate, este timpul să analizăm variația timpului. Există diferite modalități de a face acest lucru:

• În fișa postului (pentru un post)

• În lista de locuri de muncă (pentru locuri de muncă multiple)

• În curs de elaborare (pentru locurile de muncă care sunt în curs de elaborare)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Variația de timp afișată în fișa postului

Puteți vedea întotdeauna variația timpului chiar în fișa postului, în secțiunea Înregistrări de timp.

Variația de timp afișată în lista de lucrări

Puteți vedea variația timpului pentru mai multe lucrări în lista de lucrări, care poate fi accesată accesând flux de lucru > Lucrări din meniul din bara laterală din stânga. Aici, aveți coloane care arată bugetul de timp, timpul urmărit, variația de timp și bugetul de timp petrecut și filtre de potrivire. Aceasta este cea mai bună modalitate de a analiza variația timpului din mers, atunci când doriți să verificați cui să atribuiți un nou job sau să identificați joburile active care au ieșit din buget și să luați măsuri dacă este necesar.

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

Variația de timp afișată în conductă

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Variația timpului pe tabloul de bord al capacității

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.

Share

Link copiat