Încărcare automată a documentelor cu șabloane de foldere

Lăsați canalele să facă munca în locul dvs.: automatizați încărcarea documentelor în conturile clienților în anumite etape ale procesului de lucru. De exemplu, pentru clienții care trebuie să completeze formularele, puteți face ca documentele să fie încărcate automat odată ce lucrarea este adăugată la pipeline.

Pasul 1. Încărcați documentele în folderul șablon

Pentru ca documentele să fie încărcate automat în folderele clienților, mai întâi aveți nevoie de un șablon de folder care să conțină aceste documente. Dacă nu aveți unul, îl puteți crea făcând clic peȘablon nouatunci când adăugați automatizarea la fluxul de lucru.

Pentru a adăuga documente la un șablon de dosar, la crearea sau modificarea unui șablon existent: 

1. Trageți documentele de pe desktop și plasați-le într-un folder sau faceți clic pe Încărcare documente, selectați fișierele de încărcat, apoi selectați un folder.

2. Asigurați-vă că salvați modificările făcând clic pe Salvare .

Pasul 2. Adăugați automatizarea „Aplicați șablonul de folder” la canal

Pentru a adăuga automat documente în conturile clienților, trebuie să vă asigurați că ați adăugat un șablon de automatizare a dosarelor în fluxul de documente. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți setările canalului de lucru, apoi adăugați automatizarea Aplicați șablonul de folder la etapă și selectați șablonul de folder pe care l-ați creat. Probabil veți dori să selectați prima etapă a canalului dvs. sau cea în care așteptați acțiuni efectuate de clientul dvs. (de exemplu, Colectarea documentelor).

2. Odată ce sarcina ajunge în această etapă, șablonul folderului, împreună cu documentele adăugate în acesta, sunt aplicate contului. Toate contactele asociate contului care au opțiunea Notificare activată vor primi o notificare prin care vor fi informate că documentele au fost încărcate și necesită atenția lor. Puteți utiliza mesaje automate în aceeași etapă pentru a informa clienții despre ceea ce se întâmplă și pentru a le comunica ce așteptați de la ei.

   

Notă

Pentru automatizarea șablonului de folder Aplicare, nu contează dacă este activată opțiunea de mutare automată a joburilor pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită nicio acțiune nici din partea clientului, nici din partea firmei. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Share

Link copiat