Auto-upload documents with folder templates

Lăsați canalele să facă munca în locul dvs.: automatizați încărcarea documentelor în conturile clienților în anumite etape ale procesului de lucru. De exemplu, pentru clienții care trebuie să completeze formularele, puteți face ca documentele să fie încărcate automat odată ce lucrarea este adăugată la pipeline.

Pasul 1. Încărcați documentele în folderul șablon

To have documents automatically uploaded to client folders, first you’ll need a folder template containing these documents. If you don’t have one, you can create one by clicking New Template when you add the automation to the pipeline.

Pentru a adăuga documente la un șablon de dosar, la crearea sau modificarea unui șablon existent: 

1. Trageți documentele de pe desktop și plasați-le într-un folder sau faceți clic pe Încărcare documente, selectați fișierele de încărcat, apoi selectați un folder.

2. Asigurați-vă că salvați modificările făcând clic pe Salvare .

Pasul 2. Adăugați automatizarea „Aplicați șablonul de folder” la canal

Pentru a adăuga automat documente în conturile clienților, trebuie să vă asigurați că ați adăugat un șablon de automatizare a dosarelor în fluxul de documente. Pentru a face acest lucru:

1. Deschideți setările canalului de lucru, apoi adăugați automatizarea Aplicați șablonul de folder la etapă și selectați șablonul de folder pe care l-ați creat. Probabil veți dori să selectați prima etapă a canalului dvs. sau cea în care așteptați acțiuni efectuate de clientul dvs. (de exemplu, Colectarea documentelor).

2. Once the job enters this stage, the folder template, along with the documents added to it, is applied to the account. All contacts linked to the account that have the Notify toggled on will receive a notification letting them know that documents have been uploaded and need their attention. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to communicate what you expect from them.

   

Notă

Pentru automatizarea șablonului de folder Aplicare, nu contează dacă este activată opțiunea de mutare automată a joburilor pentru etapă. Automatizarea este declanșată automat și nu necesită nicio acțiune nici din partea clientului, nici din partea firmei. De asemenea, niciun element nu este legat de job atunci când automatizarea este declanșată.

Share

Link copiat