Setări (de bază): Semnături

When managing e-signatures, it's important to balance security, convenience and legal compliance. In this article, we’ll explore how you can enhance the security of your e-signatures by enabling knowledge-based authentication (KBA), qualified or advanced electronic signatures (QES/AdES) and customizing the default date format. We’ll also look at allowing e-signing without logging in for the client's convenience or requiring them to log in for added security.

Require login for e-signature

By default, all your clients who use the client portal must log into it when you request them to sign a document. This way, nobody else can use their link to sign a document without their credentials. 

However, if you want to allow your clients an easier e-signature experience, you can allow them to sign documents without logging in. Then, they'll just need to click a link in the email and sign a document right away. If they want to, they'll be able to log into the portal from the document page.

To enable or disable this setting:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Require login for e-signature toggle.

Note! If you add non-clients as signers when requesting signatures, they don't need to log in to sign, disregarding this setting. 

Activarea/dezactivarea autentificării bazate pe cunoștințe (KBA)

Autentificarea pe bază de cunoștințe (KBA ) adaugă un nivel suplimentar de securitate semnăturii electronice prin verificarea identității semnatarului folosind răspunsurile acestuia la întrebări bazate pe cunoștințe (numai pentru clienții din SUA). În mod implicit, aceasta este activată pentru toate firmele din SUA și dezactivată pentru firmele din afara SUA. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din SUA, o puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dvs.  

Pentru a face acest lucru:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. In the Signatures section, enable/disable the Show KBA verification toggle.

When this toggle is enabled, you can require KBA when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show KBA verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.   

Activarea/dezactivarea semnăturii electronice calificate (QES/AdES)

Semnăturile electronice calificate și avansate (QES/AdES) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnături electronice (numai pentru clienții dumneavoastră din UE), respectând cerințele stabilite de organismele europene de reglementare (eIDAS). În mod implicit, este activată pentru toate firmele din UE și dezactivată pentru firmele din afara UE. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din UE, o puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dvs.

Pentru a face acest lucru:

1. Go to Settings > Firm settings from the sidebar menu.
2. In the Signatures section, enable/disable the Show QES/AdES verification toggle.

When this toggle is enabled, you can activate QES/AdES when requesting the signature.

Note! After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance history/audit trail. For details, go to the article on Firm balance.  

Furnizori QES/AdES

După ce ați activat opțiunile QES/AdES în secțiunea Semnături din pagina de setări a firmei dumneavoastră, puteți selecta furnizorii disponibili pentru clienții dumneavoastră pentru a continua cu QES/AdES. Clienții dumneavoastră vor putea alege unul dintre furnizorii pe care i-ați selectat. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe li nkul Edi t QES/ AdES pr o vider s (Editare furnizori QES/ ) d e sub mențiunea Show QES/AdES veri fication a s option to g gle ( Afișați verificarea QES/ ca opțiune ). Veți vedea lista furnizorilor QES/AdES cu țările acoperite și prețul pe semnătură electronică.

2. Selectați furnizorii și faceți clic pe Save (Salvare). Vă recomandăm să selectați numai acei furnizori disponibili în locația clienților dumneavoastră.

Notă! Editarea furnizorilor nu va avea niciun impact asupra semnăturilor QES/AdES pe care le-ați solicitat deja. Pentru a schimba furnizorii pentru cererea de semnătură QES/AdES trimisă, anulați-o mai întâi, apoi editați furnizorii și solicitați din nou semnătura QES/AdES .

Schimbați formatul implicit al datei pentru semnăturile electronice

Este posibil să fie necesar să selectați un anumit format de dată pentru semnăturile electronice (cu excepția semnăturii QES/AdES ) în documente din diverse motive juridice. În TaxDome, aveți flexibilitatea de a alege formatul de dată implicit care va fi aplicat tuturor semnăturilor electronice.

Pentru a modifica formatul implicit al datei, urmați acești pași:

1. Go to  Settings > Firm settings from the sidebar menu.

2. În secțiunea Signatures (Semnături ), selectați formatul de dată din meniul derulant Default date format for e-signature (Format de dată implicit pentru semnătura electronică ).

Puteți selecta unul dintre următoarele formate de date:

• MMM-DD-YYYY - acest format este selectat ca fiind implicit pentru toate firmele.
• MM-DD-YYYY
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-YYYY
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

După selectarea formatului de dată implicit, acesta va fi afișat automat pentru toate cererile de semnături noi.

Notă! Modificarea formatului de dată implicit nu afectează formatele de dată selectate anterior în șabloanele de semnături.