E-signatures settings

Atunci când gestionați semnăturile electronice, este important să găsiți un echilibru între securitate, confort și conformitatea legală. În acest articol, vom explora cum puteți îmbunătăți securitatea semnăturilor dvs. electronice prin activarea autentificării bazate pe cunoștințe ( KBA ), semnături electronice calificate sau avansate (QES/ AdES ) și personalizarea formatului implicit al datei. De asemenea, vom analiza posibilitatea de a permite semnarea electronică fără a fi nevoie de conectare pentru confortul clientului sau de a-i solicita să se conecteze pentru o securitate sporită.

Notă

All changes made to the signature settings will be reflected on the Flux de activitate pagina.

Necesitatea autentificării pentru semnătura electronică

În mod implicit, toți clienții dvs. care utilizează portalul pentru clienți trebuie să se conecteze la acesta atunci când le solicitați să semneze un document. În acest fel, nimeni altcineva nu poate utiliza link-ul lor pentru a semna un document fără acreditările lor. 

Totuși, dacă doriți să le oferiți clienților dvs. o experiență de semnătură electronică mai ușoară, le puteți permite să semneze documente fără a se conecta. Apoi, vor trebui doar să dea clic pe un link din e-mail și să semneze imediat un document. Dacă doresc, se vor putea conecta la portal de pe pagina documentului.

Pentru a activa sau dezactiva această setare:

• Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

• În secțiunea Semnături , activați/dezactivați comutatorul „Solicitați autentificare pentru semnătura electronică” .

Notă

If you include non-clients as signers when requesting signatures, they can sign without logging in, regardless of this setting.

Activarea/dezactivarea autentificării bazate pe cunoștințe (KBA)

Knowledge-Based Authentication (KBA) adds an extra layer of security to e-signing by verifying the signer’s identity using their answers to knowledge-based questions (for your US clients only). By default, it is enabled for all US firms and disabled for non-US firms. However, if you provide services to US customers, you can turn it on or off, regardless of your firm’s location.  

Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Semnături , activați/dezactivați comutatorul Afișați verificarea KBA .

Atunci când această comutație este activată, puteți solicita KBA atunci când solicitați semnătura.

Notă

After toggling on the toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each KBA attempt will be charged (here are the prices per attempt in different currencies). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. For details, see the article on Firm balance: Top-up and audit trail .

Activarea/dezactivarea semnăturii electronice calificate (QES/AdES)

Semnături electronice calificate și avansate (QES/ AdES ) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnături electronice (doar pentru clienții dumneavoastră din UE), îndeplinind cerințele stabilite de organismele de reglementare europene (eIDAS). În mod implicit, este activat pentru toate firmele din UE și dezactivat pentru firmele din afara UE. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din UE, îl puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dumneavoastră.

Pentru a face acest lucru:

• Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

• În secțiunea Semnături, activați/dezactivați comutatorul Afișați verificarea QES/ AdES .

Atunci când această comutare este activată, puteți activa QES/AdES atunci când solicitați semnătura.

Notă

After toggling on the Show QES/AdES verification toggle, you will need to add funds to your firm balance, as each QES/AdES signature will be charged (here are the prices per signature ). To do so, go to Settings > Firm balance from the left menu bar. Here, you can check the balance and history/audit trail. Read the article on Firm balance: Top-up and audit trail pentru mai multe detalii.

Furnizori QES/AdES

După ce ați pornit QES/ AdES opțiuni din secțiunea Semnături a paginii de setări a firmei , puteți selecta furnizorii disponibili pentru clienții dvs. pentru a continua cu QES/ AdES Clienții dvs. vor putea alege unul dintre furnizorii pe care i-ați selectat. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe linkul Editați furnizorii QES/ AdES de sub opțiunea de comutare Afișați verificarea QES/ AdES ca. Veți vedea lista furnizorilor QES/ AdES furnizori cu acoperire de țări și preț per semnătură electronică.

2. Selectați furnizorii și faceți clic pe Salvare . Vă recomandăm să selectați doar furnizorii disponibili în locația clienților dvs.

Notă

Furnizorii de editare nu vor avea impact asupra QES/ AdES semnăturile pe care le-ați solicitat deja. Pentru a schimba furnizorii pentru QES-ul/ AdES cerere de semnătură, anulați-o mai întâi, apoi editați furnizorii și solicitați QES/ AdES semnătură din nou.

Schimbați formatul implicit al datei pentru semnăturile electronice

Este posibil să fie necesar să selectați un anumit format de dată pentru semnăturile electronice (cu excepția semnăturii QES/AdES ) în documente din diverse motive juridice. În TaxDome, aveți flexibilitatea de a alege formatul de dată implicit care va fi aplicat tuturor semnăturilor electronice.

Notă

Changing the default date format for e-signatures also affects the default date format for invoices, but it doesn’t affect date formats previously selected in your existing signature templates.

Pentru a modifica formatul implicit al datei, urmați acești pași:

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Semnături , selectați formatul datei din meniul derulant Format implicit de dată pentru semnătura electronică .

Puteți selecta unul dintre următoarele formate de date:

• MMM-DD-YYYY - acest format este selectat ca fiind implicit pentru toate firmele.
• MM-DD-YYYY
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-YYYY
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

După selectarea formatului de dată implicit, acesta va fi afișat automat pentru toate cererile de semnături noi.

Share

Link copiat