Setări (de bază): Semnături

Atunci când gestionați semnăturile electronice, este important să echilibrați securitatea, confortul și conformitatea juridică. În acest articol, vom analiza modul în care puteți spori securitatea semnăturilor electronice prin activarea autentificării bazate pe cunoștințe (KBA), a semnăturilor electronice calificate sau avansate (QES/AdES) și prin personalizarea formatului implicit al datei. De asemenea, vom analiza posibilitatea de a permite semnarea electronică fără autentificare, pentru confortul clientului, sau de a-i solicita să se autentifice pentru o securitate sporită.

Necesitatea autentificării pentru semnătura electronică

În mod implicit, toți clienții dvs. care utilizează portalul pentru clienți trebuie să se conecteze la acesta atunci când le solicitați să semneze un document. În acest fel, nimeni altcineva nu poate utiliza link-ul lor pentru a semna un document fără acreditările lor. 

Cu toate acestea, dacă doriți să le oferiți clienților dvs. o experiență de semnare electronică mai ușoară, le puteți permite să semneze documente fără a se conecta. Atunci, aceștia vor trebui doar să facă clic pe un link din e-mail și să semneze imediat un document. Dacă doresc, vor putea să se conecteze la portal din pagina documentului.

Pentru a activa sau dezactiva această setare:

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.
2. În secțiunea Semnături , activați/dezactivați comutatorul Necesită autentificare pentru semnătura electronică .

Notă! Dacă adăugați non-clienți ca semnatari atunci când solicitați semnături, aceștia nu trebuie să se conecteze pentru a semna, fără a ține cont de această setare. 

Activarea/dezactivarea autentificării bazate pe cunoștințe (KBA)

Autentificarea pe bază de cunoștințe (KBA ) adaugă un nivel suplimentar de securitate semnăturii electronice prin verificarea identității semnatarului folosind răspunsurile acestuia la întrebări bazate pe cunoștințe (numai pentru clienții din SUA). În mod implicit, aceasta este activată pentru toate firmele din SUA și dezactivată pentru firmele din afara SUA. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din SUA, o puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dvs.  

Pentru a face acest lucru:

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

2. În secțiunea Semnături, activați/dezactivați comutatorul Afișare verificare KBA .

Atunci când această comutație este activată, puteți solicita KBA atunci când solicitați semnătura.

Notă! După comutarea pe Afișați verificarea KBA va trebui să adăugați fonduri la soldul firmei dvs., deoarece fiecare încercare KBA va fi taxată (aici sunt prețurile pe încercare în diferite valute). Pentru a face acest lucru, accesați Settings > Sold firmă din bara de meniu din stânga. Aici, puteți verifica istoricul soldului / pista de audit. Pentru detalii, accesați articolul privind Soldul firmei.   

Activarea/dezactivarea semnăturii electronice calificate (QES/AdES)

Semnăturile electronice calificate și avansate (QES/AdES) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnături electronice (numai pentru clienții dumneavoastră din UE), respectând cerințele stabilite de organismele europene de reglementare (eIDAS). În mod implicit, este activată pentru toate firmele din UE și dezactivată pentru firmele din afara UE. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din UE, o puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dvs.

Pentru a face acest lucru:

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.
2. În secțiunea Semnături, activați/dezactivați comutatorul Afișare verificare QES/AdES .

Atunci când această comutare este activată, puteți activa QES/AdES atunci când solicitați semnătura.

Notă! După activarea comutatorului Afișare verificare QES/AdES, va trebui să adăugați fonduri la soldul firmei, deoarece fiecare semnătură QES/AdES va fi taxată (aici sunt prețurile pe semnătură). Pentru a face acest lucru, mergeți la Setări > Soldul firmei din bara de meniu din stânga. Aici, puteți verifica istoricul soldului / pista de audit. Pentru detalii, accesați articolul privind Soldul firmei.  

Furnizori QES/AdES

După ce ați activat opțiunile QES/AdES în secțiunea Semnături din pagina de setări a firmei dumneavoastră, puteți selecta furnizorii disponibili pentru clienții dumneavoastră pentru a continua cu QES/AdES. Clienții dumneavoastră vor putea alege unul dintre furnizorii pe care i-ați selectat. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe li nkul Edi t QES/ AdES pr o vider s (Editare furnizori QES/ ) d e sub mențiunea Show QES/AdES veri fication a s option to g gle ( Afișați verificarea QES/ ca opțiune ). Veți vedea lista furnizorilor QES/AdES cu țările acoperite și prețul pe semnătură electronică.

2. Selectați furnizorii și faceți clic pe Save (Salvare). Vă recomandăm să selectați numai acei furnizori disponibili în locația clienților dumneavoastră.

Notă! Editarea furnizorilor nu va avea niciun impact asupra semnăturilor QES/AdES pe care le-ați solicitat deja. Pentru a schimba furnizorii pentru cererea de semnătură QES/AdES trimisă, anulați-o mai întâi, apoi editați furnizorii și solicitați din nou semnătura QES/AdES .

Schimbați formatul implicit al datei pentru semnăturile electronice

Este posibil să fie necesar să selectați un anumit format de dată pentru semnăturile electronice (cu excepția semnăturii QES/AdES ) în documente din diverse motive juridice. În TaxDome, aveți flexibilitatea de a alege formatul de dată implicit care va fi aplicat tuturor semnăturilor electronice.

Pentru a modifica formatul implicit al datei, urmați acești pași:

1. Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

2. În secțiunea Signatures (Semnături ), selectați formatul de dată din meniul derulant Default date format for e-signature (Format de dată implicit pentru semnătura electronică ).

Puteți selecta unul dintre următoarele formate de date:

• MMM-DD-YYYY - acest format este selectat ca fiind implicit pentru toate firmele.
• MM-DD-YYYY
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-YYYY
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

După selectarea formatului de dată implicit, acesta va fi afișat automat pentru toate cererile de semnături noi.

Notă! Modificarea formatului de dată implicit nu afectează formatele de dată selectate anterior în șabloanele de semnături.