Setări semnături electronice

Atunci când gestionați semnăturile electronice, este important să găsiți un echilibru între securitate, confort și conformitatea legală. În acest articol, vom explora cum puteți îmbunătăți securitatea semnăturilor dvs. electronice prin activarea autentificării bazate pe cunoștințe ( KBA ), semnături electronice calificate sau avansate (QES/ AdES ) și personalizarea formatului implicit al datei. De asemenea, vom analiza posibilitatea de a permite semnarea electronică fără a fi nevoie de conectare pentru confortul clientului sau de a-i solicita să se conecteze pentru o securitate sporită.

Notă

Toate modificările aduse setărilor semnăturii vor fi reflectate pe Flux de activitate pagina.

Necesitatea autentificării pentru semnătura electronică

În mod implicit, toți clienții dvs. care utilizează portalul pentru clienți trebuie să se conecteze la acesta atunci când le solicitați să semneze un document. În acest fel, nimeni altcineva nu poate utiliza link-ul lor pentru a semna un document fără acreditările lor. 

Totuși, dacă doriți să le oferiți clienților dvs. o experiență de semnătură electronică mai ușoară, le puteți permite să semneze documente fără a se conecta. Apoi, vor trebui doar să dea clic pe un link din e-mail și să semneze imediat un document. Dacă doresc, se vor putea conecta la portal de pe pagina documentului.

Pentru a activa sau dezactiva această setare:

• Mergeți la Setări > Setări firmă din meniul din bara laterală.

• În secțiunea Semnături , activați/dezactivați comutatorul „Solicitați autentificare pentru semnătura electronică” .

Notă

Dacă includeți persoane care nu sunt clienți ca semnatari atunci când solicitați semnături, aceștia pot semna fără a se autentifica, indiferent de această setare.

Activarea/dezactivarea autentificării bazate pe cunoștințe (KBA)

Autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) adaugă un nivel suplimentar de securitate semnăturii electronice, verificând identitatea semnatarului pe baza răspunsurilor sale la întrebări bazate pe cunoștințe (numai pentru clienții din SUA). În mod implicit, această funcție este activată pentru toate firmele din SUA și dezactivată pentru firmele din afara SUA. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din SUA, puteți activa sau dezactiva această funcție, indiferent de locația firmei dvs.  

Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Semnături , activați/dezactivați comutatorul Afișați verificarea KBA .

Atunci când această comutație este activată, puteți solicita KBA atunci când solicitați semnătura.

Notă

După activarea comutatorului, va trebui să adăugați fonduri în soldul firmei dvs., deoarece fiecare KBA va fi taxată (aici sunt prețuri pe încercare în diferite valute). Pentru a face acest lucru, accesați Setări > Echilibru ferm din bara de meniu din stânga. Aici puteți verifica soldul și istoricul/pista de audit. Pentru detalii, consultați articolul despre Echilibru ferm: completare și pistă de audit .

Activarea/dezactivarea semnăturii electronice calificate (QES/AdES)

Semnături electronice calificate și avansate (QES/ AdES ) asigură conformitatea cu cele mai înalte standarde de semnături electronice (doar pentru clienții dumneavoastră din UE), îndeplinind cerințele stabilite de organismele de reglementare europene (eIDAS). În mod implicit, este activat pentru toate firmele din UE și dezactivat pentru firmele din afara UE. Cu toate acestea, dacă furnizați servicii clienților din UE, îl puteți activa sau dezactiva, indiferent de locația firmei dumneavoastră.

Pentru a face acest lucru:

• Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

• În secțiunea Semnături, activați/dezactivați comutatorul Afișați verificarea QES/ AdES .

Atunci când această comutare este activată, puteți activa QES/AdES atunci când solicitați semnătura.

Notă

După activarea comutatorului AfișareAdES comutator, va trebui să adăugați fonduri în soldul firmei dvs., deoarece fiecareAdES va fi taxată (aici sunt prețuri pe semnătură ). Pentru a face acest lucru, accesați Setări > Echilibru ferm din bara de meniu din stânga. Aici puteți verifica soldul și istoricul/pista de audit. Citiți articolul despre Echilibru ferm: completare și pistă de audit pentru mai multe detalii.

Furnizori QES/AdES

După ce ați pornit QES/ AdES opțiuni din secțiunea Semnături a paginii de setări a firmei , puteți selecta furnizorii disponibili pentru clienții dvs. pentru a continua cu QES/ AdES Clienții dvs. vor putea alege unul dintre furnizorii pe care i-ați selectat. Urmați acești pași:

1. Faceți clic pe linkul Editați furnizorii QES/ AdES de sub opțiunea de comutare Afișați verificarea QES/ AdES ca. Veți vedea lista furnizorilor QES/ AdES furnizori cu acoperire de țări și preț per semnătură electronică.

2. Selectați furnizorii și faceți clic pe Salvare . Vă recomandăm să selectați doar furnizorii disponibili în locația clienților dvs.

Notă

Furnizorii de editare nu vor avea impact asupra QES/ AdES semnăturile pe care le-ați solicitat deja. Pentru a schimba furnizorii pentru QES-ul/ AdES cerere de semnătură, anulați-o mai întâi, apoi editați furnizorii și solicitați QES/ AdES semnătură din nou.

Schimbați formatul implicit al datei pentru semnăturile electronice

Este posibil să fie necesar să selectați un anumit format de dată pentru semnăturile electronice (cu excepția semnăturii QES/AdES ) în documente din diverse motive juridice. În TaxDome, aveți flexibilitatea de a alege formatul de dată implicit care va fi aplicat tuturor semnăturilor electronice.

Notă

Modificarea formatului implicit al datei pentru semnăturile electronice afectează și formatul implicit al datei pentru facturi, dar nu afectează formatele de date selectate anterior în șabloanele de semnătură existente.

Pentru a modifica formatul implicit al datei, urmați acești pași:

1. Accesați Setări > Setări firmă din meniul lateral.

2. În secțiunea Semnături , selectați formatul datei din meniul derulant Format implicit de dată pentru semnătura electronică .

Puteți selecta unul dintre următoarele formate de date:

• MMM-DD-YYYY - acest format este selectat ca fiind implicit pentru toate firmele.
• MM-DD-YYYY
• MM.DD.AAAA
• DD-MM-YYYY
• DD/MM/AAAA
• DD.MM.AAAA
• AAAA/MM/DD
• AAAA/DD/MM

După selectarea formatului de dată implicit, acesta va fi afișat automat pentru toate cererile de semnături noi.

Share

Link copiat