Explicații privind semnăturile electronice pentru documente

Semnăturile electronice din TaxDome clienților să semneze formulare, contracte și declarații fiscale de pe orice dispozitiv — acestea având valoare juridică fără a mai fi necesar procesul de tipărire, semnare și expediere prin poștă. Același motor de semnare electronică funcționează în două contexte: documente și pachete de declarații fiscale.

Semnăturile electronice pe scurt

Semnăturile electronice sunt recunoscute legal în Statele Unite, Canada, Europa și Australia încă de la începutul anilor 2000. O semnătură electronică are aceeași valoare juridică ca o semnătură olografă, însă clienții nu mai sunt nevoiți să-și aloce timp din programul lor încărcat pentru a imprima, semna, face copii și trimite documentul înapoi prin poștă. În schimb, aceștia semnează electronic documentele și acceptă acordurile direct pe TaxDome .

Există două modalități de a utiliza semnăturile electronice pentru documentele din TaxDome.

• Semnarea electronică a documentelor și formularelor vă permite să solicitați semnături pe orice PDF inclusiv pe formularele oficiale ale autorităților. Puteți plasa câmpuri de semnare oriunde în document, puteți solicita verificarea identității prin KBA QES și le puteți permite clienților să semneze fără a se autentifica pe portal.

• Semnarea electronică a pachetelor de declarații fiscale utilizează același motor de semnare ca și în cazul depunerii declarațiilor fiscale. Clienții parcurg un proces ghidat pas cu pas pentru a verifica documentele, a semna și a achita facturile într-un singur proces.

  

Sfat

De asemenea, firmele pot colecta semnături pe propuneri, scrisori de angajament și autorizații pentru facturi recurente, însă procesul de semnare pentru acestea diferă de cel aplicat documentelor și declarațiilor fiscale.

Cum funcționează semnătura electronică

În general, flux de lucru pentru semnarea electronică flux de lucru următorul:

1. Pregătiți documentul — încărcați un PDF un dosar la care clientul are cel puțin drept de vizualizare sau întocmiți o declarație fiscală.

2. Adăugați semnatari și plasați câmpuri — alegeți semnatarii din lista de contacte conectată, adăugați terți prin e-mail.

3. Alegeți o metodă de semnare — activați KBA, QES sau AdES este necesară o verificare suplimentară. În caz contrar, cererea va fi procesată în mod implicit cu o semnătură electronică simplă.

4. Trimiteți solicitarea — clientul primește un e-mail și o notificare pe portal.

5. Semnăturile clienților — clienții fac clic pe câmpurile de semnătură de pe portal, din aplicația mobilă sau din linkul din e-mail, parcurg eventualele etape de verificare și confirmă.

6. Urmăriți evoluția procesului — verificați starea semnăturilor și descărcați documentul semnat împreună cu un certificat de finalizare după ce toți au semnat.

Metode de semnătură

TaxDome patru metode de semnare, fiecare având o valoare juridică și cerințe de verificare diferite:

• Semnătura electronică simplă — metoda implicită. Clientul tastează sau desenează semnătura; TaxDome identitatea semnatarului și data și ora în jurnalul de audit
• Autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) — necesară pentru conformitatea IRS 8879. Clientul răspunde la cinci întrebări de verificare a identității generate din înregistrările publice ale datelor consumatorilor înainte de semnare. Disponibilă pentru clienții din SUA care dețin un număr de asigurare socială (SSN)
• Semnătura electronică calificată (QES) — semnătură conformă cu eIDAS, cu cel mai înalt statut juridic în UE, echivalentă cu o semnătură olografă. Clientul își verifică identitatea prin intermediul unui furnizor de servicii de încredere calificat înainte de a semna
• Semnătura electronică avansată (AdES) — același proces ca în cazul QES, dar fără certificatul calificat. Are o forță juridică mai redusă decât QES, dar este acceptată în majoritatea contextelor din UE

KBA AdES semnături cu plată — costurile sunt preluate din soldul firmei.

Acces și permisiuni

Accesul la semnătura electronică depinde de ceea ce se semnează și de cine semnează:

• Partea firmei — proprietarii și administratorii firmei pot solicita semnături electronice pentru orice document. Membrii echipei trebuie să dețină dreptul de acces „Gestionare documente” , precum și dreptul de a debita soldul firmei în cazul în care AdES utilizează KBA, QES sau AdES
• Partea clientului — numai contactele asociate contului pentru care este activată autoritatea de semnare pot semna. Documentele trebuie să se afle într-un dosar cu drepturi de acces de tipul „Clientul poate vizualiza ” sau „Clientul poate vizualiza și edita ” pentru ca clientul să le poată vedea

Automatizați procesele cu ajutorul semnăturilor electronice

Scenarii obișnuite de automatizare:

• Mutarea unei comenzi după finalizarea semnării electronice — asociați semnătura în așteptare cu o etapă a comenzii cu funcția Automove activată; comanda avansează imediat ce toate părțile semnează
• Avansați sarcinile după semnarea declarației fiscale — asociați livrarea declarației fiscale cu o sarcină și activați funcția Automove în etapa de semnare; sarcina avansează imediat ce sunt colectate toate semnăturile necesare
• Trimiteți mementouri automate — programați e-mailuri de urmărire pentru clienții care nu au semnat încă, fără a fi nevoie să îi contactați

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat atunci când primește o cerere de semnătură. Clienții dvs. pot vedea și deschide cererile de semnătură în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificare sub lista de sarcini din pagina de pornire sau în secțiunea În așteptare de acțiune. De asemenea, aceștia o pot deschide direct din pagina Documente.

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Revizuire și semnare în e-mail.

Dacă semnatarii pot semna documentul fără a se autentifica , linkul din e-mail va fi valabil șapte zile de la trimitere.

Când solicitați o semnătură electronică de la mai mulți utilizatori pentru un cont (de exemplu, soți), fiecare utilizator va vedea doar câmpul propriu pentru semnătura electronică. Documentul rămâne în starea „În așteptare semnătură electronică ” în subfila „Semnături” până când ambele părți îl semnează.

Atunci când un client primește pentru prima dată o cerere de semnătură, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să accepte să utilizeze semnăturile electronice.

Pentru a vedea solicitarea de semnătură trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .

Share

Link copiat