Semnături (de bază): Trei moduri de utilizare a semnăturii electronice în TaxDome

Utilizarea semnăturilor electronice permite clienților să semneze documente și acorduri importante, cum ar fi propunerile sau plățile regulate, de pe telefoanele sau computerele lor, ceea ce economisește timp pentru toată lumea. Semnăturile electronice sunt la fel de obligatorii din punct de vedere juridic ca și cum ar fi scrisul pe hârtie. În plus, puteți solicita semnături electronice de la mai multe persoane pentru același document.

Acoperit aici:

• Semnăturile electronice, explicate
• Request clients to e-sign completed documents and forms
• Request clients to e-sign an agreement with your firm
• Request clients to e-sign the agreement that includes regular payments to your firm

Semnăturile electronice, explicate

Semnăturile electronice au fost recunoscute de lege în SUA, Canada, Europa și Australia încă de la începutul anilor 2000. O semnătură electronică este la fel de valabilă ca o semnătură scrisă de mână, dar clienții nu trebuie să își ia timp din programul lor încărcat pentru a tipări, semna, face copii și trimite un document prin poșta obișnuită. În schimb, aceștia semnează electronic documentele și acceptă acordurile pe portalul TaxDome .

Există trei moduri de a utiliza semnăturile electronice pe TaxDome:

• Solicitarea clienților de a semna electronic documentele și formularele completate.
  • Excelent pentru formulare oficiale guvernamentale
  • Puteți solicita KBA/QES
  • Puteți ajusta în mod liber locația semnăturii
  • You can allow clients to e-sign documents without logging into the client portal
• Solicitarea clienților de a semna electronic un acord cu firma dvs.
  • Excelent pentru propuneri și scrisori de angajament, nu funcționează pentru formulare oficiale guvernamentale
  • Configurare rapidă
• Solicitarea clienților de a semna electronic un acord care include plăți regulate către firma dvs.
  • Configurare rapidă
  • Cereți aprobarea clientului pentru a încărca automat cardul în conformitate cu un program.

Request clients to e-sign completed documents and forms

Here's how to use e-signatures with our  Request signature feature:

1. Încărcați documentul.

2. Go to  Documents, click the three dots to the far right of the PDF, then click Request signature in the pull-down.

3. Choose the signer manually in the  Signers list, add them using their email or apply a signature template.

4. Indicați locul unde clientul trebuie să își adauge semnătura.

5. Adăugați atâtea câmpuri de semnătură electronică câte câmpuri aveți nevoie, câte unul pentru fiecare semnatar.

6. Adăugați un mesaj personalizat pentru client. 

7. Adăugați orice număr de câmpuri de date și de text liber pentru a solicita orice informație de care aveți nevoie de la un client.

8. Adăugați semnăturile electronice ale dvs. sau ale membrilor echipei dvs. la documente.

Iată cum arată semnarea electronică pentru client:

Once the client has e-signed, you’re alerted with a notification in your email and Inbox+. The completed document is visible in the client account profile and downloadable.

Notă! TaxDome nu acceptă în prezent semnăturile electronice pentru documente protejate prin parolă.

Sfat! Citiți mai multe despre solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Request clients to e-sign an agreement with your firm

Iată cum să utilizați semnăturile electronice cu funcția noastră Propuneri :

1. Creați șabloane de propuneri pentru acordurile dumneavoastră. Nu va fi nevoie să marcați documentul cu câmpuri pentru semnături electronice; o cerere de semnătură electronică și un acord cu termenii sunt adăugate automat la modelul de propunere.

Please note that you can't adjust the signature location in proposals. It will always be at the bottom of the page.

2. Editarea șabloanelor și trimiterea propunerilor către clienți pentru semnarea electronică.

3. All contacts with a Signatory authority that are linked to the client's account will be prompted to e-sign the proposal from their client portal. The proposal is signed when all the parties have added their e-signatures. If you added an invoice on proposal acceptance, at least one contact must enter their payment details to proceed.

Iată cum arată procesul de semnare electronică pentru client:

4. Odată ce clienții dvs. au semnat electronic, veți primi o notificare pe e-mail și veți fi avertizat prin intermediul unei notificări. Inbox+. Propunerea finalizată este vizibilă în profilul contului clientului. Dacă faceți clic pe numele propunerii, puteți vedea semnătura clientului, împreună cu data și ora.

Sfat! Citiți mai multe despre utilizarea funcției Propuneri pentru a trimite scrisori de angajament și propuneri.

Request clients to e-sign an agreement that includes regular payments to your firm

Iată cum să utilizați semnăturile electronice cu funcția noastră Facturi recurente:

1. Create a recurring invoice  with automatic payment authorization. You won’t need to mark it up with e-signature fields; an e-signature request and an agreement to terms are automatically added to the recurring invoice.

2. All contacts with a signatory authority linked to the client account will be prompted to e-sign the recurring invoice from their client portal. However, a single signature is enough to accept a recurring invoice.

3. Odată ce clienții dvs. au semnat electronic, sunteți avertizat prin intermediul unei notificări pe e-mail și pe Inbox+; cardul de credit/contul bancar al clientului va fi debitat automat în conformitate cu un program inclus în factura recurentă.

Sfat! Citiți mai multe despre cum să utilizați facturile recurente.