Semnături (de bază): Solicitați semnături electronice de la clienți

Semnarea electronică a documentelor este la fel de obligatorie din punct de vedere juridic ca și semnarea lor de mână. Odată ce un document a fost semnat, acesta este considerat definitiv și nu poate fi modificat. Cu TaxDome, puteți să indicați unde doriți semnături electronice, să introduceți câmpuri pentru contribuabil și soțul/soția acestuia, să adăugați autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) sau QES/AdES, să activați memento-uri și multe altele! Clienții dvs. pot semna documente indiferent dacă utilizează sau nu portalul pentru clienți.

Pentru mai multe clipuri video utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru a vizualiza
și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Înainte de a începe

Pentru a continua cu cererea de semnătură:

Asigurați-vă că documentul dvs. este un PDF fișier.
Asigurați-vă că documentul este salvat într-un folder cu Clientul poate vizualiza accesul . În cazul în care se află într-un dosar cu drepturi de acces diferite, mutați-l la unul cu Clientul poate vizualiza acces.
Decideți dacă doriți să permiteți clienților dvs. să semneze documente fără să se conecteze. Dacă da, dezactivați comutatorulNecesită autentificare pentru semnarea electronică. Cei care nu utilizează portalul pentru clienți pot semna documente conform solicitării dvs., indiferent de această setare.

Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Pentru a solicita o semnătură electronică de la un client, urmați acești pași:

1. Accesați subpunctul Documente din contul unui client, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a PDF, apoi selectați Solicitare semnătură.

2. Selectați semnatarul din lista Semnatari sau aplicați un model de semnătură. Puteți selecta orice contacte legate de cont sau puteți adăuga un semnatar terț.

3. Trageți și fixați câmpul de semnătură electronică.

4. Сlick peTrimite. Pentru detalii despre meniul de solicitare a semnăturii, mergeți la subsecțiunea de mai jos.

Meniu de cerere de semnătură

Aveți la dispoziție mai multe opțiuni pentru a solicita o semnătură electronică, pe care le vom descrie în detaliu mai jos:

1. Solicitați KBA /QES/AdES: adăugați metoda KBA metoda de autentificare (numai pentru clienții dvs. din SUA) sau semnătura QES/AdES (numai pentru clienții dvs. din UE). Dacă este selectat QES/AdES , următorul flux diferă de cel descris în articolul detaliat.

2. Șablon : dacă ați creat șabloane de semnături pentru a economisi timp cu formularele utilizate frecvent, aici puteți selecta unul.

3. Semnatari: selectați un semnatar pentru care doriți să adăugați câmpuri de semnătură.

Faceți clic pe un nume de semnatar, apoi glisați și fixați câmpurile de semnătură de mai jos.
Faceți clic pe X în dreapta pentru a șterge un semnatar.
Pentru a adăuga un câmp pentru un reprezentant al firmei, selectați opțiunea Eu (detalii mai jos).
Modificați ordinea implicită de semnare.

4. Adăugați semnatar: selectați persoanele de contact ale contului pentru a semna documentul sau adăugați un nou semnatar folosind adresa lor de e-mail.

5. Câmpuri de semnătură:

Semnătură: se utilizează pentru o semnătură electronică a unui client sau a unui reprezentant al firmei. Fiecare câmp de semnătură conține semnătura, data și ora semnării.
Inițiale: utilizați această rubrică ori de câte ori aveți nevoie ca clientul sau reprezentantul firmei să își adauge inițialele.
Data semnării: acest câmp este populat atunci când clientul semnează documentul, iar reprezentantul firmei îl va vedea în fusul orar al serverului TaxDome . În câmpurile reprezentantului firmei, datele apar atunci când documentele sunt trimise clienților. Datele nu pot fi editate.
Text: solicitați sau adăugați informații suplimentare:
- Pentru a solicita date suplimentare, plasați câmpul în locul în care doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
- Pentru a adăuga informații, plasați câmpul precompletat acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.

6. Format dată: selectați formatul datei pentru semnăturile electronice. Dacă nu este setat manual, se utilizează formatul de dată implicit.

7. Reamintiri : activați această opțiune pe dacă doriți ca o notificare prin e-mail să fie trimisă automat clientului în cazul în care acesta nu semnează la timp (detalii mai jos). Reamintirile vor include textul din câmpul următor - Mesaj pentru client.

8. Mesaj pentru client: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu cererea de semnătură. Acest e-mail nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul de semnătură.

9. Adăugați coduri scurte: acestea sunt coduri care sunt înlocuite automat cu informații cheie din câmpul Mesaj pentru client, cum ar fi numele destinatarului, adresa, numele contului sau data (citiți mai multe despre shortcodes).

10. Trimiteți: faceți clic aici atunci când documentul este gata să fie semnat.

11. Save (Salvare ): salvați modificările fără a trimite documentul: toate câmpurile adăugate sunt salvate, iar documentul este vizibil în fila Docs (Documente ), în secțiunea Signatures (Semnături ). Veți putea în continuare să revizuiți documentul și să adăugați sau să ștergeți câmpuri. Documentul nu este vizibil pentru client până când nu apăsați Trimitere.

Solicitarea semnăturilor electronice de la terțe părți

Dacă clientul dvs. nu utilizează portalul pentru clienți sau dacă aveți nevoie ca altcineva (de exemplu, o persoană cu împuternicire avocațială) să semneze documentul, este posibilă și solicitarea semnăturii acestuia. Atunci când trebuie să adăugați semnatari, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Add signer (Adăugare semnatar) sub lista Signers (Semnatari ). Selectați New signer (Semnatar nou).

2. Introduceți numele, prenumele (opțional) și adresa de e-mail.

3 (opțional). Dacă au nevoie de acces la portal mai târziu, activați comutatorul Creare contact nou . Dacă doriți să adăugați detalii de contact, extindeți secțiunea Informații de contact și completați câmpul necesar.

4. Faceți clic pe Confirmare. Aceștia vor fi adăugați la lista de semnatari . Solicitați semnătura lor ca și cum ar fi doar un alt contact legat de cont.

Atunci când solicitați o semnătură de la un non-client, semnatarul primește un link unic prin e-mail. Linkul va fi valabil timp de 7 zile. Aceștia vor putea semna făcând clic pe el, fără a fi nevoie de autorizație.

Adăugați semnătura electronică a reprezentantului firmei

Cele mai multe documente trebuie semnate de unul sau mai mulți specialiști fiscali. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpuri pentru aceștia și editați-le indicând numele fiecărui membru al echipei.

Atunci când solicitați o semnătură electronică de la un membru al echipei, selectați Eu în lista derulantă Alegeți semnatarul. Câmpurile disponibile sunt:

Semnătura: Numele dvs. apare implicit, dar îl puteți schimba. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, adăugați mai multe, apoi editați numele.
Inițialele: În mod implicit, apar inițialele selectate, dar puteți edita câmpul după cum este necesar.
Data: Acest câmp este completat automat atunci când documentul este trimis clientului.
Text: Adăugați numele firmei dumneavoastră, adresa sau orice alte detalii necesare.

Sfaturi:

Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic și editați câmpul.
Dacă un câmp de semnătură este adăugat pentru un reprezentant al firmei, iar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de orice membru al echipei care are acces la documentele contului clientului.
Odată ce trimiteți documentul către client, documentul este considerat semnat de firma dumneavoastră, iar clientul poate vedea acest lucru (cu excepția semnăturilor QES/AdES ).
Dacă sunt adăugate câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei și documentul nu a fost încă semnat de client, aveți încă timp să anulați cererea de semnătură electronică, dacă este necesar.
Pista de audit a documentului arată cine a creat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei în document.

Reamintiți clienților să semneze electronic documentele

De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.

Sfat! Amintiți-vă că link-ul cu cererea de semnătură trimis prin e-mail expiră în 7 zile. Pentru a asigura un proces fără probleme, reamintiți-le clienților dvs. să acționeze prompt. Alternativ, anunțați-i că pot accesa și semna întotdeauna cererea direct prin intermediul portalului pentru clienți, unde nu există o dată de expirare.

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a răspunde sau dacă uită să o facă, puteți face acest lucru:

retrimiterea manuală a unei notificări privind documentul în așteptare
Configurați memento-uri automate

Reamintiri manuale (retrimitere)

Pentru a retrimite o notificare prin care se solicită o semnătură electronică, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului în lista Semnături, apoi selectați retrimitere.

Ce se întâmplă:

Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului
O notificare privind documentul în așteptare de semnătură electronică este mutată în partea de sus a listei de așteptare a clientului.

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document de semnat electronic.

Dacă activațiAmintiri în timp ce solicitați o semnătură electronică, clientului îi sunt trimise e-mailuri suplimentare dacă nu semnează documentul electronic într-un interval de timp specificat.

După ce activați Reminders, faceți selecția:

Days until next reminder (Zile până la următorul memento): setează trimiterea unui memento după un anumit număr de zile dacă documentul nu a fost semnat electronic de toți semnatarii. În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce a fost solicitată semnătura electronică
Număr de memento-uri: setați numărul de memento-uri care sunt trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire

Reamintirile se opresc atunci când:

A fost trimis numărul stabilit de memento-uri
Documentul a fost semnat de toți semnatarii

Opțiunea Memento-uri poate fi activată și dezactivată în orice moment prin deschiderea documentului în curs de semnare (chiar dacă unul dintre semnatari l-a semnat electronic). Pentru a face acest lucru, deschideți profilul clientului și treceți la Docuri > Semnături. În subpanglica Signatures (Semnături ), găsiți un document și faceți clic pe numele acestuia. Apoi, faceți clic pe Afișare semnatari și actualizați setările de reamintire. Nu uitați să faceți clic pe Salvare atunci când efectuați modificările.

Ce văd clienții dvs.

Atunci când solicitați o semnătură, clienții care primesc notificări și semnatarii care nu utilizează portalul pentru clienți primesc un e-mail cu un link unic către semnarea documentului. Dacă semnatarii pot semna documentul fără să se conecteze, link-ul va fi valabil la șapte zile după ce a fost trimis.

Clienții dvs. care utilizează portalul pentru clienți pot vizualiza și semna electronic un document făcând clic pe acesta în categoria Documente din secțiunea În așteptare de acțiune din paginile Acasă sau Documente ale portalului lor sau făcând clic pe link-ul din notificarea lor prin e-mail.

În versiunea web:
În versiunea mobilă:

Atunci când solicitați o semnătură electronică de la mai mulți utilizatori pentru un cont (de exemplu, soți), utilizatorul care semnează vede doar câmpul propriu de semnătură electronică. Documentul rămâne Pending E-Signature ( În așteptare semnătură electronică ) în subfișierul Signatures (Semnături ) până când ambele părți îl semnează electronic.

Atunci când clientul primește cererea de semnătură pentru prima dată, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să accepte să utilizeze semnăturile electronice.

Dacă doriți să vedeți TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire.