Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Semnarea electronică a documentelor este la fel de obligatorie din punct de vedere juridic ca și semnarea lor de mână. Odată ce un document a fost semnat, acesta este considerat definitiv și nu poate fi modificat. Cu TaxDome, puteți să indicați unde doriți semnături electronice, să introduceți câmpuri pentru contribuabil și soțul/soția acestuia, să adăugați autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) sau QES/AdES, să activați memento-uri și multe altele! Clienții dvs. pot semna documente indiferent dacă utilizează sau nu portalul pentru clienți.

Sfat

Când solicitați semnături electronice pe declarațiile fiscale completate, puteți utiliza depunerea declarației fiscale pentru a combina revizuirea documentelor, semnăturile și plata într-un singur flux ghidat pentru clienți.

Înainte de a începe

Pentru a continua cu cererea de semnătură:

• Asigurați-vă că documentul dvs. este un PDF fișier.

• Asigurați-vă că medicul are Clientul poate vizualiza nivelul de permisiune . Dacă nu, mutați documentul în folderul cu Clientul poate vizualiza nivelul de permisiune sau acordarea permisiunii clientului permisiuni individuale .

• Decideți dacă doriți să permiteți clienților să semneze documente fără a se autentifica. Dacă da, dezactivați Solicită autentificare pentru semnătură electronică . Cei care nu utilizează portalul pentru clienți pot semna documente la cererea dvs., indiferent de această setare.

Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Pentru a solicita o semnătură electronică de la un client, urmați acești pași:

Web Desktop

Puteți solicita semnături electronice fie direct din vizualizatorul de documente, fie din lista de documente. Pentru a le solicita din vizualizatorul de documente, faceți clic pe pictograma Solicitare semnătură din colțul din dreapta sus sau selectați Solicitare semnătură din meniul cu trei puncte.

Pentru a-l solicita din lista de documente:

1. Faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a numelui documentului, apoi selectați Solicitați semnătură.

2. Alegeți semnatarul din listaSemnatarisau aplicați un șablon de semnătură . Puteți selecta orice contact asociat contului sau adăuga un semnatar terț .

3. Glisați și fixați câmpul semnăturii electronice. Dacă este necesar, treceți pe unul dintre colțurile câmpului și redimensionați câmpul de semnătură.

4. Faceți clic pe Trimitere.Pentru detalii despre meniul de solicitare a semnăturii, accesați subsecțiunea de mai jos .

După trimiterea cererii de semnătură, puteți deschide documentul pentru a vedea unde au fost plasate câmpurile de semnătură.

1. Încărcați documentul pe TaxDome Aplicație Windows (pentru ajutor, consultați demonstrația de mai sus). 

2. Selectați contul de client pentru care este documentul. 

3. Selectați un folder cu acces de vizualizare pentru client în care doriți să încărcați documentul, apoi activați Solicitați semnătura clientului . Se va deschide noua fereastră pentru semnătură.

4. Alegeți manual semnatarul (acesta poate fi clientul sau un reprezentant al firmei) din meniul derulantAlegeți semnatarul sau aplicați un șablon de semnătură .  

5. Adăugați câte câmpuri pentru semnătură electronică sunt necesare pentru fiecare formular.

6. Faceți clic pe SALVARE . După încărcarea documentului, clientului i se trimite un e-mail cu un link către documentul în așteptarea semnăturii electronice, iar documentul devine vizibil în subfila Semnături din fila Documente .

Notă

The Solicită KBA comutatorul nu va fi vizibil dacă Afișează KBA este dezactivat în setările firmei și nu este disponibil echilibru ferm .

Meniu de cerere de semnătură

Aveți diverse opțiuni atunci când solicitați o semnătură electronică, pe care le vom descrie mai detaliat mai jos:

a. Solicitați KBA AdES: adăugați KBA (numai pentru clienții din SUA) sau AdES (numai pentru clienții din UE). DacăAdES selecteazăAdES , fluxul următor diferă, așa cum este descris în articolul detaliat .  

b. Șablon: dacă ați creat șabloane de semnătură pentru a economisi timp cu formularele utilizate frecvent, aici puteți selecta unul.

c. Semnatari:selectați un semnatar pentru care doriți să adăugați câmpuri de semnătură.

Faceți clic pe un nume de semnatar, apoi glisați și fixați câmpurile de semnătură de mai jos.

• Faceți clic pe X în dreapta pentru a șterge un semnatar.

• Pentru a adăuga un câmp pentru un reprezentant al firmei, selectați opțiuneaEu(detalii mai jos ) .

• Modificați ordinea implicită de semnare .

d. Adăugați semnatarul: selectați contactele contului pentru a semna documentul sau adăugați un nou semnatar utilizând adresa de e-mail a acestuia .

e. Câmpuri pentru semnătură:

• Semnătură: se utilizează pentru o semnătură electronică a unui client sau a unui reprezentant al firmei. Fiecare câmp de semnătură conține semnătura, data și ora semnării.

• Inițiale: utilizați această rubrică ori de câte ori aveți nevoie ca clientul sau reprezentantul firmei să își adauge inițialele.

• Data semnării: acest câmp este populat atunci când clientul semnează documentul, iar reprezentantul firmei îl va vedea în fusul orar al serverului TaxDome . În câmpurile reprezentantului firmei, datele apar atunci când documentele sunt trimise clienților. Datele nu pot fi editate.

• Text: solicitați sau adăugați informații suplimentare:

  • Pentru a solicita date suplimentare, plasați câmpul în locul în care doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
  • Pentru a adăuga informații, plasați câmpul precompletat acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.

Notă

Aspectul conținutului din câmpuri (cum ar fi semnături, inițiale, date și text) nu poate fi personalizat. Numai dimensiunea poate fi ajustată prin glisarea colțurilor câmpului.

f. Format data:selectați formatul datei pentru semnăturile electronice. Dacă nu este setat manual, se utilizează formatul implicit al datei .

g. Mementouri: activați această opțiune dacă doriți ca o notificare prin e-mail să fie trimisă automat clientului dacă acesta nu semnează la timp (detalii mai jos ) . Mementourile vor include textul din câmpul următor —Mesaj pentru client. 

h. Mesaj pentru client: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu solicitarea de semnătură. Acest e-mail nu va mai fi accesibil după ce trimiteți solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul de semnătură .

i. Adăugați coduri scurte:acestea sunt coduri care sunt înlocuite automat cu informații cheie în câmpul Mesaj pentru client, cum ar fi numele destinatarului, adresa, numele contului sau data (citiți mai multe despre shortcodes ).

j. Trimiteți: faceți clic aici când documentul este gata pentru a fi semnat.

k. Salvare:salvați modificările fără a trimite documentul: toate câmpurile adăugate sunt salvate, iar documentul este vizibil în fila Documente din secțiunea Semnături. Veți putea în continuare să revizuiți documentul și să adăugați sau să ștergeți câmpuri. Documentul nu este vizibil pentru client până când nu apăsați Trimitere.

Solicitarea semnăturilor electronice de la terțe părți

Dacă clientul dvs. nu utilizează portalul pentru clienți sau dacă aveți nevoie ca altcineva (de exemplu, o persoană cu împuternicire avocațială) să semneze documentul, este posibilă și solicitarea semnăturii acestuia. Atunci când trebuie să adăugați semnatari, urmați acești pași:

1. Faceți clic pe Add signer (Adăugare semnatar) sub lista Signers (Semnatari ). Selectați Semnatar nou.

   

2. Introduceți numele, prenumele (opțional) și adresa de e-mail.

   

3. (opțional). Dacă au nevoie de acces la portal ulterior, activați butonul Crearea unui contact nou (Create new contact toggle). Dacă doriți să adăugați detalii de contact, extindeți secțiunea Informații de contact și completați câmpul necesar.

   

4. Faceți clic pe Confirmare. Aceasta îi va adăuga la lista Semnatari. Solicitați semnătura lor ca și cum ar fi doar un alt contact asociat contului. 

Atunci când solicitați o semnătură de la un non-client, semnatarul primește un link unic prin e-mail. Linkul va fi valabil timp de 7 zile. Aceștia vor putea semna făcând clic pe el, fără a fi nevoie de autorizație.

Adăugați semnătura electronică a reprezentantului firmei

Cele mai multe documente trebuie semnate de unul sau mai mulți specialiști fiscali. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpuri pentru aceștia și editați-le indicând numele fiecărui membru al echipei.

Când solicitați o semnătură electronică de la un membru al echipei, selectațiEuîn meniul derulant Alegeți semnatarul. Câmpurile disponibile sunt:

• Semnătura: Numele dvs. apare implicit, dar îl puteți modifica. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, adăugați mai multe, apoi editați numele.

• Inițialele: În mod implicit, apar inițialele selectate, dar puteți edita câmpul după cum este necesar.

• Data: Acest câmp este completat automat atunci când documentul este trimis clientului.

• Text: Adăugați numele firmei dumneavoastră, adresa sau orice alte detalii necesare.

Sfaturi:

• Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic și editați câmpul.

• Dacă se adaugă un câmp de semnătură pentru un reprezentant al firmei, iar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de către orice membru al echipei cu acces la documentele contului clientului

• Odată ce trimiteți documentul către client, acesta este considerat semnat de firma dumneavoastră, iar clientul poate vedea acest lucru (cu excepția AdES ).

• Dacă sunt adăugate câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei și documentul nu a fost încă semnat de client, aveți încă timp să anulați solicitarea de semnătură electronică dacă este necesar.

• Pista de audit a documentului arată cine a creat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei în document.

Reamintiți clienților să semneze electronic documentele

De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu Notificare activată-primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.   

Sfat

Rețineți că link-ul cu cererea de semnătură trimis prin e-mail va expira în 7 zile. Pentru a asigura un proces transparent, reamintiți-le clienților dvs. să acționeze prompt. Alternativ, informați-i că pot accesa și semna oricând cererea direct prin intermediul portalului pentru clienți, unde nu există nicio dată de expirare.

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a răspunde sau dacă uită să o facă, puteți face acest lucru:

• Reexpediați manual o notificare despre documentul în așteptare

• Configurați memento-uri automate

Reamintiri manuale (retrimitere)

Pentru a retrimite o solicitare de semnătură din vizualizatorul de documente, faceți clic pe pictograma Retrimiteți solicitarea de semnătură din colțul din dreapta sus sau selectați-o din meniul cu trei puncte.

Pentru a o retrimite din subfila Semnături, faceți clic pe cele trei puncte din extrema dreaptă a documentului și selectați Retrimite.

Ce se întâmplă:

• Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului
• O notificare privind documentul în așteptare pentru semnătura electronică este mutată în partea de sus a listei de sarcini a clientului.

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document de semnat electronic.

Dacă activați Amintiri în timp ce solicitați o semnătură electronică, clientului i se trimit e-mailuri suplimentare dacă nu semnează documentul electronic într-un interval de timp specificat. 

Odată ce ați activat Memento-uri, faceți selecțiile:

• Zile până la următorul memento: setați memento-ul să fie trimis după un număr specificat de zile dacă documentul nu a fost semnat electronic de către toți semnatarii. În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după solicitarea semnăturii electronice.

• Număr de mementouri: setați numărul de mementouri trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de memento.

Reamintirile se opresc atunci când:

• A fost trimis numărul stabilit de memento-uri
• Documentul a fost semnat de toți semnatarii

Opțiunea Amintiri poate fi activată și dezactivată în orice moment prin deschiderea documentului în curs de semnare (chiar dacă unul dintre semnatari l-a semnat electronic). Pentru a face acest lucru, deschideți profilul clientului și treceți la Docuri > Semnături. În subpanglica Signatures (Semnături ), găsiți un document și faceți clic pe numele acestuia. Apoi, faceți clic pe Afișare semnatari și actualizați setările de reamintire. Nu uitați să faceți clic pe Salvare atunci când efectuați modificările.

Vedere client

Dacă notificările pentru client sunt activate, acesta este informat atunci când primește o cerere de semnătură. Clienții dvs. pot vedea și deschide cererile de semnătură în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificare sub lista de sarcini din pagina de pornire sau în secțiunea În așteptare de acțiune. De asemenea, aceștia o pot deschide direct din pagina Documente.

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Revizuire și semnare în e-mail.

Dacă semnatarii pot semna documentul fără a se autentifica , linkul din e-mail va fi valabil șapte zile de la trimitere.

Când solicitați o semnătură electronică de la mai mulți utilizatori pentru un cont (de exemplu, soți), fiecare utilizator va vedea doar câmpul propriu pentru semnătura electronică. Documentul rămâne în starea „În așteptare semnătură electronică ” în subfila „Semnături” până când ambele părți îl semnează.

Atunci când un client primește pentru prima dată o cerere de semnătură, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să accepte să utilizeze semnăturile electronice.

Pentru a vedea solicitarea de semnătură trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .

Share

Link copiat