Semnături (de bază): Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți

Semnarea electronică a documentelor este la fel de obligatorie din punct de vedere juridic ca și semnarea lor de mână. Odată ce un document a fost semnat, acesta este considerat definitiv și nu mai poate fi modificat. Cu TaxDome, puteți să indicați unde doriți semnături electronice, să introduceți câmpuri pentru contribuabil și pentru soțul/soția acestuia, să adăugați autentificarea bazată pe cunoștințe (KBA) sau QES/AdES, să activați memento-uri - și multe altele!

Acoperit aici:

Pentru mai multe clipuri video utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru a vizualiza
și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.

Înainte de a începe

Pentru a continua cu cererea de semnătură:

  • Asigurați-vă că documentul dvs. este un fișier PDF .
  • Asigurați-vă că documentul este salvat într-un folder cu Clientul poate vizualiza accesul . În cazul în care se află într-un dosar cu drepturi de acces diferite, mutați-l la unul cu Clientul poate vizualiza acces. 
  • Un client nu poate semna electronic dacă nu are acces la portal, așa că asigurați-vă că opțiunea Login este activată pentru adresa de e-mail a acestuia.

Solicitarea semnăturilor electronice de la clienții dumneavoastră

Pentru a solicita o semnătură electronică de la un client, urmați acești pași:

1. Mergeți la subfișierul Documente al unui cont de client, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta extremă a PDF-ului, apoi selectați Cerere de semnătură.

2. Alegeți semnatarul din meniul derulant Choose signature (Alege semnatarul ) sau aplicați un șablon de semnătură.

3. Trageți și fixați câmpul de semnătură electronică.

4. Сlick peTrimite. Pentru detalii despre meniul de solicitare a semnăturii, mergeți la subsecțiunea de mai jos.

Meniu de cerere de semnătură

Aveți la dispoziție mai multe opțiuni pentru a solicita o semnătură electronică, pe care le vom descrie în detaliu mai jos:

1. Require KBA/QES/AdES: adăugați metoda de autentificare KBA (numai pentru clienții din SUA) sau semnătura QES/AdES (numai pentru clienții din UE). Dacă se selectează QES/AdES , următorul flux diferă de cel descris în articolul detaliat. 

2. Șablon : dacă ați creat șabloane de semnături pentru a economisi timp cu formularele utilizate frecvent, aici puteți selecta unul.

3. Choose signature: selectați un semnatar pentru care doriți să adăugați câmpuri de semnătură.

  • Faceți clic pe numele de contact al utilizatorului contului, apoi trageți și fixați câmpurile de semnătură de mai jos.
  • Faceți clic pe X în dreapta pentru a șterge un semnatar.
  • Pentru a adăuga un câmp pentru un reprezentant al firmei, selectați opțiunea Eu (detalii mai jos).
  • Modificați ordinea implicită de semnare.

4. Adăugați un semnatar: selectați persoane de contact din contul suplimentar pentru a semna documentul, cum ar fi un soț/soție (găsiți mai multe informații în articolul privind semnarea electronică a declarațiilor comune).

5. Câmpuri de semnătură:

  • Semnătură: se utilizează pentru o semnătură electronică a unui client sau a unui reprezentant al firmei. Fiecare câmp de semnătură conține semnătura, data și ora semnării.
  • Inițiale: utilizați această rubrică ori de câte ori aveți nevoie ca clientul sau reprezentantul firmei să își adauge inițialele.
  • Data semnării: acest câmp este completat atunci când clientul semnează documentul. În câmpurile pentru reprezentanții firmei, datele apar atunci când documentele sunt trimise clienților. Datele nu pot fi editate.
  • Text: solicitați sau adăugați informații suplimentare:
    • Pentru a solicita date suplimentare, plasați câmpul în locul în care doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
    • Pentru a adăuga informații, plasați câmpul precompletat acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.

6. Format dată: selectați formatul datei pentru semnăturile electronice. Dacă nu este setat manual, se utilizează formatul de dată implicit.

7. Reamintiri : activați această opțiune pe dacă doriți ca o notificare prin e-mail să fie trimisă automat clientului în cazul în care acesta nu semnează la timp (detalii mai jos). Reamintirile vor include textul din câmpul următor - Mesaj pentru client. 

8. Mesaj pentru client: adăugați un mesaj personalizat care să însoțească cererea de semnătură. Acest mesaj va fi inclus în e-mail împreună cu noua cerere de semnătură. Dacă alegeți să nu completați acest câmp, clientul va primi un mesaj implicit.

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Trimiteți: faceți clic aici atunci când documentul este gata să fie semnat.

11. Save (Salvare ): salvați modificările fără a trimite documentul: toate câmpurile adăugate sunt salvate, iar documentul este vizibil în fila Docs (Documente ), în secțiunea Signatures (Semnături ). Veți putea în continuare să revizuiți documentul și să adăugați sau să ștergeți câmpuri. Documentul nu este vizibil pentru client până când nu apăsați Trimitere.

Adăugarea semnăturii electronice a unui reprezentant al firmei

Cele mai multe documente trebuie semnate de unul sau mai mulți specialiști fiscali. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpuri pentru aceștia și editați-le indicând numele fiecărui membru al echipei.

Atunci când solicitați o semnătură electronică de la un membru al echipei, selectați opțiunea Eu din meniul derulant Alegeți semnatarul. Câmpurile disponibile sunt:

  • Semnătură: în mod implicit, apare numele dvs., dar îl puteți schimba. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, adăugați mai multe, apoi editați numele.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Data: acest câmp este completat automat atunci când documentul este trimis clientului.
  • Text: adăugați numele firmei dumneavoastră, adresa sau orice alte detalii necesare.

Sfaturi:

  • Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic și editați câmpul.
  • Dacă un câmp de semnătură este adăugat pentru un reprezentant al firmei, iar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de orice membru al echipei care are acces la documentele contului clientului.
  • Odată ce trimiteți documentul către client, documentul este considerat semnat de firma dumneavoastră, iar clientul poate vedea acest lucru (cu excepția semnăturilor QES/AdES ).
  • Dacă sunt adăugate câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei și documentul nu a fost încă semnat de client, aveți încă timp să anulați cererea de semnătură electronică, dacă este necesar.
  • Pista de audit a documentului arată cine a creat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei în document.

Reamintirea clienților de a semna electronic documentele

De fiecare dată când trimiteți un document pentru semnare electronică, se trimite o notificare. Utilizatorii care sunt conectați la cont și care au activată opțiuneaNotificare primesc notificarea. Puteți verifica ce utilizatori au activată opțiunea Notify (Notificare ) accesând fila Info (Informații ) a unui cont și vizualizând secțiunea Contacts (Contacte ).

Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a răspunde sau dacă uită să o facă, puteți face acest lucru:

Reamintiri manuale (retrimitere)

Pentru a retrimite o notificare prin care se solicită o semnătură electronică, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului în lista Semnături, apoi selectați retrimitere.

Ce se întâmplă:

  • Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului
  • O notificare privind documentul în așteptare de semnătură electronică este mutată în partea de sus a listei de așteptare a clientului.

Reamintiri automate

Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document de semnat electronic.

Dacă activați funcțiaReminderi în timp ce solicitați o semnătură electronică, clientului i se trimit e-mailuri suplimentare dacă nu semnează electronic documentul într-un interval de timp specificat. Opțiunea Reminders poate fi activată și dezactivată în orice moment deschizând documentul în așteptare de semnare (chiar dacă acesta a fost semnat electronic de unul dintre semnatari). Nu uitați să faceți clic pe Save (Salvare ) atunci când faceți modificări la setările Reminders (Reamintiri ).

După ce activați Reminders, faceți selecția:

  • Zile până la următoarea atenționare: setați o atenționare care să fie trimisă după un anumit număr de zile dacă documentul nu a fost semnat electronic de toți semnatarii. În mod implicit, se trimite un memento la trei zile după ce a fost solicitată semnătura electronică
  • Număr de memento-uri: setați numărul de memento-uri care se trimit clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de atenționare

Reamintirile se opresc atunci când:

  • A fost trimis numărul stabilit de memento-uri
  • Documentul a fost semnat de toți semnatarii

Ce vede clientul dvs. atunci când solicitați o semnătură electronică

Clientul dvs. poate vizualiza și semna electronic un document făcând clic pe acesta în categoria Documente din secțiunea Documente în așteptare din paginile Pagina principală sau Documente din portalul clienților sau făcând clic pe linkul din notificarea prin e-mail.

Atunci când solicitați o semnătură electronică de la mai mulți utilizatori pentru un cont (de exemplu, soți), utilizatorul care semnează vede doar câmpul propriu de semnătură electronică. Documentul rămâne Pending E-Signature ( În așteptare semnătură electronică ) în subfișierul Signatures (Semnături ) până când ambele părți îl semnează electronic.

Atunci când clientul primește pentru prima dată cererea de semnătură, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să fie de acord cu utilizarea semnăturilor electronice:

Dacă doriți să vedeți TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire.

A răspuns la întrebarea dumneavoastră? Vă mulțumim pentru feedback A existat o problemă la trimiterea comentariului dumneavoastră. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.

Mai aveți nevoie de ajutor? Contactați-ne Contactați-ne

Articole conexe