Semnături (de bază): Solicitați semnături electronice de la clienți
E-signing documents is just as legally binding as signing them by hand. Once a document has been signed, it is considered final and cannot be altered. With TaxDome, you can indicate where you want e-signatures, insert fields for the taxpayer and their spouse, add knowledge-based authentication (KBA) or QES/AdES, turn on reminders—and more! Your clients can sign documents regardless of whether they use the client portal.
Pentru mai multe clipuri video utile, vizitați TaxDome Academy, centrul nostru online gratuit pentru a vizualiza
și a învăța tot ce trebuie să știți despre TaxDome.
Înainte de a începe
Pentru a continua cu cererea de semnătură:
- Asigurați-vă că documentul dvs. este un PDF fișier.
- Asigurați-vă că documentul este salvat într-un folder cu Clientul poate vizualiza accesul . În cazul în care se află într-un dosar cu drepturi de acces diferite, mutați-l la unul cu Clientul poate vizualiza acces.
- Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.
Solicitarea semnăturilor electronice de la clienți
Pentru a solicita o semnătură electronică de la un client, urmați acești pași:
1. Go to the Documents subtab of a client account, click the three dots to the far right of the PDF, then select Request signature.
2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template. You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer.
3. Trageți și fixați câmpul de semnătură electronică.
4. Сlick peTrimite. Pentru detalii despre meniul de solicitare a semnăturii, mergeți la subsecțiunea de mai jos.
Meniu de cerere de semnătură
Aveți la dispoziție mai multe opțiuni pentru a solicita o semnătură electronică, pe care le vom descrie în detaliu mai jos:
1. Solicitați KBA /QES/AdES: adăugați metoda KBA metoda de autentificare (numai pentru clienții dvs. din SUA) sau semnătura QES/AdES (numai pentru clienții dvs. din UE). Dacă este selectat QES/AdES , următorul flux diferă de cel descris în articolul detaliat.
2. Șablon : dacă ați creat șabloane de semnături pentru a economisi timp cu formularele utilizate frecvent, aici puteți selecta unul.
3. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.
- Click a signer name, then drag and drop the signature fields below.
- Faceți clic pe X în dreapta pentru a șterge un semnatar.
- Pentru a adăuga un câmp pentru un reprezentant al firmei, selectați opțiunea Eu (detalii mai jos).
- Modificați ordinea implicită de semnare.
4. Add signer: select the account's contacts to sign the document or add a new signer using their email address.
5. Câmpuri de semnătură:
- Semnătură: se utilizează pentru o semnătură electronică a unui client sau a unui reprezentant al firmei. Fiecare câmp de semnătură conține semnătura, data și ora semnării.
- Inițiale: utilizați această rubrică ori de câte ori aveți nevoie ca clientul sau reprezentantul firmei să își adauge inițialele.
- Data semnării: acest câmp este populat atunci când clientul semnează documentul, iar reprezentantul firmei îl va vedea în fusul orar al serverului TaxDome . În câmpurile reprezentantului firmei, datele apar atunci când documentele sunt trimise clienților. Datele nu pot fi editate.
- Text: solicitați sau adăugați informații suplimentare:
- Pentru a solicita date suplimentare, plasați câmpul în locul în care doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
- Pentru a adăuga informații, plasați câmpul precompletat acolo unde doriți să fie, apoi faceți clic pe el pentru a-l edita.
6. Format dată: selectați formatul datei pentru semnăturile electronice. Dacă nu este setat manual, se utilizează formatul de dată implicit.
7. Reamintiri : activați această opțiune pe dacă doriți ca o notificare prin e-mail să fie trimisă automat clientului în cazul în care acesta nu semnează la timp (detalii mai jos). Reamintirile vor include textul din câmpul următor - Mesaj pentru client.
8. Mesaj pentru client: Acest mesaj va înlocui textul implicit din notificarea sistemului de e-mail trimisă împreună cu cererea de semnătură. Acest e-mail nu vă va fi accesibil după ce ați trimis solicitarea. Pentru a-l reutiliza, luați în considerare adăugarea acestuia la șablonul de semnătură.
9. Adăugați coduri scurte: acestea sunt coduri care sunt înlocuite automat cu informații cheie din câmpul Mesaj pentru client, cum ar fi numele destinatarului, adresa, numele contului sau data (citiți mai multe despre shortcodes).
10. Trimiteți: faceți clic aici atunci când documentul este gata să fie semnat.
11. Save (Salvare ): salvați modificările fără a trimite documentul: toate câmpurile adăugate sunt salvate, iar documentul este vizibil în fila Docs (Documente ), în secțiunea Signatures (Semnături ). Veți putea în continuare să revizuiți documentul și să adăugați sau să ștergeți câmpuri. Documentul nu este vizibil pentru client până când nu apăsați Trimitere.
Request e-signatures from third parties
If your client doesn't use the client portal, or if you need someone else (e.g., someone with a power of attorney) to sign the document, requesting their signature is also possible. When you need to add signers, follow these steps:
1. Click Add signer under the Signers list. Select New signer.
2. Enter their First name, Last name (optional) and Email address.
3 (optional). If they need portal access later, enable the Create new contact toggle. If you want to add any contact details, expand the Contact info section and fill in the field you need.
4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account.
When you request a signature from a non-client, the signer receives a unique link via email. The link will be valid for 7 days. They will be able to sign by clicking it, no authorization is needed.
Adăugați semnătura electronică a reprezentantului firmei
Cele mai multe documente trebuie semnate de unul sau mai mulți specialiști fiscali. Dacă aveți nevoie ca mai mulți reprezentanți ai companiei să semneze, adăugați câmpuri pentru aceștia și editați-le indicând numele fiecărui membru al echipei.
Atunci când solicitați o semnătură electronică de la un membru al echipei, selectați Eu în lista derulantă Alegeți semnatarul. Câmpurile disponibile sunt:
- Semnătura: Numele dvs. apare implicit, dar îl puteți schimba. Dacă aveți nevoie de mai multe câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei, adăugați mai multe, apoi editați numele.
- Inițialele: În mod implicit, apar inițialele selectate, dar puteți edita câmpul după cum este necesar.
- Data: Acest câmp este completat automat atunci când documentul este trimis clientului.
- Text: Adăugați numele firmei dumneavoastră, adresa sau orice alte detalii necesare.
Sfaturi:
- Dacă trebuie să vă schimbați numele sau inițialele, faceți clic și editați câmpul.
- Dacă un câmp de semnătură este adăugat pentru un reprezentant al firmei, iar documentul nu a fost trimis clientului, câmpul poate fi editat sau șters de orice membru al echipei care are acces la documentele contului clientului.
- Odată ce trimiteți documentul către client, documentul este considerat semnat de firma dumneavoastră, iar clientul poate vedea acest lucru (cu excepția semnăturilor QES/AdES ).
- Dacă sunt adăugate câmpuri de semnătură pentru reprezentanții firmei și documentul nu a fost încă semnat de client, aveți încă timp să anulați cererea de semnătură electronică, dacă este necesar.
- Pista de audit a documentului arată cine a creat câmpul de semnătură al fiecărui reprezentant al firmei în document.
Reamintiți clienților să semneze electronic documentele
De fiecare dată când trimiteți ceva cu un element de acțiune către un client, acesta este notificat. Toți utilizatorii legați de cont - cu opțiunea Notificare activată - primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate prin verificarea coloanei Notificare din lista de conturi.
Sfat! Amintiți-vă că link-ul cu cererea de semnătură trimis prin e-mail expiră în 7 zile. Pentru a asigura un proces fără probleme, reamintiți-le clienților dvs. să acționeze prompt. Alternativ, anunțați-i că pot accesa și semna întotdeauna cererea direct prin intermediul portalului pentru clienți, unde nu există o dată de expirare.
Dacă destinatarilor le ia prea mult timp pentru a răspunde sau dacă uită să o facă, puteți face acest lucru:
- retrimiterea manuală a unei notificări privind documentul în așteptare
- Configurați memento-uri automate
Reamintiri manuale (retrimitere)
Pentru a retrimite o notificare prin care se solicită o semnătură electronică, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta documentului în lista Semnături, apoi selectați retrimitere.
Ce se întâmplă:
- Un mesaj de e-mail suplimentar este trimis clientului
- O notificare privind documentul în așteptare de semnătură electronică este mutată în partea de sus a listei de așteptare a clientului.
Reamintiri automate
Clienții primesc o notificare prin e-mail atunci când le trimiteți un document de semnat electronic.
Dacă activați funcțiaReminderi în timp ce solicitați o semnătură electronică, clientului i se trimit e-mailuri suplimentare dacă nu semnează electronic documentul într-un interval de timp specificat. Opțiunea Reminders poate fi activată și dezactivată în orice moment deschizând documentul în așteptare de semnare (chiar dacă acesta a fost semnat electronic de unul dintre semnatari). Nu uitați să faceți clic pe Save (Salvare ) atunci când faceți modificări la setările Reminders (Reamintiri ).
După ce activați Reminders, faceți selecția:
- Days until next reminder (Zile până la următorul memento): setează trimiterea unui memento după un anumit număr de zile dacă documentul nu a fost semnat electronic de toți semnatarii. În mod implicit, un memento este trimis la trei zile după ce a fost solicitată semnătura electronică
- Număr de memento-uri: setați numărul de memento-uri care sunt trimise clientului. În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire
Reamintirile se opresc atunci când:
- A fost trimis numărul stabilit de memento-uri
- Documentul a fost semnat de toți semnatarii
Ce văd clienții dvs.
When you request a signature, your clients who receive notifications and signers who don't use the client portal get an email with a unique link to signing the document. If signers can sign the document without logging in, the link will be valid seven days after it's sent.
Your clients who use the client portal can view and e-sign a document by clicking on it in the Documents category of the Waiting for action section in the Home or Documents pages of their portal, or by clicking the link in their email notification.
Atunci când solicitați o semnătură electronică de la mai mulți utilizatori pentru un cont (de exemplu, soți), utilizatorul care semnează vede doar câmpul propriu de semnătură electronică. Documentul rămâne Pending E-Signature ( În așteptare semnătură electronică ) în subfișierul Signatures (Semnături ) până când ambele părți îl semnează electronic.
Atunci când clientul primește cererea de semnătură pentru prima dată, i se va solicita să citească Declarația privind semnăturile electronice și să accepte să utilizeze semnăturile electronice.
Dacă doriți să vedeți TaxDome din partea clientului, accesați o vizualizare doar pentru citire.