Trimiteți propuneri

Funcția noastră „Propuneri și EL-uri ” vă permite să trimiteți propuneri și scrisori de angajament clienților . Acestea pot include o listă a serviciilor dvs. și facturi care pot fi plătite odată ce propunerea este semnată.

Modalități de trimitere a propunerilor

Propunerile pot fi trimise clienților de către proprietarul firmei, administratorul sau orice angajat căruia i s-au acordat drepturi de acces pentru gestionarea propunerilor .

Pentru a trimite o ofertă unui client, probabil veți avea nevoie de un șablon. Pentru mai multe detalii, consultați articolul despre crearea și aplicarea șabloanelor de ofertă . Puteți trimite oferte manual sau folosind automatizări

Pentru a trimite propuneri manual, urmați acești pași:

1. Creați o propunere folosind oricare dintre următoarele metode:

• Faceți clic pe Nou în stânga sus, selectați Propunere , apoi selectați conturile client pentru propunere.

• Accesați Clienți > Conturi din bara de meniu din stânga, apoi bifați casetele de selectare de lângă conturile clienților pentru care este vorba de propunerea. După selectarea conturilor, faceți clic pe Mai multe acțiuni în bara de meniu, apoi selectați Trimiteți propunere din meniul derulant.

• Deschideți contul clientului, treceți la fila Propuneri & EL-uri și faceți clic pe Propunere & EL nouă. Contul curent va fi completat automat.

Notă

Nu puteți trimite propuneri către contactele asociate unui cont care nu au acces la portal (accesul lor Autentificare trebuie să fie activată). Pentru mai multe detalii, mergi aici .

2. Introduceți un nume pentru propunere, apoi faceți clic pe meniul derulantȘablon pentru a selecta un șablon. Puteți adăuga shortcodes la nume pentru a-l personaliza.

3. Editați orice etapă a șablonului, dacă este necesar, adăugați mai multe pagini sau dezactivați-le. Pentru detalii despre fiecare etapă, consultați articolul privind completarea șabloanelor de propunere .

4. Pentru a asigura accesul tuturor membrilor echipei la propunerea din pipeline, conectați propunerea la un job făcând clic pe Adăugați job în partea de jos a etapei Generale. Acest lucru se poate face numai dacă propunerea este trimisă unui singur client.

După ce ați terminat, trimiteți propunerea. Toți utilizatorii conectați la un cont care au caseta de selectare Semnatar bifată vor primi apoi un e-mail automat prin care sunt informați că a fost trimisă o propunere pentru a fi revizuită și semnată. În funcție de setările propunerii , aceasta este considerată semnată atunci când cel puțin unul sau toți utilizatorii cu autoritate de semnare au semnat-o.  

Un câmp de semnătură va fi adăugat automat la propunere. Odată ce o propunere este semnată, data este adăugată automat.

Salvați proiectul de propunere

Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a finaliza o propunere înainte de a o trimite unui client, salvați-o ca schiță. În acest fel, puteți pregăti propunerea fără a declanșa notificări către client și puteți reveni la ea mai târziu pentru a continua editarea. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Salvați schița în loc să trimiteți propunerea.

Puteți găsi propunerile preliminare în secțiunea Facturare > Propuneri și EL-uri și în secțiunea Propuneri și EL-uri din contul clientului; starea acestora va fi marcată ca Preliminar.

Pentru a identifica rapid toate propunerile preliminare, utilizați filtrele : faceți clic pe Filtru și selectați Stare > Preliminar din opțiunile de stare.

Trimiteți propunerea din schiță

Pentru a trimite propunerea din schiță, faceți clic pe numele schiței, efectuați toate modificările necesare și faceți clic pe Trimitere.

Reamintirea clienților cu privire la propunerile în curs (nesemnate)

De fiecare dată când trimiteți propuneri clienților, aceștia sunt notificați. Toți utilizatorii conectați la cont — cu opțiunea Notificare activată — primesc o notificare prin e-mail. Verificați dacă notificările sunt activate verificând coloana Notificare din lista de conturi.   

În cazul în care destinatarilor le ia prea mult timp pentru a efectua acțiunea sau dacă uită să o facă, puteți fie:

• Reexpediați manual o notificare privind propunerea în așteptare sau

• Configurați memento-uri automate

Reamintiri manuale (retrimitere)

Puteți retrimite o notificare privind propunerea în așteptare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe cele trei puncte din dreapta elementului din listă, apoi selectați Retrimitere .

Iată ce se întâmplă:

• Un mesaj suplimentar de e-mail este trimis fiecărui utilizator asociat contului cu caseta de selectare Semnatar activată;

• O notificare portal pentru acest element va fi mutată în partea de sus a listelor de sarcini ale clientului .

Reamintiri automate

Opțiunea Memento-uri automate poate fi activată sau dezactivată în orice moment prin editarea propunerii în așteptare. De asemenea, puteți activa memento-urile automate atunci când trimiteți o propunere manual sau prin automatizarea pipeline-ului.

După ce activați mementourile automate, le puteți configura:

• Pragul de inactivitate, zile: În mod implicit, se setează un memento pentru a fi trimis la trei zile după ce propunerea a fost trimisă clientului, dar puteți modifica această valoare la ceea ce preferați.

• Limită la: În mod implicit, clientul primește un singur e-mail de reamintire, dar puteți modifica acest lucru cu ceva preferat.

  

  Mementourile se opresc când…

• ...clientul nu a semnat propunerea și a fost trimis numărul stabilit de mementouri.

• ...propunerea are statutul Semnată .

Vedere client

Fiecare utilizator cu caseta de selectareSemnatar activată primește o notificare despre o nouă propunere trimisă. Clienții dvs. pot vedea și deschide propunerile în diferite moduri:

• Din portalul pentru clienți sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din secțiunea În așteptare de acțiune sau pe link-ul de pe pagina Propuneri și EL-uri. 

• Din notificarea prin e-mail.  

Apoi, clienții vor interacționa cu propunerea ( de exemplu, pot continua pentru a autoriza o plată securizată). 

Când trimit o propunere, starea acesteia se schimbă de la În așteptare la Parțial semnată (dacă sunt necesari mai mulți semnatari) sauSemnată, iar dumneavoastră primiți o notificare .

Pentru a vedea propunerea trimisă din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .  

Share

Link copiat