Creați și trimiteți liste de verificare pentru documente

Lista de verificare a documentelor de admitere este o modalitate inteligentă de a colecta documentele fiscale de la clienți. Creați o listă personalizată cu documentele pe care clientul dvs. trebuie să le încarce, apoi trimiteți-o prin intermediul organizatorului.

Primind o listă clară cu ceea ce este necesar, clienții știu exact ce trebuie să încarce sau pot indica pur și simplu motivul pentru care un document nu este disponibil, ceea ce duce la mai puține întârzieri, mai puțină muncă manuală și un început mult mai lin al pregătirii declarațiilor fiscale.

Lista de verificare a documentelor, explicată

Listele de verificare a documentelor vă permit să configurați un proces inteligent de preluare a documentelor, adaptat companiei și clienților dvs. Listele de verificare sunt create ca entități separate, dar sunt întotdeauna livrate clienților prin intermediul unui organizator. Organizatorul poate conține doar lista de verificare, doar un chestionar sau ambele.

Începeți prin crearea de liste de verificare personalizate pentru clienții dvs. fiscali , apoi alegeți modul de trimitere a organizatorului:

• Trimiteți manual către clienți individuali pentru o abordare personalizată
• Trimiteți în bloc când mai mulți clienți au nevoie de același organizator trimis împreună cu listele de verificare personalizate
• Automatizați procesul de admitere adăugând liste de verificare la flux de lucru al canalului dvs.

După crearea listelor de verificare, puteți revizui și gestiona toate documentele și răspunsurile într-un singur loc. Acest lucru face colectarea documentelor pentru declarația fiscală simplă și eficientă.

Listele de verificare a documentelor fac parte din flux de lucru TaxDome pentru primirea și livrarea declarațiilor fiscale flux de lucru care vă ajută să colectați documente, să pregătiți și să livrați clienților declarațiile fiscale completate.

Creați lista de verificare a documentelor

Lista de verificare este creată în secțiunea Documente din profilul contului. În timp ce personalizați o listă de verificare, puteți:

• Alegeți dintre peste 42 de tipuri de documente: formulare fiscale obișnuite, precum W-2, 1099, 1098 și multe altele
• Adăugați descrieri personalizate: nume de organizații, instrucțiuni, date sau clarificări contextuale.

Puteți să o creați manual sau să utilizați AI pentru a o genera pe baza declarațiilor fiscale din anul precedent, folosind software-ul dvs. fiscal. Lista de verificare nu este vizibilă pentru client până când nu o trimiteți .

Creați manual

Pentru a crea lista de verificare manual:

1. Accesați Clienți > Conturi > Documente > Documente sau Documente > Documente clienți și selectați contul.
2. Faceți clic pe Lista de verificare.

3. Adăugați elemente la lista dvs. de verificare.

Pentru fiecare document, puteți completa următoarele câmpuri:

• Tipul documentului: Selectați unul dintre formularele fiscale obișnuite (de exemplu, W-2, 1099, 1098) din meniul derulant. Dacă documentul de care aveți nevoie nu este listat, selectați Altele.
• Descriere: Adăugați detalii pentru a ajuta clientul să identifice documentul. Puteți utiliza acest câmp pentru numele organizațiilor (de exemplu, „Apple”), instrucțiuni sau sfaturi suplimentare, date relevante sau orice context care clarifică ceea ce este necesar.

Puteți edita sau șterge elemente în orice moment. Toate modificările sunt salvate automat.

Generați cu AI

În funcție de software-ul fiscal utilizat, este posibil să puteți genera o listă de verificare pe baza declarațiilor fiscale din anul precedent cu ajutorul AI. Această funcționalitate acceptă în prezent formularul 1040 pentru Drake, Lacerte, ProSeries și UltraTax. Lucrăm la adăugarea mai multor opțiuni de software și surse de date.

Pentru a genera o listă de verificare cu ajutorul IA:

1. Accesați Clienți > Conturi > Documente > Documente sau Documente > Documente client și selectați contul.

2. Faceți clic pe Lista de verificare.

3. Selectați din meniul derulant software-ul fiscal utilizat pentru declarația fiscală din anul precedent. Dacă sistemul dvs. este compatibil, veți putea continua cu încărcarea fișierului.

4. Încărcați documentul: fișierul trebuie să fie în PDF , cu o dimensiune maximă de 30 MB. Se preferă copia preparatorului, deoarece aceasta include de obicei foi de lucru care ajută la generarea unei liste de verificare mai precise. Puteți alege documentul:

• Din încărcări pentru a selecta un document deja existent în TaxDome.

• Răsfoiți fișierele pentru a încărca un document nou de pe computerul dvs.

5. Așteptați până când documentul este analizat. Puteți închide bara laterală — vă vom anunța când lista de verificare este gata.

6. Verificați lista de verificare generată și efectuați modificările necesare. Editați tipurile de documente, descrierile sau eliminați elementele, dacă este necesar.

Dacă trebuie să o luați de la capăt, faceți clic pe Ștergeți tot pentru a elimina toate elementele și a începe crearea unei noi liste de verificare.

Trimiteți lista de verificare a documentelor

Când creați o listă de verificare a documentelor, clienții nu o pot vedea încă — starea reflectă situația actuală. Pentru a pune lista de verificare la dispoziția clienților, trebuie să o trimiteți prin intermediul organizatorului. Acest lucru se poate face fie din lista de verificare, fie din ecranul de creare a organizatorului.

Puteți trimite organizatori care conțin doar o listă de verificare sau o listă de verificare cu un chestionar.

Trimite din lista de verificare

Imediat după crearea unei liste de verificare, o puteți trimite imediat. Alegeți dintre două opțiuni:

• Trimiteți cu organizatorul: Aceasta vă va permite să selectați șablonul organizatorului pentru a trimite un chestionar împreună cu lista de verificare. flux de lucru detalii, consultați flux de lucru standard pentru trimiterea organizatorului.
• Trimiteți doar lista de verificare: vă permite să colectați documente fără a solicita clienților să completeze un chestionar (a se vedea mai jos).

Când faceți clic pe Trimiteți doar lista de verificare, TaxDome creează TaxDome un organizator gol. Acest șablon conține doar o secțiune introductivă și lista de verificare a documentelor dvs. — fără întrebări sau secțiuni suplimentare de configurat.

Pentru a trimite doar o listă de verificare:

1. Creați o listă de verificare

2. Faceți clic pe Trimiteți doar lista de verificare. Se va crea automat un șablon de organizator gol.

3. Activați mementourile automate pentru a vă asigura că clientul primește o notificare suplimentară dacă nu returnează lista de verificare completată până la un anumit termen (opțional).

4. Adăugați un nume pentru organizator și faceți clic pe Creați și trimiteți.

Trimite din organizator

De asemenea, puteți trimite un organizator care conține o listă de verificare atunci când trimiteți un organizator clientului. flux de lucru detalii, consultați flux de lucru standard pentru trimiterea organizatorului.

Trimiteți în bloc

Când trimiteți organizatori cu liste de verificare în bloc, toți clienții primesc același șablon de chestionar, dar fiecare primește propria listă de verificare personalizată (creată în prealabil în contul său). De aceea este important să le aveți pregătite înainte de trimitere. Iată cum puteți proceda pentru trimiterea în bloc:

• Pasul 1. Verificați dacă toate listele de verificare sunt create.

• Pasul 2. Activați lista de verificare a documentelor în șablonul organizatorului.

• Pasul 3. Trimiteți organizatorului lista de verificare a documentelor

Pasul 1. Verificați dacă toate listele de verificare sunt create.

Pentru a vă asigura că listele de verificare sunt pregătite pentru toți clienții dvs. fiscali înainte de trimitere, verificați starea acestora în secțiunea Conturi. Puteți face acest lucru în două moduri:

• Vizualizați coloana Listă de verificare: Accesați Clienți > Conturi și consultați coloana Listă de verificare. Conturile cu o listă de verificare vor afișa o pictogramă de listă, în timp ce conturile fără o astfel de listă vor apărea goale.

• Utilizați filtrul Listă de verificare: Accesați Clienți > Conturi, faceți clic pe Filtru > Listă de verificare și selectați Creat sau Necreat pentru a vizualiza conturile în funcție de starea listei de verificare. Acest lucru vă ajută să identificați rapid clienții pentru care trebuie încă pregătite liste de verificare.

Pasul 2. Activați lista de verificare a documentelor în șablonul organizatorului (opțional)

Listele de verificare sunt întotdeauna livrate prin intermediul organizatorului. Organizatorul poate conține un chestionar complet sau poate fi gol (numai listă de verificare). Pentru a atașa o listă de verificare la un șablon de organizator , deschideți șablonul și activați opțiunea Atașați liste de verificare.

De asemenea, acest lucru este esențial pentru trimiterea automată a listelor de verificare .

Pasul 3. Trimiteți organizatorului lista de verificare a documentelor

Dacă aveți pregătite toate listele de verificare ale clienților, le puteți trimite în bloc. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Clienți din meniul din bara laterală din stânga, filtrați lista conturilor după Listă de verificare > Creat. În acest fel, veți putea identifica toate conturile pentru care a fost creată o listă de verificare.

2. Bifați casetele de selectare de lângă clienții cărora doriți să le trimiteți lista de verificare, apoi faceți clic pe Trimiteți organizator.

3. Activați opțiunea Atașați lista de verificare sau selectați șablonul cu această opțiune activată, apoi trimiteți organizatorul.

Iată ce se întâmplă:

• Dacă a fost creată o listă de verificare pentru cont: Clientul va primi un pachet de admitere unificat.
• Dacă nu a fost creată nicio listă de verificare pentru cont: Clientul va primi doar un chestionar. Cu toate acestea, puteți adăuga elemente la lista de verificare după trimitere.

Ce se întâmplă dacă trimit o listă de verificare goală?

Dacă trimiteți accidental un organizator cu opțiunea Atașează lista de verificare activată către clienți fără liste de verificare create, aceștia vor primi doar organizatorul, secțiunea listei de verificare nefiind afișată. Cu toate acestea, va fi creată o listă de verificare goală pentru aceștia.

Puteți identifica acești clienți și completa lista de verificare, dacă este necesar. Pentru a face acest lucru:

1. Accesați Organizatori din bara de meniu din stânga.

2. Faceți clic pe Filtru.

3. Selectați Lista de verificare, aplicați operatorul logic „este” și alegeți „Gol”. Aceasta afișează organizatorii cu liste de verificare existente, dar care nu conțin elemente.

Organizatorii cu liste de verificare goale vor afișa o pictogramă Adăugare elemente în coloana Listă de verificare. Pentru a adăuga documente la o listă de verificare goală, faceți clic pe Adăugare elemente. Se va deschide editorul listei de verificare, unde puteți adăuga tipurile de documente și descrierile necesare. Odată ce a fost adăugat cel puțin un element, lista de verificare va fi afișată pentru client în organizatorul trimis.

Vedere client

Dacă notificările sunt activate, clienții sunt informați că au primit un organizator (care poate conține o listă de verificare, un chestionar sau ambele). Clienții dvs. pot vedea și interacționa cu o listă de verificare în diferite moduri:

• Din portalul clientului sau din aplicația mobilă: Faceți clic pe notificarea din lista de sarcini sau pe linkul din pagina Organizatori. 

• Din notificarea prin e-mail: Faceți clic pe Completați organizatorul din e-mail.

Cum completează clienții lista de verificare

Clienții primesc lista de verificare împreună cu organizatorul și o consideră un pachet de admitere unificat.

Pachetul include trei secțiuni:

1. Introducere: O explicație a ceea ce trebuie să facă clientul

2. Chestionar: Întrebări din partea organizatorului (opțional)

3. Lista documentelor necesare: Lista documentelor necesare

Când ambele componente sunt prezente, clienții le pot completa în orice ordine – nu există o secvență obligatorie.

Clienții trebuie să coreleze documentele cu elementele din lista de verificare. Odată corelate, elementele vor fi marcate ca fiind finalizate, iar firma va putea vedea progresul exact.

Dacă un client nu poate furniza un document imediat, acesta poate indica motivul și specifica data la care intenționează să îl trimită. Dacă notificările sunt activate, clientul primește un e-mail de reamintire pentru a încărca documentele la data selectată, reducând astfel necesitatea urmăririi manuale.

Când trimit agenda care conține o listă de verificare, starea agendei se schimbă de la În așteptare/În curs laFinalizată,iar dvs. primiți o notificare .

Pentru a vedea organizatorul trimis cu o listă de verificare din perspectiva clientului, accesați vizualizarea numai pentru citire .  

Apoi, aflați cum să lucrați cu lista de verificare odată ce aceasta a fost trimisă clientului.