Explicații privind etichetele

Sistemul TaxDome vă ajută să vă organizați flux de lucru.

Prezentare generală a etichetelor

Etichetele sunt marcaje care vă ajută să organizați și să găsiți rapid conturile clienților, contactele, înregistrările de timp, documentele și sarcinile. Gândiți-vă la etichete ca la o modalitate flexibilă de a vă clasifica datele pe baza criteriilor relevante pentru firma dumneavoastră — fie că este vorba de tipul de client, serviciul oferit, starea termenului limită sau orice altă clasificare.

Înainte de a începe să utilizați etichetele, rețineți următoarele:

Puteți utiliza aceleași etichete pentru toate entitățile (de exemplu, conturi, contacte și altele). 

• Puteți crea etichete manual sau automat (numai pentru documente). 

• Puteți gestiona și vizualiza toate etichetele într-un singur loc. 

  

Cum funcționează etichetele

Etichetele urmează un ciclu de viață uniform pentru toate tipurile de entități din TaxDome. În general, flux de lucru pentru etichetare flux de lucru următorul:

1. Planificați-vă sistemul de etichete — înainte de a crea etichete, stabiliți reguli de denumire coerente. Folosiți prefixe pentru a grupa etichetele conexe (de exemplu, „Status:”, „Service:” sau „Tax2024:”) și începeți doar cu cele mai importante etichete, extinzând sistemul pe măsură ce nevoile dvs. cresc.

2. Creați-vă etichetele — construiți-vă manual biblioteca de etichete sau lăsați TaxDome să eticheteze automat documentele încărcate de clienți. Consultați secțiunea „Gestionarea etichetelor” pentru a începe.

3. Aplicați etichete entităților — atribuiți etichete conturilor, contactelor, înregistrărilor de timp, documentelor sau sarcinilor pe măsură ce lucrați.

4. Folosiți etichetele pentru a filtra și a găsi — filtrați orice listă de entități după etichetă pentru a găsi rapid elementele de care aveți nevoie.

Cele mai bune practici

Pentru a profita la maximum de TaxDome Sistemul de etichetare al lui , luați în considerare aceste bune practici:

• Începeți cu etichetele esențiale — Începeți doar cu cele mai importante etichete și extindeți lista pe măsură ce este necesar, în loc să creați prea multe deodată.

• Stabiliți un sistem de denumire coerent — Folosiți modele de denumire clare și consecvente pentru etichetele dvs. (de exemplu, „Stare:”, „Locație:”, „Serviciu:”).

• Etichete grupate — Mențineți ordinea în sistemul de etichete folosind prefixe pentru etichetele similare (de exemplu, „Tax2024:”, „Type:”).

• Verificați periodic etichetele — Examinați periodic etichetele pentru a le elimina pe cele redundante sau învechite.

• Documentați-vă sistemul de etichetare — Creați o documentație internă privind convențiile de etichetare ale firmei dumneavoastră, pe care angajații să o poată consulta.

Scheme comune de etichetare

Iată câteva exemple de sisteme eficiente de etichetare utilizate de firmele de contabilitate:

• Tipul de client Tags: Persoană fizică, Întreprindere, Trust, Moștenire, Non-Profit

• Service Tags: Tax Prep, Contabilitate, Salarizare, Consultanță, Audit

• Etichete de stare: Client nou, Actual, Inactiv, Prospect

• Tax Form Tags: 1040, 1065, 1120, 1120S, 990

• Termen limită Tags: Q1 Termen limită, 15 aprilie, Prelungire, Prioritate

• Etichete industriale: Sănătate, Construcții, Tehnologie, Imobiliare, Retail

Moduri de utilizare a etichetelor

Modalitățile de utilizare a etichetelor variază pentru fiecare entitate TaxDome . Aflați mai multe în secțiunile de mai jos.

Etichete cont

Etichetele de cont pot fi utilizate în fluxurile de lucru de automatizare. Spre deosebire de alte tipuri de etichete, acestea pot declanșa automatizări din pipeline și pot fi utilizate în logica condițională. Aflați mai multe despre aplicarea și utilizarea etichetelor de cont în articolul detaliat .

Etichete de contact

Etichetele de contact vă ajută să clasificați și să organizați contactele. Acest lucru permite o filtrare și o căutare mai rafinate în baza de date de contacte. Cum se aplică etichetele de contact:

• Când adăugați contacte

• Când editați contactele

• Atunci când se actualizează în bloc informațiile de contact prin import

Cum să utilizați etichetele de contact:

• Prin filtrarea listei de contacte după etichete

  

Etichete de intrare în timp

Etichetele de introducere a timpului vă ajută să clasificați diferite tipuri de muncă facturabilă, facilitând analizarea locului în care se petrece timpul. Cum se aplică etichetele de introducere a timpului:

• Când creați înregistrări de timp

• Când editați înregistrările de timp

Cum se utilizează etichetele de înregistrare a timpului:

• Prin filtrarea listei de înregistrări de timp după etichete

  

Etichete document

Etichetele de documente vă ajută să organizați și să localizați rapid anumite tipuri de fișiere în întreaga bibliotecă de documente sau în documentele unui anumit client. Cum se aplică etichetele de documente:

• Automat prin TaxDome (numai pentru documentele încărcate de clienți)

• Când editați detaliile documentului

Cum se utilizează etichetele documentelor:

• Prin filtrarea listei de documente după etichete

  

Etichete pentru sarcini

Etichetele de activități vă permit să clasificați diferite tipuri de lucrări, facilitând gestionarea volumului de muncă și urmărirea progresului în diferite domenii de servicii sau tipuri de proiecte. Cum se aplică etichetele de activități:

• Când creați sarcini

• Când editați sarcini

Cum se utilizează etichetele de activități:

• Prin filtrarea listei de sarcini după etichete

  

Acces și permisiuni

Etichetele sunt disponibile în mod implicit pentru proprietarul firmei și administratori. Membrii echipei au nevoie de drept de acces pentru a crea, edita și șterge etichete, precum și pentru a le activa pentru TaxDome .

Automatizați procesele cu ajutorul etichetelor

Etichetele conturilor reprezintă elementul fundamental al automatizărilor din fluxul de lucru TaxDome. Puteți actualiza automat etichetele în urma acțiunilor clienților și le puteți folosi ca condiții care determină ce automatizări se declanșează pentru un anumit cont — creând fluxuri de lucru care se adaptează fiecărui client fără intervenție manuală. Scenarii comune de automatizare:

• Actualizarea etichetelor contului la o etapă a procesului — atunci când o solicitare ajunge la o etapă specificată, etichetele sunt aplicate sau eliminate automat din cont. De exemplu, un potențial client poate primi automat eticheta „Client nou” în momentul în care efectuează o plată în avans.

• Declanșați automatizări condiționale pe baza etichetelor — etapele din fluxul de lucru pot fi configurate astfel încât să execute automatizări specifice numai pentru conturile care au anumite etichete, permițându-vă, de exemplu, să alocați automat sarcini diferiților membri ai echipei în funcție de clienții de care se ocupă. Consultați Automatizarea alocării sarcinilor prin intermediul etichetelor de cont și logica condițională în fluxurile de lucru .

• Atribuiți etichete pe baza răspunsurilor din chestionarul de organizare — atunci când un client completează un chestionar de organizare, etichetele sunt aplicate sau eliminate în funcție de răspunsurile sale. Această funcție este utilă în procesul de integrare: în loc să clasificați manual noii clienți, chestionarul de organizare face acest lucru automat.

• Atribuiți etichete în funcție de pachetul din ofertă — atunci când un client semnează o ofertă și selectează un pachet de servicii, etichetele corespunzătoare sunt aplicate automat contului său, permițându-vă să direcționați imediat d