Importați documente din FileCabinet

Deși, în acest moment, FileCabinet CS nu suportă importul automat de documente la TaxDome, un membru al comunității noastre de pe Facebook a dezvoltat o soluție pentru a accelera și automatiza parțial procesul de transfer, astfel încât să nu trebuiască să imprimați fiecare document la TaxDome în parte. Cu acordul participantului, am descris această soluție și îi mulțumim pentru disponibilitatea de a împărtăși aceste cunoștințe cu alți proprietari de firme.

Documente de import

FileCabinet are o limitare atunci când exportă fișiere: nu poate păstra structura de foldere a fiecărui client. Pentru a ocoli această limitare, puteți exporta fișierele fiecărui client fără structura acestora și apoi să executați un   .exe pentru a crea automat foldere și a sorta fișierele în funcție de numele lor.

Notă! Pentru a importa documente de la FileCabinet la TaxDome, trebuie să tratați fiecare client separat. Aceasta înseamnă că va trebui să repetați pașii de mai jos pentru fiecare client.

Pasul 1. Exportați toate fișierele unui client

Exportați toate PDF-urile pentru un client individual într-un dosar temporar, cum ar fi C:\temp\TD Docs. 

De exemplu, presupunem că structura originală a dosarelor pentru John Doe (un client imaginar) arată astfel:

├── John Doe/
        ├── Declarații fiscale/
        │ ├── 2022/
        │ │ ├── declarație fiscală_2022_john.pdf
       │ ├── 2021/
        │ │ ├── impozit_return_2021_john.pdf
       ├── Contracte/
        │ ├── contract_2022.pdf
       ├── Rapoarte/
        │ ├── report_2022.pdf

După exportarea într-un dosar temporar, C:\temp\TD Docs va conține următoarele fișiere fără nicio structură de foldere:

    ├── impozit_return_2022_john.pdf
   ├── tax_return_2021_john.pdf
   ├── contract_202222.pdf
   ├── raport_2022.pdf

Pasul 2. Rulați scriptul my.exe

my.exe este un script care efectuează următoarele acțiuni:

• Navighează la directorul (C:\temp\TD Docs\) care conține fișierele.
• Caută fișiere cu modele specifice în numele lor.
• Creează foldere pentru fiecare model.
• Mută fișierele corespunzătoare în folderele corespunzătoare.

1. Descărcați fișierul my.exe creat de un membru al comunității TaxDome .

2. Alergare  my.exe de pe computerul dvs. local (pur și simplu faceți dublu clic pe acesta) pentru a crea automat folderele corespunzătoare și a muta PDF-urile exportate în acestea.

De exemplu, cu cele patru fișiere menționate mai sus, după rularea scriptului, structura de foldere de pe computer va fi restaurată după cum urmează:

    ├── Declarații fiscale/
    │ ├── 2022/
    │ │ ├── declarație fiscală_2022_john.pdf
   │ ├── 2021/
    │ │ ├── impozit_return_2021_john.pdf
   ├── Contracte/
    │ ├── contract_2022.pdf
   ├── Rapoarte/
    │ ├── report_2022.pdf

Pasul 3. Mutați folderele în folderul clientului TaxDome

1. Creați contul de client cu aceleași nume ca în structura de foldere. Continuând exemplul de mai sus, ar trebui să creăm un cont John Doe în TaxDome.

Atenție! Dacă doriți să aplicați structura de la pasul 2, dezactivați un șablon de dosar (punctul 6) în timpul creării.  

2. Încărcați folderele create de script în folderul clientului utilizând portalul web.  

Structura dosarelor din portalul web va fi următoarea. Rețineți că dosarul documentelor încărcate de client va fi creat automat la crearea clientului și nu poate fi șters.  

După ce ați terminat cu un client, ștergeți C:\temp\TD Docs și repetați procesul pentru următorul client.