E-mail: Prezentare generală

Cu funcția E-mail, nu va mai fi necesar să utilizați Gmail sau o aplicație terță parte în timpul lucrului. Sincronizarea e-mailurilor conectează contul dvs. de e-mail cu TaxDome păstra toate TaxDome dvs. TaxDome într-un singur loc și TaxDome îmbunătăți comunicarea cu clienții.

Ce este e-mailul în TaxDome

E-mailul din TaxDome o funcție integrată securizată care vă permite să trimiteți mesaje din contul dvs. de e-mail și să vizualizați corespondența cu clienții dvs. direct în TaxDome . Sistemul funcționează prin sincronizarea furnizorului dvs. de e-mail existent ( Gmail, Outlook, Microsoft 365 etc.) cu TaxDome să creeze un sistem de e-mail separat.

Odată sincronizată, toată corespondența cu clienții este colectată automat într-o locație centralizată - puteți accesa aceste informații fie din profilul fiecărui client, fie din pagina globală Comunicații. Acest lucru înseamnă că, indiferent de membrul echipei care comunică cu un client, fiecare schimb de e-mailuri este accesibil prin intermediul căsuței de e-mail specifice clientului. Acest sistem centralizat asigură vizibilitatea completă a tuturor comunicărilor cu clienții în întreaga echipă.

Ce este sincronizarea e-mailurilor

Sincronizarea e-mailurilor este tehnologia care stă la baza funcționalității e-mailurilor în TaxDome. Este o conexiune bidirecțională între furnizorul dvs. de e-mail și TaxDome :

• Importă e-mailurile clienților din căsuța poștală a furnizorului dvs. în TaxDome
• Trimite e-mailuri din TaxDome contul dvs. de e-mail
• Menține sincronizarea, astfel încât e-mailurile să apară în ambele sisteme
• Organizează automat mesajele în funcție de profilul clientului

Fiecare membru al echipei își sincronizează contul individual de e-mail cu TaxDome. TaxDome toți furnizorii majori de servicii de e-mail, cu configurare simplificată pentru Gmail, Outlook și Microsoft 365.

Notă

După sincronizare, numai conversațiile cu clienții dvs. din lista TaxDome vor fi transferate în TaxDome . Alte e-mailuri din căsuțele poștale ale angajaților nu vor fi accesibile din portal.

De ce TaxDome sincronizarea e-mailurilor cu TaxDome

Sincronizarea e-mailurilor transformă modul în care firmele de contabilitate gestionează comunicarea cu clienții. Iată ce se schimbă atunci când sincronizați:

Cum funcționează sincronizarea e-mailurilor

Sistemul de sincronizare a e-mailurilor funcționează printr-o conexiune securizată între furnizorul dvs. de e-mail și TaxDome:

Pentru e-mailurile primite:

1. Clientul trimite un e-mail la adresa de e-mail a firmei dvs.

2. E-mailul ajunge în căsuța de e-mail a furnizorului dvs. (Gmail, Outlook etc.)

3. TaxDome copiază TaxDome e-mailul

4. Sistemul asociază expeditorul cu un profil de client

5. E-mailul apare în fila E-mail a clientului respectiv.

6. Membrii echipei cu acces la client pot vedea și interacționa cu acesta

Pentru e-mailurile trimise:

1. Membrul echipei compune un e-mail în TaxDome propria adresă de e-mail sincronizată sau în numele unui alt membru al echipei (dacă i s-a delegat această sarcină).

2. E-mailurile sunt trimise prin contul sincronizat al furnizorului

3. E-mailul apare în căsuța de e-mail obișnuită a clientului.

4. Copia rămâne în TaxDome profilul clientului.

Această arhitectură vă permite să păstrați adresa de e-mail și infrastructura existente, beneficiind în același timp de avantajele organizaționale TaxDome.

Notă

E-mailurile arhivate și e-mailurile din folderul cu elemente șterse continuă să existe în TaxDome timp cât există în căsuța poștală electronică. Odată șterse definitiv, acestea vor fi eliminate și din TaxDome.

Cine are nevoie de sincronizare

Sincronizarea e-mailurilor este necesară numai pentru membrii echipei care vor trimite e-mailuri de la propria adresă de e-mail. Dacă un membru al echipei va trimite e-mailuri numai în numele altor persoane (folosind adresa de e-mail a altcuiva), nu este necesar să-și sincronizeze propriul e-mail. În schimb, persoana a cărei adresă de e-mail o va folosi trebuie să activeze opțiunea Permite altor persoane să trimită e-mailuri de la adresa mea de e-mail .

Sincronizați-vă e-mailul dacă:

• Trimiteți sau primiți e-mailuri de la clienți de la propria adresă de e-mail
• Doriți ca clienții să vadă adresa dvs. de e-mail ca expeditor
• Necesitatea de a primi notificări prin e-mail în TaxDome

Nu este necesară sincronizarea dacă:

• Trimiteți e-mailuri numai în numele altor membri ai echipei
• Nu comunicați direct cu clienții prin e-mail

Odată ce toți membrii echipei care comunică direct cu clienții și-au sincronizat e-mailurile, fiecare schimb de e-mailuri este accesibil prin intermediul căsuței de e-mail specifice clientului din profilul acestuia, indiferent de angajatul care comunică cu clientul.

Notă

Fiecare adresă de e-mail poate fi sincronizată cu un singur TaxDome . Sincronizările duplicate vor fi deconectate automat.

Proprietarul firmei și administratorii pot verifica oricând dacă sincronizarea e-mailurilor este configurată pentru fiecare membru al echipei, accesând Setări > Echipă și planuri > Membri ai echipei.

Sfat

Pentru ca toate e-mailurile clienților să fie sincronizate și afișate corect în TaxDome, vă recomandăm să activați opțiunea Sincronizare e-mail pentru contactele asociate contului clientului. Astfel, fila E-mail va apărea în contul clientului. Totuși, asta nu înseamnă că vor primi mesajul pe care l-ai trimis în portalul TaxDome . Ei pot vedea e-mailurile doar în căsuța de e-mail a contului lor.

Acces și permisiuni

E-mailul din TaxDome structura dvs. existentă de control al accesului. E-mailurile pot fi trimise prin:

• Proprietari de firme
• Administratorii firmei
• Membrii echipei cu drepturi de acces pentru a vizualiza toate conturile sau alocați contului

Membrii echipei văd doar e-mailurile clienților la care au acces, menținând astfel limitele adecvate ale informațiilor în cadrul companiei dumneavoastră.

Capacități de e-mail

Sistemul de e-mail TaxDomeacceptă diverse fluxuri de lucru de comunicare:

• Trimitere individuală și în bloc: Puteți trimite un e-mail unui singur client sau mai multor clienți simultan, utilizând trimiterea în bloc . Creați conținutul e-mailului de la zero sau utilizați șabloane de e-mail cu shortcodes pentru a personaliza mesajele.
• Trimitere programată: Programați e-mailurile pentru a fi trimise la o dată ulterioară, util pentru planificarea comunicării în funcție de termene sau programul de lucru.
• Automatizare: Automatizați e-mailurile cu TaxDome ca parte a flux de lucru dvs. flux de lucru. De exemplu, într-un proces tipic 1040 (declarație fiscală), trimiterea automată de e-mailuri poate include:
  • Bine ați venit la portal
  • Salutarea clienților care revin
  • Notificare că un manager examinează documentele primite
  • Finalizarea cu succes a declarației fiscale
  • Cerere de evaluare a calității muncii

Avertisment

Pentru a evita erorile de automatizare, trebuie să permiteți membrilor echipei să trimită e-mailuri în numele dvs. .

Notificări prin e-mail

De fiecare dată când un client trimite un e-mail nou către firma dvs. sau răspunde la un fir de e-mail existent, membrii echipei care au acces la contul respectivului client primesc o notificare în Inbox+ . Pentru a vizualiza cel mai recent e-mail și a răspunde la acesta, faceți clic pe Mergi la….

Notă

Puteți primi notificări pentru toate mesajele noi de la clienții la care aveți acces sau le puteți limita doar la subiectele alocate . Aflați mai multe despre modificarea preferințelor de notificare .

Vedere client

Din punctul de vedere al clienților dvs., nu se schimbă nimic în ceea ce privește modul în care utilizează e-mailul. Clienții primesc e-mailurile trimise de TaxDome în căsuțele lor poștale obișnuite, nu în portalul TaxDome . Ei răspund la e-mailuri așa cum o fac în mod obișnuit, utilizând aplicația de e-mail preferată.

Această transparență înseamnă că clienții nu trebuie să învețe un nou sistem sau să-și schimbe obiceiurile de comunicare. Avantajele organizaționale ale TaxDome sunt în întregime în favoarea firmei dumneavoastră.

Share

Link copiat