Explicații privind comunicarea cu clienții

Metodele de comunicare pe scurt

Ecosistemul de comunicare TaxDomeconstă în trei metode de comunicare, fiecare fiind concepută pentru nevoile specifice de interacțiune cu clienții:

• Discuții cu clienții : Mesagerie securizată în cadrul aplicației, ideală pentru colaborarea continuă cu clienții. Disponibile atât pe portalul web, cât și în aplicația mobilă, discuțiile sunt perfecte pentru:
  • Trimiterea și solicitarea de informații financiare sensibile
  • Partajarea documentelor în siguranță
  • Furnizarea de actualizări privind starea proiectelor în curs de desfășurare
  • Crearea de liste de verificare și solicitări de informații ușor de urmat
• Email-uri : Funcționalitate integrată de e-mail care gestionează toată corespondența cu clienții în cadrul TaxDome . E-mailul este cea mai potrivită opțiune pentru:
  • Informații aprofundate sau detaliate care necesită explicații amănunțite
  • Comunicări oficiale, cum ar fi notificări oficiale
  • Comunicări programate, cum ar fi buletine informative, actualizări importante ale firmei sau anunțuri sezoniere
  • Situații în care clienții preferă comunicarea tradițională prin e-mail
• SMS : Trimiterea directă de mesaje text prin integrarea cu Twilio pentru a lua imediat legătura cu clienții. Mesajele SMS sunt cele mai eficiente pentru:
  • Memento-uri și urmăriri pentru întâlniri, evenimente importante sau termene limită
  • Notificări urgente despre termene limită iminente, actualizări critice sau solicitări urgente
  • Când doriți ca mesajul dvs. să fie văzut cât mai repede posibil
  • Comunicări scurte, orientate spre acțiune, care necesită atenție imediată

Pentru o imagine de ansamblu asupra tuturor comunicărilor cu clienții, folosiți pagina globală „Comunicări” pentru a urmări fiecare interacțiune la nivelul întregii firme. De asemenea, puteți accesa e-mailurile, conversațiile prin chat și mesajele SMS ale unui client anume din profilul acestuia, prin intermediul filei „Comunicare ”.

Configurați-vă canalele de comunicare

Pentru a asigura o comunicare fluentă cu clienții, urmați pașii de configurare de mai jos:

1. Adaugă datele firmei tale: logo, adresă, număr de telefon, adresă de e-mail și site web, pentru a te asigura că clienții tăi te pot contacta și știu cine ești. Clienții tăi vor vedea aceste informații pe web și în aplicația TaxDome .
2. Încurajați-vă clienții să utilizeze portalul pentru a comunica cu ei prin intermediul chat-urilor pentru clienți. Puteți ajuta clienții să se familiarizeze cu portalul lor realizând un scurt videoclip de prezentare sau trimițând un e-mail de bun venit cu detalii.
3. Configurați sincronizarea e-mailurilor și integrarea Twilio pentru SMS , dacă doriți să utilizați aceste metode de comunicare.
4. Completați datele de contact ale clienților . Pentru a trimite e-mailuri sau mesaje SMS prin TaxDome, trebuie să includeți în profilul fiecărui client un număr de telefon valid și o adresă de e-mail în datele de contact ale acestuia.

Acces și permisiuni

Comunicarea în TaxDome sigură. Discuțiile pe chat, e-mailurile și mesajele SMS pot fi vizualizate numai de:

• Clienții pentru care ați creat firul de discuție
• Proprietarul firmei
• Administratori
• Membrii echipei care au acces la contul clientului sau la Vizualizare toate conturile au drept de acces

Atribuirea firului

Atribuirea firului de discuție ajută echipa dvs. să gestioneze comunicările cu clienții, desemnând persoana responsabilă pentru fiecare conversație. Atribuiți firuri de discuție prin chat, SMS sau e-mail anumitor membri ai echipei pentru a clarifica responsabilitatea și a vă asigura că niciun mesaj al clientului nu este trecut cu vederea.

Subiectele atribuite apar în secțiunea Comunicări > Subiecte atribuite mie, oferind membrilor echipei o vizualizare dedicată a responsabilităților lor.

Modele de comunicare

Șabloanele de comunicare ajută la accelerarea creării mesajelor în aplicație. Un șablon este un text gata pregătit pentru chat, SMS sau e-mail, care vă scutește de a scrie același conținut de la zero de fiecare dată.

Puteți descărca șabloane gata pregătite sau puteți crea propriile șabloane.

Toate șabloanele dvs. sunt stocate în Șabloane > Șabloane firme în fila Chat, E-mail sau SMS.

Trimiteți mesaje în bloc

Dacă trebuie să trimiteți același mesaj sau e-mail către mai mulți clienți, utilizați mesageria în bloc . Aceasta vă ajută să notificați toți clienții simultan, de exemplu, cu privire la sezonul fiscal sau la începerea procesului de contabilitate.

Mesajele în bloc pot fi personalizate cu shortcodes . Acestea sunt înlocuite automat cu datele dinamice de care aveți nevoie: numele destinatarului, adresa, numele contului, data sau altele.

Automatizați procesele prin comunicarea cu clienții

Comunicarea cu clienții poate fi automatizată prin intermediul automatizărilor de tip pipeline. Aceasta înseamnă că e-mailul sau mesajul de chat este trimis automat clientului în momentul în care o comandă ajunge în etapa specificată.

Scenarii obișnuite de automatizare:

• E-mailuri automate — mesaje de bun venit, actualizări de stare, notificări de finalizare, solicitări de urmărire
• Chat-uri automate — notificarea clienților cu privire la acțiunile necesare, solicitarea documentelor lipsă, furnizarea de informații privind stadiul procesului

Vedere client

Când trimiteți un mesaj sau inițiați o nouă conversație, clienții primesc o notificare prin e-mail, prin aplicația mobilă și prin portalul pentru clienți și pot răspunde direct de acolo.

În ceea ce privește e-mailurile și mesajele SMS, modul în care clienții le primesc rămâne neschimbat. E-mailurile trimise din TaxDome ajung TaxDome în căsuțele de e-mail obișnuite și pe telefoanele clienților dumneavoastră, nu în portalul TaxDome .

Share

Link copiat