Comunicarea cu clienții: Prezentare generală

Comunicarea cu clienții este o parte esențială a muncii unui contabil. Colectarea de informații, solicitarea de documente și informarea clienților sunt sarcini zilnice. TaxDome vă TaxDome să simplificați aceste procese, oferindu-vă multiple modalități de comunicare, toate într-un singur loc.

Metode de comunicare

Ecosistemul de comunicare TaxDomeconstă în trei metode de comunicare, fiecare fiind concepută pentru nevoile specifice de interacțiune cu clienții:

Chat-uri cu clienții: : Mesagerie securizată în aplicație, ideală pentru colaborarea continuă cu clienții. Disponibile atât în portalul web, cât și în aplicația mobilă, chat-urile sunt perfecte pentru:

• Trimiterea și solicitarea de informații financiare sensibile
• Partajarea documentelor în siguranță
• Furnizarea de actualizări privind starea proiectelor în curs de desfășurare
• Crearea de liste de verificare și solicitări de informații ușor de urmat

E-mailuri: Funcționalitate integrată de e-mail care păstrează toată corespondența cu clienții în TaxDome . E-mailul funcționează cel mai bine pentru:

• Informații aprofundate sau detaliate care necesită explicații amănunțite
• Comunicări oficiale, cum ar fi notificări oficiale
• Comunicări programate, cum ar fi buletine informative, actualizări importante ale firmei sau anunțuri sezoniere
• Situații în care clienții preferă comunicarea tradițională prin e-mail

SMS: Mesagerie text directă prin integrarea Twilio pentru contactul imediat cu clientul. SMS-ul este cel mai eficient pentru:

• Memento-uri și urmăriri pentru întâlniri, evenimente importante sau termene limită
• Notificări urgente despre termene limită iminente, actualizări critice sau solicitări urgente
• Când doriți ca mesajul dvs. să fie văzut cât mai repede posibil
• Comunicări scurte, orientate spre acțiune, care necesită atenție imediată

Înainte de a începe

Pentru a asigura o comunicare fluentă cu clienții, efectuați mai întâi următorii pași de configurare:

1. Adăugați detaliile firmei dvs.: logo, adresă, număr de telefon, e-mail și site web, pentru a vă asigura că clienții dvs. vă pot contacta și știu cine sunteți. Clienții dvs. vor vedea informațiile dvs. pe web și în aplicația TaxDome .

2. Încurajați-vă clienții să utilizeze portalul pentru a comunica cu ei prin intermediul chat-urilor pentru clienți. Puteți ajuta clienții să se familiarizeze cu portalul lor realizând un scurt videoclip de prezentare sau trimițând un e-mail de bun venit cu detalii.

3. Configurați sincronizarea e-mailurilor și integrarea Twilio pentru SMS , dacă doriți să utilizați aceste metode de comunicare.

4. Completați datele de contact ale clienților . Pentru a trimite e-mailuri sau mesaje SMS prin TaxDome, trebuie să includeți în profilul fiecărui client un număr de telefon valid și o adresă de e-mail în datele de contact ale acestuia.

Pagina globală de comunicații

Pentru o comunicare mai ușoară cu clienții dvs., există o pagină globală de comunicare de unde puteți vizualiza toate comunicările firmei cu clienții dvs. De asemenea, este posibil să accesați e-mailurile, chat-urile cu clienții și SMS-urile pentru un client din profilul acestuia, prin intermediul filei Comunicare.

Atribuirea firului

Atribuirea firului de discuție ajută echipa dvs. să gestioneze comunicările cu clienții, desemnând persoana responsabilă pentru fiecare conversație. Atribuiți firuri de discuție prin chat, SMS sau e-mail anumitor membri ai echipei pentru a clarifica responsabilitatea și a vă asigura că niciun mesaj al clientului nu este trecut cu vederea.

Subiectele atribuite apar în secțiunea Comunicări > Subiecte atribuite mie, oferind membrilor echipei o vizualizare dedicată a responsabilităților lor.

Modele de comunicare

Șabloanele de comunicare ajută la accelerarea creării mesajelor în aplicație. Un șablon este un text gata pregătit pentru chat, SMS sau e-mail, care vă scutește de a scrie același conținut de la zero de fiecare dată.

Puteți descărca șabloane gata pregătite sau puteți crea propriile șabloane.

Toate șabloanele dvs. sunt stocate în Șabloane > Șabloane firme în fila Chat, E-mail sau SMS.

Trimiteți mesaje în bloc

Dacă trebuie să trimiteți același mesaj sau e-mail către mai mulți clienți, utilizați mesageria în bloc . Aceasta vă ajută să notificați toți clienții simultan, de exemplu, cu privire la sezonul fiscal sau la începerea procesului de contabilitate.

Mesajele în bloc pot fi personalizate cu shortcodes . Acestea sunt înlocuite automat cu datele dinamice de care aveți nevoie: numele destinatarului, adresa, numele contului, data sau altele.

Automatizări în comunicații

TaxDome vă TaxDome să automatizați comunicările prin chat și e-mail, adăugându-le la orice etapă a procesului dvs. . Acest lucru asigură o comunicare consistentă cu clienții și reduce volumul de muncă manuală.

• E-mailurile automate sunt utilizate în mod obișnuit pentru mesaje de bun venit, actualizări de stare, notificări de finalizare și solicitări de urmărire.
• Chat-urile automate sunt ideale pentru a alerta clienții cu privire la acțiunile necesare, pentru a solicita documentele lipsă și pentru a furniza actualizări în timp real cu privire la starea procesului. Creați automatizări pe baza șabloanelor o singură dată, iar clienții vor primi automat mesaje adecvate pe măsură ce lucrările avansează prin etapele procesului.

Share

Link copiat