Chats: Prezentare generală

Chat-urile vă permit să comunicați în siguranță cu clienții dvs. în TaxDome fără a utiliza aplicații terțe. Aflați mai multe despre TaxDome Chats și descoperiți principalele caracteristici ale acestora.

Discuții, explicate

Chatul este una dintre metodele de comunicare integrate la TaxDome, alături de e-mail și SMS. Această caracteristică este disponibilă pentru dvs. și clienții dvs. în portalul web și în aplicația mobilăTaxDome . 

Folosind chat-urile, puteți:

• Comunicați cu clienții: Adresați și răspundeți la întrebări, discutați probleme de lucru, programați întâlniri etc. 
• Solicitați fișiere: Cereți clienților dvs. să încarce documentele lipsă prin chat-uri. Documentele încărcate în cadrul discuțiilor vor fi introduse automat în profilurile clienților.
• Atribuiți sarcini clienților: Adăugați sarcini pentru clienți în cadrul chat-urilor, afișându-le ca liste de sarcini cu casete de selectare. Progresul acestor sarcini poate fi urmărit pe o pagină separată.
• Obțineți informații ad-hoc: Trimiteți solicitarea de a primi informații și/sau documente lipsă de la client cât mai curând posibil.

Conversațiile sunt securizate. Acest lucru înseamnă că ele pot fi văzute doar de:

• Clienții pentru care ați creat firul de discuție
• Proprietari de firme
• Administratori
• Dreptul de acces al membrilor echipei cu acces la contul clientului sau la vizualizarea tuturor conturilor
• Membrii echipei pe care îi menționați în chat

Lista de mai sus se referă la mesajele publice din chat-uri. Cu toate acestea, puteți utiliza și mesajele interne, care sunt vizibile numai pentru membrii echipei.

Notificări privind mesajele noi

Membrul firmei care a inițiat subiectul primește notificări Inbox+, prin e-mail sau ambele atunci când:

• Clientul trimite un mesaj nou către un fir de discuție.
• Clientul sau membrul echipei răspunde într-un fir de discuție.
• Clientul finalizează toate sarcinile într-un fir.
• Clientul încarcă documentul într-un fir.

Ceilalți membri ai echipei primesc notificări atunci când cineva utilizează @mențiuni într-un mesaj. 

Gestionați chat-urile

Puteți crea un număr nelimitat de subiecte de discuție. Cu toate acestea, pentru a evita dezordinea, vă recomandăm să clarificați toate detaliile în cadrul unei discuții și să o arhivați atunci când problema este rezolvată. Puteți să o redeschideți oricând. 

În mod implicit, clienții pot iniția noi discuții, la fel ca membrii echipei. De asemenea, acest lucru ar putea duce la o mulțime de fire de discuții. Pentru a menține lucrurile în ordine, puteți dezactiva capacitatea de a crea chat-uri pentru clienți în setările firmei. În acest fel, ei pot răspunde doar la cele pe care le-ați creat pentru ei. 

Notă! Actualizarea acestei setări se va reflecta pe pagina Flux de activitate.

Automatizați procesele cu ajutorul chat-urilor

Firmele TaxDome utilizează pe scară largă chat-urile pentru a automatiza comunicarea prin text: 

• Avertizați clienții cu privire la acțiunile necesare (de exemplu, semnarea electronică a formularului 8879 sau a facturii).
• Furnizați instrucțiuni (de exemplu, explicați cum să completați organizatorii).
• Furnizați o listă a documentelor sau a acțiunilor necesare pentru finalizarea serviciului.
• Solicitați documentele care lipsesc (de exemplu, documentele necesare pentru confirmarea statutului comercial al societății sau a pregătirii fiscale).
• Raportați stadiul actual al activității (de exemplu, informați clienții cu privire la revizuirea întoarcerii lor).

Deoarece mesajele pot fi trimise clienților prin intermediul automatizărilor pipeline, trebuie să stăpâniți o singură dată șabloanele de chat pentru diferite cazuri. Apoi, după ce lucrarea este mutată în etapa specifică din pipeline, clientul va primi automat mesajul corespunzător.

Vedere client

Atunci când trimiteți un mesaj sau începeți o nouă discuție, clienții primesc o notificare prin e-mail, aplicația mobilă și portalul pentru clienți. Ei trebuie să deschidă notificarea și să răspundă, dacă este necesar.