Chats: Prezentare generală
Chat-urile vă permit să comunicați în siguranță cu clienții dvs. în TaxDome fără a utiliza aplicații terțe. Iată toate detaliile necesare pentru a vă familiariza cu această funcție.
Webinar: Urmăriți webinar pentru a maximiza eficiența comunicării cu clienții cu suita de instrumente TaxDome, inclusiv e-mailuri, chat-uri, anunțuri ale firmei, sarcini ale clienților și automatizare cu Streamline client communication.
Discuții, explicate
Chatul este una dintre metodele de comunicare integrate la TaxDome, alături de e-mail și SMS. Această caracteristică este disponibilă pentru dvs. și pentru clienții dvs. în portalul desktop și în aplicația mobilăTaxDome . Folosind chat-urile, puteți:
- Puneți întrebări și discutați detaliile muncii
- Solicitarea documentelor lipsă. Documentele încărcate în discuții vor fi introduse automat în profilurile clienților și pot fi accesate prin intermediul Docs
- Trimiteți solicitări clienților pentru a primi informații și/sau documente lipsă cât mai curând posibil
- Adăugați sarcini pentru clienți. Sarcinile vor fi afișate ca liste de sarcini cu casete de selectare; puteți urmări progresul acestora pe o pagină separată
- Programarea întâlnirilor
Fiecare discuție pe care o creați se numește un fir de discuție (sau doar o discuție). Puteți crea discuții pentru un client individual, cu mai mulți clienți simultan (acțiuni în masă) sau automat. Chat-urile pot fi create de la zero sau folosind șabloane.
Pentru a accesa chat-urile create, mergeți la fila Comunicare din profilul clientului.
Conversațiile sunt securizate. Acest lucru înseamnă că ele pot fi văzute doar de:
- Clienții pentru care ați creat firul de discuție
- Proprietari de firme
- Administratori
- Dreptul de acces al membrilor echipei cu acces la contul clientului sau la vizualizarea tuturor conturilor
- Membrii echipei pe care îi menționați în chat
Notificări Chats
Atunci când trimiteți mesaje, clienții primesc o notificare. Mesajele necitite sunt afișate în secțiunea În așteptare pentru acțiune. Din partea firmei, toate chat-urile sunt disponibile în secțiunea Chats & tasks (Chats în aplicația mobilă).
În calitate de creator de discuții, veți primi notificări în Inbox+, e-mail sau ambele atunci când:
- Clienții trimit mesaje noi la un fir de chat
- Clienții sau membrii echipei cu acces la cont răspund într-o discuție
- Clienții îndeplinesc toate sarcinile
- Clienții încarcă documente
Gestionați chat-urile
Puteți crea un număr nelimitat de subiecte de discuție. Cu toate acestea, pentru a evita dezordinea, vă recomandăm să clarificați toate detaliile în cadrul unei discuții și să o arhivați atunci când problema este rezolvată. Puteți să o redeschideți oricând.
În mod implicit, clienții pot iniția noi discuții, la fel ca membrii echipei. De asemenea, acest lucru ar putea duce la o mulțime de fire de discuții. Pentru a menține lucrurile în ordine, puteți dezactiva capacitatea de a crea chat-uri pentru clienți în setările firmei. În acest fel, ei pot răspunde doar la cele pe care le-ați creat pentru ei.
Automatizați procesele cu ajutorul chat-urilor
TaxDome firmele utilizează pe scară largă mesajele de chat pentru a automatiza comunicarea prin text:
- avertizați clienții cu privire la acțiunile viitoare necesare (de exemplu, semnarea electronică a formularului 8879 sau a facturii)
- Oferiți instrucțiuni (de exemplu, explicați cum să completați organizatorii)
- Solicitarea documentelor care lipsesc (de exemplu, documentele necesare pentru confirmarea statutului comercial al societății sau a pregătirii fiscale)
- Raportați stadiul actual al activității (de exemplu, informați clienții cu privire la revizuirea returnării lor)
Deoarece mesajele pot fi trimise clienților prin intermediul automatizărilor pipeline, trebuie să stăpâniți o singură dată șabloanele de chat pentru diferite cazuri. Apoi, toți clienții noi adăugați la pipeline vor primi automat mesajul corespunzător.