Explicații privind conversațiile cu clienții

Chat-urile cu clienții reprezintă una dintre metodele de comunicare integrate în TaxDome, alături de e-mail și SMS. Această funcție este disponibilă atât pentru dumneavoastră, cât și pentru clienții dumneavoastră în portalul web și în aplicația TaxDome .

Prezentare generală a conversațiilor cu clienții

Folosind chat-urile cu clienții, puteți:

• Comunicați cu clienții: Adresați și răspundeți la întrebări, discutați probleme de lucru, programați întâlniri etc. 

• Solicitați fișiere: cereți clienților să încarce documentele lipsă prin chat . Documentele încărcate în chat vor fi adăugate automat în profilurile clienților.

• Atribuiți sarcini clienților: Adăugați lucruri de făcut pentru clienți în cadrul chat-urilor, afișându-le sub formă de liste de sarcini cu casete de selectare. Progresul acestor sarcini poate fi urmărit pe o pagină separată.

• Obțineți informații ad-hoc: Trimiteți solicitarea pentru a primi cât mai repede posibil informațiile sau documentele lipsă de la client.

• Colaborați cu colegii menționându-i într-un fir de discuție și trimițându-le mesaje interne care nu sunt vizibile pentru clienți.

Puteți accesa chat-urile clienților navigând la Comunicări > Chat sau la secțiunea corespunzătoare din profilul clientului.

Cum funcționează chat-urile

În general, trimiterea și gestionarea conversațiilor cu clienții se desfășoară după următorul flux:

1. Alegeți cui doriți să trimiteți mesajul. Inițiați o conversație cu un anumit client direct din profilul acestuia sau trimiteți notificări simultan mai multor clienți prin intermediul mesajelor în masă — o funcție utilă pentru anunțurile la nivel de firmă, cum ar fi începutul sezonului fiscal sau demararea procesului de contabilitate.

2. Scrie mesajul. Poți să-l redactezi de la zero sau să folosești un șablon de chat — un text gata pregătit care te scutește de a scrie același conținut de fiecare dată. Poți descărca șabloane gata pregătite sau să-ți creezi propriile șabloane.

3. Dacă este necesar, predați conversația unui coleg de echipă. Dacă un alt membru al echipei ar trebui să se ocupe de comunicare, alocați firul de discuție unui membru specific al echipei pentru a clarifica responsabilitatea și a vă asigura că niciun mesaj al clientului nu este trecut cu vederea.

4. Fii la curent cu răspunsurile. Primește notificări despre mesajele noi din chat, pentru a nu rata răspunsul unui client.

Notificări de chat

Membrul firmei care a inițiat firul de discuție primește notificări în Inbox+, prin e-mail sau ambele când :

• Clientul trimite un mesaj nou într-un fir de chat
• Clientul sau membrul echipei răspunde într-un fir de chat
• Clientul finalizează toate sarcinile dintr-un thread
• Clientul încarcă un document într-un fir de discuție

Ceilalți membri ai echipei primesc notificări dacă cineva folosește @mentions într-un mesaj și au acces la cont.

Notă

Puteți primi notificări pentru toate mesajele noi de la clienții la care aveți acces sau le puteți limita doar la subiectele alocate . Aflați mai multe despre modificarea preferințelor de notificare .

Acces și permisiuni

Conversațiile sunt securizate. Acest lucru înseamnă că ele pot fi văzute doar de:

• Clienții pentru care ați creat firul de discuție
• Proprietarul firmei
• Administratori
• Membrii echipei care au acces la contul clientului sau dreptul de acces pentru a vizualiza toate conturile

De asemenea , puteți utiliza mesajele interne , care sunt vizibile numai pentru membrii echipei.

În mod implicit, clienții pot iniția noi conversații la fel ca membrii echipei. Acest lucru ar putea duce la apariția unui număr mare de conversații. Pentru a menține ordinea, puteți dezactiva posibilitatea clienților de a crea conversații din Setările firmei. Astfel, clienții vor putea răspunde doar la conversațiile pe care le-ați creat pentru ei. 

Automatizați procesele cu ajutorul chat-urilor

Conversațiile pot fi automatizate prin intermediul automatizărilor de tip pipeline. Aceasta înseamnă că mesajul este trimis automat clientului în momentul în care o sarcină ajunge la etapa specificată.

Scenarii obișnuite de automatizare:

• Avertizați clienții cu privire la acțiunile necesare (de exemplu, semnarea electronică a formularului 8879 sau a facturii).
• Furnizați instrucțiuni (de exemplu, explicați cum să completați organizatorii).
• Furnizați o listă a documentelor sau a acțiunilor necesare pentru finalizarea serviciului.
• Solicitați documentele lipsă (de exemplu, documentele necesare pentru confirmarea statutului comercial al companiei sau pregătirea declarațiilor fiscale).
• Raportați stadiul actual al activității (de exemplu, informați clienții cu privire la revizuirea întoarcerii lor).

Vedere client

Când trimiteți un mesaj sau inițiați o nouă conversație, clienții primesc o notificare prin e-mail, prin aplicația mobilă și prin portalul pentru clienți. Aceștia trebuie să deschidă notificarea și să răspundă, dacă este necesar. Pot accesa chatul prin portalul pentru clienți sau prin aplicația TaxDome .

Share

Link copiat