Chat-uri cu clienții: Prezentare generală

Chat-urile cu clienții sunt una dintre metodele de comunicare integrate în TaxDome, alături de e-mail și SMS. Această funcție este disponibilă pentru dvs. și clienții dvs. în portalul web și în aplicația TaxDome .  

Chat-urile cu clienții, explicate

Folosind chat-urile cu clienții, puteți:

• Comunicați cu clienții: Adresați și răspundeți la întrebări, discutați probleme de lucru, programați întâlniri etc. 

• Solicitați fișiere: cereți clienților să încarce documentele lipsă prin chat . Documentele încărcate în chat vor fi adăugate automat în profilurile clienților.

• Atribuiți sarcini clienților: Adăugați lucruri de făcut pentru clienți în cadrul chat-urilor, afișându-le sub formă de liste de sarcini cu casete de selectare. Progresul acestor sarcini poate fi urmărit pe o pagină separată.

• Obțineți informații ad-hoc: Trimiteți solicitarea pentru a primi cât mai repede posibil informațiile sau documentele lipsă de la client.

• Colaborați cu colegii menționându-i într-un fir de discuție și trimițându-le mesaje interne care nu sunt vizibile pentru clienți.

Puteți accesa chat-urile clienților navigând la Comunicări > Chat sau la secțiunea corespunzătoare din profilul clientului.

Acces la chat-uri

Conversațiile sunt securizate. Acest lucru înseamnă că ele pot fi văzute doar de:

• Clienții pentru care ați creat firul de discuție
• Proprietarul firmei
• Administratori
• Membrii echipei care au acces la contul clientului sau dreptul de acces pentru a vizualiza toate conturile

De asemenea , puteți utiliza mesajele interne , care sunt vizibile numai pentru membrii echipei.

În mod implicit, clienții pot iniția noi conversații de chat la fel ca membrii echipei. Acest lucru ar putea duce la apariția unui număr mare de conversații de chat. Pentru a menține ordinea, puteți dezactiva opțiunea de creare a conversațiilor de chat pentru clienți din Setările firmei. Astfel, clienții pot răspunde numai la conversațiile pe care le-ați creat pentru ei. 

Notificări de chat

Membrul firmei care a inițiat firul de discuție primește notificări în Inbox+, prin e-mail sau ambele când :

• Clientul trimite un mesaj nou într-un fir de chat
• Clientul sau membrul echipei răspunde într-un fir de chat
• Clientul finalizează toate sarcinile dintr-un thread
• Clientul încarcă un document într-un fir de discuție

Ceilalți membri ai echipei primesc notificări dacă cineva folosește @mentions într-un mesaj și au acces la cont.

Notă

Puteți primi notificări pentru toate mesajele noi de la clienții la care aveți acces sau le puteți limita doar la subiectele alocate . Aflați mai multe despre modificarea preferințelor de notificare .

Automatizați procesele cu ajutorul chat-urilor

TaxDome utilizează pe scară largă chat-urile pentru a automatiza comunicarea text:

• Avertizați clienții cu privire la acțiunile necesare (de exemplu, semnarea electronică a formularului 8879 sau a facturii).
• Furnizați instrucțiuni (de exemplu, explicați cum să completați organizatorii).
• Furnizați o listă a documentelor sau a acțiunilor necesare pentru finalizarea serviciului.
• Solicitați documentele lipsă (de exemplu, documentele necesare pentru confirmarea statutului comercial al companiei sau pregătirea declarațiilor fiscale).
• Raportați stadiul actual al activității (de exemplu, informați clienții cu privire la revizuirea întoarcerii lor).

Deoarece mesajele pot fi trimise clienților prin intermediul automatizărilor din pipeline , trebuie să stăpâniți o singură dată șabloanele de chat pentru diferite cazuri. Apoi, după ce sarcina este mutată în etapa specifică a pipeline-ului, clientul va primi automat mesajul corespunzător.

Vedere client

Când trimiteți un mesaj sau începeți o nouă conversație, clienții primesc o notificare prin e-mail, aplicație mobilă și portalul pentru clienți . Aceștia trebuie să deschidă notificarea și să răspundă, dacă este necesar.

Share

Link copiat